Panduan Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas Beserta Contohnya

Mei 4, 2023

Article by Ricky Caesar Sam

Table of Contents

Sepulang melakukan perjalanan dinas, Anda harus membuat laporan perjalanan dinas. Laporan ini sebagai bentuk pertanggung jawaban karyawan ke perusahaan atas kegiatan dinas yang dilakukan. Lantas bagaimana cara membuat laporan perjalanan dinas yang baik dan benar? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Key Takeaways

Laporan perjalanan dinas adalah dokumen yang dibuat atau disusun oleh karyawan yang telah melakukan perjalanan atau kunjungan dengan tujuan profesional.
Jenis perjalanan dinas dikategorikan menurut persiapannya, wilayah tujuannya, dan transportasi yang dipakai.
Format pembuatan laporan perjalanan dinas terdiri dari heading, pendahuluan, isi, penutup, dan lampiran.

Pengertian Laporan Perjalanan Dinas

Laporan perjalanan dinas adalah laporan yang dibuat oleh staf atau karyawan suatu perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan atau kedinasan.

Mengutip Kita Punya, laporan perjalanan adalah dokumen yang dibuat oleh seseorang atau sekelompok orang yang telah melakukan perjalanan atau suatu kunjungan untuk maksud profesional.

Fungsi Laporan Perjalanan Dinas

Bagi Perusahaan

Sebagai bahan penilaian terhadap perjalanan dinas yang dilakukan.
Sebagai bahan untuk menilai karyawan.
Data laporan akan dikelola sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan apakah perjalanan dinas yang dilakukan membawa manfaat sehingga bisa dilakukan kembali di waktu mendatang.

Bagi Karyawan

Penulisan laporan perjalanan dinas meningkatkan skill karyawan dalam berkomunikasi dengan manajemen melalui tulisan.

Jenis Perjalanan Dinas

1. Berdasarkan Persiapannya

Berdasarkan persiapan yang dilakukan, ada beberapa jenis perjalanan dinas, yakni sebagai berikut.

Perjalanan dinas untuk keperluan mengikuti rapat kerja, persiapan yang dilakukan adalah mempelajari materi dengan cermat.
Perjalanan dinas untuk keperluan menghadiri seminar, persiapan yang dilakukan adalah menyusun materi seminar yang akan disampaikan.
Perjalanan dinas untuk keperluan acara kunjungan ke luar kota atau daerah tertentu, persiapan yang dilakukan adalah merumuskan tujuan dan hasil kunjungan sejak awal.
Perjalanan dinas untuk keperluan acara pelatihan atau training, persiapan yang dilakukan adalah mencari referensi berupa modul atau file slideshow yang dibutuhkan.
Perjalanan dinas untuk keperluan mengikuti kegiatan pelantikan setelah kenaikan jabatan atau mendapat promosi
Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke lembaga atau perusahaan lain demi kepentingan kerjasama yang saling menguntungkan
Perjalanan dinas untuk menghadiri acara seremonial hari jadi perusahaan, dies natalis instansi, pembukaan kantor, dan sebagainya.
Perjalanan dinas untuk keperluan menyelenggarakan kegiatan sosial, misalnya menyalurkan bantuan untuk korban yang terkena bencana alam.

2. Berdasarkan Wilayah Tujuan

Berdasarkan wilayah tujuan, ada beberapa jenis perjalanan dinas, yakni:

Perjalanan dinas dalam negeri. Dapat dilakukan ke luar kota baik masih satu provinsi ataupun antar provinsi.
Perjalanan dinas luar negeri atau lintas negara. Dilakukan ke negara lain dengan persyaratan dokumen seperti visa dan paspor.

3. Berdasarkan Transportasi yang Dipakai

Jenis perjalanan dinas dilihat dari alat transportasi yang digunakan yaitu sebagai berikut.

Perjalanan dinas menggunakan moda transportasi darat seperti mobil, bus, travel, atau kereta. Perjalanan jalur darat umumnya untuk tujuan yang relatif dekat
Perjalanan dinas menggunakan moda transportasi laut. Perjalanan menggunakan kapal dipilih apabila jarak tempuhnya cukup jauh dan memakan waktu yang relatif lama.
Perjalanan dinas dengan moda transportasi udara atau pesawat. Perjalanan jalur udara menjadi pilihan perjalanan dinas yang cenderung mendesak, jarak jauh, dan waktunya singkat. Perjalanan udara memang lebih efisien waktu, tapi biayanya lebih besar.

Faktor Penting untuk Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Dilansir dari Kerjoo, ada 3 faktor yang menjadi dasar dalam membuat laporan perjalanan.

1. Instansi atau Perusahaan

Instansi atau perusahaan merupakan pihak yang memberikan tugas atau perintah kepada karyawan, baik individu maupun kelompok. Untuk melaksanakan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis dengan tujuan tertentu.

2. Biaya Perjalanan

Biaya perjalanan adalah sejumlah uang yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara selama perjalanan dinas. Ketika perjalanan sudah selesai, maka karyawan harus membuat laporan yang hasilnya disampaikan untuk pertanggungjawaban.

Jika ada biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan dari kantong pribadinya. Misalnya seperti pengeluaran untuk akomodasi, tiket pesawat, konsumsi, dan sebagainya. Maka perusahaan wajib menggantinya dalam bentuk reimbursement. Namun ada juga perusahaan yang menggantinya dengan tunjangan harian sebagai pengganti biaya perjalanan dinas.

3. Menyusun Laporan secara Akurat

Membuat laporan perjalanan dinas yang akurat dan bisa dipertanggungjawabkan merupakan Faktor penting yang juga harus ada untuk membuat laporan perjalanan dinas. Di dalamnya laporan tersebut ada penjelasan atau keterangan yang lengkap tentang perjalanan yang sudah dilakukan. Umumnya, laporan hasil perjalanan disampaikan pada pimpinan, manajer, atau supervisor.

Pada dasarnya hasil laporan perjalanan bukan untuk formalitas semata. Melainkan dibutuhkan untuk tujuan lebih besar, sebagai data penting, atau bahkan aset perusahaan. Oleh karena itu, penyusunan laporan perjalanan harus sesuai prosedur.

Format Laporan Perjalanan Dinas

Hampir sama seperti surat resmi lainnya, laporan perjalanan juga dibuat secara formal untuk melengkapi kebutuhan administrasi perusahaan. Berikut format pembuatan laporan perjalanan dinas.

1. Heading

Bagian heading berisi tanggal, nama penulis laporan, nama penerima laporan, dan topik laporan.

2. Pendahuluan

Bagian pendahuluan berisi:

Dasar kegiatan atau latar belakang perjalanan.
Maksud/tujuan perjalanan.

3. Isi Laporan/Hasil Perjalanan Dinas

Bagian ini berisi tentang inti kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan. Poin-poin yang disebutkan dalam isi surat meliputi;

Durasi perjalanan
Tanggal berangkat dan pulang
Hasil yang diperoleh
Kepada siapa laporan disampaikan

Selain poin diatas, sampaikan juga tindak lanjut (follow up) dari kegiatan perjalanan dinas. Misalnya tentang tugas yang harus dilakukan dan jangka waktu pelaksanaan tugas.

4. Penutup

Bagian penutup berisi kesimpulan yang memuat hal penting dari perjalanan dinas, seperti serta menyimpulkan apakah tujuan dari perjalanan dinas telah tercapai atau tidak. Sertakan pula rekomendasi lanjutan. Pada bagian ini juga disampaikan salam penutup, tanda tangan yang membuat laporan dan pihak yang mengetahui beserta jabatannya.

Jika dibutuhkan, pada bagian penutup ini juga bisa dilengkapi tembusan, yaitu pihak yang perlu dan berhak untuk mengetahui isi laporan yang dibuat.

5. Lampiran

Bagian lampiran berupa keterangan yang melengkapi laporan perjalanan dinas untuk kebutuhan pertanggungjawaban. Misalnya lampiran biaya transportasi, penginapan, konsumsi, biaya administrasi, biaya parkir, dan lain-lain untuk mendukung kelancaran kegiatan.

Dari lampiran terkait detail pengeluaran ini, perusahaan dapat mengetahui apakah perjalanan dinas yang dilakukan rugi atau tidak. Sehingga sangat bermanfaat untuk penilaian perusahaan.

Contoh Laporan Perjalanan Dinas

Untuk lebih jelasnya mengenai format laporan perjalanan dinas. Berikut contoh laporan perjalanan dinas yang bisa dijadikan referensi.

LAPORAN PERJALANAN DINAS

(Kota tujuan perjalanan dinas/nama kegiatan)

(Nama pembuat/penyusun laporan)

I. PENDAHULUAN

– (Dasar kegiatan perjalanan dinas)

– (Tujuan kegiatan perjalanan dinas)

II. HASIL

– (Memaparkan hasil yang diperoleh dari perjalanan dinas)

III. PENUTUP

– (Sebutkan poin inti dari pencapaian kegiatan dan rekomendasi yang dibutuhkan)

Tempat, tanggal laporan dibuat

Yang membuat/menyusun laporan

ttd

(Nama lengkap)

Demikianlah contoh laporan perjalanan dinas yang dilakukan perusahaan. Cara membuatnya juga tidaklah sulit. Semoga dapat membantu memudahkan Anda dalam membuat laporan perjalanan dinas.

Sedangkan untuk memudahkan HR dalam memantau absensi karyawan yang kebetulan tidak sempat hadir di kantor dikarenakan perjalanan dinas. Serahkan pada Appsensi.

Appsensi adalah platform absensi online berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan dan UMKM. Memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan dan penarikan laporan secara real-time.

Dilengkapi juga dengan fitur Mobile Attendance atau Absensi Online dirancang khusus untuk merekam, menyimpan, dan sekaligus mengelola data kehadiran karyawan baik yang berada di kantor ataupun di luar kantor.

Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.