Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan utama atau visi dan misi mereka masing-masing. Namun, tidak semua perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut sesuai yang mereka inginkan. Kegagalan yang mereka alami ini mungkin terjadi karena mereka tidak menerapkan program kerja perusahaan dengan baik.
Program kerja yang baik dapat memungkinkan Anda untuk merencanakan langkah-langkah yang perlu diambil agar dapat mencapai tujuan perusahaan Anda dengan lebih efektif. Artikel ini akan membahas tentang apa itu program kerja perusahaan dan jenis-jenis dari program kerja perusahaan.
Definisi Program Kerja Perusahaan
Program kerja perusahaan membantu perusahaan agar memastikan kinerja yang optimal. Program kerja merupakan rencana kegiatan perusahaan yang disusun secara sistematis dan dibuat untuk periode waktu tertentu yang telah disepakati bersama. Umumnya periode yang digunakan dalam program kerja dibagi menjadi tiga, yaitu pendek, sedang, dan panjang. Program kerja menjabarkan secara rinci langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang realistis dan dapat diukur.
Mengapa Program Kerja itu Penting bagi Perusahaan?
Merencanakan program kerja sangatlah penting bagi perusahaan. Karena program kerja sering digunakan baik oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam melaksanakan dan menjalankan suatu proyek atau event besar. Namun jika Anda hanya merencanakan tanpa melakukan tindakan, itu juga salah. Tetapi perlu diingat sebuah tindakan tanpa rencana juga dapat menjadi bencana bagi perusahaan. Bencana ini tidak hanya berefek pada keuangan perusahaan, namun juga berefek pada keberlangsungan hidup perusahaan. Dampak terburuknya bahkan perusahaan bisa sampai gulung tikar akibat bencana tersebut. Untuk itu, penting dan baik bagi Anda dalam membuat rencana program kerja yang tersusun secara sistematis dalam perusahaan.
Selain menentukan kegiatan, prioritas, dan deadline, terdapat beberapa hal lain yang perlu Anda perhatikan dalam merencanakan program kerja. Hal tersebut yaitu mengamankan diri dan ketidakseragaman proses kerja. Program kerja yang baik dapat menciptakan alur baik bagi seluruh pekerja dan setiap periode kerja. Tidak hanya itu program kerja juga dapat membuat apa yang harus dilakukan dan dikerjakan menjadi lebih jelas, serta keteraturan alur kerja.
Terdapat beberapa dampak positif yang dapat diperoleh dari program kerja, antara lain :
- Meningkatkan produktivitas dan efektivitas kinerja karyawan
- Pengaturan pencapaian tujuan menjadi lebih jelas dan lebih mudah dicapai
- Mengurangi tingkat stres
Setelah pembahasan diatas, terlihat sekali program kerja memiliki banyak keuntungan. Program kerja yang direncanakan dengan baik dapat memberikan banyak manfaat dan kemungkinan dalam mencapai kesuksesan.
Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja
Jenis-jenis Program Kerja
Jenis program kerja dibagi menjadi lima, yaitu:
1. Program Kerja Jangka Pendek
Jenis program kerja yang dapat direalisasikan dalam waktu tertentu adalah program kerja jangka pendek. Program kerja jangka pendek dibuat dalam periode 1-3 tahun. Program kerja jangka pendek dibuat lebih sederhana dengan pembagian tugas yang lebih jelas berdasarkan periode. Periode program kerja jangka pendek umumnya berbentuk rencana kerja mingguan, bulanan, dan triwulan.
2. Program Kerja Jangka Panjang
Untuk realisasi rencana jangka panjang, perusahaan perlu membuat program kerja jangka panjang. Program kerja ini umumnya berhubungan dengan pencapaian visi dan misi perusahaan.
3. Program Kerja Strategis
Program kerja strategis merupakan program kerja yang dirancang berdasarkan rencana jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan utama perusahaan. Program kerja strategis memiliki hasil yang tidak dapat ditentukan pada saat ini, tetapi ditetapkan untuk masa depan yang lebih panjang.
4. Program Kerja Taktis
Program kerja yang dibuat untuk perencanaan bisnis dalam periode kerja dekat atau saat ini merupakan pengertian program kerja taktis. Program kerja taktis memberikan dasar yang baik untuk pelaksanaan pekerjaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan sehingga umum dibuat oleh perusahaan.
5. Program Kerja Tetap
Selain program kerja di atas, terdapat juga jenis program kerja tetap. Program kerja tetap umum dikenal dengan sebutan Standar Operasional Prosedur (SOP). Program kerja tetap atau standing plan yang mencakup solusi untuk masalah yang sering ditemui oleh manajer secara berulang. Aturan yang terdapat dalam visi dan misi, ataupun kebijakan perusahaan juga termasuk dalam program kerja tetap.
6. Program Kerja Kontingensi
Program kerja kontingensi juga tidak kalah penting dengan jenis program kerja yang lain. Program kerja ini perlu disiapkan oleh bisnis sebagai rencana darurat yang perlu dilaksanakan jika adanya kemungkinan perubahan yang tidak terduga.
Misalnya, pada era pandemi ini banyak dampak yang berpotensi mempengaruhi kinerja bisnis. Salah satu rencana darurat yang perlu disusun oleh perusahaan adalah bagaimana cara mengurangi dampak penyebaran virus Corona di perusahaan sehingga tidak merugikan bagi perusahaan.
Langkah-Langkah Menyusun Program kerja
Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyusun program kerja dengan efektif.
1. Ketahui dan tentukan tujuan Anda
Buat dan susun tujuan yang jelas. Pertimbangkan perencanaan strategis perusahaan Anda untuk memandu tindakan perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Anda dapat memulai dengan membuat daftar kontribusi-kontribusi yang dapat dilakukan tim Anda untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyusun tujuan yang jelas, Anda dapat menentukan ke arah mana perusahaan dan tim Anda akan berjalan untuk dapat mencapai tujuan tersebut.
2. Buat tujuan yang terukur
Setelah Anda memiliki visi yang jelas, tentukan pengukuran yang dapat Anda gunakan untuk mengukur tujuan Anda. Alat ukur ini memungkinkan Anda dan tim untuk memvisualisasikan apa yang telah dicapai sehingga Anda dapat memiliki waktu untuk mengevaluasi penyimpangan yang terjadi dan apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
3. Buat daftar tugas
Penting bagi Anda untuk menjabarkan semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menugaskan kegiatan tersebut kepada orang yang bertanggung jawab untuk kegiatan itu. Buatlah daftar semua tugas dan aktivitas yang harus diselesaikan bersama-sama dengan tim Anda.
Minta setiap orang untuk menuliskan apa saja kegiatan utama mereka yang terkait dan kemudian diskusikan dengan anggota tim mereka masing-masing. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk menjadi lebih jelas tentang kegiatan mana yang harus dikembangkan dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
Pada tahap ini, Anda juga dapat mengidentifikasi segala tantangan dan rintangan yang mungkin dapat Anda hadapi ketika berusaha mencapai tujuan. Buat rencana cadangan untuk mengatasi tantangan tersebut atau membuat program untuk keadaan darurat.
Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi
4. Bagikan tugas besar menjadi lebih kecil dan lebih mudah dikelola
Beberapa tugas mungkin tampak lebih sulit untuk dicapai daripada yang lain. Oleh karena itu, jika memungkinkan, ada baiknya Anda membagi tugas yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil agar lebih mudah untuk direalisasikan dan dikelola.
Dengan cara ini, karyawan yang menjalankan tugas dapat mengelola dengan lebih mudah dan memiliki kejelasan yang lebih baik terhadap aktivitas yang perlu mereka lakukan agar dapat melaksanakannya dengan tepat waktu. Tugas-tugas yang lebih kecil juga memberikan kemudahan bagi seorang manajer. Karena dengan tugas-tugas yang lebih mudah dikelola ini, kemajuan tindakan dapat lebih jelas, terjadi lebih cepat, sehingga memungkinkan kemajuan tugas yang dilakukan.
5. Tentukan deadline untuk setiap hari
Tanpa tenggat waktu tertentu, program kerja yang telah Anda susun dapat melampaui waktu yang telah direncanakan untuk mencapai visi. Konsultasikan dengan setiap tim untuk menentukan waktu pelaksanaan tugas-tugas yang paling sesuai.
Dengan menentukan tenggat waktu, karyawan dapat merencanakan pelaksanaan kegiatan dengan lebih baik, menentukan prioritas sesuai dengan kepentingan dan urgensi. Hal ini juga memungkinkan manajer untuk dapat memantau produktivitas tim dengan lebih baik, serta memudahkan komunikasi tim.
Namun, perlu Anda ingat juga bahwa tenggat waktu hanyalah estimasi waktu pencapaian tujuan. Anda bisa saja meraih tujuan Anda dengan lebih cepat atau lebih lambat.
6. Ciptakan representasi visual dari program kerja Anda
Langkah selanjutnya adalah untuk membuat representasi visual dari program kerja yang telah Anda susun. Representasi visual membantu keterlibatan tim Anda agar setiap orang dapat mengikuti kemajuan kegiatan.
Visualisasi program kerja juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tugas atau tujuan dari program kerja yang belum tereksekusi atau tercapai, sehingga dapat diprioritaskan untuk dapat dicapai.
7. Lacak program sesering mungkin
Selalu tinjau atau lakukan tindak lanjut untuk program kerja Anda sesering mungkin. Hal ini perlu Anda lakukan agar Anda dapat mengetahui sejauh mana program kerja Anda sudah berjalan dan sudah berapa persen tujuan Anda tercapai.
Langkah ini juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa semua karyawan telah melakukan bagian mereka dengan baik. Misalnya, Anda dapat membuat jadwal untuk mengirim laporan bisnis atau mempresentasikan hasil kinerja individu maupun tim.
Baca juga: Mengenal Definisi, Jenis dan Contoh Strategi Bisnis
Kelola Program Kerja Perusahaan Bersama Appsensi
Seperti yang telah disebutkan di atas, penting bagi perusahaan untuk dapat melacak program kerja yang mereka laksanakan sesering mungkin. Evaluasi yang sering dilakukan ini tentu harus dirancang sedemikian rupa agar dapat berjalan efektif dan memuaskan. Appsensi dapat memberikan perusahaan Anda kemudahan-kemudahan dalam mengelola program kerja perusahaan Anda.
Appsensi merupakan aplikasi yang fokus pada solusi HR yang memberikan solusi akurat dan aman bagi perusahaan. Selain fitur sistem absensi online, Appsensi juga menyediakan fitur performance management yang memungkinkan Anda untuk mengelola dan mengevaluasi performa dari karyawan dengan menggunakan OKR (Objective Key Result). Metode OKR dilihat berdasarkan objective (target utama) dan dicapai melalui tindakan yang terukur dan kuantitatif (key result). Metode KPR ini dapat Anda gunakan untuk melihat apakah program kerja yang telah Anda susun dan lakukan dapat diukur pencapaiannya dan sudah sejauh mana visi Anda tercapai.Â
Selain fitur-fitur di atas, masih banyak fitur lain yang disediakan oleh Appsensi yang pastinya bermanfaat bagi Anda. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi? Kunjungi Appsensi untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kemudahan-kemudahan yang kami tawarkan.
Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
