Anda pasti sudah familiar dengan sebutan Surat Peringatan Kerja. Biasanya perusahaan mengeluarkan surat ini kepada karyawan yang melakukan pelanggaran dari ketentuan yang sudah diatur dalam perjanjian kerja atau Surat Perjanjian Kerja. Karyawan yang melakukan pelanggaran tentu tidak dapat diputuskan hubungan kerjanya secara langsung oleh perusahaan.
Untuk itu dibuat surat peringatan kerja diatur dalam Undang-Undang Cipta Kerja Pasal 151 Ayat 1, yaitu “Pengusaha, pekerja/buruh, serikat pekerja/serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).”
Selain sebagai surat peringatan secara langsung pada karyawan, hal ini ditujukan untuk memberi efek jera pada karyawan yang melakukan pelanggaran dan memberi contoh pada karyawan lainnya agar tidak melakukan pelanggaran.
Key Takeaways:
- Surat peringatan kerja tidak diterbitkan begitu saja, melainkan dengan alasan-alasan seperti: ketidakhadiran dan keterlambatan, tidak menunjukan performance, melanggar tata tertib, dan mencuri
- Menyiapkan surat peringatan karyawan kadang sama beratnya dengan menerima keputusan tersebut. Namun, hal tersebut dibutuhkan agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
- Untuk melindungi hak karyawan, negara telah memiliki peraturan tentang perlindungan tenaga kerja yang tertulis dalam Pasal 161 UU Ketenagakerjaan.
- Surat peringatan kerja dibagi ke dalam tiga jenis, yaitu Surat peringatan pertama atau SP 1, Surat Peringatan kedua atau SP 2, dan Surat Peringatan ketiga atau SP 3. Masing-masih surat peringatan berlaku selama 6 bulan atau sesuai ketentuan perusahaan.
Alasan Surat Peringatan Kerja Diterbitkan
Surat peringatan kerja tidak diterbitkan begitu saja, seperti yang sudah disebutkan sebelumnya apabila terdapat seorang karyawan melanggar dari perjanjian yang telah ditentukan, perusahaan berhak memberikan surat peringatan kerja. Berikut beberapa alasan kenapa seorang karyawan menerima surat peringatan:
1. Ketidakhadiran dan keterlambatan
Salah satu poin utama yang pasti menjadi perhatian antara perusahaan dan karyawan adalah sistem kehadiran di kantor. Mengingat setiap perusahaan memiliki aturannya sendiri, maka karyawan harus dengan jelas memperhatikan sistem seperti apa yang digunakan. Ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas dan dilakukan secara terus – menerus dapat menjadi alasan seorang karyawan menerima SP. Atau karyawan yang datang tidak mengikuti aturan jam perusahaan sehingga terlambat dan dilakukan melebihi batas wajar yang ditentukan.
2. Tidak Menunjukan Performance
Dalam melakukan pekerjaan tentu ada target tertentu yang dicapai, jika karyawan tidak bekerja secara maksimal, kurang produktif sehingga tidak dapat memenuhi target karena alasan yang tidak jelas, maka karyawan dapat menerima surat peringatan.
3. Melanggar Kebijakan
Dalam perjanjian kerja disebutkan kebijakan apa saja yang harus karyawan turuti maupun perusahaan sediakan bagi karyawan. Perusahaan dapat memberikan surat peringatan apabila karyawan mengabaikan atau melanggar peraturan yang telah dibuat, misalnya membocorkan informasi yang bersifat rahasia bagi perusahaan karena hanya boleh berada dalam lingkup internal.
4. Mencuri
Melakukan tindak kriminal seperti mencuri barang dari tempat kerja, maupun milik orang lain. Sehingga dapat diberi surat peringatan tertulis atau hukum pidana sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan.
Fungsi Surat Peringatan Kerja
Selain menjadi teguran bagi karyawan yang bersangkutan, surat peringatan kerja memiliki fungsi lainnya seperti:
1. Memberikan Efek Jera
Memberikan teguran tertulis dalam bentuk surat peringatan akan membuat karyawan secara perlahan menyadari kesalahan yang secara sadar maupun tidak menyadari poin dalam perjanjian kerja yang telah mereka langgar. JIka karyawan kemudian mulai melakukan perubahan, maka surat peringatan dapat memberikan efek jera agar karyawan tidak mengulangi kesalahannya.
2. Introspeksi diri Karyawan
Dalam surat peringatan kerja biasanya disebutkan kesalahan apa yang telah karyawan perbuat beserta konsekuensi apabila karyawan tidak melakukan perubahan sikap atau memperbaiki kesalah yang telah dilakukan, sehingga karyawan dapat melakukan introspeksi diri
3. Masa Perbaikan
Karyawan dapat memperbaiki sikap mereka selama masa surat peringatan berlaku. Sehingga surat peringatan dapat menjadi masa perbaikan diri bagi karyawan yang bersangkutan.
Baca juga: Acuan perjanjian kerja definisi dan jenisnya
Aturan Surat Peringatan Kerja
Untuk melindungi hak karyawan, negara telah memiliki peraturan tentang perlindungan tenaga kerja yang tertulis dalam Pasal 161 UU Ketenagakerjaan yaitu:
- Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
- Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).
Mengingat penulisan surat peringatan kerja sudah diatur, maka penulisannya harus disesuaikan dengan ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan, berikut hal-hal yang harus diperhatikan ketika menulis surat Peringatan Kerja:
- Pelanggaran yang dilakukan dikaji sudah melewati batas seperti yang disebutkan dalam perjanjian karyawan saat proses persetujuan di antara kedua belah pihak di awal kerja
- Tentukan lama jangka waktu berlakunya surat peringatan karyawan. Jika mengacu pada pasal 161 UU ketenagakerjaan, maka masa berlaku surat bisa ditetapkan selama 6 bulan atau sesuai kesepakatan dalam perjanjian kerja
- Yang berhak membuat surat peringatan adalah divisi HRD, dimana divisi tersebut bertanggung jawab atas tindak lanjut berkaitan dengan surat peringatan yang diberikan pada karyawan yang melanggar
Struktur Surat Peringatan Kerja
Surat Peringatan Kerja masuk ke dalam jenis surat formal yang dikeluarkan secara resmi oleh sebuah perusahaan kepada karyawan sehingga terdapat struktur tertentu yang dapat menjadi acuan dalam pembuatannya. Berikut struktur surat peringatan kerja:
Kepala Surat
Terdapat Kop Surat yang biasanya terdiri dari logo instansi, penulisan nama menggunakan huruf kapital dan rate tengah, serta alamat lengkap dan kontak perusahaan. Judulnya dapat disesuaikan, misalnya, “SURAT PERINGATAN” dengan huruf kapital, format tebal, dan rata tengah. Kemudian nomor surat dan tanggal surat dikeluarkan.
Isi Surat
Pada bagian ini, disebutkan maksud dan tujuan surat peringatan diterbitkan beserta nama, nomor induk, dan jabatan karyawan pelaku pelanggaran. Dijelaskan juga secara lengkap pelanggaran dan kesalahan yang dilakukan secara rinci beserta hukuman yang akan diberikan serta jangka waktu hukuman yang diberlakukan.
Penutup Surat
Pada bagian ini kembali diingatkan kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan karyawan, tempat dan tanggal surat dibuat, serta nama dan jabatan pembuat surat peringatan dilengkapi tanda tangan.
Surat Peringatan Kerja Pertama, Kedua, dan Ketiga
Surat peringatan kerja dibagi ke dalam tiga jenis, yaitu Surat peringatan pertama atau SP 1, Surat Peringatan kedua atau SP 2, dan Surat Peringatan ketiga atau SP 3. Masing-masih surat peringatan berlaku selama 6 bulan atau sesuai ketentuan perusahaan. Surat bertingkat ini diberikan apabila karyawan tidak menunjukkan perubahan perilaku baik setelah 6 bulan menerima SP pertama. Jika berdasarkan hasil evaluasi karyawan tidak menunjukkan perubahan selama menerima SP pertama, maka Surat Peringatan 2 ini diterbitkan.
Perusahaan atau pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja apabila karyawan sudah mendapat SP ketiga. Namun, karyawan yang mendapat PHK akan tetap berhak mendapatkan pesangon seperti yang telah diatur dalam undang-undang No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja Pasal 156 Ayat 1, yaitu “Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK), pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima. Pemberian nominal uang pesangon juga sudah diatur dalam undang-undang sesuai masa kerja karyawan.”
Selain pesangon, karyawan juga berhak atas Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) sebagaimana dijelaskan dalam Undang-Undang Cipta Kerja Pasal 156 Ayat 3. Namun, UPMK berlaku bagi karyawan yang telah bekerja minimal 3 tahun di perusahaan.
Perbedaan Surat Peringatan Kerja Pertama, Kedua, dan Ketiga
Beberapa kasus yang dapat menyebabkan karyawan mendapatkan Surat Peringatan Pertama SP 1 misalnya karena tidak masuk kerja tanpa keterangan, tidak memenuhi target, terlambat masuk kerja, tidak menunjukkan performa yang baik, tidak masuk kerja karena alasan serta melanggar SOP, terlambat ke kantor, dsb.
Jika karyawan tidak menunjukkan perubahan perilaku, maka perusahaan dapat menerbitkan Surat Peringatan kedua Sp 2 yang umumnya disertai dengan perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku. Misalnya Sanksi Pemotongan Insentif, Karyawan Tidak Disiplin dan Sanksi Pemotongan Gaji, Karyawan Tidak Profesional, dan sebagainya. Sedangkan, Surat Peringatan ketiga SP3 dikeluarkan apabila tidak ada perubahan selama SP 2 berlaku.
Baca juga: 6 Alasan Penerbitan Surat Pemecatan Karyawan dan Tips Penyampaiannya
Contoh Surat Peringatan Kerja Karyawan
Jika pekerjaan Anda berhubungan erat dengan Surat Peringatan Kerja, berikut beberapa contoh surat peringatan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan
PT. ANUGERAH PRATAMA FOOD
Gedung Gemilang Lantai 5, Jalan Sejahtera Nomor 34-35, Tangerang
Telepon: (021) 89890, Email: contact@anugerahfood.com
Nomor : SP/013/02/2020
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Yth. Sanjaya Ahmad
Staf Keuangan PT. Anugerah Pratama Food
di tempat
Berdasarkan Surat Perjanjian Kerja (SPK) Nomor 189/SPK/09/2019 tertanggal 18 September 2019, melalui surat ini Direktur PT. Anugerah Pratama Food memberitahukan kepada Saudara bahwa:
Catatan kehadiran bulan Januari 2020 yang didapatkan dari pihak SDM menunjukkan bahwa Saudara Sanjaya Ahmad tidak masuk kerja selama 6 (enam) hari berturut-turut tanpa ada keterangan berupa pemberitahuan atau permohonan izin secara tertulis kepada pihak perusahaan;
Tindakan tersebut merupakan indikasi bahwa Saudara tidak disiplin dan telah lalai dalam mematuhi peraturan yang diberlakukan di PT. Anugerah Pratama Food sebagaimana yang sudah tertera secara jelas dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK);
Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai bentuk konsekuensi dari pelanggaran yang Saudara lakukan tersebut.
Melalui surat peringatan ini, perusahaan sangat berharap Saudara melakukan introspeksi diri supaya lebih memperhatikan dan menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, termasuk kehadiran karyawan.
Kami juga berharap, Saudara akan memperbaiki kesalahan dan tidak mengulangi hal yang sama di masa mendatang karena berpotensi besar untuk merugikan perusahaan.
Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.
Tangerang, 18 Februari 2020
PT. Anugerah Pratama Food
Mahara Akbar
Direktur Utama
Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Alasan dan Melanggar SOP
PT. Makmur Karya Manunggal
Gedung Bersama Lantai 4, Jakarta
Telepon (021) 78900, Email: contact@makmurkarya.com
SURAT TEGURAN
Nomor : SP/025/10/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Jalil Bajuri
Staf Keuangan PT. Makmur Karya Manunggal
di tempat
Berdasarkan laporan evaluasi yang disusun oleh Tim Pengawas PT. Makmur Karya Manunggal, performa kerja Saudara Jalil Bajuri selama mengemban tugas sebagai Staf Keuangan dinyatakan buruk dan tidak mengacu pada SOP yang berlaku di perusahaan, yaitu:
Tidak masuk kerja selama 5 hari berturut-turut tanpa memberikan alasan yang jelas dan dapat dibuktikan;
Tidak membuat laporan bulanan yang lengkap, detail dan tepat waktu.
Sebagai konsekuensi dari tindakan tersebut, Saudara Jalil Bajuri mendapatkan teguran tertulis melalui surat peringatan yang perusahaan keluarkan ini.
Demikian surat peringatan yang kami tulis untuk Saudara. Kami sangat berharap Saudara Jalil Bajuri mau menyadari kesalahan dan menunjukkan sikap yang positif ke depannya sehingga kinerja di perusahaan dapat maksimal.
Jakarta, 16 Oktober 2019
PT. Makmur Karya Manunggal
Rahmat Barjo
Direktur Utama
Contoh SP2 Karyawan Tidak Disiplin dan Sanksi Pemotongan Gaji
PT. AGUNG MEGAH CONTRACTOR
Gedung Raya Bersama Lantai 5, Surabaya
Telepon: 031425, Email: contact@agungcontractor.com
Nomor : SP/008/11/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Kepada Yth.
Saudara Adi Anggara
Staf Marketing PT. Agung Megah Contractor
di tempat
Surat peringatan tahap kedua ini dikeluarkan sebagai teguran kepada Saudara Adi Anggara yang telah melakukan pelanggaran secara berturut-turut berupa ketidakhadiran tanpa alasan jelas dan performa kerja yang sangat buruk selama 4 bulan terakhir.
Saudara tidak menunjukkan tanggapan yang positif dan usaha untuk memperbaiki diri walaupun sudah diberi teguran awal melalui Surat Peringatan 1. Atas pelanggaran yang dilakukan berulang kali dan tidak adanya tindakan perbaikan diri, maka pihak perusahaan menjatuhkan sanksi berupa Pemotongan Gaji sebesar 20% dari total gaji pokok pada periode bulan Desember 2019.
Dengan dikeluarkannya surat peringatan yang disertai sanksi ini, diharapkan Saudara Adi Anggara untuk menyesali, menyadari sepenuhnya dan mematuhi peraturan yang berlaku di PT. Agung Megah Contractor sehingga tidak merugikan perusahaan.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara memperhatikan surat peringatan ini.
Surabaya, 18 November 2019
Direktur Utama,
Maulana Baharudin
Contoh SP2 Karyawan Tidak Profesional
PT. Amara Raya Fashion
Ruko Damai Indah Nomor 26-28 B, Bandung
Telepon: 0291010, Email: amarafashion@contact.com
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP 2)
Nomor: 009/SP2/08/2020
Surat Peringatan Kedua ini, kami tujukkan kepada Saudari:
Nama : Aulia Fahmi
Jabatan : Staf Administrasi
Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) sebagai tindak lanjut dari Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang tidak segera Saudara tanggapi dengan baik dan melakukan perbaikan kinerja untuk perusahaan.
Melalui surat teguran yang kedua ini, kami memberitahukan bahwa Saudari Aulia Fahmi akan diberikan sanksi berupa pemotongan gaji sebesar Rp550.000,- selama 3 bulan. Selain itu, Saudari tidak diperkenankan untuk memakai inventaris perusahaan yakni kendaraan.
Apabila SP 2 ini tidak juga Saudari Aulia Fahmi tanggapi dengan baik, maka perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) yang berarti pemberhentian kerja.
Demikian, besar harapan kami supaya Saudari Aulia Fahmi untuk mengevaluasi diri dan memperbaiki sikap ke depannya.
Bandung, 7 Agustus 2020
PT. Amara Raya Fashion
Indah Amara
Direktur
Contoh SP3 Karyawan Melanggar Kebijakan Perusahaan
PT. Aman Putra Mandiri
Ruko Jaya Permai, Nomor 25-28 C, Jakarta Selatan
Telepon: (021) 89890, Email: amanputramandiri@kontak.com
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP 3)
Nomor: 004/SP3/09/2019
Surat Peringatan Ketiga (SP 3) ini diberikan kepada Saudari:
Nama : Kusuma Ningsih
Jabatan : Customer Service
Atas dasar pelanggaran kedisiplinan dan kebijakan yang tercatat jelas dalam SOP yang berlaku di PT. Aman Putra Mandiri, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus Pemutusan Hubungan Kerja.
Keputusan ini diambil oleh perusahaan supaya kegiatan perusahaan tidak terganggu dan tidak ada kerugian yang dialami. Sebelumnya, kami sudah memberikan teguran melalui Surat Peringatan Pertama dan Kedua yang ternyata tidak kunjung ditanggapi secara positif oleh Saudara Kusuma Ningsih.
Sehubungan dengan hal ini, Saudara akan mendapatkan honor terakhir pada tanggal 30 September 2019.
Demikian surat ini kami keluarkan untuk ditaati oleh Saudara yang bersangkutan.
Jakarta, 5 September 2019
PT. Aman Putra Mandiri
Hengki Abraham
Direktur Utama
Contoh SP3 Karyawan Mangkir dengan Sanksi PHK
PT. TERANG INDO
Jalan Perkantoran Raya Nomor 35-38 B, Jakarta
Telepon: 092020, Email: kontak@terangindo.com
Nomor : SP/020/04/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Kepada Yth.
Saudara Ilham Pamungkas
Staf Keuangan PT. Terang Indo
di tempat
Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.
Saudara Ilham Pamungkas tercatat memiliki ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas selama 6 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.
Demi menjaga jalannya perusahaan dan menghindari kerugian yang lebih besar, kami memutuskan untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara Ilham Pamungkas.
Honor Saudara akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 April 2019.
Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga ini kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi oleh Saudara Ilham Pamungkas.
Jakarta, 5 April 2019
PT. Terang Indo
Baharudin Bahari
Direktur Utama
Baca juga: Mengenal Pengertian dan Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja Bagi Karyawan
Siapkan Surat Peringatan Kerja dengan Appsensi
Menyiapkan surat peringatan (SP) karyawan kadang sama beratnya dengan menerima keputusan tersebut. Namun, Anda yang memegang tugas ini tetap harus membuatnya dengan detail jelas agar tak menimbulkan kesalahpahaman.
Untuk itu, Appsensi hadir untuk membantu Anda mengolah data-data yang diperlukan. Misalnya menghitung tingkat presensi karyawan, mengukur kinerja di kantor, hingga pembayaran gaji. Gunakan software HR pendukung untuk membantu Anda lebih fokus kepada hal strategis untuk menguatkan keputusan pada perusahaan.
Dengan begitu, data dapat tersimpan dengan aman secara cloud, valid dan terintegrasi sehingga karyawan tak dapat mengelak lagi karena Anda menyertakan informasi akurat yang telah disimpan pada aplikasi absensi tersebut.
