Notulen adalah catatan tentang jalannya rapat atau informasi dan pembahasan yang dilakukan saat rapat berlangsung. Di dalamnya meliputi apa yang dibahas, siapa yang terlibat, dan keputusan apa yang diambil berdasarkan rapat tersebut.
Key Takeaways
- Notulen adalah rangkuman yang berisi jalannya sebuah rapat atau diskusi, meliputi apa yang dibicarakan, siapa yang terlibat, hasil akhir atau keputusan yang dibuat, hingga langkah yang diambil selanjutnya.
- Format notulen terdiri atas pembukaan, isi, dan penutup notulen.
Dalam dunia kerja, notulen juga dikenal dengan meeting of minute atau MoM.
Dalam artikel ini akan membahas cara membuat notulen yang benar dan efektif, lengkap dengan format penulisan dan contohnya. Simak informasinya berikut ini.
Apa itu Notulen?
Notulen adalah rangkuman yang berisi jalannya sebuah rapat atau diskusi, meliputi apa yang dibicarakan, siapa yang terlibat, hasil akhir atau keputusan yang dibuat, hingga langkah yang diambil selanjutnya. Notulen adalah sebutan untuk catatan hasil rapat, sedangkan orang yang menulis notulen disebut notulis.
Seorang notulis wajib menyajikan rangkuman yang akurat. Selain itu, notulis juga wajib memilih informasi mana yang harus ditulis dan dihilangkan agar rangkuman tetap efektif, sesuai, dan relevan.
Fungsi Notulen
Melansir dari Liputan6.com dan Detik.com, fungsi notulen rapat, antara lain:
1. Catatan Resmi
Notulen juga memberikan perlindungan hukum bagi perusahaan atau organisasi. Sering kali, penyelidikan penilaian kinerja perusahaan atau juga dikenal dengan “uji tuntas” dicatat dalam notulen rapat.
Catatan tersebut kemudian disahkan dan didokumentasikan untuk mengonfirmasi praktik etis dan adil dari suatu perusahaan atau organisasi. Notulen juga berfungsi sebagai bukti alasan dan cara rapat mengambil keputusan tertentu.
2. Memberi Informasi Penting
Notulen adalah catatan tertulis tentang apa yang disepakati pada pertemuan dan menciptakan pemahaman bersama tentang hasil dari pertemuan tersebut.
Notulen adalah cara terbaik untuk menghindari kesalahpahaman yang berasal dari orang-orang yang memiliki pemahaman atau ingatan berbeda tentang pertemuan tersebut.
3. Memetakan Tugas
Notulen menjadi panduan bagi peserta rapat mengenai tugas yang diberikan kepada mereka dan membuat timeline yang jelas. Dengan demikian, seluruh tugas dari tiap anggota dapat selesai dengan baik dan tepat waktu.
Notulen rapat yang terperinci akan menciptakan kejelasan tentang apa langkah selanjutnya serta siapa yang terlibat dan bertanggung jawab.
4. Sumber Informasi bagi Anggota yang Tidak Dapat Hadir
Keputusan rapat harus diketahui oleh semua pihak yang terlibat. Adanya notulen bertindak sebagai sumber informasi bagi anggota yang tidak dapat hadir. Dengan demikian, orang tersebut tetap dapat mengetahui progres diskusi melalui notulen.
Notulen juga membantu pemangku kepentingan tetap mendapat informasi, misalnya ketika hasil pertemuan berdampak pada kegiatan kolaboratif, proyek, atau lintas tim.
5. Meninjau Kembali
Notulen berfungsi sebagai dokumen untuk meninjau kembali ide kunci, fakta, dan poin-poin diskusi yang mengarah pada keputusan. Tanpa catatan yang jelas, alasan mengapa keputusan tertentu dibuat mudah untuk terlupakan.
6. Mengukur Kesuksesan Rapat atau Sidang
Apa pun hasil dari rapat, diskusi atau sidang perlu dicatat dalam notulen. Catatan ini berfungsi untuk mengukur sukses atau tidaknya suatu rapat, diskusi, atau sidang.
7. Pedoman Pelaksanaan Hasil Keputusan
Dalam sebuah rapat atau sidang, biasanya ada keputusan yang diambil di akhir. Notulen berfungsi menjadi panduan dilaksanakannya sebuah hasil keputusan rapat atau sidang.
Tujuan Penulisan Notulen
1. Bukti Terlaksananya Rapat
Notulen akan diberikan kepada ketua organisasi atau pimpinan perushaan sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis pelaksanaan rapat.
Selain itu, notulen juga bisa digunakan sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat. Oleh karena itu, adanya notulen juga untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan.
2. Sumber Informasi yang Kredibel
Informasi yang tertulis dalam notulen adalah terpercaya karena didasarkan pada kenyataan. Informasinya tersampaikan secara faktual kepada seluruh anggota organisasi setelah rapat berakhir. Dengan demikian, notulen dapat digunakan sebagai sumber informasi yang kredibel oleh anggota yang tidak menghadiri rapat.
3. Tolak Ukur Pengambilan Keputusan
Notulen dapat digunakan sebagai salah satu pertimbanggan untuk mengambil keputusan. Secara tidak langsung, notulen merupakan analisis tanggapan dari seluruh anggota yang mengikuti rapat.
Baca juga: Langkah dan Tips Membuat Minutes of Meeting (MoM)
Perbedaan Notulen dan Notula
Banyak yang menganggap bahwa notulen dan notula sebagai istilah yang sama, padahal keduanya memiliki arti yang sedikit berbeda.
Notulen adalah catatan mengenai pembahasan selama rapat yang disajikan secara rinci. Sementara itu, notula adalah catatan singkat mengenai apa yang dibicarakan dalam sebuah pertemuan.
Meskipun demikian, banyak orang menganggap keduanya sebagai satu kesatuan karena sama-sama kegiatan mencatat hasil percakapan rapat. Salah satu contoh notula rapat adalah notes diskusi, sedangkan notulen biasanya lebih panjang dan formal daripada notula.
Format Notulen
Melihat fungsinya yang krusial, maka untuk dapat menjalankan tugas sebagai notulis dengan baik, Anda wajib mengetahui cara penulisan yang benar sesuai dengan format notulen.
Berikut format atau susunan penulisan notulen:
1. Pembukaan Notulensi
Pertama, buatlah pembuka notulen. Bagian pembuka ini meliputi beberapa hal, antara lain:
- judul atau topik yang dibahas,
- waktu pelaksanaan,
- lokasi pelaksanaan,
- anggota yang hadir dalam kegiatan atau rapat.
2. Isi Notulensi
Pada bagian isi memuat bagian apa saja yang dibahas hingga hasil keputusan kegiatan atau rapat. Bagian isi notulen terbagi dalam 4 bagian, yaitu:
- kata pembuka,
- pembahasan,
- hasil dan keputusan,
- waktu berakhirnya rapat.
3. Penutup Notulensi
Penutup notulensi merupakan bagian akhir dari notulen. Terdapat beberapa hal yang perlu dicantumkan pada bagian ini, diantaranya:
- waktu untuk kegiatan atau rapat berikutnya,
- tanda tangan beberapa pihak yang penting dan bertanggung jawab atas rapat tersebut. Penandatanganan dari beberapa pihak tersebut meliputi nama, jabatan, dan tandatangan.
Cara Membuat Notulen
1. Manfaatkan Website e-Notulen
Seiring perkembangan teknologi, kegiatan menulis notulen bisa dilakukan dengan menggunakan website e-Notulen yang bisa diakses lewat device tablet, laptop, atau smartphone.
Website e-Notulen akan memudahkan dalam mencatat poin penting selama rapat. Penggunaan website e-Notulen ini memberikan sejumlah keuntungan, diantaranya hasil catatan jadi lebih cepat selesai dan rapi dibandingkan tulisan tangan.
Selain itu, notulen daring juga mempermudah notulis membagikan notulen dengan seluruh peserta rapat, yakni dengan memasukkan alamat e-mail peserta rapat dan tersedia banyak template.
2. Terapkan Mind Mapping
Cara membuat notulen selanjutnya adalah menerapkan mind mapping supaya memudahkan mencatat banyak ide ketika sesi brainstorming. Tools yang bisa digunakan notulis adalah buku atau mind map daring.
3. Menggunakan Notes
MoM dalam versi notes adalah cara membuat notulen yang cocok untuk diskusi kasual yang bersifat personal dengan satu pihak. Jadi, cara ini tidak disarankan diterapkan pada rapat besar.
Tips Menulis Notulen
Ada sejumlah tips yang bisa Anda coba untuk menulis notulen agar efektif dan rapi. Anda tak perlu mencatat semua percakapan, hanya bagian penting saja yang harus didokumentasikan. Perhatikan tips di bawah ini:
1. Persiapkan Peralatan yang Dibutuhkan
Tahap pertama sebelum agenda pertemuan dimulai adalah mempersiapkan segala peralatan yang dibutuhkan untuk membuat notulen.
Apabila Anda menggunakan perekam dan laptop, pastikan alat tersebut berfungsi dan cukup baterai. Jika menggunakan cara tradisional, pastikan pena terisi.
Penggunaan peralatan yang tidak memadai harus Anda hindari karena bisa menghambat Anda ketika mencatat.
2. Tulis dengan Kata-Kata Sederhana
Selama rapat berjalan, bisa jadi waktu yang Anda miliki terbatas. Dengan demikian, Anda tidak bisa menulis kata per kata yang diucapkan peserta rapat.
Untuk mengatasinya, Anda cukup memperhatikan detail dan menulis bagian pentingnya saja. Tulis menggunakan kalimat pendek dan pilihlah kata yang mudah dipahami supaya apa yang Anda tulis lebih mudah diingat.
3. Periksa Kembali Sebelum Didistribusikan
Setelah notulen selesai ditulis, cek ulang notulen untuk memastikan tidak ada typo di poin-poin penting.
Terakhir, mintalah persetujuan atasan berupa tanda tangan sebelum didistribusikan ke peserta yang tidak hadir.
Baca juga: Pengertian, Tujuan, Jenis, Alasan, dan Syarat-Syarat Rapat
Contoh Notulen
1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Notulen Rapat
Tim Content Writer PT. Pena Creative Indonesia 2023
Tanggal: 20 November 2023
Waktu: 11.00 – 12.30 WIB
Tempat: Ruang Meeting lantai 2 PT. Creative Indonesia, Jakarta
Tujuan pembahasan: Penentuan konten TikTok Rumahibu.com
Anggota yang hadir: Maya (editor), Lula (editor), Shifa (writer), Thabita (writer)
Pemimpin rapat: Fathia Puspa (Editor in Chief)
Pembahasan:
- Menentukan ide konten TikTok Rumahibu.com
- Menentukan tanggal syuting konten perdana
- Mempersiapkan peralatan syuting konten video
Hasil keputusan:
- Konten TikTok Rumahibu.com seputar kehamilan, tips mengasuh, resep makanan sehari-hari, serta mitos dan fakta.
- Syuting konten perdana akan dilaksanakan pada 1 Desember 2020.
- Peralatan yang digunakan untuk konten resep makanan bekal sandwich adalah:
- pisau,
- piring saji,
- nampan,
- talenan.
- Masing-masing writer diwajibkan membawa satu peralatan pada hari H syuting.
Notulis: Rose Arum Wangi
2. Contoh Notulen Rapat Dinas
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
DINAS PERHUBUNGAN
CABANG DINAS PERHUBUNGAN TANGERANG SELATAN
NOTULEN
Nama rapat: Rapat Dinas
Tanggal: Selasa, 21 Desember 2023
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Cabang Dinas Perhubungan Wilayah Tangerang Selatan
Tujuan acara: Membahas penertiban angkutan umum tak layak beroperasi
Pemimpin rapat : Kepala Dinas Perhubungan Darat Wilayah Tangerang Selatan
Notulis : Ghea Fransiska
Hasil rapat:
35 Anggota Seksi Pengawas Lalu Lintas Jalan ikut serta dalam:
- Menindak angkutan umum dengan kendaraan yang tidak layak dikendarai.
- Memberhentikan dan menindak tegas angkutan dengan muatan berlebih.
- Menertibkan pengendara yang tidak memenuhi dokumen berkendara.
- Menilang pengendara dengan kendaraan yang tidak memenuhi standar keselamatan angkutan umum penumpang.
Kepala Cabang Dinas Perhubungan
Wilayah Tangerang Selatan
Robby Nurman, SH, MM
NIP.65293012
3. Rapat Kantor Pemerintah
NOTULEN RAPAT
Yth.: Farhanudin (Ketua Camat)
Dari: Winata Putra (Wakil Camat)
Hal: Rapat mingguan
Hari, tanggal: Senin, 08 November 2023
Waktu: 14.00 – 16.00
Tempat: Ruang Serbaguna Lt 4
Acara: Koordinasi evaluasi pengendalian faktor penyakit DBD
Undangan:
- Kasudin Kesmas Bandung
- Para Camat Bandung
- Para Lurah Bandung
Pimpinan Rapat: KA Dinas Kesmas Bandung
Kesimpulan Rapat:
Dengan ini disimpulkan jika hasil kegiatan berdasarkan undangan dari Pemerintah Bandung sebagai berikut:
- Acara dibuka oleh Sekda Bandung dan kemudian dilanjutkan dengan arahan.
- Penyampaian Materi:
- Koordinasi evaluasi terkait penanggulangan DBD di Bandung oleh Kepala Biro Bintal serta Kesmas.
- Strategi guna antisipasi meningkatnya kasus DBD oleh Depke.
- Penyelenggaraan PSN.
Demikian laporan ini disusun untuk dijadikan sebagai bahan bapak lebih lanjut.
Surabaya, 08 Januari 2021
Peserta Rapat,
Wakil Camat
(Winata Putra)
NIP: 000000765
Tembusan:
Kasi Pemberdayaan Masyarakat
4. Rapat Tinjauan Manajemen
Hari, tanggal: Rabu, 8 Desember 2023
Susunan acara:
- Pembukaan
- Arahan CEO
- Pembahasan hasil audit internal
- Penutup
Arahan CEO:
- Rapat tinjauan manajemen dilakukan per periode, dan harus ada peningkatan dari sebelumnya.
- Hasil dari audit internal harus ada evaluasi dan tindak lanjut.
- Audit internal dilakukan untuk melihat kegiatan perbaikan selama 6 bulan.
- Jika ada kendala dalam rapat tinjauan manajemen, telusuri permasalahannya. Cari solusi lain jika permasalahan tidak bisa ditangani.
- Temuan hasil audit dari tim auditor harus ditangani secepatnya setelah rapat tinjauan manajemen.
Pembahasan audit internal:
- Dari hasil temuan, seluruh ruangan yang dibutuhkan dalam kantor telah tersedia dan dalam kondisi bagus.
- Kepatuhan pekerja terhadap SOP pada bulan Desember 2023 adalah sebesar 95%.
- Kepuasan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan berada di angka 87%.
Penutup:
Kepuasan pelanggan masih bisa ditingkatkan lagi. Pelayanan seperti customer service dan kemudahan menghubungi perusahaan jika ada masalah harus lebih baik lagi.
5. Notulen Diskusi Online
Notulensi Diskusi Online
“Personal Branding”
Hari, tanggal: Jumat, 31 November 2023
Tempat: online via Zoom Meeting
Waktu: 19.30 WIB
Pembicara: Nadira Lupita
Biodata Pembicara
Pekerjaan: Perusahaan Teknologi & Komunikasi bernama PT Insiprasi Mandiri
Pendidikan: Lulusan Psikolog – Universitas Negeri, mengambil master of international business di Hult International Business School, San Francisco.
Pengalaman : Co-founder Branding
Isi Diskusi:
- Personal Branding sebagai citra individu yang ingin ditampilkan kepada dunia luar, tidak hanya berupa barang atau produk. Orang yang outstanding berpeluang mendapat recognition lebih.
- 3 alasan pentingnya personal branding:
- Nilai jual individu akan semakin mahal. Kita dibayar atas karya, pengalaman, pelajaran, dan kegagalan yang pernah kita alami. Jika bisa membalutnya dengan personal branding yang bagus, karya otomatis semakin mahal.
- Lebih dikenal orang. Personal branding yang baik membuat nama kita diingat banyak orang. Membuat kesempatan semakin besar untuk mengambil peluang-peluang lebih besar.
- Lebih fokus untuk belajar dan menghasilkan karya.
- Cara membangun personal branding:
- Mulai bangun prestasi.
- Mengikuti kursus pengembangan diri.
- Cara membangun personal branding yang kuat:
- Koneksi online maupun offline
- Komitmen
- Konsistensi
Kesimpulan:
Membangun personal branding yang baik dapat meningkatkan peluang individu.
6. Contoh Notulen Rapat One-on-One
Sesi One-on-One
Lily dan Kusuma
Hari, tanggal: Rabu, 30 November 2023
Waktu: 09.30 WIB – 10.30 WIB
Tempat: Ruang 9A Lantai 3
Pembuka: Menurut Kusuma, bagaimana performa Lily selama 3 bulan terakhir?
Poin diskusi:
- Bagaimana Lily bisa membantu Kusuma untuk dapat kembali fokus dan tidak merasa jenuh ketika mengerjakan pekerjaannya.
- Hal-hal apa saja yang bisa dilakukan Liliy dan tim untuk membantu dan mendukung Kusuma ketika bekerja.
Evaluasi dan Pembelajaran:
- Berhasil menyelesaikan 3 proyek sampingan selama 3 bulan berturut-turut.
- Proyek C yang dikerjakan di bulan Juni mendapatkan hasil yang maksimal.
- Proyek K yang dikerjakan pada bulan Juli terlambat diselesaikan dalam 3 hari.
Tantangan:
- 2 bulan terakhir merasa jenuh dengan pekerjaan yang dijalani.
- Kesulitan untuk fokus mengerjakan tugas yang diberikan.
- Durasi pengerjaan tugas cenderung lebih lama dibandingkan biasanya.
Feedback:
- Kusuma disarankan untuk mengambil cuti, karena terakhir ia mengambilnya di bulan Mei dan saat ini jumlah cutinya masih banyak.
- Kusuma diminta untuk bersikap terbuka soal kesulitannya kepada atasan maupun rekan setimnya, supaya bisa dibantu dan beban kerja dapat didelegasikan.
Langkah berikutnya:
- Kusuma akan mengambil cuti selama 4 hari pada tanggal 1, 4, 5, dan 6 di bulan Desember 2023.
- Kusuma akan digantikan oleh Yuandra pada proyek J di bulan Desember mendatang.
7. Contoh Notulen Rapat Brainstorming
Notulen Rapat
Brainstorming Peningkatan Nilai Brand Nova Labs
Hari, tanggal: Kamis, 7 Desember 2023
Waktu: 10.30 – 11.30 WIB
Tempat: Ruang rapat E lantai 4
Pemimpin rapat: Alwira Ramadhan
Peserta rapat:
- Alwira Ramadhan
- Kennan Abimana
- Ayudia Kumala
- Dinda Fitria
- Aria Dirgantara
- Genta Rahardian
- Sara Bella
- Bimantara Diaksara
- Radika Sanjaya
- Adelyn Olivia
Materi:
- Mempelajari seluk-beluk seputar brand Nova Labs, mulai dari nilai yang dipegang, produk yang dijual, hingga kompetitor.
- Hal apa saja yang bisa dilakukan untuk meningkatkan nilai brand Nova Labs?
- Pembagian tugas dan tanggung jawab.
- Penentuan deadline pada setiap tugas dan tanggung jawab.
Hasil keputusan rapat:
- Kompetitor langsung brand Nova Labs di antaranya adalah PT. Evolusi Cemerlang, PT. Inovasi Terdepan, dan PT. Sukses Gemilang.
- Beberapa hal yang bisa dilakukan untuk meningkatkan nilai brand Nova Labs di antaranya;
- Memberi cerita autentik atau nyata konsumen yang merasa terbantu setelah menggunakan produk brand Nova Labs.
- Durasi produksi cerita autentik atau nyata konsumen adalah 12 bulan.
- Memanfaatkan media sosial untuk memberikan informasi bermanfaat seputar brand Nova Labs, seperti cara booking labs online hingga biaya medical check up.
- Alwira Ramadhan bertanggung jawab membentuk tim yang bertugas membuat cerita autentik konsumen selama 12 bulan ke depan.
- Tim yang akan membuat cerita autentik konsumen harus sudah terbentuk pada tanggal 10 Desember 2023.
- Kennan Abimana dan tim bertanggung jawab membuat konten di media sosial setiap minggu.
- Tim yang bertanggung jawab membuat konten media sosial harus sudah terbentuk pada tanggal 10 Desember 2023.
Jadwal rapat selanjutnya: 14 Desember 2023
—
Demikian penjelasan lengkap mengenai notulen. Dengan membuat notulen, hasil rapat atau diskusi tercatat dengan jelas dan terperinci, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.
Anda bisa mencatat poin-poin rapat menggunakan website e-Notulen agar hasil catatan jadi lebih cepat selesai dan mudah dibagikan pada seluruh peserta rapat atau diskusi.
Semantara untuk urusan absen, penggajian, dan pengelolaan SDM, bisa diserahkan pada Appsensi. Appsensi merupakan aplikasi absensi online berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. AppsAensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, penarikan laporan secara real-time, dan terintegrasi dengan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
