Sistem kompensasi karyawan suatu perusahaan tentu penting. Sebagai seorang karyawan, Anda tentu tidak ingin perusahaan membayar Anda terlambat atau tidak sesuai jumlah.
Oleh karena itu, dunia usaha perlu memiliki sistem penggajian yang baik agar dapat menjalankan fungsinya secara efektif, meminimalkan kesalahan dalam perhitungan gaji dan mudah-mudahan dapat mengelolanya tanpa membuang banyak waktu, tenaga.
Key takeaways:
- Sistem kompensasi karyawan, juga dikenal sebagai penggajian, adalah sistem yang membantu bisnis mengelola prosedur penggajian
- Prosedur dalam sistem gaji berupa pembayaran di muka, proses perhitungan gaji, setelah pembayaran gaji, dan laporan
- Bisnis harus menerapkan sistem penggajian dikarenakan efisiensi waktu, meningkatkan kepuasan karyawan, menjaga reputasi perusahaan, dan mempermudah pelaporan
- Skema penggajian karyawan bisa dengan sistem perhitungan gaji di Excel, sistem penggajian Outsourcing, dan aplikasi untuk menghitung gaji karyawan.
Memahami sistem penggajian karyawan
Sistem kompensasi karyawan, juga dikenal sebagai penggajian, adalah sistem yang membantu bisnis mengelola prosedur penggajian. Upah merupakan tunjangan utama bagi karyawan, sehingga perusahaan sangat perlu memastikan bahwa seluruh karyawan menerima gaji yang sesuai dan tepat waktu. Sistem penggajian karyawan otomatis mencakup penghitungan gaji berdasarkan jam kerja, tunjangan makan, lembur, asuransi dan pemotongan pajak, serta pensiun. Proses penggajian karyawan yang efisien dan efektif juga akan memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk fokus pada aspek pekerjaan lainnya.
Prosedur sistem gaji
Dalam sistem penggajian karyawan, prosesnya dapat dibagi menjadi tiga tahap, yaitu pembayaran dimuka, pembayaran gaji aktual, dan pascabayar. Lihat penjelasan berikut ini:
Pembayaran di muka
Aktivitas awal pada tahap pra-penggajian adalah menentukan kebijakan. Pada tahap awal ini, penting untuk menetapkan kebijakan perusahaan seperti kebijakan gaji, kebijakan cuti dan tunjangan, serta kebijakan ketepatan waktu.
Pastikan kebijakan ini didefinisikan dengan jelas dan ditandatangani oleh manajemen perusahaan Anda sehingga prosedur penggajian standar dapat ditetapkan.
Dengan cara ini, departemen lain dapat memberi Anda lebih banyak akses ke informasi penting seperti tinjauan gaji tengah tahun dan data kehadiran. Proses pengumpulan data ini bisa sangat melelahkan.
Proses perhitungan gaji
Pada titik ini, langkah pertama yang harus diambil adalah menghitung gaji.
Ini merupakan tahap proses penggajian, data masukan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses.
Proses ini menghasilkan gaji bersih setelah disesuaikan dengan pajak dan pemotongan yang diperlukan. Setelah proses ini selesai, langkah selanjutnya adalah membandingkan nilai dan memeriksa keakuratannya untuk menghindari kesalahan.
Setelah pembayaran gaji
Pada saat pemrosesan, semua pemotongan gaji menurut undang-undang seperti EPF (Employee Provident Fund) pajak penghasilan, dan kontribusi asuransi dipotong dari gaji.
Frekuensi proses ini dapat bervariasi tergantung pada donasinya. Sebagian besar biaya ini dapat dibayar melalui formulir yang dibuat khusus. Setelah semua kontribusi telah dibayarkan, deklarasi akan diajukan.
Selanjutnya masuk ke proses penggajian karyawan. Gaji dapat dibayarkan secara tunai, cek atau transfer bank.
Jadi, jika Anda menggunakan software penggajian dengan portal data karyawan, Anda akan lebih mudah mempublikasikan slip gaji.
Laporan
Langkah terakhir adalah pelaporan.Setelah menyelesaikan penggajian pada bulan tertentu, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta laporan biaya gaji karyawan.
Oleh karena itu, Anda perlu mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan ini.
Mengapa bisnis harus menerapkan sistem penggajian?
Gaji adalah bagian tak terpisahkan dari operasi bisnis. Tidak hanya sebagai bentuk akuntabilitas dalam hal kompensasi karyawan, namun juga berperan penting dalam memastikan perusahaan mematuhi undang-undang perpajakan.
Berikut alasan lain mengapa sistem penggajian sangat penting bagi bisnis:
Efisiensi waktu
Sistem penggajian dapat membantu Anda menyederhanakan proses penggajian Anda. Proses penambahan angka secara manual, memasukkan data, dan menghitung pajak pada tahap penggajian dapat memakan waktu.
Oleh karena itu, dengan adanya sistem payroll, Anda dapat lebih menghemat waktu dalam menghitung gaji sehingga bisnis Anda dapat berjalan lebih maksimal.
Meningkatkan kepuasan karyawan
Alasan lain mengapa perusahaan harus menerapkan sistem penggajian adalah karena karyawan pasti ingin menerima gajinya tepat waktu.
Jika gaji terlambat masuk ke rekening bank karyawan, hal ini tentu saja membuat mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan dasar seperti membayar tagihan, dan lain-lain. Hal ini tentu dapat merusak kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Pembayaran yang terlambat dan tidak akurat kemungkinan besar akan menyebabkan karyawan Anda mempertanyakan stabilitas keuangan perusahaan.
Menjaga reputasi perusahaan
Selain gaji karyawan, perusahaan harus memastikan operasi penggajian mereka mematuhi undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan di negara tersebut.
Kepatuhan terhadap hukum dan kepatuhan efektif terhadap kewajiban perpajakan membantu perusahaan menjadi pemberi kerja yang stabil. Peningkatan reputasi perusahaan ini pada akhirnya akan menarik dan mempertahankan talenta-talenta yang kuat
Mempermudah pelaporan
Sistem penggajian juga membantu bisnis mematuhi undang-undang perpajakan dan ketenagakerjaan. Dunia usaha harus melaporkan pemotongan pajak, pembayaran, dan status karyawannya kepada pemerintah setiap triwulan atau tahunan.
Persyaratan bisnis Anda sering kali bergantung pada seberapa besar gaji karyawan Anda dan jenis bisnis yang Anda jalankan.Selain itu, setiap negara memiliki undang-undang ketenagakerjaan yang berbeda mengenai upah minimum, lembur, prosedur pemutusan hubungan kerja, dll.
Skema penggajian karyawan perusahaan
Terdapat beberapa skema dalam penggajian karyawan di tiap perusahaan. Tentunya tiap perusahaan memiliki caranya masing-masing. Berikut adalah beberapa skemanya:
Sistem perhitungan gaji di Excel
Sistem kompensasi karyawan jenis ini di perusahaan ini bisa dibilang sistem tertua. Departemen Sumber Daya Manusia mengelola sistem penggajian dan menghitung gaji menggunakan Microsoft Excel.
Proses penggajian berbasis Excel ini melibatkan penggunaan rumus yang disediakan oleh Excel untuk menghitung gaji akhir. Namun cara ini dinilai mempunyai banyak kelemahan seperti:
– Kesalahan entri data manual
– Sulit untuk menambah atau menghapus data karyawan
– Data mungkin terduplikasi
Perubahan jumlah pajak atau asuransi harus dilakukan secara manual
Sistem penggajian Outsourcing
Sistem penggajian outsourcing melibatkan penggunaan layanan agen untuk melakukan fungsi penggajian karyawan. Beberapa bisnis yang tidak memiliki staf khusus untuk melakukan tugas penggajian akan sering menggunakan sistem penggajian jenis ini.
Perusahaan akan memberikan informasi mengenai gaji, status ketidakhadiran, upah lembur, dan lain-lain kepada agen. Agen kemudian akan menghitung gajinya. Kekurangan dari sistem penggajian ini adalah perusahaan tidak dapat mengontrol atau mengetahui transparansi data.
Aplikasi untuk menghitung gaji karyawan
Menggunakan aplikasi penggajian karyawan adalah jenis sistem penggajian terbaru. Menggunakan aplikasi penggajian web tentu membuat pekerjaan HR lebih efisien dan mengurangi risiko kesalahan entri data. Appsensi adalah contoh aplikasi penggajian andal yang dapat Anda gunakan.
Hitung Gaji dan Pajak Karyawan Anda Secara Otomatis dengan Appsensi
Hitung gaji karyawan Anda beserta komponen lainnya secara otomatis menggunakan Appsensi. Perhitungan lebih cepat dengan hasilnya akurat.
Appsensi memiliki fitur terbaik yang menjadi solusi bagi kebutuhan Anda untuk pembayaran gaji karyawan, hitung PPh 21, hitung BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan serta hitung tunjangan secara mudah dan aman.
Software payroll online tak hanya untuk perusahaan skala besar saja, tapi juga sangat cocok bagi Anda yang baru saja merintis usaha maupun Anda yang merupakan pelaku bisnis berskala kecil dan menengah (UMKM) sekalipun.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
