Sebelum membahas mengenai bagaimana performance management system yang baik untuk bisnis Anda, ada baiknya kita mengenal apa itu Performance Management System terlebih dahulu.
Performance management system pada dasarnya dikenal sebagai suatu komunikasi yang saling berkesinambungan, baik antara karyawan dengan karyawan maupun karyawan dengan atasan perusahaan secara langsung.
Performance management system juga dikenal dengan istilah lain yaitu manajemen kinerja, yaitu sebuah proses yang bersifat sistematis mulai dari identifikasi, pengukuran, evaluasi, perancangan, perbaikan, sekaligus pemberian penghargaan atau rewards untuk karyawan dengan performa yang baik.
Sistem ini kerap kali dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Umumnya performance management system ini dibebankan pada HRD agar dapat menetapkan ekspektasi yang lebih jelas terhadap karyawan agar sesuai dengan target dan tujuan perusahaan. Kinerja karyawan pun akan dimonitor untuk mengetahui bagaimana performa masing-masing karyawan.
Baca Juga: Apa Saja Standar Penilaian Kinerja Karyawan Yang Efektif
Tujuan Performance Management System
Seperti yang disebutkan sebelumnya, Performance Management System (PMS) memiliki tujuan untuk optimalisasi kinerja karyawan. Selain itu masih ada beberapa tujuan lain dari penerapan PMS yaitu:
- Meningkatkan keterlibatan karyawan
- Mengembangkan kepemimpinan manajerial dan keterampilan pembinaan
- Meningkatkan produktivitas melalui peningkatan kinerja
- Mengembangkan program penghargaan kinerja yang mendorong pencapaian KPI
- Menunjukkan jalur yang jelas dari pengembangan sasaran ke penghargaan atas pencapaian yang baik
Pentingnya Performance Management System untuk Bisnis Anda
Dikutip dari Forbes, perusahaan yang menerapkan sasaran kinerja setiap tiga bulan dapat menghasilkan ROI 31% lebih besar dari proses kinerja mereka dibandingkan dengan mereka yang melakukannya setiap tahun, sehingga untuk perusahaan yang menerapkan PMS pada perusahaannya tiap bulan berpotensi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik lagi.
Dengan sistem PMS ini, Anda tidak perlu lagi kesulitan untuk mengidentifikasi kekuatan atau kelemahan masing-masing dari karyawan Anda. Sehingga Anda dapat mengoptimalkan potensi karyawan Anda saat Anda telah memahami kekuatan karyawan Anda serta menentukan target KPI yang harus dicapai oleh masing-masing karyawan.
Tahapan penerapan Performance Management System
Terdapat beberapa siklus atau tahapan dalam penerapan Performance Management System, yaitu dimulai dari Planning, Monitoring, Reviewing dan Rewarding. Nama dari siklus ini juga dikenal dengan sebutan performance management cycle. Berikut ini adalah tahapan dari performance management cycle:
- Planning (Perencanaan)
Tahap awal ini akan membuat target yang ingin dicapai, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Target yang harus dibuat oleh HRD umumnya menerapkan kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time-Oriented)
- Monitoring (Memantau)
Tahapan selanjutnya adalah menerapkan planning yang telah disiapkan sebelumnya. Dalam tahapan ini, HRD harus memantau secara berkala dan memberikan feedback atau apresiasi kepada karyawan atas kinerja yang telah dilakukan.
- Reviewing (Penilaian)
Tahapan penilaian ini sangat penting untuk mengetahui apakah kinerja karyawan telah sesuai dengan rencana yang telah dibuat, sehingga diperlukan evaluasi kinerja kepada masing-masing karyawan untuk memastikan apakah target KPI telah tercapai atau belum.
Pada tahapan ini, idealnya dilakukan secara terus menerus untuk mengantisipasi kendala-kendala teknis yang mungkin terjadi sepanjang performance management cycle berlangsung.
- Rewarding (Penghargaan)
Setelah proses penilaian selesai, HRD perlu memberikan penghargaan kepada karyawan yang telah mencapai target kinerja sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Sehingga hal ini tentunya akan memotivasi karyawan untuk meningkatkan performance-nya di kemudian hari.
Dalam penerapan PMS ini terdapat beberapa faktor lainnya yang dapat menentukan apakah PMS yang diterapkan sudah efektif atau belum, diantaranya adalah:
- Didukung oleh kepemimpinan dan manajemen yang baik.
- Memastikan siklus performance management berkelanjutan.
- Terdapat percakapan dan review performance management yang bermakna, dan bukan hanya sekadar tabel check list.
- Manajer memiliki keterampilan dan kemampuan untuk memberikan performance management yang efektif setiap harinya.
- Memiliki perangkat performance management system yang mudah digunakan dan mendukung manajemen yang efektif seperti CRM atau sistem pendukung lainnya.
Baca Juga: Pentingnya Memliki Key Performance Indicator atau KPI
Tips Penerapan Performance Management Cycle
Walaupun penerapan Performance Management Cycle terlihat sangat sederhana, namun pada kenyataannya prosesnya sangat rumit dan diperlukan banyak energi untuk menerapkannya. Berikut ini tips untuk penerapan performance management cycle agar menjadi lebih efektif pada bisnis Anda:
- Kenali tujuan performance management system bisnis Anda
Sebelum membuat perencanaan pada tahap pertama, Anda perlu memahami terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai pada bisnis Anda. Hal ini diperlukan agar Anda membangun sebuat program untuk mencapai tujuan bisnis Anda.
- Definisikan peranan karyawan
Untuk membantu karyawan dalam meningkatkan kinerjanya, Anda perlu menjelaskan peranan masing-masing karyawan sesuai dengan jobdesknya.
- Senadakan tujuan dengan rencana kinerja
Ketika tujuan sudah ditetapkan, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah mengembangkan rencana kinerja untuk diikuti. Untuk itu ada baiknya membuat rencana kerja dalam periode yang lebih singkat, misalnya bulanan. Hal ini akan membantu karyawan untuk melakukan visualisasi alur kerja menjadi lebih baik dan lebih memungkinkan untuk memenuhi target tersebut.
- Monitoring progress secara berkala
Gunakan metrik dan analitik untuk memudahkan dalam proses monitoring progress hasil kerja karyawan. Lakukan secara berkala agar Anda dapat memastikan apakah ada perbaikan atas kendala yang mungkin dihadapi oleh karyawan.
- Membuat pedoman kerja untuk karyawan
Pedoman ini berperan sebagai pada tahapan pertama pada performance management cycle. Pedoman ini dibuat untuk menetapkan area khusus seperti batasan, peluang, pencarian dan eksperimen dalam bekerja.
- Bentuk budaya yang senada dengan kinerja
Rasa nilai, keyakinan, dan harapan bersama di antara karyawan untuk menciptakan tempat kerja yang lebih harmonis dan menyenangkan. Karyawan harus berkomitmen pada nilai dan tujuan yang digariskan, dan dicontohkan oleh, manajemen puncak.
- Profesionalitas adalah kewajiban
Memberikan feedback yang kurang baik sulit bagi manajer dan karyawan, itu salah satu alasan mengapa penilaian kinerja cenderung menjadi tugas yang paling tidak disukai. Manajer harus memastikan untuk menjaga apresiasi tetap profesional dan ingat untuk fokus pada perilaku, bukan karakteristik.
- Menerima feedback dari berbagai sumber
Pemberian feedback pada satu sama lain akan membantu manajemen untuk mendapatkan pandangan yang lebih holistik tentang kinerja karyawan, memahami tantangan yang dihadapi oleh tim serta memberikan feedback untuk tujuan yang lebih baik.
- Masalah hadir tidak selalu dari karyawan
Memahami bahwa masalah hadir bukanlah disebabkan oleh karyawan adalah salah satu faktor penting. Masalah dapat muncul dari faktor eksternal seperti ketersediaan pasokan, proses internal yang menyebabkan masalah, atau kebijakan organisasi. Carilah sumber masalah setepat mungkin untuk memperbaikinya.
- Mengakui dan menghargai kinerja karyawan
Manajemen tidak dapat mengharapkan karyawan tetap termotivasi untuk terus berkemabng apabila tidak diberikan penghargaan atau menghargai hasil kinerjanya. Ada cukup banyak kasus dimana karyawan memilih untuk resign ketika hasil kerjanya tidak dihargai, tidak diakui atau bahkan diakui-akui hasil kerja atasannya.
Tentunya hal ini akan membuat perusahaan mengalami turnover yang tinggi. Sehingga Anda perlu memberikan kompensasi dan pengakuan atas hasil kerja karyawan untuk menghindari hal tersebut.
Dengan menerapkan tips-tips diatas dalam penerapan performance management cycle di perusahaan Anda, maka sumber daya manusia dalam perusahaan dapat terkelola dengan baik dan memiliki performa serta produktivitas yang lebih baik.
Tentunya hal ini akan berdampak positif bagi kemajuan perusahaan dan memiliki keunggulan kompetitif dalam menghadapi persaingan bisnis saat ini. Dengan demikian, adanya good performance management system ini dapat menjadi stimulus untuk meningkatkan produktivitas perusahaan secara berkepanjangannya.
Baca Juga: Contoh Kuesioner Kinerja Karyawan
Tingkatkan Performance Management System Bisnis Anda bersama Appsensi
Performance management system sangatlah berperan penting dalam mengelola bisnis atau perusahaan untuk memahami potensi karyawan dan menyusun rencana target yang harus dicapai.
Tentunya keseluruhan sistem ini akan membantu bisnis Anda untuk lebih mendorong peningkatan produktivitas karyawan Anda. Untuk membantu Anda memastikan bahwa performance management system ini berjalan dengan baik, tentunya Anda memerlukan sebuah aplikasi untuk memantau dan melacak setiap prosesnya agar berjalan sesuai rencana.
Proses monitoring ini tentunya akan menjadi lebih mudah bila dibantu oleh performance management system terbaik di Indonesia yaitu aplikasi HRD Appensi. Dengan fitur dashboard laporan real-time pada aplikasi Appsensi akan memberikan laporan pencapaian karyawan secara langsung. Anda pun dapat mengoptimalkan, mempercepat dan meningkatkan seluruh tahapan bisnis hanya dalam satu platform saja.
Appsensi telah digunakan oleh lebih dari 19.000+ karyawan untuk segala jenis bisnis mulai dari UMKM hingga perusahaan multi-nasional untuk membantu mengoptimalkan dan meningkatkan performa karyawan serta bisnis secara bersamaan.
Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai layanan yang disediakan Appsensi seperti absensi online, laporan aktivitas dan lainnya, Anda dapat mengunjungi appsensi.com, atau segera terhubung dengan tim kami melalui link berikut.
