Level Grade Karyawan: Pengertian, Metode, dan Cara Membuatnya

Tim Human Resource (HR) perlu membuat level grade karyawan untuk setiap role atau pekerjaan yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya level grade menunjukkan bahwa perusahaan memiliki jenjang karier yang jelas dan memikirkan tingkat kesejahteraan karyawannya. Ini karena level jabatan memengaruhi skala gaji, tanggung jawab dan beban kerja yang dimiliki oleh setiap karyawan. Oleh karena itu, penting bagi HR untuk mengetahui cara membuatnya dengan tepat.

Key Takeaways

• Level grade karyawan terdiri dari 10 grade yang terdiri dari grade 1 (terendah) untuk jabatan Non-Staff sampai dengan grade 10 (tertinggi) untuk jabatan Director.
• Level grade karyawan menjadi dasar penetapan promosi, transfer/mutasi, demosi, penggolongan gaji serta pemberian fasilitas-fasilitas kepada karyawan.
• Ada 4 metode yang bisa digunakan untuk membuat level grade karyawan, yakni rank order, point, classification, dan factor comparison.

Pengertian Level Grade Karyawan dan Tingkatannya

Level grade karyawan merupakan sebuah tingkatan untuk penggolongan jabatan dalam perusahaan yang disusun berdasarkan berat dan ringannya tanggung jawab dan tugas pekerjaan di dalam organisasi di perusahaan yang bersangkutan. Terdapat 10 tingkatan atau grade karyawan yang penting untuk diketahui, yakni sebagai berikut.

Grade 1 

Grade 1 adalah karyawan non-staff seperti supir, petugas keamanan, pesuruh, dan lain sebagainya. Non-staff merupakan jabatan yang tidak menuntut keterampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja yang jelas dan baku.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir SMA/SMK, dengan tanpa pengalaman, atau SD/SMP dengan minimal pengalaman 2 tahun.

Grade 2

Grade 2 adalah karyawan senior non-staff.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir SMA/SMK dengan pengalaman 2 tahun, atau SD/SMP dengan pengalaman 4 tahun.

Grade 3

Grade 3 adalah karyawan staff, meliputi Staf Accounting, Staf Pemasaran, dan lain sebagainya. Staff merupakan jabatan yang tidak menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Namun menuntut keterampilan/skill tertentu, baik yang bersifat teknis maupun administratif.

Syaratnya adalah memiliki persyaratan pendidikan terakhir S1 tanpa pengalaman, D3 dengan pengalaman 2 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 4 tahun.

Grade 4

Grade 4 adalah karyawan senior staff.

Syaratnya adalah memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 tanpa pengalaman, S1 dengan pengalaman 3 tahun, D3 dengan pengalaman 4 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 6 tahun.

Grade 5

Grade 5 adalah junior manager.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 2 tahun, S1 dengan pengalaman 5 tahun, D3 dengan pengalaman 6 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 8 tahun.

Grade 6

Grade 6 adalah manager.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 4 tahun, S1 dengan pengalaman 7 tahun, D3 dengan pengalaman 8 tahun.

Grade 7

Grade 7 adalah senior manager.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 6 tahun, S1 dengan pengalaman 9 tahun, D3 dengan pengalaman 10 tahun.

Grade 8

Grade 8 adalah general manager.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 8 tahun, S1 dengan pengalaman 12 tahun.

Grade 9

Sama halnya dengan grade 8, grade 9 adalah seorang general manager. Bedanya syarat untuk grade ini adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 10 tahun, S1 dengan pengalaman 14 tahun.

Grade 10

Grade 10 adalah director.

Syaratnya adalah pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 12 tahun, S1 dengan pengalaman 16 tahun.

Manfaat Level Grade Karyawan

Merangkum dari Gaji Gesa dan Sakura System Solution, ada 6 manfaat penerapan level grade karyawan.

1. Sebagai Dasar Pemberian Promosi Jabatan

Promosi jabatan adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih tinggi. Seorang karyawan dapat memperoleh promosi jabatan dengan syarat sebagai berikut

• Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Baik”.
• Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari jabatan promosi.
• Lulus psikotes dan tes pengetahuan jabatan promosi.
• Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki jabatan promosi.

2. Membantu Memudahkan Proses Transfer atau Mutasi Karyawan

Transfer jabatan adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang sama. Seorang karyawan dapat memperoleh promosi jabatan dengan ketentuan sebagai berikut.

• Prestasi 3 tahun terakhir minimal “Cukup”.
• Memenuhi persyaratan pendidikan dan pengalaman.
• Pelatihan & persyaratan lain dari jabatan transfer.
• Lulus psikotes & tes pengetahuan jabatan transfer.
• Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki jabatan transfer. 

3. Untuk Menentukan Demosi 

Demosi jabatan adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain pada grade jabatan yang lebih rendah. Jadi demosi ini merupakan kebalikan dari promosi jabatan. Demosi jabatan memiliki persyaratan sebagai berikut.

• Prestasi 3 tahun terakhir “Kurang/Kurang Sekali”.
• Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari jabatan demosi.
• Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki jabatan demosi.

4. Memberikan Jenjang Karier yang Jelas

Karyawan yang sudah bekerja lama untuk sebuah perusahaan sering kali merasa jenuh dan tak berkembang. Oleh karena itu adanya level grade ini sangat penting agar karyawan tidak merasa stuck pada pekerjaan mereka. Job grading juga menjadi cara yang jitu untuk meningkatkan angka retensi perusahaan.

5. Sebagai Pertimbangan dalam Menetapkan Manpower Planning

Manfaat level grading karyawan selanjutnya adalah membantu perusahaan melalui Human Resource (HR) untuk menentukan jumlah karyawan yang sesuai untuk menempati level jabatan tertentu. Tentunya berdasarkan hasil analisis beban kerja dan evaluasi kerja.

6. Membantu Perusahaan Melakukan Kontrol Gaji dan Tunjangan

Adanya level grading memberikan kemudahan untuk tim keuangan dalam mengelola gaji karyawan. Sekaligus melakukan perencanaan anggaran finansial dan memberikan gambaran akurat terhadap kebutuhan keuangan tahunan yang akan digunakan oleh human capital.

Melansir dari Jojonomic, dalam menghitung gaji karyawan didasarkan pada titik pertimbangan yang sudah ditentukan. Adapun titik pertimbangan tersebut sebagai berikut.

a. Golongan

Secara umum, golongan terdiri dari 4 jenis di urutan dari tingkat terendah. Mulai dari Golongan I (Juru), Golongan II (Pengatur), Golongan III (Penata), Golongan IV (Pembina). Untuk pangkat bervariasi jumlahnya. Golongan I sampai III memiliki 4 jenis pangkat. Sedangkan Golongan IV memiliki 5 jenis pangkat. Konsepnya, semakin besar golongan dan pangkat maka makin tinggi pula perhitungan gaji.

b. Jabatan

Jabatan adalah suatu kedudukan karyawan yang menentukan kesulitan kerja, dan tanggung jawab. Semakin tinggi jabatan karyawan, maka semakin besar gaji yang diterima. Jika diurutan jabatan dari paling rendah ke paling tinggi, yaitu:

• Operator
• Leader
• Foreman
• Supervisor
• Assistant Manager
• Manager
• Director

c. Masa kerja

Menurut peraturan perundang-undangan, masa kerja menjadi variabel faktor tersendiri dalam menghitung gaji karyawan. Dalam pertimbangan masa kerja, sangat diperhatikan penghargaan atas lamanya kontribusi karyawan terhadap perusahaan. Karyawan dengan masa kerja yang panjang dianggap memiliki lebih banyak pengalaman, sehingga mengerti betul bagaimana karakteristik operasional perusahaan. Dari pertimbangan ini kemudian memunculkan konsep yang memberi perhitungan gaji lebih besar pada karyawan lama dibandingkan karyawan baru.

d. Pendidikan

Pendidikan jadi salah satu faktor yang juga dipertimbangkan dalam menghitung gaji karyawan. Asumsinya, pendidikan akan mempengaruhi kemampuan pegawai pemecahan masalah berdasarkan ilmunya juga setara. Sehingga meningkatkan efektivitas operasional perusahaan demi pencapaian tujuan dan target perusahaan.

e. Kompetensi

Kompetensi merupakan kemampuan pegawai berkaitan dengan wawasannya untuk melakukan tanggung jawab kerja. Konsepnya dengan kompetensi yang mumpuni, maka efektivitas kerja pun jauh lebih baik. Tentunya ini akan memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Hal ini juga akhirnya mempengaruhi perhitungan gaji. Tim Human Resource akan mempertimbangkan bagaimana kompetensi terhadap tugas untuk menghitung gaji karyawan.

Baca juga: Standar Penilaian Kinerja Karyawan yang Efektif

Cara Membuat Level Grade Karyawan yang Efektif

Cara efektif dalam menerapkan level grade karyawan dibutuhkan agar tidak tertukar dalam menentukan mana karyawan yang akan memperoleh promosi, mutasi, atau demosi. Berikut beberapa cara efektif yang bisa Anda lakukan.

Siapkan Uraian Jabatan Masing-masing Karyawan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah dengan menyiapkan uraian jabatan masing-masing karyawan. Uraian ini meliputi data-data berikut ini:

1. Nama jabatan
2. Ringkasan jabatan
3. Rincian mengenai pekerjaan yang berhasil diselesaikan lengkap dengan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya
4. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan
5. Lingkungan fisik di tempat kerja, terutama resiko dan kondisi karyawan yang bersangkutan.
6. Ciri-ciri atau sifat karyawan bersangkutan yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.

Tentukan penempatan Jabatan Karyawan yang Paling Sesuai

Agar prosesnya lebih efektif, Anda dapat menerapkan cara-cara di bawah ini.

1. Cari tahu detail setiap jabatan dan buatlah persyaratan jabatan untuk semua jabatan yang ada dalam organisasi di perusahaan.
2. Siapkan daftar standar yang terdiri dari kriteria kecakapan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab dari semua jabatan. Mulai dari pendidikan terakhir, pengalaman, keahlian, keterampilan, dan lain sebagainya.
3. Berikan jumlah nilai minimal hingga nilai maksimal kepada masing-masing kualitas atau kriteria kecakapan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatan.
4. Jumlahkan nilai untuk masing-masing jabatan kemudian hubungkan dengan sebuah skala nilai. Misalnya, untuk nilai di bawah 20 adalah level A, nilai 20-30 adalah level B, dan seterusnya.
5. Untuk masing-masing level grade karyawan ditetapkan skala kompensasi atau gaji yang berlainan.

Metode Dasar untuk Membuat Level Grade Karyawan

Dalam proses pembuatan level grade karyawan, perusahaan bisa menggunakan empat metode berikut ini.

1. Rank Order

Metode ranking merupakan metode yang paling sederhana. Membuatnya cocok digunakan oleh perusahaan berskala kecil. Metode ini akan mengurutkan pekerjaan dari ranking terendah hingga tertinggi berdasarkan nilai maupun tingkat kompleksitasnya. Berikut prosedur yang digunakan untuk metode ranking.

• Memilih faktor pekerjaan yang akan diukur.
• Menyusun skala faktor.
• Membuat level untuk setiap faktor, definisi, dan ranking.

2. Point

Metode point digunakan untuk mengkategorikan pekerjaan berdasarkan jumlah poin dari jenis pekerjaan itu. Poin tersebut akan diukur dari berbagai aspek. Contohnya, faktor keahlian, usaha, pendidikan yang dibutuhkan, kepercayaan, dan lain-lainnya. Karyawan yang mendapatkan poin yang sama, akan memiliki besaran gaji sama.

3. Classification

Metode classification atau klasifikasi adalah membagi jenis pekerjaan ke dalam beberapa kategori. Kategori ini dibuat berdasarkan kesamaan yang dimiliki dalam kualitas dan nilai dari pekerjaan tersebut. Contohnya penggolongan pekerja kontrak, spesialis, manager dan lain sebagainya. Metode ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang sudah memiliki banyak sumber daya manusia.

4. Factor Comparison

Cara untuk melakukan level grade berikutnya bisa menggunakan metode perbandingan. Dibandingkan metode-metode yang disebutkan sebelumnya, metode perbandingan merupakan metode yang paling kompleks. Ini dikarenakan pada metode ini harus menggabungkan beberapa jenis metode job grading. Oleh karena itu, metode ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan atau keadaan perusahaan itu sendiri.

Untuk melakukan metode ada beberapa tahap yang harus dilakukan perusahaan.

• Memilih faktor pekerjaan.
• Memilih pekerjaan yang penting.
• Menentukan nilai untuk berbagai pekerjaan penting tersebut.
• Memberikan peringkat pekerjaan.

Itulah pembahasan mengenai level grade karyawan. Dengan memahami tentang cara membuatnya, membantu perusahaan memastikan suatu jabatan diisi oleh orang yang tepat. Sehingga terwujud efektifitas kerja yang jauh lebih baik untuk mencapai target perusahaan.

Anda juga dapat memanfaatkan Appsensi untuk membantu Anda memonitor performa karyawan dengan baik nantinya. Klik di sini untuk dan manfaatkan fiturnya.