Oleh karena itu, untuk menjadi Payroll Staff dibutuhkan ketelitian yang sangat tinggi guna menghindari kesalahan menginput data untuk gaji karyawan.
Key Takeaways
- Payroll Staff adalah seorang staf profesional di bidang administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab mengelola proses penggajian karyawan di sebuah perusahaan.
- Tugas Payroll Staff mencakup memproses penggajian, perhitungan pajak, hingga administrasi karyawan.
- Keterampilan yang harus dimiliki oleh Payroll Staff adalah berkomunikasi, berhitung, kemampuan administrasi, keterampilan teknologi, kemampuan analitis, problem solving, dan paham mengenai regulasi.
Selain beberapa yang telah disebutkan, apa saja keterampilan yang harus dikuasai seorang Payroll Staff?
Simak pembahasannya di bawah ini lengkap dengan job descriptionnya.
Perbedaan Payroll Staff dengan HR
Lingkup kerja Payroll Staff berkaitan dengan penggajian atau kompensasi karyawan. Sementara itu, lingkup kerja human resource (HR) atau sumber daya manusia (SDM) lebih menangani hubungan dengan karyawan.
Meski kedua jenis pekerjaan ini memiliki peran yang berbeda dalam perusahaan, keduanya saling berkaitan dan berbagi fungsi yang sangat penting bagi keberhasilan suatu perusahaan.
Banyak kegiatan penggajian terkait dengan SDM sehingga Payroll Staff dan human resource (HR) harus saling berkoordinasi. Begitu juga perihal rekrutmen, kenaikan gaji, pembayaran bonus, pemotongan tunjangan, cuti liburan, dan pemecatan karyawan.
Deskripsi Pekerjaan Payroll Staff
Payroll Staff atau Payroll Officer memiliki beberapa tugas penting dalam perusahaan, antara lain:
Salah satu tugas Payroll Staff adalah melakukan proses penggajian secara tepat waktu dan akurat sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Pembayaran gaji ini meliputi perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan, bonus, dan insentif karyawan.
Ada 2 cara dalam memproses gaji karyawan, yakni cara konvensional (dengan langsung memberi gaji berupa uang tunai) atau otomatis (dengan mengirim gaji ke rekening masing-masing karyawan).
1. Membuat Laporan Gaji Bulanan Karyawan
Seorang Payroll Officer juga bertugas membuat laporan gaji bulanan, slip gaji, dan rekapitulasi pengeluaran gaji untuk kemudian diserahkan ke atasan.
Laporan gaji bulanan ini digunakan sebagai data arsip perusahaan yang bisa digunakan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan keuangan di periode berikutnya.
2. Administrasi Karyawan
Mengelola data karyawan dan memastikan data karyawan terupdate dan akurat juga merupakan tugas staff payroll. Data karyawan yang mencakup penggajian, termasuk informasi personal, riwayat pekerjaan, perubahan status, perubahan penghasilan, serta menambahkan karyawan baru yang direkrut atau menghapus data penggajian karyawan yang berhenti kerja (pensiun, resign, PHK).
3. Perhitungan Pajak
Setiap bulannya, staff payroll harus melakukan perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) serta jenis-jenis potongan karyawan, seperti asuransi kesehatan, denda, iuran pensiun, pinjaman karyawan, upah minimum, jaminan sosial, dan aturan lainnya.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan telah memenuhi kepatuhan perpajakan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4. Rekap dan Input Data
Payroll Staff juga bertugas menginput data untuk penggajian, misalnya data untuk perhitungan bonus, komisi, insentif, kenaikan gaji, atau penggantian biaya (reimbursement). Payroll Staff mengumpulkan data tersebut untuk disertakan dalam slip gaji karyawan.
5. Penanganan Pertanyaan dan Keluhan Karyawan
Masih terkait dengan gaji karyawan, tugas lain staff payroll adalah menjawab pertanyaan hingga menangani keluhan karyawan terkait penggajian.
Pertanyaan yang kerap ditanyakan karyawan yakni tentang potongan gaji dan kebijakan perusahaan terkait gaji. Selain itu, hal yang kerap dikeluhkan karyawan adalah perihal pembayaran gaji, potongan yang tidak sesuai, atau masalah lainnya.
6. Berkolaborasi dengan Staff HR dan Keuangan
Untuk memastikan kelancaran proses penggajian dan keberlanjutan sistem penggajian yang efisien, staff payroll juga dituntut untuk bekerja sama dengan staff HR dan keuangan. Dalam kolaborasi yang terjalin, staff payroll bertugas untuk memberikan dukungan dalam hal analisis biaya penggajian, anggaran, dan proyeksi keuangan.
7. Pemeliharaan dan Pengembangan Sistem Penggajian
Seorang Payroll Staff juga bertugas untuk memelihara dan mengelola sistem penggajian yang dapat menghasilkan laporan-laporan penggajian yang cepat dan tepat. Mereka ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem baru atau perbaikan yang diperlukan. Selain itu, mereka juga memastikan sistem penggajian efektif, aman, sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mampu mempersingkat waktu pengelolaan penggajian.
8. Kepatuhan Audit dan Pelaporan
Staff payroll juga berperan untuk membantu dalam proses audit internal dan eksternal terkait penggajian. Hal ini meliputi menyiapkan berbagai dokumen dan data yang diperlukan untuk pelaporan keuangan dan pemenuhan persyaratan audit.
9. Pengetahuan Peraturan dan Perkembangan Terkini
Terakhir, staff payroll juga harus mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang penggajian, pajak, dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Mereka bertugas memperbarui keterampilan dan pengetahuan melalui pelatihan dan pengembangan diri untuk menjaga kompetensi dalam bidang penggajian.
Skill yang Harus Dimiliki Payroll Staff
1. Komunikasi
Di mana pun Anda bekerja, komunikasi adalah kemampuan yang sangat dibutuhkan. Untuk menjadi Payroll Staff, Anda harus menguasai kemampuan komunikasi dengan sangat baik.
Kemampuan komunikasi dibutuhkan saat Anda harus mengendalikan tim, bekerja sama dengan divisi lain, atau bahkan memberikan panduan pada anggota lain mengenai penggajian karyawan.
2. Berhitung
Pekerjaan Payroll Staff akan berkutat dengan perhitungan setiap harinya. Untuk itu, kemampuan matematika dan berhitung yang kuat menjadi skill utama yang harus dimiliki Payroll Staff.
Di era modern, Payroll Staff juga bisa memanfaatkan software payroll untuk memudahkan pekerjaan dan menghindari kekeliruan dalam perhitungan gaji manual.
3. Kemampuan Administrasi
Kemampuan administrasi mencakup kemampuan mengelola data dan informasi dengan akurasi tinggi, kemampuan organisasi yang baik, dan mampu mengelola proses administrasi penggajian dengan efisien.
4. Keterampilan Teknologi
Staff payroll juga harus menguasai software perkantoran, seperti Microsoft Office dan Excel, maupun pemahaman dan pengetahuan tentang perangkat lunak penggajian dan sistem manajemen penggajian.
Jika sudah bisa mengoperasikan software-software tersebut, Anda sudah memiliki skill yang dibutuhkan untuk menjadi Payroll Staff di perusahaan.
5. Kemampuan Analitis
Kemampuan analitis mencakup kemampuan untuk menganalisis data gaji dan memahami laporan keuangan terkait penggajian.
6. Problem Solving
Seorang Payroll Staff akan sering menemukan masalah dalam pekerjaannya. Misalnya, kesalahan input, kesalahan perhitungan, atau bahkan sampai menyimpang dari perpajakan dan lain sebagainya.
Disinilah kemampuan memecahkan masalah atau problem solving dibutuhkan. Seorang Payroll Staff dituntut untuk mampu menemukan solusi serta memecahkan masalah agar tidak terulang di masa yang akan datang.
7. Paham Mengenai Regulasi
Soft skill yang juga penting untuk dikuasai Payroll Staff adalah paham mengenai regulasi dan peraturan hukum yang berlaku terkait pajak dan ketenagakerjaan.
Dengan pemahaman ini, Payroll Staff nantinya bisa memastikan bahwa seluruh proses penggajian dalam perusahaan sudah sesuai dengan regulasi yang berlaku. Hal ini dapat mencerminkan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan tersebut.
Demikian pembahasan mengenai jabatan Payroll Staff yang berperan penting untuk membantu perusahaan memproses penggajian, perhitungan pajak, hingga administrasi karyawan. Mengingat tugas tersebut harus rutin dilakukan tiap bulan, maka akan lebih mudah jika Anda memanfaatkan aplikasi penggajian seperti Appsensi.
Appsensi adalah salah satu cara terbaik untuk menghitung dan menyusun slip gaji menurut perhitungan cut off secara otomatis. Jadi, Anda tidak perlu repot lagi menghitung gaji secara manual setiap bulan.
Selain terintegrasi payroll, Appsensi juga merupakan aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, dan penarikan laporan secara real-time.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
