Rapat atau pertemuan adalah salah satu hal yang tidak hanya pasti, tetapi juga sering dilaksanakan oleh sebuah perusahaan. Baik pertemuan antar divisi ataupun rapat antar dewan direksi perusahaan, rapat diharapkan dapat menghasilkan suatu keputusan atau memberi tahu kemajuan dari kinerja perusahaan. Rapat juga dapat membahas isu atau masalah yang tengah terjadi di perusahaan Anda.
Hasil rapat ini kemudian perlu diingat oleh seluruh peserta rapat agar dapat melaksanakan tugas mereka sesuai dengan keputusan yang dihasilkan dari rapat. Untuk membantu para peserta mengingat hasil dari rapat, perlu dibuatnya sebuah catatan dalam rapat tersebut atau minutes of meeting (MoM).
MoM sendiri berperan sebagai dokumentasi atau catatan dari rapat yang telah berlangsung. Lalu apakah MoM ini penting bagi perusahaan? Artikel ini akan membahas tentang apa itu minutes of meeting dan tips-tips penulisan minutes of meeting yang efektif.
Apa Itu Minutes of Meeting?
Minutes of meeting sering juga disebut sebagai meeting minutes. Meeting minutes atau dapat disebut juga sebagai notulen rapat merupakan catatan yang dicatat selama rapat berlangsung. Meeting minutes adalah bagian terpenting dari rapat apapun guna memastikan semua yang terlibat dalam rapat berada di halam yang sama dengan keputusan, pembaruan, dan rencana tindakan sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah. Catatan ini menyoroti isu-isu kunci yang dibahas, mosi yang diusulkan atau dipilih, dan kegiatan yang akan dilakukan.
Istilah meeting minutes sendiri umum disalahpahami oleh banyak orang karena mereka mengira bahwa mereka harus mencatat rapat ‘menit demi menit’. Nyatanya, meeting minutes adalah catatan faktual rapat bagi para anggotanya sekaligus menjadi sumber informasi bagi orang-orang yang berhalangan hadir.
Meeting minutes biasanya dibuat oleh anggota kelompok yang ditunjuk. Anggota kelompok yang ditunjuk dapat berupa pencatat profesional, seperti asisten yang hadir semata-mata untuk merekam atau mencatat rapat. Namun, catatan ini juga dapat diambil oleh salah satu peserta rapat. Anggota kelompok ini bertugas untuk memberikan catatan yang akurat tentang apa yang terjadi selama pertemuan.
Fungsi Minutes of Meeting
Meeting minutes sendiri berfungsi sebagai catatan yang merekam apa yang terjadi di dalam rapat. Berbeda dari agenda rapat (meeting agenda), meeting minutes mencatat keputusan yang dibuat dan tindakan yang diminta oleh tim Anda.
Minutes of meeting dimaksudkan untuk menjadi rekaman yang tidak memihak dan akurat tentang peristiwa yang terjadi dalam rapat. Sebagai pencatat meeting minutes, Anda harus bisa mengkonfirmasi semua informasi yang telah Anda ambil untuk rapat dan ajukan pertanyaan apa pun yang diperlukan untuk mengklarifikasi sesuatu yang mungkin telah dikatakan.
Sangat penting bagi notulen rapat untuk dapat menangkap dan mencakup informasi seperti:
- Keputusan yang dibuat
- Langkah selanjutnya
- Item tindakan dan siapa yang bertanggung jawab
Seperti yang telah disebutkan di atas, meeting minutes adalah catatan tentang siapa yang ada di sana dan apa yang terjadi di dalam rapat. Catatan ini adalah sumber informasi penting bagi mereka yang tidak dapat hadir atau melihat ke belakang untuk merenungkan apa yang terjadi selama rapat.
Notulen rapat juga merupakan alat yang sangat efektif untuk memberi tahu atau mengingatkan kembali para anggota tim terkait tugas yang diberikan kepada mereka atau timeline. Hal ini kemudian membantu semua orang agar tetap berada pada jalur.
Baca juga: Daftar Rumus Excel Lengkap yang Wajib Diketahui
Pentingnya Minutes of Meeting
Rapat sendiri merupakan bagian penting dalam membuat keputusan dan mendorong pekerjaan dari suatu perusahaan. Hal menunjukkan bahwa notulen rapat sangat diperlukan untuk memastikan keputusan tersebut tidak hilang dalam terjemahan.
Notulen rapat sendiri sangat penting karena digunakan untuk mendokumentasikan isu-isu kunci yang diangkat selama rapat. Misalnya, meeting minutes yang efektif dapat menyatakan pendekatan yang diusulkan untuk memecahkan masalah tertentu dan alasan utama mengapa anggota memilih suatu metode dibandingkan metode lainnya.
Minutes of meeting membantu semua peserta dan mereka yang tidak dapat hadir berada di halaman yang sama. Tidak mencatat notulen rapat dapat menyebabkan hasil yang buruk bagi perusahaan dan juga dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Jika rapat dilakukan tanpa membuat meeting minutes, Anda akan menemukan bahwa semua peserta dapat memiliki ingatan dan tanggapan yang berbeda dari rapat dengan Anda.
Selain itu, Anda juga beresiko melupakan apa yang dibahas dan siapa yang diberi tugas apa. Inilah sebabnya notulen rapat sebagai sebuah dokumentasi tertulis dari apa yang dibicarakan dan apa yang disepakati dalam rapat sangatlah penting untuk dibuat.
Di samping itu, notulen rapat sendiri juga dapat berguna untuk:
1. Menyediakan Informasi Terstruktur
Seperti yang telah disebutkan di atas, meeting minutes berfungsi untuk mencatat semua hal yang terjadi atau dihasilkan dari rapat. Meeting minutes dapat memberikan Anda informasi terstruktur dari rapat yang telah dilakukan, antara lain peserta, fakta, keputusan, suara yang diambil, konflik, dan detail penting lainnya.
2. Membuat Anda Tetap Terorganisir
Dengan membuat notulen rapat yang terperinci, Anda dapat merekam dengan jelas setiap keputusan yang dibuat dalam rapat, dan item tindakan apapun yang memerlukan masukan dari anggota tim Anda. Detail-detail ini dapat Anda temukan dengan mudah di dalam meeting minutes yang telah dibuat dan dapat Anda ambil kapanpun Anda memerlukannya.
3. Menawarkan Perlindungan Hukum
Notulen rapat akan dipertimbangkan sebagai catatan resmi tindakan organisasi dan dewannya oleh auditor, pengadilan, dan IRS.
4. Mengukur kemajuan
Selain sebagai catatan dari rapat, meeting minutes dapat berfungsi sebagai timeline kemajuan proyek, kemanjuran dari keputusan yang dibuat dari rapat, dan efektivitas anggota tim dalam setiap langkah-langkah tindakan.
5. Menentukan kepemilikan
Meeting minutes juga dapat Anda gunakan untuk menentukan pemilik pemberi suara, pemilik tugas dan keputusan dari rapat yang telah dilaksanakan.
6. Mendorong Transparansi
Dengan memiliki catatan terperinci tentang rapat yang telah berlangsung, Anda dapat membagikan apa yang terjadi dengan orang lain di dalam organisasi Anda. Hal ini kemudian membantu mendorong budaya transparansi dalam organisasi Anda.
Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik
Langkah-Langkah Mencatat Meeting Minutes
Untuk dapat membuat catatan rapat yang baik, Anda akan membutuhkan keterampilan mendengarkan dan fokus yang baik, serta kemampuan berkomunikasi dengan jelas. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk menulis meeting minutes Anda dengan baik.
1. Pertimbangkan Siapa yang Akan Hadir
Sebelum menetapkan agenda atau memilih waktu rapat yang Anda rencanakan, sangat penting bagi Anda untuk memikirkan siapa saja yang akan hadir dalam rapat tersebut.
Buatlah daftar peserta, termasuk nama lengkap dan jabatan atau peran mereka di organisasi Anda. Hal ini dapat membantu Anda menentukan apakah mereka memerlukan item agenda khusus yang disesuaikan dengan mereka atau departemen mereka.
2. Aturlah Agenda Rapat
Tahap ini dapat disebut juga sebagai tahap Pre-Planning. Rapat yang baik adalah rapat yang bersifat produktif. Dengan menetapkan agenda sebelum memulai rapat, Anda dapat memastikan rapat Anda untuk tetap produktif.
Jika rapat direncanakan dengan baik sebelumnya, membuat notulen pasti akan jauh lebih mudah. Agenda rapat dapat membantu Anda menjaga diskusi tetap pada jalurnya, mengatasi semua kekhawatiran peserta rapat, dan memastikan Anda telah menetapkan semua tugas sebelum tanggal rapat berikutnya.
3. Berikan Template Kepada Peserta
Template meeting minutes akan sangat berguna bagi semua peserta rapat. Dengan menyediakan template yang disertai dengan poin-poin dari agenda rapat, peserta rapat dapat membuat catatan mereka sendiri dan menindaklanjuti setiap tanggal deadline atau item tindakan yang disediakan jika perlu.
Anda juga dapat menyertakan ringkasan dari minutes of meeting rapat sebelumnya dalam template untuk membantu Anda mengatur agenda saat ini.
4. Buat Catatan Secara Real-Time
Sebagai pencatat yang ditunjuk, Anda bertanggung jawab untuk mengikuti rapat di saat rapat itu berlangsung dan mencatat semua informasi yang relevan dan penting. Hal ini mencakup hasil pemungutan suara, tugas yang diberikan, dan keputusan yang mempengaruhi tim atau organisasi secara keseluruhan.
Anda tidak perlu khawatir tentang menuliskan semua bagian dari rapat kata demi kata, meeting minutes lebih tentang merekam inti dari apa yang telah dibicarakan pada saat rapat.
5. Lengkapi Catatan
Setelah rapat berakhir, Anda dapat membaca catatan Anda dan memperluas timeline singkat dari apa yang telah Anda catat menjadi catatan yang lebih terbaca, fasih, dan terperinci terkait apa yang dicakup dan dibahas di dalam rapat.
Hal ini dapat membantu para peserta untuk mengingat informasi penting setelah pertemuan berakhir, atau dapat membantu memperbarui siapa saja yang tidak hadir.
6. Bagikan Catatan
Setelah Anda puas dengan minutes of meeting final Anda, Anda dapat mendistribusikannya ke peserta rapat lainnya. Para peserta rapat ini akan dapat mengandalkan meeting minutes yang telah Anda buat untuk menjalankan item tindakan mereka sendiri karena salinan cetak dari semua yang tercakup dalam rapat sekarang tercatat dan dapat diakses setiap saat.
Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja
Tips Bagi Pencatat Meeting of Minutes
Mencatat adalah keterampilan yang dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu. Anda dapat mengikuti tips-tips berikut untuk memulai mencatat meeting minutes Anda dengan baik.
1. Perhatikan Detail Penting
Dalam minutes of meeting Anda, sebaiknya Anda mencantumkan informasi-informasi penting berikut:
- Topik pertemuan
- Lokasi (jika relevan)
- Tanggal dan waktu
- Nama-nama hadirin, baik yang hadir maupun yang berhalangan hadir
- Item agenda
- Penerimaan atau perubahan yang dibuat pada minutes of meeting rapat sebelumnya
- Status tindakan terhadap tiap item
- Tanggal dan waktu pertemuan berikutnya
- Tindakan yang diharapkan dari rekan satu tim pada pertemuan berikutnya
- Hal-hal yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya
2. Pastikan Catatan Tetap Sederhana
Hal yang paling penting dari suatu meeting minutes adalah tetap sederhana dan tertulis dengan jelas, serta mencakup semua informasi yang diperlukan atau yang diperoleh dari pertemuan yang telah berlangsung.
Agar catatan yang Anda buat tetap konsisten dan sederhana, Anda dapat membuat atau menggunakan template untuk rapat rutin. Jika Anda belum atau tidak memiliki format tetap, pastikan meeting minutes Anda ditulis dengan cara yang sederhana alih-alih mencoba untuk mengikuti kata demi kata di dalam pertemuan tersebut.
Agar tidak memakan terlalu banyak waktu, Anda juga dapat mencatat terlebih dahulu para peserta segera setelah mereka bergabung dalam panggilan atau memasuki ruang rapat. Untuk memastikan kejelasan informasi yang Anda catat, Anda dapat meminta pengulangan atau klarifikasi jika perlu, atau Anda bisa merekam diskusi dengan ponsel atau perangkat lunak rapat Anda jika diperbolehkan.
3. Format Catatan Setelah Rapat
Jika rapat berjalan terlalu serius dan Anda kesulitan untuk mengikuti rapat sambil terus mencatat, solusi terbaik adalah untuk mulai memformat catatan dengan tepat setelah rapat tersebut selesai.
Berikut adalah beberapa tips untuk Anda saat memformat catatan setelah rapat selesai.
- Tambahkan klarifikasi dari pihak-pihak terkait
- Gunakan kata kerja yang sama dalam keseluruhan catatan
- Catat pembicara atau peserta jika Anda mendokumentasikan diskusi
- Lampirkan dokumen yang dibahas sebagai lampiran
- Simpan dokumen dengan gaya penamaan yang konsisten
Namun ingatlah, setelah rapat berakhir, jangan terlalu lama menulis notulen. Dengan begitu, semua yang terjadi dalam rapat masih segar dalam ingatan Anda. Tinjau kembali outline yang telah dibuat sebelumnya dan lakukan penyesuaian bila perlu.
4. Tinjau Catatan
Jika Anda membuat meeting minutes untuk referensi dan rapat yang sangat penting, mintalah orang lain dalam tim Anda untuk meninjaunya. Tinjauan oleh orang lain ini akan membantu memastikan bahwa Anda sudah mencatat semuanya secara akurat dan menyeluruh.
Sebagai contoh, meeting minutes yang resmi harus disediakan untuk rapat dewan dan harus disetujui oleh ketua rapat agar dapat diajukan sebagai arsip resmi.
5. Distribusikan ke Tim
Setelah meeting minutes Anda selesai dan disetujui, bagikan catatan tersebut dengan peserta dan anggota tim yang tidak dapat hadir. Anda dapat membagikan meeting minutes ini melalui email atau grup lini divisi Anda.
Simpan catatan dalam folder yang diatur berdasarkan tanggal rapat untuk pencarian catatan yang mudah. Recorder dari rapat juga sebaiknya menyimpan salinan dari meeting minutes untuk referensi di masa mendatang.
Mengingat bahwa notulen dan jenis dokumen lainnya memerlukan banyak dokumen berbentuk kertas, mungkin lebih baik menggunakan pendekatan berbagi tanpa kertas. Sebagian besar perusahaan menyimpan meeting minutes mereka secara online, baik di Google Documents, Google Drive, ataupun OneDrive.
Isi from berikut dibawah ini untuk coba GRATIS 30 HARI aplikasi HR dari Appsensi :
