Catatan kehadiran di sebuah perusahaan atau lembaga tempat bekerja merupakan hal yang sangat penting. Penting bagi pegawai atau karyawan dan juga penting bagi pihak yang mengelola tenaga kerja. Kebutuhan dari kedua sisi pihak yang bekerja sama dalam sebuah lembaga inilah yang membuat sistem pencatatan kehadiran menjadi penting. Kini pencatatan ini sudah dilakukan dengan perangkat lunak atau software. Sistem ini berupa software yang bekerja mencatat kehadiran atau presensi sekaligus mengelola data atau informasi yang terinput sehingga sistem juga bekerja sebagai software cuti karyawan hingga menjadi software perhitungan gaji.
Penggunaan perangkat lunak, software atau aplikasi ini memang merupakan buah dari kemajuan teknologi yang semakin memudahkan manusia sebagai pencipta dan penggunanya. Aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat kehadiran dan durasi bekerja seorang karyawan ternyata bisa memudahkan berbagai hal, baik bagi perusahaan dan juga bagi karyawan. Hal inilah yang membuat penggunaan aplikasi pencatat kehadiran ini suatu saat nanti benar-benar menjadi sebuah kebutuhan.
Mengenal Sistem Pencatat Kehadiran Karyawan
Perangkat lunak yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan ini juga umum disebut sebagai perangkat lunak attendance management. Nama tersebut disematkan karena perangkat lunak atau aplikasi tersebut dapat digunakan untuk mengelola banyak hal berdasarkan data attendance atau kehadiran seorang karyawan.
Pada praktiknya; data yang direkam dan dikumpulkan oleh sistem tersebut bisa disambungkan dengan berbagai sistem lain, misalnya dengan sistem penggajian yang dipakai untuk menghitung besarnya gaji pegawai berdasarkan kehadiran atau jam kerja yang dijalani. Penggabungan dua sistem ini akan sangat memudahkan proses perhitungan gaji yang berhak diterima oleh karyawan.
Validitas dan ketelitian perhitungan kombinasi dua sistem ini akan sangat presisi sekaligus efisien karena pihak karyawan yang berhak menerima gaji merupakan pihak yang melakukan entry atau pemasukan data terkait data kehadiran atau durasi kerja yang dijalani. Pada satu sisi, kesalahan dalam memasukkan data akan menjadi tanggung jawab dari pihak karyawan, akan tetapi sistem ini memiliki administrator yang bisa melakukan intervensi atau perubahan data jika memang diperlukan.
Sistem pencatat kehadiran ini juga bisa digunakan untuk melakukan analisis efisiensi kerja para karyawan. Sistem akan merekam waktu masuk, waktu istirahat dan waktu pulang untuk memperoleh data yang presisi terkait durasi bekerja setiap individu karyawan. Catatan ini dapat dibandingkan dengan jumlah atau hasil pekerjaan yang berhasil diselesaikan oleh masing-masing individu karyawan. Berdasarkan dua data tersebut maka kinerja masing-masing individu dapat dinilai secara objektif.
Hasil dari pencatatan dan analisis ini dapat pula digunakan untuk membuat kebijakan-kebijakan yang bertujuan meningkatkan kinerja serta efisiensi karyawan. Selain fungsi-fungsi tersebut sistem pencatatan kehadiran ini juga bisa digunakan untuk merencanakan cuti bagi karyawan. Peran software cuti karyawan ini menjadi penting karena memberi transparansi mengenai hak cuti bagi setiap karyawan sekaligus menjadikan data pemenuhan kewajiban bekerja seorang karyawan sebagai bahan pertimbangan persetujuan cuti.
Baca juga: Attendance Software dan Penggunaannya yang Bermanfaat bagi Perusahaan
Kelengkapan Fitur Penting dalam Sistem Pencatatan Kehadiran Karyawan
Penggunaan aplikasi pencatatan kehadiran karyawan atau attendance management system bisa menjadi langkah maju dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan sebuah lembaga. Akan tetapi di sisi lain penggunaan sistem tersebut juga harus memberi manfaat serta kemudahan bagi para karyawan selaku mitra sebuah lembaga. Agar sistem ini bekerja dengan manfaat yang berimbang; maka sebuah sistem pencatat kehadiran karyawan setidaknya harus memiliki fitur-fitur berikut ini.
Pengelolaan Kehadiran Karyawan
Dalam implementasi penggunaan sistem pencatat kehadiran, faktor kewajiban bekerja serta sistem pencatatannya harus dilakukan secara presisi dan transparan. Hal ini menjadi penting agar karyawan juga mengetahui hak yang dimiliki ketika sudah menunaikan kewajiban-kewajibannya. Hal inilah yang membuat sistem pencatat kehadiran karyawan juga harus bisa bekerja mengolah data dan berperan sebagai software cuti karyawan yang valid.
Sistem ini harus mampu bekerja untuk memilih dan mengatur jadwal kerja yang menjadi kewajiban bagi karyawan. Selain itu pada saat yang sama juga mampu bekerja memberi ruang dan informasi mengenai hari-hari yang bisa digunakan untuk mengambil cuti bagi karyawan.
Mengapa fungsi ini penting? Ketika sistem pengelolaan data kehadiran karyawan ini juga bisa bekerja sebagai software cuti karyawan yang akurat maka pengajuan ijin cuti bisa dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Sebuah perusahaan pasti tidak ingin aktivitas kerja menjadi terganggu karena sejumlah karyawan mengajukan cuti bersama-sama. Hal inilah yang bisa diantisipasi dengan mudah dan cepat menggunakan aplikasi ini. Seorang karyawan bisa saja ditolak mengajukan ijin cuti di tanggal tertentu karena sudah ada karyawan lain di bidang sama yang mengajukan ijin cuti.
Sistem yang secara terbuka mencatat dan menunjukkan informasi cuti bisa sangat memudahkan dalam membuat keputusan mengenai jadwal cuti. Hal ini menjadi penting karena kinerja perusahaan sebisa mungkin tidak terpengaruh ketika ada karyawan yang cuti atau secara terencana mengajukan jadwal untuk tidak masuk kerja.
Kemudahan Mengakses Akun Pribadi
Sebuah aplikasi yang memungkinkan dan memudahkan karyawan sebagai pengguna untuk mengakses akun sendiri merupakan sebuah fitur yang sangat penting. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menilai kinerja diri sendiri sekaligus bisa merencanakan jadwal atau pilihan hari jika ingin mengambil cuti. Hal ini akan mempermudah proses birokrasi dalam mengabulkan permohonan izin cuti karena sistem sudah melakukan analisis tentang permohonan rencana cuti tersebut.
Karyawan bisa langsung memantau jumlah hari kerja yang sudah dijalani untuk mengetahui hak atas cuti yang dimiliki melalui akun pribadi. Kemudian secara langsung bisa mengajukan permohonan cuti jika memang memiliki hak tersebut melalui aplikasi. Cuti yang bisa direncanakan seperti acara keluarga hingga urusan keagamaan bisa dengan mudah direncanakan dan dikelola dengan bantuan sistem ini.
Kemudahan Menyebar dan Menerima Informasi
Perangkat lunak pencatat kehadiran sekaligus software cuti karyawan ini juga harus bisa berfungsi untuk mengirimkan informasi atau pengumuman bagi karyawan. Perubahan jadwal bisa dengan mudah diinformasikan melalui sistem perangkat lunak ini. Bahkan pengaturan dan informasi jadwal bekerja di kantor serta bekerja di rumah bisa diakses dan diinformasikan melalui perangkat lunak ini.
Artinya sistem ini memiliki peran memudahkan aliran informasi secara dua arah, dari manajemen perusahaan kepada karyawan dan juga sebaliknya. Hal ini bisa meningkatkan profesionalitas dari kedua belah pihak dalam menunaikan kewajiban-kewajiban dan juga menggunakan hak-hak yang dimiliki. Informasi mengenai cuti bersama, jadwal bekerja dari rumah hingga adanya performance appraisal bisa disebarkan melalui aplikasi.
Integrasi Sistem Penggajian atau Payroll
Hal lain yang tidak kalah penting adalah sistem penggajian yang terintegrasi dengan aplikasi. Artinya karyawan sebagai pengguna aplikasi bisa melihat besarnya gaji berdasarkan performa kerja yang dijalani. Hal ini bisa memungkinkan karyawan untuk mematok target penghasilan dalam sebulan dengan mengatur jadwal kerja atau jumlah waktu kerja yang bisa dijalani. Informasi berdasar software cuti karyawan yang terintegrasi dengan penggajian atau payroll bisa secara otomatis memperhitungkan pemotongan gaji di hari-hari yang sudah direncanakan untuk dipakai cuti.
Baca juga: Aplikasi Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis, Lebih Akurat!
Menggunakan Aplikasi Appsensi
Salah satu aplikasi yang bisa digunakan untuk memudahkan pencatatan kehadiran sekaligus memenuhi kebutuhan fitur-fitur penting di atas adalah aplikasi Appsensi. Aplikasi atau perangkat lunak ini bisa bekerja sebagai sistem pencatat absen karyawan, sebagai software cuti karyawan dan juga sebagai perangkat lunak yang memberi informasi perhitungan gaji.Â
Appsensi memiliki sistem yang aman sekaligus presisi karena memungkinkan karyawan sebagai pengguna untuk melakukan check in atau check out pekerjaan secara daring. Hal ini memudahkan proses pencatatan presensi ketika karyawan bekerja di luar kantor. Pelaporan yang akan direkam oleh sistem akan berupa lokasi atau koordinasi serta waktu ketika melakukan check in dan check out. Sedangkan sistem verifikasi yang dilakukan dapat berupa pemindaian wajah sehingga autentikasi presensi tidak bisa dipalsukan.
Appsensi juga bekerja sebagai sistem perhitungan gaji atau payroll yang secara otomatis melakukan kalkulasi jumlah kehadiran atau durasi waktu kerja dengan besarnya gaji yang akan diterima. Sistem Appsensi juga memiliki fitur potongan denda keterlambatan yang akan diakumulasi untuk menghasilkan perhitungan gaji bersih yang bisa diterima seorang karyawan.
Aplikasi Appsensi ini juga memiliki fitur yang berperan sebagai software cuti karyawan berupa fitur manajemen hari libur dan fitur pengajuan cuti. Artinya seorang karyawan dapat secara terbuka mengelola hak atas hari libur yang bisa digunakan sekaligus merencanakan pengajuan cuti melalui sistem daring yang dikelola oleh sistem sehingga berfungsi secara adil.
