Jika Anda membutuhkan surat tanda terima, sudah pasti Anda sering melakukan transaksi jual beli, pertukaran barang, atau pengiriman dokumen dengan pihak lain. Ada berbagai bentuk tanda terima yang digunakan, mulai dari yang sederhana hingga yang mencantumkan detail informasi tentang kondisi barang.
Tanda terima merupakan dokumen yang perlu diperhatikan ketika Anda mengirim sesuatu yang penting kepada pihak lain, seperti surat, barang, atau uang. Dokumen tanda terima ini memiliki peran penting sebagai bukti kuat jika terjadi masalah di kemudian hari.
Bukti penerimaan dokumen atau barang sangat diperlukan sebagai tanda tertulis adanya transaksi antara kedua belah pihak. Misalnya, ketika seseorang menyerahkan dokumen penting ke sebuah lembaga, petugas yang menerimanya akan memberikan surat tanda terima sebagai bukti bahwa dokumen telah diserahkan dan diterima.
Maka dari itu, Anda sangat membutuhkan tanda terima dokumen saat terjadi pertukaran barang antara Anda dan pihak lain. Artikel ini akan membahas surat tanda terima, mulai dari pengertian, cara menulis, hingga contoh surat tanda terima.
Key Takeaways
- Surat tanda terima merupakan dokumen tertulis yang menjadi bukti adanya transaksi serah terima antara dua pihak.
- Surat tanda terima penting untuk kontrol internal, arsip dokumentasi, serta penanda jika dokumen atau barang telah diterima.
Apa Itu Tanda Terima?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), tanda terima adalah surat bukti yang digunakan untuk memberitahu bahwa satu pihak telah menyerahkan sesuatu dan pihak lain telah menerimanya. Surat ini memiliki peran penting sebagai dokumen yang harus diserahkan saat terjadi proses pengiriman barang.
Seperti namanya, surat tanda terima merupakan dokumen tertulis yang menjadi bukti adanya transaksi serah terima antara dua pihak. Contohnya, ketika seorang kurir mengirim paket atau dokumen ke alamat Anda, atau utusan dari sebuah kantor menyerahkan dokumen ke sebuah instansi. Tanda terima ini biasanya digunakan untuk surat resmi, dokumen penting, barang, jumlah uang tertentu, hingga dokumen kendaraan bermotor.
Dalam aktivitas bisnis, tanda terima dokumen sangat penting karena membantu menghindari adanya kesalahpahaman yang dapat timbul akibat kesalahan pengiriman atau kehilangan dokumen berharga di masa depan.
Tanda terima umumnya berisi informasi rinci mengenai barang atau dokumen yang diserahkan, seperti jenis, jumlah, nama penerima, dan tanggal penyerahan barang atau dokumen.
Baca juga: Optimalkan Potensi Bisnis dengan Contoh Surat Penawaran yang Menarik
Fungsi Tanda Terima Barang
Berikut adalah fungsi dari tanda terima yang perlu Anda ketahui:
1. Sebagai Dokumentasi Internal Perusahaan serta Kontrol Internal
Dengan adanya bukti serah terima, perusahaan dapat memverifikasi bahwa karyawan atau staf yang bertanggung jawab atas penyerahan dokumen atau barang telah melaksanakan tugas mereka dengan baik.
Selain itu, surat ini juga memiliki peran penting dalam mencegah kesalahan pengiriman di masa depan. Misalnya, adanya kekeliruan dalam penyerahan dokumen atau barang, pengiriman ke alamat yang salah, atau bahkan kehilangan.
Oleh karena itu, untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut, surat tanda terima harus memuat informasi yang lengkap, termasuk rincian tentang barang, nama penerima, serta tanggal dan waktu penyerahan maupun penerimaan dokumen atau barang tersebut.
2. Sebagai Arsip Keluar Masuk Barang
Selain itu, keberadaan bukti tanda terima dapat menjadi arsip penting bagi perusahaan ketika terjadi perselisihan antara pihak pengirim dan penerima barang. Dengan merujuk ke bukti tanda terima tersebut, perusahaan dapat melacak kebenaran mengenai barang yang telah diterima.
Bukti tanda terima sangat bermanfaat dalam membuktikan bahwa perusahaan telah mengirimkan barang atau dokumen yang dimaksud. Dengan memiliki bukti yang sah, perusahaan dapat mengatasi sengketa dan mempertahankan kebenaran atas pengiriman tersebut.
3. Penanda Jika Dokumen Telah Sampai di Tujuan Penyerahan.
Terakhir, tanda terima juga berfungsi sebagai bukti bahwa barang atau dokumen telah tiba dengan aman dan utuh di tujuan yang dituju, sehingga dapat menghindari terjadinya kesalahpahaman yang tidak diinginkan.
Dengan adanya bukti tanda terima ini, dapat dipastikan bahwa proses pengiriman berjalan lancar dan penerima telah menerima barang atau dokumen tersebut dengan baik. Bukti tersebut menjadi referensi yang kuat untuk menunjukkan bahwa transaksi telah berhasil dan menghindari keraguan atau ketidaksepakatan di antara pihak-pihak yang terlibat.
Komponen Surat Tanda Terima Barang atau Dokumen
Dalam surat tanda terima barang atau dokumen, ada beberapa komponen yang umum ditemui, antara lain:
Judul
Penting untuk mencantumkan judul dalam surat penerimaan dokumen sebagai identitas utama. Pemberian judul ini memudahkan dalam melakukan pencarian atau pengarsipan surat tersebut.
Hal ini berlaku tidak hanya untuk surat tanda terima dokumen, tetapi juga untuk surat penerimaan barang atau uang. Dengan adanya judul yang jelas, surat-surat tersebut dapat dengan mudah diidentifikasi dan ditemukan saat diperlukan.
Tanggal Penyerahan
Satu komponen penting berikutnya adalah tanggal penerimaan dokumen atau barang. Penulisan tanggal diperlukan untuk menunjukkan kapan tepatnya dokumen atau barang tersebut diterima.
Informasi tanggal ini sangat berguna untuk melacak dan memantau kepatuhan waktu penerimaan di masa depan. Dengan adanya informasi tanggal yang jelas, proses pelacakan dan pencarian dokumen atau barang akan menjadi lebih efisien dan terorganisir.
Identitas Penerima
Adanya identitas penerima merupakan hal yang penting untuk mengetahui siapa yang menerima dokumen. Hal ini memudahkan dalam menemukan kontak yang tepat jika terjadi kehilangan atau kesalahan dalam pengiriman.
Beberapa informasi identitas penerima yang perlu dicantumkan, antara lain nama lengkap, jabatan atau pekerjaan, alamat, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Dengan adanya informasi ini, proses komunikasi dan penyelesaian masalah terkait dokumen akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Keterangan Barang
Komponen selanjutnya adalah keterangan barang atau dokumen. Informasi mengenai barang atau dokumen yang diserahkan diperlukan untuk memberikan keterangan yang jelas tentang jenis dokumen yang terkait. Misalnya, apakah dokumen tersebut adalah ijazah, surat kontrak, dokumen dinas, atau surat lainnya.
Keterangan tersebut dapat mencakup informasi detail, seperti nomor lampiran, referensi, atau identifikasi lainnya yang relevan dengan dokumen yang diserahkan. Mencantumkan keterangan barang secara lengkap dapat memudahkan dalam pengelompokan dan identifikasi dokumen di masa mendatang.
Tujuan Penyerahan Barang
Adapun tujuan pengiriman dokumen dapat diisi dengan informasi yang lebih spesifik, tergantung pada keperluan bisnis, pembayaran, administrasi, atau keperluan lainnya.
Mencantumkan tujuan pengiriman yang jelas dan tidak multitafsir dapat memudahkan pihak penerima untuk memahami maksud dari pengiriman dokumen tersebut. Selain itu, penerima dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai. Dengan demikian, kejelasan tujuan dapat meningkatkan efisiensi dan keselamatan dalam proses pengiriman dokumen.
Nama dan Tanda Tangan Pengirim & Penerima
Nama dan tanda tangan pengirim serta penerima adalah elemen penting yang tidak boleh diabaikan dalam dokumen tersebut. Tanda tangan memiliki kekuatan hukum sebagai bukti otentik yang menunjukkan persetujuan dan kesepakatan antara kedua belah pihak.
Dengan mencantumkan nama dan tanda tangan dengan jelas, dokumen menjadi lebih sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu menyertakan nama dan tanda tangan pengirim dan penerima dalam setiap dokumen yang diserahkan.
Baca juga: Pentingnya Nomor Pendaftaran Perusahaan Untuk Membangun Startup
Perbedaan Tanda Terima dengan Invoice
Tanda terima dan invoice memiliki perbedaan penting dalam konteks transaksi bisnis. Berikut adalah penjelasan perbedaan antara keduanya:
Tanda Terima
Tanda terima adalah dokumen yang dibuat untuk mencatat penerimaan barang atau dokumen secara fisik. Fungsinya adalah sebagai bukti bahwa barang atau dokumen telah diterima oleh pihak penerima.
Tanda terima umumnya mencantumkan informasi, seperti tanggal penerimaan, jenis barang atau dokumen, jumlah, dan nama penerima. Namun, tanda terima tidak mencakup informasi tentang pembayaran atau harga barang.
Invoice
Invoice atau sering disebut faktur merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah dibeli. Invoice berisi informasi tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, total pembayaran, serta rincian pembayaran, seperti batas waktu pembayaran dan metode pembayaran yang digunakan.
Invoice digunakan untuk mengatur pembayaran dan mencatat hutang piutang antara penjual dan pembeli.
Format Penulisan Surat Tanda Terima
1. Bukti Terima Barang
Umumnya, bukti terima barang memiliki format, antara lain:
- Identitas pengiriman,
- Nomor resmi bukti penyerahan barang yang dikeluarkan oleh perusahaan pengirim,
- Tanggal pengiriman yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun,
- Detail barang yang dikirim,
- Tujuan penyerahan barang,
- Nama dan tanda tangan pengirim serta penerima.
2. Surat Terima Dokumen
Sementara itu, surat terima dokumen memiliki format, antara lain:
- Identitas pengiriman,
- Nomor resmi bukti penyerahan dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pengirim,
- Tanggal pengiriman yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun,
- Detail dokumen yang dikirim,
- Tujuan penyerahan dokumen,
- Nama dan tanda tangan pengirim serta penerima.
3. Tanda Terima Uang
Untuk tanda terima uang memiliki format, antara lain:
- Informasi identitas pengirim,
- Tanggal penyerahan yang berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun,
- Nominal uang yang diserahkan,
- Tujuan penyerahan uang,
- Nama dan tanda tangan pengirim serta penerima.
Itulah beberapa informasi terkait surat tanda terima. Jika Anda ingin mengetahui informasi yang lain, terutama berkaitan dengan manajemen absensi karyawan, Anda bisa memanfaatkan layanan Appsensi.
Appsensi hadir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda akan solusi manajemen absensi yang modern dan efisien. Dengan menggunakan platform Appsensi, perusahaan, pemerintahan, dan UMKM dapat dengan mudah mengelola absensi karyawan secara online melalui perangkat mobile.
Appsensi memberikan solusi lengkap untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penghasilan laporan secara real-time. Fitur Mobile Attendance kami dirancang khusus untuk merekam, menyimpan, dan mengelola data kehadiran karyawan dengan praktis, baik saat mereka berada di kantor maupun di luar kantor.
Jika Anda tertarik untuk mencoba layanan Appsensi atau memiliki pertanyaan seputar platform kami, jangan ragu untuk menghubungi kami sekarang. Tim kami siap membantu Anda dengan senang hati.
