Surat Keterangan Penghasilan Karyawan: Panduan dan Contohnya

Karyawan memiliki berbagai kebutuhan salah satunya adalah mengenai kredit atau pengajuan kredit yang melibatkan perusahaan dalam prosesnya. Jika Anda seorang HR dan perlu membuat surat keterangan penghasilan karyawan untuk di perusahaan Anda, berikut dalam artikel ini Anda akan menemukan salah satu contoh surat tersebut, mari kita bahas lebih mendalam

Apa itu surat keterangan penghasilan?

Surat Keterangan Penghasilan adalah surat yang diberikan kepada perusahaan kepada karyawannya dengan detail komponen gaji yang diterima setiap bulannya. Biasanya surat ini digunakan oleh karyawan untuk beberapa keperluan tertentu dan menjadi salah satu syarat yang perlu dilampirkan untuk melengkapi administrasi. Misalnya untuk pembuatan visa, pencairan BPJS KT, pengajuan pinjaman atau kredit atau lain sebagainya. 

Selain itu surat ini juga bisa digunakan untuk pembelian rumah dengan KPR atau kelengkapan syarat administrasi keperluan sekolahnya. Sehingga dengan adanya surat keterangan penghasilan ini akan meyakinkan pihak lain mengenai jumlah penghasilan yang didapatkan oleh karyawan setiap bulannya. 

Kapan karyawan meminta surat keterangan penghasilan?

Surat keterangan karyawan biasanya akan diminta oleh karyawan untuk memenuhi syarat administrasi yang telah disebutkan sebelumnya. Untuk mendapatkan surat keterangan penghasilan ini, umumnya karyawan akan mengajukan permohonan terlebih dahulu kepada bagian keuangan dan setelah itu akan diurus oleh bagian keuangan serta menerbitkan suratnya. 

Surat keterangan penghasilan memiliki beberapa bentuk jenis yang berbeda, mulai dari surat keterangan penghasilan karyawan, surat keterangan penghasilan wiraswasta, surat keterangan penghasilan pegawai PNS, hingga surat keterangan penghasilan orang tua yang umumnya dibutuhkan oleh para pelajar untuk memenuhi administrasi kepentingan sekolahnya. 

Surat keterangan penghasilan memiliki banyak fungsi tergantung dengan kepentingannya. Mari kita bahas satu persatu berikut ini:

1. Melamar pekerjaan baru: walaupun tidak banyak, namun ada beberapa perusahaan yang meminta pelamar untuk melampirkan surat keterangan penghasilan sebagai syarat melamar pekerjaan. Hal ini bertujuan untuk melihat rekam jejak karir serta sebagai acuan untuk menentukan kemungkinan gaji pelamar di perusahaan tersebut. 
2. Pengajuan beasiswa: surat keterangan penghasilan menjadi salah satu syarat khusus bagi para pegawai atau profesional apabila ingin mengajukan beasiswa untuk melanjutkan pendidikannya. Beasiswa ini bisa didapatkan dari pihak pemerintah hingga institusi swasta yang mengharuskan calon penerima beasiswa untuk melampirkan surat keterangan penghasilan selain surat rekomendasi dari atasan. 
3. Pencairan dana JHT BPJS: Pecairan dana JHT dapat dilakukan walaupun masih berstatus karyawan dengan melampirkan surat keterangan penghasilan. Dana yang dicarikan diperkirakan sebanyak 30 persen dengan bebreapa ketentuan khusus sesuai dengan aturan pencairannya. 
4. Pembuatan Visa: Surat keterangan penghasilan juga digunakan untuk pembuatan visa dengan tujuan untuk memastikan pelancong memiliki uang dan simpanan tabungan yang dapat mencukupi kebutuhan hidup selama berada diluar negeri. 
5. Pengajuan KPR: Untuk pegajuan KPR, pemohon membutuhkan surat keterangan penghasilan untuk memastikan bahwa pemohon memiliki jaminan keuangan untuk membayar cicilan rumah setiap bulannya. 
6. Pengajuan pinjaman dan kredit: sama seperti pengajuan KPR, surat keterangan penghasilan digunakan untuk memastikan pemohon mampu melunasi dan membayar tagihan setiap bulannya. 

Contoh surat keterangan penghasilan karyawan

Untuk memberikan gambaran surat keterangan penghasilan atau slip gaji, berikut ini adalah acuan yang bisa anda jadikan referensi untuk perusahaan Anda. Anda bisa mendowload file berikut ini dalam format Google Docs pada link berikut ini: Format Surat Penghasilan Karyawan

Etika dan format baku untuk surat keterangan penghasilan karyawan

Dalam pembuatan surat ini tiap perusahaan mungkin memiliki format yang berbeda-beda, namun beberapa komponen ini sangatlah penting untuk dicantumkan. Berikut ini adalah beberapa komponen yang harus dicantumkan di dalam surat keterangan penghasilan:

1. Kop surat perusahaan yang lengkap untuk menyatakan instansi/perusahaan tersebut berstatus resmi.
2. Nama surat dan nomor surat.
3. Nama yang menerangkan (pihak HRD) lengkap dengan jabatannya
4. Data/identitas diri pegawai yang bersangkutan harus tercantum dengan jelas.
5. Rincian penghasilan/gaji pegawai bersangkutan mulai dari gaji pokok, transport, uang makan, insentif, potongan pajak dll, dan tunjangan-tunjangan lainnya.
6. Tujuan/peruntukan surat keterangan penghasilan tersebut harus tercantum secara jelas sesuai dengan kepentingan pegawai atau dapat juga dibuat general.
7. Tanggal dan tempat pembuatan surat.
8. Nama, tanda tangan, dan cap (jika ada) dari pihak-pihak perusahaan yang terkait untuk menunjukkan keabsahan surat tersebut.

Selain pegawai, seorang wiraswasta juga bisa membuat surat keterangan penghasilannya sendiri. Berikut komponen yang harus tercantum di dalamnya.

1. Mencantumkan data identitas diri dengan jelas dan lengkap seperti informasi terkait nama, tempat/tanggal lahir, alamat, nomor KTP, nomor KK, jenis usaha, dan pendapatan per bulan.
2. Diketahui dan diverifikasi oleh pemerintah setempat. Untuk surat keterangan penghasilan seorang wiraswasta, karena tidak tergabung di dalam sebuah perusahaan atau instansi, maka harus menandatangani sendiri surat tersebut. Oleh karena itu, harus ada juga tanda tangan/pengesahan dari pemerintah setempat, khususnya RT dan RW domisili. Hal tersebut diperlukan untuk menegaskan bahwa usaha dan penghasilan tersebut memang benar.

Semoga dengan artikel ini dapat menambah referensi Anda mengenai sumber kelengkapan file untuk manajemen SDM atau personalia.

Contoh surat keterangan penghasilan karyawan ini bisa Anda gunakan untuk perusahaan atau institusi Anda. Jika Anda ingin memudahkan pengaturan waktu dan manajemen SDM Anda. Mari menggunakan solusi dari Appsensi. Klik di sini untuk pelajari lebih lanjut.