Dalam kehidupan sehari-hari, Anda pasti pernah mendengar kata reimburse, terutama jika bekerja di HR. Tanpa disadari, Anda mungkin sudah pernah menerimanya.
Reimburse adalah hal yang biasa dilakukan dalam lingkungan bisnis. Keterampilan dan pemahaman yang baik terkait reimburse dapat membantu karir sumber daya manusia Anda.
Mari simak lebih lanjut artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai reimburse.
Pengertian Reimburse
Reimburse merupakan kompensasi yang dibayarkan oleh organisasi untuk pengeluaran sendiri yang terjadi atau pembayaran lebih yang dilakukan oleh karyawan, pelanggan, atau pihak lain.
Reimburse atau penggantian biaya mengacu pada uang yang dibayarkan kembali kepada karyawan yang mengeluarkan biaya sendiri untuk mencapai tujuan perusahaan.
Reimburse paling sering dikaitkan dengan pengeluaran bisnis. Banyak perusahaan memiliki kebijakan yang menjelaskan kapan mereka akan mengganti biaya atau melakukan reimburse dana yang dikeluarkan karyawan mereka dengan biaya sendiri.
Biasanya, dana yang dikeluarkan ini terkait dengan perjalanan dan dapat mencakup biaya yang terkait penggantian biaya bisnis, penggantian biaya kesehatan, penggantian biaya perjalanan, dan lain-lain.
Reimburse vs Refund
Jika mengingat kata-kata pengembalian uang, Anda pasti akan teringat akan kata refund. Lalu apakah sebenarnya refund dan reimburse adalah hal yang sama?
Kedua kata ini memiliki pengertian yang sama, yaitu berarti memperoleh kembali uang Anda.
Namun, sebenarnya prinsip antara refund dan reimburse adalah berbeda. Refund pada umumnya terkait dengan barang yang rusak atau ketidakpuasan dengan hasil transaksi. Sedangkan pengertian reimburse adalah penggantian dana yang sebelumnya telah dikeluarkan menggunakan dana pribadi karyawan.
Ciri-Ciri Pengeluaran yang dapat Di-reimburse
Terkadang, definisi reimburse dapat menjadi ambigu. Anda harus terlebih dahulu lebih jelas mendefinisikan apa saja pengeluaran yang dapat di-reimburse.
Ketika karyawan mengeluarkan biaya atas nama perusahaan Anda dan untuk keperluan perusahaan, terkadang mereka perlu mengeluarkan uang pribadi mereka sendiri. Secara moral dan hukum, perusahaan memiliki kewajiban untuk mengganti pembayaran mereka dengan segera dan secara penuh.
Namun, hal yang paling penting disini adalah tidak berarti karyawan dapat mengklaim reimburse untuk setiap pengeluaran yang mereka lakukan.
Anda perlu menetapkan batas yang jelas tentang apa yang termasuk dalam biaya yang dapat diganti agar semuanya tetap adil dan transparan.
Pengeluaran yang dapat di-reimburse harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut.
1. Pengeluaran harus memiliki karakter bisnis yang jelas
Karakter bisnis yang jelas disini berarti pengeluaran yang dikeluarkan harus berkaitan dengan sesuatu yang dibutuhkan seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka atau untuk kepentingan bisnis.
2. Bukti pembayaran yang jelas
Penting bagi karyawan untuk memiliki bukti bayar yang sah dan dapat membuktikan bahwa mereka telah mengeluarkan uang pribadi untuk kepentingan operasional bisnis. Bentuk bukti pembayaran ini dapat dibuat baik dalam bentuk kwitansi, faktur atau bukti pembelian lainnya.
Bukti bayar setidaknya mengandung informasi yang membuat catatan tersebut sah secara hukum, antara lain mencakup total biaya yang dikeluarkan (dengan pajak), waktu dan tempat pembelian, dan deskripsi produk atau layanan yang disediakan.
Bukti bayar yang jelas juga dapat membantu dalam memperoleh pengembalian dana atau reimbursement secepatnya.
Pastikan juga dokumen-dokumen terkait untuk mengajukan penggantian biaya pengeluaran Anda susun dengan rapi agar mudah ditelusuri dan perusahaan akan mengganti dana pribadi Anda dengan lebih cepat.
3. Selalu dilaporkan ke departemen yang bertanggung jawab
Setiap pembayaran dengan dana pribadi karyawan yang dapat diganti harus selalu dilaporkan ke departemen yang bertanggung jawab dalam jangka waktu yang wajar. Setiap jumlah surplus yang ditinggalkan karyawan dari penggantian awal juga harus dibayarkan kembali kepada pemberi kerja dalam jangka waktu yang sama.
Jenis-Jenis Reimburse
Ada beberapa jenis pengeluaran karyawan terkait operasional bisnis yang dapat dilakukan penggantian dana, antara lain:
1. Transportasi
Bidang transportasi umumnya terkait dengan perjalanan bisnis. Pengajuan reimbursement terkait bidang transportasi dapat mencakup biaya perjalanan bisnis, seperti tiket pesawat, taksi, tip, dan pembelian yang diperlukan dalam pesawat.
2. Akomodasi
Biaya akomodasi yang dapat digantikan termasuk biaya yang dikeluarkan saat menginap di hotel.
3. Biaya Makan
Biaya makan, hiburan, dan tip untuk makanan termasuk dalam biaya makan yang dapat digantikan.
4. Persediaan
Persediaan yang dimaksud adalah pengeluaran umum yang terjadi dalam lini bisnis dan dapat diganti.
5. Lain-lain
Biaya lain-lain mencakup biaya pengiriman surat, faks, fotokopi, membuat panggilan bisnis, pulsa pribadi, dan dry cleaning.
Masalah-Masalah dalam Reimburse
Pada dasarnya, proses reimburse bersifat masuk akal dan sederhana. Karyawan perlu melakukan pembelian dengan cepat, sehingga mereka perlu menggunakan kartu kredit mereka sendiri pada saat itu dan mendapatkan penggantian setelahnya.
Hal ini memungkinkan karyawan untuk membeli barang secara real time dan untuk perusahaan menghemat uang.
Namun kenyataannya, ada beberapa masalah yang dapat muncul dari proses yang tampaknya sederhana ini.
1. Beban keuangan
Ada kemungkinan dimana karyawan mungkin tidak memiliki dana pribadi yang cukup untuk dapat membayar uang muka untuk kepentingan perusahaan. Misalnya, individu fresh graduate yang baru mulai bekerja atau orang tua kelas menengah.
Karyawan melihat pekerjaan mereka sebagai sumber pendapatan, bukan sebagai penguras uang pribadi mereka.
Dengan membayar kepentingan perusahaan dapat mengurangi batas kredit pribadi karyawan, yang berarti mereka mungkin harus menunda pembayaran yang ingin atau harus mereka lakukan sampai mereka mendapatkan reimburse.
Penggantian biaya secara tidak proporsional merugikan pekerja dengan hutang pelajar, latar belakang sosial ekonomi rendah, dan komitmen keuangan dan keluarga. Bagi karyawan-karyawan ini, membayar di muka untuk makan siang klien, perjalanan bisnis, perlengkapan kantor, atau langganan perangkat lunak dapat menjadi kesulitan.
Oleh karena itu, penting bagi divisi keuangan perusahaan untuk dapat memikirkan bagaimana proses mereka dapat berdampak pada orang-orang di posisi yang berbeda di seluruh perusahaan.
2. Memakan waktu
Laporan pengeluaran menghasilkan kerja manual yang sangat banyak dan memakan waktu bagi karyawan dan tim keuangan.
Karyawan menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengisi laporan pengeluaran, mengumpulkan tanda terima, dan memasukkan data transaksi. Seorang manajer perlu meninjau dan menyetujui permintaan tersebut, baru kemudian dapat dikirim ke bagian keuangan perusahaan.
Kemudian tim keuangan akan menghabiskan waktu untuk memproses klaim dan merekonsiliasi transaksi sebelum mereka dapat mulai mengeluarkan penggantian biaya.
Proses ini mungkin saja tidak selesai sampai di sana dimana kita juga harus mempertimbangkan bolak-balik antara pihak-pihak yang mungkin terjadi sebelum langkah akhir.
Hal ini menunjukkan bahwa karyawan kemungkinan harus menunggu sedikit untuk mendapatkan uang mereka kembali, yang selanjutnya mungkin dapat memperburuk beban keuangan. Waktu yang dihabiskan oleh karyawan ini dapat lebih baik dihabiskan untuk proyek yang lebih strategis dan bernilai tinggi bagi perusahaan.
3. Sifat proaktif adalah kunci
Banyak masalah dari model reimburse berasal dari reaktivitasnya. Laporan pengeluaran sering dikirimkan berhari-hari atau berminggu-minggu setelah pembelian dilakukan. Oleh karena itu, tim keuangan tidak mengetahui apa yang telah dibelanjakan dan tidak dapat memperbaiki pembelian di luar batas sebelum terlambat.
Hal ini menempatkan beban yang tidak semestinya pada karyawan dengan mengharuskan karyawan mengeluarkan uang mereka sendiri untuk pengeluaran bisnis, dan menempatkan divisi keuangan pada posisi yang tidak nyaman untuk mengeluarkan atau menolak reimburse.
Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menerapkan sistem yang lebih proaktif yang tidak mengharuskan karyawan untuk menyerahkan uang pribadi atau mengandalkan mereka untuk tetap mematuhi kebijakan.
Dengan adanya preapprovals (pra-persetujuan), tim keuangan dapat memberi karyawan akses ke uang perusahaan sambil tetap mempertahankan kendali atas pengeluaran pribadi yang dilakukan.
4. Kebijakan pembelian yang membingungkan
Banyak kebijakan pembelian perusahaan yang terlalu rumit, tidak jelas atau bahkan bertentangan. Di sisi lain, ada juga beberapa perusahaan yang tidak memiliki kebijakan terperinci dan hanya mengandalkan karyawan untuk menggunakan penilaian terbaik mereka.
Dalam kedua kasus di atas, karyawan mungkin tanpa disadari menghabiskan dana mereka untuk kategori pengeluaran yang tidak dapat digantikan dan tidak dapat memperoleh penggantian, yang berarti mereka mengalami kerugian finansial hanya karena mencoba melakukan pekerjaan mereka.
Perusahaan memiliki kewajiban untuk menciptakan kebijakan yang terperinci dan jelas, dan memastikan karyawan mematuhi kebijakan tersebut sejak awal. Penjelasan mengenai pengajuan reimbursement, beserta syarat dan prosedur pengajuan reimburse yang terperinci juga sangat penting.
5. Sumber frustasi dan kebencian
Masalah terbesar dari proses reimburse adalah pengalaman buruk yang diciptakan bagi karyawan.
Dalam proses ini, karyawan harus memberikan pinjaman tanpa bunga, dan menghadapi manajer atau tim keuangan untuk melaporkan dan mengajukan penggantian dana. Interaksi antara karyawan dengan keuangan tentang laporan pengeluaran yang tidak lengkap, hilangnya bukti biaya pengeluaran, adanya karyawan yang mengarang pembelian atau sengaja menaikkan nominal pengeluaran, atau pedoman kebijakan yang tidak menyenangkan bagi siapa pun.
Hal ini akan menyebabkan stres, kebencian, dan frustasi yang tidak semestinya bagi karyawan Anda.
Cara Mengelola Reimburse Karyawan
Umumnya, waktu yang dibutuhkan untuk proses reimburse akan berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan, meskipun karyawan akan berharap dapat memperoleh reimbursement secepatnya.
Kebijakan ini biasanya dinyatakan agar karyawan mengetahui kapan mereka dapat mengharapkan untuk memperoleh gaji atau upah.
Anda dapat mengikuti cara-cara di bawah ini untuk dapat mengelola reimburse karyawan dengan baik.
1. Buat kebijakan terkait reimburse yang jelas
Kebijakan yang didefinisikan dengan jelas penting untuk operasi sumber daya manusia perusahaan Anda.
Dengan aturan yang berlaku untuk apa yang dapat dan tidak dapat disetujui, setiap karyawan dapat menjadi lebih bertanggung jawab dalam menyetujui laporan pengajuan reimburse.
Anda juga mungkin perlu membuat peraturan terkait bukti pembayaran yang harus disiapkan oleh karyawan yang ingin mengajukan klaim dan pengajuan reimburse mereka.
2. Berikan pemasukan permintaan yang dapat diakses
Pemasukan laporan pengeluaran perusahaan harus bersifat terpusat, standar dan digital. Untuk beberapa perusahaan, hal ini mungkin berarti mengirim laporan pengeluaran atau pengajuan reimbursement melalui email ke kotak surat tertentu, sementara yang lain mungkin berinvestasi dalam perangkat lunak yang memungkinkan mereka memiliki fitur tambahan.
3. Otomatisasi proses reimbursement
Otomatisasi tugas-tugas HR yang berikatan dengan pembelian dapat membantu membatasi jumlah tugas kecil yang harus dilakukan karyawan.
Misalnya, perangkat lunak SDM dapat memastikan laporan pengeluaran diisi dengan benar sebelum mencapai profesional SDM untuk ditinjau lebih lanjut. Bayangkan banyaknya dokumen yang perlu Anda periksa dan pengecekan ulang yang mungkin perlu dilakukan.
Hal ini akan menjadi lebih mudah dengan menggunakan aplikasi Appsensi yang membantu mengatasi masalah-masalah terkait HR dengan baik dan modern.
4. Kontrol, ukur, dan melaporkan penggantian biaya
Cara terakhir yang perlu Anda ingat adalah melihat pengeluaran sebagai metrik di mana Anda dapat meninjau tren dan menetapkan tujuan.
Anda dapat melakukan ini dengan menerbitkan dan meninjau laporan tentang reimburse atau bukti pembayaran selama periode waktu tertentu dan membuat strategi untuk memungkinkan hasil yang lebih baik.
Atasi Masalah Reimburse dengan Appsensi
Seperti yang telah disebutkan di atas, salah satu masalah umum yang terjadi dalam proses reimburse adalah adanya proses atau kebijakan reimburse yang kurang jelas atau rumit.
Otomatisasi merupakan salah satu cara mempermudah proses reimbursement. Appsensi, aplikasi yang memberikan solusi bagi HR, memungkinkan pengajuan klaim reimbursement dengan lebih praktis dan cepat pada masa modern ini.
Dengan fitur utama absensi online, aplikasi Appsensi sudah memiliki banyak pengalaman bekerja sama dengan berbagai bidang usaha, baik pemerintah, perusahaan, dan lain-lain. Bersama Appsensi, karyawan dapat mengajukan reimburse dengan mudah dan cepat, tanpa memakan waktu lama dan cara yang rumit.
Ingin mencari solusi untuk manajemen karyawan dan SDM bersama Appsensi? Kunjungi link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
