Ketika perusahaan membuka lowongan pekerjaan, maka email perusahaan, khususnya bagian penerimaan kerja akan dipenuhi dengan kiriman CV dari para pelamar. Perusahaan melalui HR harus melakukan screening.
Sebenarnya, apa itu screening? Mengapa screening penting dilakukan? Artikel ini akan menjawab pertanyaan tersebut lengkap dengan teknik melakukan screening.
Key Takeaways
- Screening karyawan merupakan proses verifikasi informasi yang diberikan pelamar di dalam CV, yang dilakukan oleh HR atau perekrut.
- Memahami teknik screening karyawan dengan baik dan benar, membantu HRD atau rekruter untuk mengetahui secara detail dan terperinci mengenai kualifikasi serta kualitas calon karyawan.
Apa yang Dimaksud Screening Karyawan?
Merekrut karyawan baru merupakan jobdesc seorang Human Resource (HR). Salah satu tugas yang harus dilakukan HRD dalam proses perekrutan adalah melakukan screening. Screening karyawan merupakan salah satu tahap yang paling penting dalam proses rekrutmen pekerja. Screening merupakan strategi yang dilakukan oleh suatu bisnis atau perusahaan. Tujuannya agar bisa menemukan orang yang tepat dan dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan perusahaan, serta sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Melansir The Balance Careers, screening karyawan merupakan proses verifikasi informasi yang diberikan pelamar di dalam CV, yang dilakukan oleh HR atau perekrut. HR akan memeriksa latar belakang pendidikan, latar belakang kehidupan kandidat, catatan kriminal, skill, dan juga kepribadian kandidat. Tak hanya dilakukan saat merekrut pekerja baru, screening karyawan juga dilakukan saat perusahaan ingin mempromosikan staf untuk naik jabatan.
Tujuan Dilakukannya Screening
1. Menjaga Tempat Kerja Tetap Aman dan Kondusif
Screening perlu dilakukan untuk mengetahui apakah calon karyawan memiliki catatan kriminal atau tidak. Selain itu, juga untuk mengetahui apakah calon kandidat tersebut pernah terlibat dalam kasus berbahaya. Dengan dilakukannya proses screening karyawan, perusahaan dapat memastikan bahwa calon karyawan memiliki kepribadian yang sejalan dengan visi perusahaan. Tentunya mempekerjakan orang yang salah jelas dapat membahayakan tempat kerja dan menyebabkan lingkungan kerja tidak kondusif.
2. Memastikan Keabsahan Data
Tujuan berikutnya dari tahap screening adalah untuk memastikan keabsahan data. Proses screening dilakukan sebagai upaya perusahaan untuk memverifikasi data-data serta informasi yang diberikan oleh calon kandidat.
Umumnya, perusahaan akan melakukan screening CV untuk memastikan keabsahan data diri, riwayat pendidikan, sampai pengalaman bekerja di perusahaan sebelumnya. Keabsahan data-data serta informasi ini sebagai dasar pertimbangan perusahaan untuk menentukan apakah pelamar memenuhi kriteria dan standar perusahaan.
3. Proses Perekrutan Menjadi Lebih Cepat
Secara umum, pemberi kerja akan mencantumkan daftar kualifikasi dalam lowongan pekerjaan. Biasanya, HR atau tim perekrut telah menetapkan ketentuan yang sesuai dengan persyaratan.
Oleh karena itu, setiap calon karyawan selalu dihimbau untuk melamar posisi yang sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan. Dengan begitu, perusahaan jadi lebih mudah memilah mana karyawan yang memenuhi persyaratan. Menjadikan screening sebagai strategi yang tepat untuk meningkatkan efektivitas proses perekrutan.
4. Menjaga Reputasi Perusahaan
Adanya tahap screening juga bertujuan untuk menjaga reputasi perusahaan dengan cara memeriksa reputasi dan sosial media karyawan. Tiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri mengenai reputasi dari calon karyawan yang akan diterima.
Ada beberapa perusahaan yang mungkin tidak ingin menerima calon karyawan yang terbukti memiliki reputasi buruk di perusahaan sebelumnya.
Biasanya, perusahaan dengan reputasi yang sangat baik cenderung lebih ketat dalam menyeleksi calon karyawannya. Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak dalam kepedulian lingkungan akan memastikan karyawan yang diterima tidak memiliki reputasi yang bertentangan dengan reputasi perusahaan. Itulah alasan mengapa screening media sosial penting untuk dilakukan.
Begitu juga bila perusahaan memiliki reputasi sebagai perusahaan dengan hubungan karyawan yang erat serta kekeluargaan. Perusahaan akan melakukan screening terhadap reputasi calon karyawan di perusahaan tempat ia bekerja sebelumnya.
5. Mencari Staf Kompeten
Tentunya semua perusahaan ingin mempekerjakan karyawan dengan kompetensi kerja yang baik. Screening karyawan bisa membantu perusahaan mengkonfirmasi kualifikasi yang tercantum dalam Curriculum Vitae atau CV calon karyawan. Apakah calon karyawan benar-benar memiliki kualitas yang dibutuhkan perusahaan, atau justru mereka mencantumkan informasi bohong di CV. Prosedur screening berperan penting dalam situasi ini.
Baca juga: 10 Langkah-langkah Proses Rekrutmen yang Terstruktur
Teknik Screening Karyawan
1. Review CV dan Cover Letter
Hal pertama yang umum dilakukan HRD atau rekruter dalam proses screening adalah mereview cover letter atau surat lamaran kerja. Proses review cover letter dan screening curriculum vitae (CV) kandidat dilakukan sebagai tahap awal untuk memastikan kualifikasi dari pelamar kerja.
Ketika cover letter dinilai sesuai dengan kebutuhan perusahaan, selanjutnya bisa melakukan pemeriksa CV calon kandidat. HRD perlu memastikan bahwa calon pelamar menulis CV dengan jujur.
Proses review CV bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu manual atau menggunakan software. Kini, beberapa perusahaan sudah menggunakan software khusus dengan sistem ATS yang bisa langsung mendeteksi informasi catatan pendidikan, kemampuan, dan pengalaman kerja dari CV. Adanya software ini memudahkan HRD dalam melakukan seleksi atau penyaringan CV.
2. Verifikasi Data Diri
Tahap selanjutnya, yaitu dengan melakukan verifikasi data diri guna memastikan keabsahan identitas diri pelamar kerja. Di tahap ini, HRD akan melakukan pengecekan terhadap identitas diri yang disertakan bersamaan berkas lamaran kerja. Perusahaan akan mengecek dan mencocokkan Nomor Induk Kependudukan dengan data dari pemerintahan. Verifikasi data diri biasanya juga dilakukan dengan mencocokkan foto yang dilampirkan dengan data dalam sistem pemerintahan.
3. Verifikasi Ijazah, Sertifikat, dan Catatan Pendidikan
Selain CV, biasanya calon kandidat juga akan menyertakan ijazah, sertifikat, catatan pendidikan, sertifikat, dan dokumen pendukung lainnya. Oleh karena itu, HR perlu melakukan pengecekan, untuk memastikan jika semua data yang diberikan calon kandidat adalah benar.
Cara yang kerap kali dilakukan oleh perekrut untuk mengecek keabsahan ijazah adalah dengan menghubungi pihak sekolah maupun universitas. Alternatif lainnya, bisa dengan memeriksa nomor ijazah di departemen pendidikan kota masing-masing.
4. Mengecek Catatan Kriminal
Cara HR untuk melakukan screening berikutnya adalah dengan mengecek catatan kriminal. Selain memastikan calon pelamar menyertakan surat perilaku baik dari kepolisian, perusahaan juga memiliki trik lain agar proses screening berjalan lancar. Cara tersebut, seperti mencari nama calon karyawan di mesin pencari untuk memastikan tidak ada laporan, hingga memeriksa bila adanya riwayat fraud atau penipuan yang menyangkut dengan nama calon karyawan.
5. Screening Media Sosial
Tahap screening berikutnya adalah dengan memeriksa media sosial kandidat. Biasanya, beberapa perusahaan meminta pelamar menyertakan nama akun media sosial pribadi yang aktif digunakan. Dari sini, nantinya perusahaan akan melakukan screening mulai dari foto, komentar, unggahan, hingga adanya keterlibatan calon karyawan dengan tindakan kriminal melalui media sosial.
Screening media sosial bisa jadi merupakan salah satu hal paling rumit. Sebab, masing-masing perusahaan memiliki standar tersendiri bagi kandidat untuk bisa lolos tahapan screening ini.
6. Wawancara Screening melalui Telepon atau Video Call
Selain screening media sosial, perusahaan juga kerap melakukan screening interview melalui panggilan telepon atau secara tatap muka melalui panggilan video. Hal ini bertujuan untuk memverifikasi kemampuan dan keahlian yang disebutkan calon pelamar yang dicantumkan pada CV. Dari hasil wawancara, perusahaan akan bisa memastikan jika calon karyawan benar-benar kompeten dan profesional sesuai kualifikasi pekerjaan. Biasanya, wawancara screening akan dilakukan setelah kandidat lolos tahap screening dokumen.
Baca juga: 10 Skill dalam CV Calon Karyawan yang Diincar Perusahaan
Tips Jitu Lolos Screening Karyawan
Penting bagi calon kandidat untuk mempersiapkan diri agar dapat lolos tahapan screening yang telah dijelaskan di atas. Melansir Gramedia, berikut tips berguna yang bisa Anda terapkan agar lolos proses screening:
1. Melamar Pekerjaan yang Sesuai dengan Kemampuan Diri
Tips pertama merupakan hal yang sangat mendasar, tapi kerap dilupakan oleh para kandidat yang melamar pekerjaan. Sebelum memutuskan apply lamaran pekerjaan, pastikan bahwa pekerjaan tersebut merupakan bidang pekerjaan yang Anda minati. Selain itu, Anda memang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan yang sedang dicari perusahaan.
2. Terus Belajar dan Berlatih
Agar bisa melalui seluruh tahapan screening dengan maksimal, Anda perlu mempersiapkan diri dengan belajar dan berlatih terus-menerus. Misalnya, supaya bisa lolos dalam tahap wawancara screening melalui telepon atau video call, Anda bisa belajar cara komunikasi yang baik dan tepat, serta mempelajari sejumlah trik dalam menjawab pertanyaan dari rekruter.
Anda juga perlu mempelajari dan memastikan bahwa Anda menguasai sejumlah teori yang berkaitan dengan posisi yang Anda lamar. Jika posisi tersebut membutuhkan keahlian teknis, Anda perlu bersiap untuk dihadapkan dengan sebuah studi kasus yang harus dipecahkan.
3. Menggunakan Media Sosial secara Bijak
Hasil survei yang dilakukan Career Builder dalam AARP menyatakan bahwa salah satu tugas utama rekruter saat melakukan proses screening, yaitu 60%-nya adalah mengecek media sosial kandidat.
Melihat hasil survei tersebut, Anda harus memastikan Anda menggunakan media sosial dengan bijak dan pastikan juga jejak digital Anda bersih. Hindari mengunggah sesuatu yang bersifat negatif atau buruk, seperti terlibat dalam cyber-bullying, mengunggah kata-kata kasar atau konten negatif lainnya.
Sudah menjadi hal yang umum bagi rekruter untuk menanyakan nama akun media sosial kandidat. Jika Anda pernah ditanyakan tentang akun media sosial, Anda perlu berhati-hati. Hal itu berarti rekruter atau perusahaan akan mengecek riwayat unggahan Anda di media sosial atau segala jejak digital yang terkait dengan Anda.
Pengecekan media sosial dilakukan perusahaan karena perusahaan tidak ingin mengambil risiko salah merekrut karyawan yang tidak memiliki manajemen emosi yang baik. Dapat dibayangkan, jika seseorang tidak bijak dalam menggunakan media sosial dan sering mengatakan hal-hal yang buruk di media sosial, bukan tidak mungkin dalam situasi yang nyata, ia akan bersikap serupa atau bahkan lebih buruk dari itu.
4. Membuat CV dengan Jujur
Hindari menuliskan keahlian yang tidak Anda miliki ke dalam CV. Sebab, pada akhirnya rekruter dan perusahaan akan mengecek dan mengujinya secara langsung. Jadi, ada baiknya Anda menuliskan CV dengan jujur, daripada dianggap sebagai orang yang tidak jujur.
Tips bagi para pelamar kerja yang ingin menyusun CV, yaitu cantumkan segala keahlian yang relevan dengan posisi yang dilamar, serta keahlian Anda yang memiliki bukti untuk memvalidasi kemampuan tersebut. Bukti tersebut bisa dari nilai akademik selama sekolah atau kuliah, prestasi yang berhasil diraih, dan sertifikat dari berbagai lembaga yang kredibel.
Anda juga bisa menyertakan sejumlah hasil karya (portfolio) yang menunjukkan keahlian. Misalnya, Anda melamar sebagai seorang desainer grafis konten media sosial, maka Anda dapat melampirkan sejumlah hasil desain atau gambar yang pernah Anda buat, baik itu desain sederhana untuk tugas kuliah, atau desain yang memang dibuat khusus untuk kebutuhan melamar pekerjaan.
5. Menjaga Hubungan yang Baik dengan Mantan Atasan
Melansir The Balance Careers, rekruter atau perusahaan bisa saja melakukan wawancara dengan mantan atasan dari kandidat yang melamar pekerjaan. Oleh karena itu, sebaiknya Anda selalu menjaga hubungan baik dengan mantan atasan Anda sebelumnya. Sebab, Ia dapat menjadi salah satu pemberi referensi kerja bagi Anda, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Demikianlah teknik screening karyawan yang baik dan benar beserta tips agar lolos dari tahapan tersebut. Sebagai HRD, Anda hanya perlu memastikan calon kandidat memberikan data diri dan informasi sebenar-benarnya, supaya Anda bisa mendapatkan karyawan terbaik untuk mendukung kinerja perusahaan. Lakukan pengelola karyawan baru secara lebih efisien dengan dukungan Appsensi.
Appsensi adalah aplikasi absensi online berbasis mobile yang dilengkapi fitur-fitur bermanfaat untuk pengelolaan SDM dan payroll. Appsensi dapat mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
