Pentingnya Training Need Analysis (TNA) untuk Perusahaan

Apa itu training need analysis? Apakah perusahaan Anda membutuhkan training need analysis? Semua pertanyaan ini akan coba kami jawab melalui artikel ini. Simak penjelasan lengkapnya pada artikel berikut.

Key Takeaways:

• Training Need Analysis (TNA) adalah sebuah proses analisis kebutuhan pelatihan untuk karyawan.
• Tujuan TNA adalah untuk mengembangkan perusahaan melalui pengembangan kompetensi karyawan.

Ketika berbicara tentang sebuah perusahaan atau sebuah bisnis, apa aset paling berharga yang terlintas pada pikiran Anda?

Apapun jawabannya, kami harap Anda tidak melupakan aset tidak terukur yang bisa jadi sebuah aset yang paling berharga untuk perusahaan Anda. Intangible assets itu antara lain intellectual properties, trademarks, hak paten, dan copyrights yang diciptakan oleh aset paling berharga yaitu Sumber Daya Manusia (SDM) yang tidak lain adalah karyawan Anda sendiri.

Di masa kini, perusahaan yang memiliki karyawan dengan kemampuan, integritas, pengetahuan, dan pengalaman terbaik akan menjadi perusahaan yang sukses di masa depan. Persaingan bisnis yang makin ketat menuntut sebuah perusahaan untuk memiliki karyawan terbaik di bidangnya. Lalu, bagaimana cara mendapat karyawan dengan kemampuan terbaik?

Jika saat ini solusi Anda adalah dengan melakukan sistem rekrutmen yang sangat ketat sehingga hanya kandidat terbaiklah yang akan terpilih. Maka cara yang Anda lakukan ini masih separuh benar.

Anda membutuhkan Training Need Analysis (TNA).

Mengapa Penting untuk Mengembangkan Karyawan?

Alasan mengapa penting untuk mengembangkan karyawan adalah sebagai berikut:

• Karyawan adalah wajah yang ditemui oleh konsumen, maka dari itu memiliki karyawan yang baik akan membantu mereka untuk menangkap apa kebutuhan dari konsumen.
• Karyawan mengerti proses bisnis perusahaan, karena karyawan adalah yang mengerjakan proses bisnis di sebuah perusahaan. Mereka adalah orang yang paling memahami dan paling mampu meningkatkan performa bisnis itu sendiri.

Apa Itu Training Need Analysis (TNA)?

TNA adalah sebuah proses analisis kebutuhan pelatihan atau pengembangan potensi SDM di sebuah perusahaan atau organisasi dengan tujuan akhir untuk meningkatkan kinerja karyawan melalui program pelatihan, dan sebagainya.

Sebuah analisis kebutuhan pelatihan yang baik pada akhirnya akan bisa menjawab beberapa pertanyaan seperti:

• Karyawan mana yang membutuhkan pelatihan?
• Pelatihan atau training seperti apa yang mereka butuhkan?
• Bagaimana Anda bisa merancang program pelatihan yang tepat?
• Apa dampak pelatihan yang akan dirasakan oleh perusahaan atau pegawai?
• Berapa investasi yang dibutuhkan untuk melakukan ini dan berapa lama investasi ini akan menguntungkan kembali?

Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja

Jenis Training Needs Analysis

1. Individual Analysis

Analisa individu menitikberatkan pada level individu yang membutuhkan sebuah pengembangan.

Dari analisis ini, Anda akan mengetahui apakah individu ini memiliki kompetensi yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan sebuah perusahaan.

2. Task Analysis

Task analysis atau analisa tugas (atau job analysis pada beberapa literasi) adalah analisis yang berfokus pada kompetensi apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

3. Organizational Analysis

Organizational analysis atau analisa organisasi adalah analisa yang dilakukan secara menyeluruh pada sebuah organisasi atau perusahaan. Analisa ini berfokus pada sasaran, rencana, tujuan, serta visi dan misi organisasi.

Baca juga: Level Grade Karyawan: Pengertian, Metode, dan Cara Membuatnya

Metode Pengumpulan Data untuk Training Need Analysis

Untuk membantu Anda mengumpulkan segala data yang Anda butuhkan, maka kami telah merangkum metode-metode yang bisa Anda lakukan.

Berikut beberapa contohnya:

1. Metode Kuesioner

Walaupun banyak literasi yang menyebutkan metode ini sudah kurang efektif, tapi tidak ada salahnya untuk mencoba memulainya dengan menyebarkan kuesioner.

2. Metode Pengamatan

Jika Anda adalah tipe yang lebih informal, maka metode ini bisa Anda coba. Anda bisa melakukan pengamatan dari waktu ke waktu terhadap kinerja karyawan. Metode ini bisa jadi efektif karena proses pengambilan data tanpa adanya pemberitahuan dan Anda akan mendapatkan data yang sesuai dengan keseharian yang terjadi di perusahaan Anda.

3. Metode Wawancara

Dalam metode wawancara, selain mendapatkan data yang diinginkan Anda akan mampu menjalin komunikasi dengan lebih baik kepada karyawan. Harapannya, kepercayaan antar karyawan akan terjalin dengan baik karena karyawan merasa diperhatikan oleh pimpinan.

4. Metode Memeriksa Pekerjaan

Cara paling efektif adalah dengan melihat hasil kerja pegawai. Dari hasil kerja yang diberikan akan tercermin apa yang dibutuhkan oleh karyawan. Anda juga bisa melihat potensi-potensi pengembangan lain yang bisa Anda coba ketika mengetahui hasil pekerjaan pegawai.

5. Metode Penilaian

Ini adalah metode yang paling umum dilakukan di sebuah perusahaan. Biasanya sebuah perusahaan akan melakukan penilaian pegawai dalam periode waktu tertentu. Metode ini mudah dilakukan karena dari awal biasanya seorang pegawai telah diberikan informasi tentang penilaian tiap periode pada waktu rekrutmen.

6. Metode Melihat Kompetitor

Ketika menjalankan bisnis, Anda pasti memiliki kompetitor yang bergerak di bidang yang sama. Sesekali Anda perlu melihat bagaimana kompetitor menjalankan bisnisnya.

Dari proses ini Anda akan menemukan hal-hal yang bisa Anda tiru untuk Anda implementasikan di perusahaan Anda.

Baca juga: Pentingnya Key Performance Indicator (KPI) bagi Perusahaan Anda

Tahapan Melakukan Training Need Analysis

Demi mencapai tujuan TNA, kami telah menyiapkan langkah-langkah yang bisa Anda gunakan ketika Anda ingin menerapkan proses TNA pada bisnis Anda.

1. Menentukan Hasil yang Diharapkan

Ketika melakukan TNA tentu saja sebuah perusahaan memiliki sebuah masalah yang ingin diselesaikan. Untuk menyelesaikan masalah itu, tentu saja harus mencari gap apa yang sedang terjadi antara keinginan dan realita.

Hasil yang diharapkan ini bisa mempertimbangkan data yang dikumpulkan dari proses analisa individu, pekerjaan, dan organisasi yang sudah kita bahas pada sub bab sebelumnya.

2. Melibatkan Karyawan pada Proses Perencanaan

Untuk menghindari TNA tidak efektif, pendekatan terhadap karyawan oleh tim HR merupakan langkah krusial pada proses TNA.

3. Mengidentifikasi Kompetensi yang Dibutuhkan saat Ini

Setelah identifikasi dilakukan akan terlihat gap antara kompetensi karyawan dengan kompetensi yang perlu dimiliki untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Keberhasilan untuk identifikasi kompetensi ini akan membantu perusahaan menemukan solusi terbaik saat ini.

4. Penentuan Metode Terbaik

Setelah selesai mengumpulkan data melalui tahapan sebelumnya, maka tugas berikutnya adalah untuk menentukan metode pelatihan apa yang cocok Anda terapkan di perusahaan Anda dengan gap kompetensi yang ada di perusahan Anda.

Untuk menentukan metode yang paling sesuai, Anda perlu mempertimbangkan gaya pemahaman setiap karyawan.

Menurut metode VARK, setiap individu memiliki kecenderungan untuk mendapat manfaat paling optimal dari sebuah informasi tergantung dari media yang digunakan. Menurut metode VARK, manusia dibedakan menjadi 4 gaya belajar.

• Visual, orang dengan tipikal ini akan lebih mudah mendapat informasi melalui visual. Maka dari itu metode pelatihan yang tepat bisa berbentuk video course dan presentasi dari expert.
• Auditory, orang dengan tipikal ini akan lebih mudah mendapat informasi melalui media pendengaran. Untuk itu, media yang bisa Anda pilih adalah podcast atau seminar.
• Read/write, orang dengan tipikal ini lebih mudah mendapat informasi ketika mereka membaca dan menulis hasil bacaan mereka. Media yang bisa Anda pilih bisa berupa e-book dan guide book sebuah task.
• Kinesthetic, orang dengan tipikal ini lebih mudah mendapat informasi dengan learning by doing. Pegawai dengan tipikal ini hanya akan meningkat kemampuannya jika mereka diizinkan untuk mencoba melakukan pekerjaan tersebut. Maka dari itu, media yang bisa dipilih adalah workshop atau trial and error.

Dengan memberikan media terbaik dalam pelatihan, proses pelatihan atau training pegawai akan lebih efektif.

5. Perhatikan Biaya yang Diperlukan

Dari sisi manajemen, tentu Anda tidak ingin proses pengembangan karyawan yang memiliki tujuan untuk meningkatkan perusahaan malah menjadi sumber kerugian perusahaan.

Maka dari itu, sebelum melakukan pelatihan Anda harus memperhatikan hal-hal berikut:

• Waktu kerja yang terambil untuk proses training.
• Biaya pelatihan yang dibutuhkan.
• Biaya transportasi.
• Biaya administrasi.

Hal-hal ini perlu Anda pertimbangkan dengan baik.

Sekian informasi yang bisa kami berikan mengenai TNA, sebelum melakukan penyusunan program pelatihan untuk karyawan, Anda tentu membutuhkan sebuah sistem pencatatan kehadiran karyawan yang bisa dilakukan secara online dan mobile.

Untuk itulah Appsensi hadir untuk Anda. Appsensi adalah aplikasi absensi online berbasis mobile yang bisa Anda gunakan untuk memantau kehadiran karyawan, pengajuan cuti, pengajuan klaim, dan manajemen shifting pegawai secara real time di mana saja.

Jika Anda penasaran dengan Appsensi, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari.

Jika Anda tertarik, Anda dapat mengetahui informasi selengkapnya di sini.