Apabila perusahaan Anda seringkali mengadakan event, pastinya Anda sudah tidak asing dengan istilah laporan kegiatan. Namun tahukah Anda bagaimana format laporan kegiatan yang baik dan benar? Apa saja manfaat dari laporan kegiatan bagi perusahaan? Mari ketahui lebih lanjut dalam artikel berikut ini.
Key Takepoints
- Laporan kegiatan adalah laporan yang berisi bukti pertanggungjawaban dari pelaksanaan kegiatan kantor
- Laporan kegiatan ini sangatlah bermanfaat bagi perusahaan
- Kini Anda bisa membuat laporan kegiatan secara online
Definisi Laporan Kegiatan
Sebelumnya mari kita mengenal laporan kegiatan terlebih dahulu. Laporan kegiatan adalah laporan yang berisi bukti pertanggungjawaban dari pelaksanaan kegiatan kantor, mulai dari kegiatan internal hingga dinas kantor. Laporan ini bisa dituliskan secara perorangan maupun kelompok yang ditulis secara rinci dan jelas.
Biasanya laporan kegiatan ini akan dibuat setelah acara selesai dilaksanakan dan dilakukan proses evaluasi. Dengan adanya laporan kegiatan ini, Anda dapat mengetahui bagaimana perkembangan dan proses berlangsungnya kegiatan yang diadakan.
Laporan ini dapat disampaikan dalam dua metode yaitu tertulis maupun lisan. Namun ada baiknya Anda membuat laporan dalam bentuk tertulis agar Anda bisa mendokumentasikan bukti hasil evaluasi dan menggunakan laporan tersebut sebagai acuan untuk kegiatan berikutnya.
Laporan ini sangatlah bermanfaat bagi perusahaan yang kerap kali mengadakan kegiatan kantor, khususnya kegiatan yang bersifat repetitif. Anda bisa mengetahui secara detail mengenai budget yang digunakan hingga masukan untuk acara berikutnya.
Manfaat dari Laporan Kegiatan
Tidak hanya untuk melaporkan kegiatan semata, terdapat berbagai manfaat lainnya dari laporan kegiatan yang perlu Anda ketahui. Yaitu sebagai berikut:
- Sebagai bentuk pertanggungjawaban pebisnis kepada pemberi modal atau pemangku kepentingan.
- Sebagai acuan dalam membuat keputusan dan/atau kebijakan terkait perkembangan usaha.
- Sebagai sumber informasi terkait seluruh kegiatan operasional perusahaan.
- Sebagai acuan atau referensi untuk melaksanakan kegiatan lainnya atau yang sejenis di masa mendatang.
- Sebagai dokumen atau arsip untuk melakukan evaluasi kegiatan perusahaan.
- Sebagai dasar pengambilan kebijakan tertentu
Cara Penulisan Laporan Kegiatan
Apabila Anda ingin membuat event perusahaan, Ada memerlukan laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggung jawaban serta bahan evaluasi untuk event berikutnya. Berikut ini cara untuk membuat laporan kegiatan:
1. Cover Laporan Kegiatan
Cara membuat laporan kegiatan yang pertama adalah dengan membuat cover atau sampul halaman. Umumnya bagian ini berisikan nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, nomor kontak, nama kegiatan yang dilaporkan, dan lainnya.
2. Kata Pengantar
Kata pengantar dalam laporan kegiatan berisikan ringkasan terkait isi laporan kegiatan tersebut. Buatlah dengan bahasa yang sopan dan baik agar mudah dipahami.
3. Daftar Isi
Sama seperti pada laporan umumnya, dalam contoh laporan kegiatan juga memerlukan daftar isi. Tujuannya adalah agar pihak yang membaca bisa menemukan bagian yang diinginkan dengan cepat dan tepat.
4. Pendahuluan
Cara membuat laporan kegiatan lainnya adalah dengan menyusun Bab I: Pendahuluan. Umumnya, bab ini berisikan hal-hal yang melatarbelakangi pembuatan laporan tersebut. Seperti latar belakang, tujuan, dan manfaatnya.
5. Pembahasan
Isi laporan kegiatan pada Bab II: Pembahasan berisikan penjelasan mengenai detail dari kegiatan yang dijalankan, prosesnya, hingga hasilnya. Di bagian ini Anda juga bisa memasukan laporan keuangan dan dokumen atau informasi pendukung lainnya. Seperti kendala saat pelaksanaan kegiatan.
6. Penutup
Bagian terakhir dalam laporan kegiatan adalah Bab III: Penutup. Di bagian ini Anda bisa memberikan kesimpulan dari laporan yang dipaparkan, solusi, kritik, hingga saran untuk kegiatan serupa di masa mendatang.
7. Lampiran
Bagian lampiran pada laporan kegiatan berisikan dokumen pendukung. Seperti bukti transaksi, foto kegiatan, susunan kegiatan, dan lainnya.
Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan kegiatan, Appsensi sudah menyediakan format khusus yang bisa Anda download secara gratis. Silahkan klik link berikut ini apabila Anda ingin mengunduh file tersebut: Klik Disini.
Laporkan Kegiatan Anda secara Online
Dokumentasi acara yang dilakukan secara manual kerap kali mendapatkan berbagai resiko yang merugikan perusahaan, seperti kehilangan data. Untuk itu ada baiknya HR menyimpan seluruh laporan tersebut secara online agar memudahkan untuk disimpan serta tidak memakan banyak tempat.
Saat ini aplikasi absensi online sudah dilengkapi dengan fitur khusus untuk mendokumentasikan kegiatan atau pekerjaan Anda. Salah satu aplikasi yang memiliki fitur tersebut adalah Appsensi.
Appsensi adalah aplikasi absensi online yang sangat cocok digunakan untuk berbagai industri. Khususnya industri yang mengharuskan karyawannya untuk bekerja secara on-site ataupun diluar kantor. Appsensi memiliki fitur Aktivitas yang dapat digunakan sebagai media untuk mendokumentasikan kegiatan karyawan selama bekerja diluar kantor.
Karyawan dapat mengatur lokasi, memasukkan foto dokumentasi sebagai lampiran dan menjadikannya pengingat untuk event. Dengan fitur ini, HR dan atasan dapat mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh karyawan ketika tidak berada di kantor.
Selain itu, Appsensi memiliki berbagai fitur menarik lainnya yang sangat bermanfaat bagi HR> Fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HRIS tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
Tulis Komentar