KPI Software: Fungsi, Manfaat Dan Contoh Implementasi

Salah satu penentu dan pengukur keberhasilan serta kinerja perusahaan adalah dengan adanya KPI atau Key Performance Indicators. Dengan adanya perkembangan teknologi, maka telah hadir KPI Software yang dapat memudahkan HRD untuk memantau perkembangan perusahaan.

Key Take Points

• Key Performance Indicator adalah sebuah matrik atau nilai terukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan.
• KPI terdiri dari macam-macam jenis dengan fokus yang berbeda yaitu KPI Finansial dan KPI Non Finansial.
• KPI memiliki banyak manfaat yang sangat membantu untuk karyawan dan perusahaan
• Penggunaan KPI Software telah banyak digunakan oleh banyak industri dan bisnis dari skala kecil hingga multinasional

Mengenal KPI Software

KPI atau Key Performance Indicator adalah sebuah matrik atau nilai terukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya serta langkah apa saja yang diperlukan untuk menyikapi kondisi perusahaan. 

KPI sendiri sangatlah penting bagi perusahaan, sehingga ada baiknya setiap perusahaan telah merancang KPI dengan baik, sebab akan berpengaruh pada penilaian performa karyawan dan perusahaan yang ada didalamnya.

Saat ini KPI software telah berkembang sebagai sebuah tools atau alat bantu yang dapat membantu HRD untuk mengelola sekaligus memonitor KPI perusahaan dan juga karyawan. Dengan adanya KPI Software, setiap data akan disajikan dengan lengkap, mudah dipahami serta dianalisis secara mendalam oleh perusahaan. Proses penerapan KPI software ini akan membantu Anda untuk mengelola KPI perusahaan dan karyawan mulai dari proses pembuatan KPI, pengelolaan, visualisasi data hingga analisis.  

Jenis-Jenis KPI

KPI terdiri dari macam-macam jenis dengan fokus yang berbeda yaitu KPI Finansial dan KPI Non Finansial. Mari kita bahas perbedaan dari keduanya:

1. Key Performance Indicator Financial: KPI jenis ini berkaitan langsung dengan bagian keuangan tetapi membawa dampak pada proses dan hasil produksinya atau begitu juga sebaliknya. Contoh dari KPI jenis ini adalah:

• KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
• KPI Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan pendapatan.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang akan mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan dari pendapatannya.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities).

2. Key Performance Indicator Non Financial: KPI jenis ini tidak berkaitan langsung dengan keuangan, melainkan berkaitan dengan sistem kerja yang dilakukan dalam proses produksinya, yaitu:

• Key Performance Indicator – Manpower Turnover, yaitu mengukur mobilisasi atau pemberdayaan tenaga kerja yang terlibat.
• Key Performance Indicator – Customer Satisfaction, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap hasil produksi.
• Key Performance Indicator – Market Share, yaitu mengukur tingkat penguasaan pasar untuk produk yang dihasilkan.
• Key Performance Indicator – Repeat Customer, yaitu mengukur tingkat kepuasan pelanggan hingga akhirnya pelanggan mau melakukan pembelian lagi.

Fungsi & Manfaat KPI Untuk Karyawan dan Perusahaan

KPI memiliki beberapa fungsi yang baik untuk sebuah bisnis yaitu sebagai penyemangat kerja, mengukur performa bisnis dan karyawan, serta mengasah kemampuan bisnis yang sedang berjalan sekarang. KPI sendiri memiliki banyak manfaat untuk karyawan dan perusahaan, yaitu:

Untuk Karyawan:

1. KPI dapat memberikan referensi sebuah perusahaan untuk mencapai tujuannya karena terdapat pegangan baik bagi setiap karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
2. Lebih mudah untuk mengukur atau mengevaluasi kinerja karyawan, serta dapat mengurangi unsur subjektivitas karena penilaian kinerja karyawan diukur secara lebih objektif
3. Karyawan menjadi lebih mengerti mengenai apa yang diharapkan manajemen terhadap dirinya. Hal tersebut juga dapat menjadi motivasi bagi karyawan untuk bekerja lebih optimal untuk mencapai target yang sudah ditetapkan.
4. Hasil kinerja yang menjadi lebih terukur dapat dijadikan sebagai acuan untuk memberikan penghargaan atau reward bagi karyawan yang kinerjanya lebih bagus, begitu juga sebaliknya.

Untuk Perusahaan:

• Memudahkan HRD untuk membuat pengukuran dan evaluasi kinerja karyawan dan dampaknya terhadap kinerja perusahaan.
• Menjadi parameter berharga bagi perusahaan untuk membuat sistem reward (penghargaan) dan punishment (hukuman) yang lebih objektif.
• Membuat karyawan menjadi lebih paham ekspektasi manajemen atau perusahaan.

Contoh Implementasi KPI Pada Perusahaan

KPI software telah diterapkan oleh berbagai industri dan bisnis pada skala kecil maupun multinasional, sebab mengumpulkan data dan informasi seputar KPI akan memakan banyak waktu serta biaya yang tidak sedikit. Untuk itu keberadaan KPI software tentunya akan membantu perusahaan dan memangkas biaya operasional yang tinggi. KPI software memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan yaitu:

1. Mengukur hasil kinerja dengan optimal
2. Menetapkan tujuan bisnis
3. Membuat laporan otomatis

Selain itu software KPI sendiri dapat merancang data dan informasi dalam satu sistem secara otomatis sehingga akan jauh lebih efektif dibandingkan menggunakan metode konvensional yaitu spreadsheet yang rawan adanya human error. 

Contoh dari implementasi KPI Software dari berbagai bidang adalah sebagai berikut:

Bidang HRD/SDM

• Bisa mengukur berapa persen perusahaan membutuhkan pegawai baru yang dapat dipenuhi dengan tepat waktu (<45 hari).
• Perusahaan bisa mengukur rata-rata skor evaluasi karyawan baru, setelah melalui 3 bulan masa probation atau masa percobaan.
• Mengukur rata-rata biaya kesehatan yang digunakan per karyawan dalam periode per tahunnya.
• Berapa persen absensi masuk kerja karyawan di kantor.
• Berapa persen absensi cuti kerja karyawan di kantor.
• Berapa jam training per karyawan (per kapita) dalam jangka waktu per tahunnya.
• Berapa persen jumlah karyawan level supervisor keatas yang sudah menyusun KPI individu.

Bidang Marketing

• Berapa persen nilai pertumbuhan penjualan jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya.
• Menghitung berapa skor kepuasan pelanggan, misalnya dalam skala 1-5, dimana skala 5=sangat puas, 4=puas, 3=cukup puas, 2=tidak puas, 1=sangat tidak puas.
• Berapa ROI of marketing program.
• Berapa jumlah pengembangan produk baru di perusahaan.
• Menghitung rata-rata jam ketika menyelesaikan komplain pelanggan secara tuntas.
• Menghitung berapa rata-rata jumlah penjualan per distribution center/key outlet.
• Menghitung berapa market share perusahaan pada setiap bulannya.
• Menghitung berapa rata-rata produk availability in market, jika dilihat pada setiap bulan.

Bidang Financial

• Menghitung berapa rata-rata ketersediaan cash flow pada setiap bulan.
• Berapa persen piutang perusahaan yang diproses dengan tepat waktu.
• Berapa jumlah temuan audit internal dalam bidang finance.
• Berapa persen laporan keuangan yang disajikan dengan akurat.
• Berapa persen perusahaan membuat laporan keuangan yang disajikan dengan tepat waktu.
• Menghitung berapa rata-rata ROA (return on aset) pada setiap bulannya.
• Menghitung berapa rata-rata cost of found pada setiap bulannya.

Bidang IT

• Berapa persen perusahaan melakukan perbaikan komputer/jaringan user yang dapat diselesaikan dalam waktu yang telah disepakati.
• Menghitung berapa jumlah pengembangan aplikasi baru yang akan diimplementasikan tahun ini.
• Menghitung berapa skor kepuasan user atas layanan bidang IT dalam skala 1-5, dimana skala 5 = sangat puas.
• Berapa jumlah ROI (return on investment) dari program IT yang diimplementasikan untuk tahun ini.
• Menghitung berapa jumlah visitor yang melakukan visit atau kunjungan ke web perusahaan.
• Menghitung berapa jumlah cabang yang terkoneksi secara online.

Tentunya menentukan KPI software yang baik akan membutuhkan banyak pertimbangan dari segi fitur hingga penggunaannya yang mudah atau tidak. Untuk itu Appsensi hadir untuk menjawab keresahan Anda.

Appsensi memiliki berbagai fitur yang dapat membantu HRD dan perusahaan untuk memonitor hasil kinerja karyawan secara real-time serta memudahkan untuk proses absensi dan perhitungan payroll karyawan. Appsensi telah digunakan oleh berbagai industri bisnis dan pemerintahan untuk mengukur KPI karyawan dan perusahaan secara mudah dan efektif. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.