Sebelum Merekrut, Pahami Kualifikasi & Cara Membuat Jobdesk Efektif

Setiap orang yang bekerja pada perusahaan pasti memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Tugas-tugas yang dikerjakan karyawan ini disebut dengan job description.

Key Takeaways

• Jobdesk adalah rangkuman tentang tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan.
• Jobdesk yang efektif adalah job desk yang memenuhi 7 kualifikasi, yakni sistematis, jelas, ringkas, tepat, taat asas, dan akurat.

Dengan membuat jobdesk yang tepat, perusahaan akan lebih mudah mendapatkan kandidat terbaik sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Sedangkan bagi calon kandidat, jobdesk yang efektif membantu mereka mengidentifikasi keahlian atau kemampuan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu.

Anda tentu tidak ingin akibat penulisan jobdesk yang tidak efektif, lowongan Anda sepi pelamar. Anda juga tidak ingin jika mendapatkan banyak pelamar dalam suatu lowongan pekerjaan, namun kesulitan menemukan kandidat yang sesuai. Untuk itu, artikel ini akan menunjukan kepada Anda cara membuat jobdesk yang efektif.

Pengertian Jobdesk

Istilah job desk atau job desc merupakan singkatan dua kata dari Bahasa Inggris, yaitu job description. Jika diartikan secara harfiah dalam bahasa Indonesia, job desc berarti deskripsi pekerjaan.

Jobdesk adalah rangkuman tentang tugas dan tanggung jawab, kualifikasi, serta keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. Jadi, setiap karyawan bekerja mengacu pada job desc masing-masing,

Tujuan Membuat Job Desk

Melansir Kita Lulus, ada beberapa tujuan jobdesk, yaitu:

1. Menarik Kandidat

Tujuan jobdesk paling umum adalah untuk menarik kandidat. Jobdesk digunakan untuk menggambarkan pekerjaan dari posisi yang sedang tersedia dengan maksud menarik para pelamar pekerjaan. 

2. Referensi Manajemen

Bagi internal perusahaan, jobdesk bisa dimanfaatkan oleh manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab dari berbagai peran dalam perusahaan.

3. Manajemen Kinerja

Bagi karyawan suatu perusahaan, jobdesk digunakan sebagai tolak ukur kinerja sekaligus menjadi acuan hal-hal yang harus dipenuhi seorang karyawan.

4. Pelatihan dan pengembangan karyawan

Selain bertujuan sebagai referensi manajemen, jobdesk juga bisa digunakan internal perusahaan untuk menentukan pelatihan yang dapat digunakan sebagai pengembangan karyawan.

Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik

Perbedaan Job Description dan Job Specification

Secara garis besar, job description dan job specification adalah dua hal yang berbeda. Akan tetapi, masih banyak yang sering menganggapnya sama. Untuk mengetahui dan membedakannya, berikut beberapa poin perbedaan antara keduanya, sebagaimana dilansir dari Glints:

Pengertian

• Job description: pernyataan singkat tertulis yang menjabarkan persyaratan utama dari suatu pekerjaan tertentu.
• Job Specification: penjabaran kualifikasi minimum untuk berhasil mengerjakan pekerjaan tertentu.

Daftar Informasi

• Job description: nama posisi, tanggung jawab, dan tugas untuk sebuah pekerjaan.
• Job specification: kualifikasi dan keahlian yang dibutuhkan.

Tujuan

• Job description: mengungkapkan hal-hal yang harus dilakukan kandidat ketika Ia menempati suatu posisi.
• Job specification: mengungkapkan hal-hal yang harus dilakukan kandidat untuk terpilih.

Dasar

• Job description: analisis pekerjaan.
• Job specification: deskripsi pekerjaan.

Isi

• Job description :tempat kerja, ruang lingkup pekerjaan, kisaran gaji, jam kerja, tanggung jawab, hingga otoritas pelaporan.
• Job specification: kualifikasi pendidikan, pengalaman, keterampilan, pengetahuan, kemampuan, hingga faktor orientasi kerja.

Kualifikasi Job Desk

Menurut Ardana dkk dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia”, ada 6 kualifikasi yang perlu menjadi perhatian dalam penyusunan job desc, yakni sebagai berikut:

1. Sistematis

Job desc berisi komponen-komponen yang memiliki fungsi tertentu dan tersusun dalam suatu sistem yang mudah dipahami.

2. Jelas

Job desc dibuat menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Dengan demikian, pembaca dapat memahami isi dan maksud job desc dengan jelas dan tidak meragukan.

3. Ringkas

Job desc dibuat dengan menggunakan kalimat yang singkat dan padat informasi. Sehingga, pembaca tidak membutuhkan banyak waktu untuk memahaminya.

4. Tepat

Uraian yang terdapat dalam job desc harus memberikan pengertian yang sesuai dengan pekerjaan. Hal ini supaya pembaca dapat memperoleh gambaran yang tepat mengenai pekerjaannya nanti.

5. Taat Asas

Uraian yang terdapat dalam job desc harus menunjukkan arah dan maksud yang selaras dan tidak saling bertentangan satu sama lain.

6. Akurat

Job desc disusun dengan teliti, menjelaskan keadaan dengan lengkap, tidak kurang dan tidak lebih.

Cara Membuat Jobdesk

1. Lakukan Analisis Pekerjaan

Sebelum Anda membuat jobdesk, cobalah kumpulkan informasi tentang posisi yang akan dibuat jobdesknya. Cari tahu skill, kemampuan, dan tanggung jawab yang dibutuhkan posisi tersebut. Caranya dengan bertanya langsung kepada manajemen yang sedang membutuhkan karyawan baru atau kolega. 

Anda bisa mengajukan beberapa pertanyaan berikut kepada mereka:

1. Apa tekanan dalam tim yang membuat perusahaan Anda membuka lowongan ini?
2. Seberapa besar permintaan terhadap pekerjaan ini selama 5 tahun terakhir khususnya di perusahaan Anda?
3. Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri?
4. Soft skill dan keterampilan teknis apa yang harus dimiliki kandidat untuk memenuhi kriteria?
5. Apa kompensasi yang ditawarkan perusahaan kepada kandidat di posisi ini?

2. Ketahui Apa Saja yang Harus Ada dalam Jobdesk

Job description memiliki format, yaitu uraian pekerjaan dibagi dalam beberapa bagian. Anda harus menyusun nya sesuai format agar memudahkan pembaca memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan dan mampu menarik perhatian kandidat. Jobdesk yang efektif harus memuat beberapa hal berikut:

• Job title: judul pekerjaan.
• Job profile/summary: ringkasan tentang posisi terkait.
• Responsibilities and requirement: gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan.
• About us: gambaran/profil singkat perusahaan.

3. Tulislah Job Title dengan Spesifik dan Benar

Cara membuat jobdesk selanjutnya adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. Pastikan untuk memasukan kata kunci terkait peran yang sedang dicari dengan spesifik dan akurat.

Dalam job title, hindari memasukkan  istilah lain untuk memberikan kesan bahwa perusahaan tersebut memiliki budaya yang fun. Misalnya istilah “ninja”, “hero”, “ranger”. Alih-alih fun, istilah tersebut justru bisa membuat pencari kerja kebingungan dan akhirnya menunda atau batal melamar di lowongan tersebut. Inilah alasan HRD perlu menentukan job title suatu pekerjaan dengan penuh pertimbangan.

4. Buat Ringkasan Pekerjaan yang Menarik

Selanjutnya, tulis ringkasan pekerjaan yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan Anda. Tulis pula harapan untuk posisi tersebut. Anda juga bisa mengaitkan pekerjaan dengan hal-hal yang membuat perusahaan Anda unik. Berikan juga alasan mengapa mereka akan merasa senang bila dapat bekerja di perusahaan Anda.

5. Uraikan Tanggung Jawab secara Rinci

Cara membuat jobdesk yang efektif selanjutnya adalah menguraikan tanggung jawab secara terperinci namun tetap singkat. Dengan begitu, kandidat bisa lebih mudah memahami lingkungan kerja dan kegiatan yang akan mereka lakukan setiap harinya. 

Uraian tanggung jawab ini juga bisa menjadi bahan pertimbangan HRD untuk menentukan apakah kandidat cocok untuk pekerjaan tersebut, begitu juga sebaliknya. Dalam uraian tanggung jawab, jelaskan juga alur kerja posisi tersebut dalam perusahaan. Misalnya, kepada siapa kandidat harus melapor dan bagaimana fungsinya di perusahaan.

Pada bagian ini, hindari menuliskan kata seperti, “kapan saja”, “sewaktu-waktu””tergantung”, dan sejenisnya.

6. Masukkan Daftar Kualifikasi dan Keterampilan

Agar memudahkan menyeleksi kandidat, Anda juga harus memasukan kualifikasi, seperti pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan sertifikasi yang diperlukan untuk posisi tersebut. Hindari mencantumkan terlalu banyak kualifikasi, karena dapat membuat kandidat potensial ragu-ragu untuk melamar. 

7. Tunjukkan Budaya Perusahaan

Anda bisa gunakan jobdesk untuk menggambarkan employer branding perusahaan. Anda bisa mencantumkan prinsip perusahaan, lingkungan kerja, fasilitas karyawan, budaya kerja, dan nilai perusahaan yang dijunjung.

8. Rapi dan Terstruktur tapi Tidak Kaku

Tulislah jobdesk dengan rapi, jelas, dan terstruktur. Hal ini akan memberi kesan profesional. Bila tak ingin terlihat terlalu kaku, coba tambahkan beberapa hal kreatif, misalnya menggunakan gambar atau visual lainnya. Akan tetapi, pastikan tidak berlebihan sehingga dapat mengaburkan pesan dalam job description.

9. Sesuaikan dengan Target Kandidat

Jika Anda menyasar kandidat Gen Z dan fresh graduate, cobalah untuk menuliskan jobdesk dengan gaya penulisan yang lebih santai dan friendly. Namun, jika target Anda adalah generasi yang lebih tua, atau kalangan senior maupun profesional, Anda harus menggunakan gaya penulisan yang lebih serius. Apa paun gaya penulisannya, ingatlah untuk tetap memprioritaskan kejelasan dari kriteria yang dibutuhkan.

Baca juga: Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja

Format Job Desc

[Jenis Pekerjaan]

Nama Jabatan Formal 

Melaporkan kepada: [Nama Jabatan] akan melaporkan kepada [Nama posisi atau jabatan tempat melaporkan]

Detail Pekerjaan: Memberikan ringkasan, 4 kalimat deskripsi tentang pekerjaan, apa yang dikategorikan sebagai sukses, bagaimana posisi ini sesuai dengan perusahaan.

Tanggung Jawab dan Tugas:

Tulis dengan ketentuan berikut:

• Tulis daftar tugas inti yang harus dilakukan secara berurutan.
• Gunakan kalimat yang lengkap.
• Mulai kalimat dengan kata kerja.
• Gunakan kata dan kalimat netral (gender neutral).

Kualifikasi:

• Tingkat pendidikan.
• Pengalaman.
• Skill khusus.
• Karakteristik personal.
• Sertifikasi.
• Lisensi.
• Kemampuan Fisik.

Contoh Jobdesk Berbagai Posisi

1. Jobdesk Sales Executive

Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)

Penempatan: Kantor pusat, DKI Jakarta

Departemen: Sales

Tujuan umum: meningkatkan target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan.

Tugas dan Kewajiban:

• Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru.
• Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales.
• Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan serta memberikan feedback tren pembelian.
• Mewakili organisasi dalam berbagai pameran, acara dan demonstrasi.
• Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis.
• Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan.
• Meninjau kinerja penjualan sendiri.
• Mencapai target penjualan berkala.

Lingkup kewenangan: Tanggung jawab kepada target individu dan tim.

Report line: ketua tim dan manajer departemen sales.

Informasi lainnya:

• Bekerja sebagai tim.
• Mobile working/work from home (WH) dengan menyesuaikan kesepakatan tim.

2. Jobdesk Content Writer

Kami sedang mencari Senior Content Writer yang bertanggung jawab atas manajemen tim content writer dan menghasilkan konten berkualitas untuk tujuan pemasaran. Jika Anda memiliki pengalaman relevan dan antusiasme tinggi di bidang content writing, kami mengundang Anda untuk bergabung dengan tim kami dan memainkan peran penting dalam pertumbuhan perusahaan.

Deskripsi Pekerjaan:

• Memimpin tim penulis dan mengembangkan kalender konten yang sukses.
• Menulis konten untuk situs web, blog, media sosial, email marketing, dan kampanye pemasaran lainnya.
• Menganalisis kata kunci dan melaksanakan strategi SEO untuk meningkatkan visibilitas konten di mesin pencari.
• Melakukan riset dan wawancara untuk memahami topik serta membuat konten yang orisinal dan menarik.
• Mengedit dan memeriksa konten untuk memastikan kualitas dan tata bahasa.
• Mengembangkan proses produksi konten yang efisien dan efektif serta mengukur kinerjanya.

Itu dia informasi yang perlu Anda ketahui seputar jobdesk. Dengan menerapkan cara membuat jobdesk di atas, Anda akan lebih mudah mendapatkan karyawan yang berkualitas sesuai dengan kriteria perusahaan.

Memiliki SDM berkualitas merupakan sebuah keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Hal ini bertujuan agar mereka bisa menunjukkan performa terbaik untuk kemajuan perusahaan.

Perlu dukungan teknologi mumpuni untuk menunjang pekerjaan mereka, khususnya di bidang human resources. Perkenalkan, Appsensi!

Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi

Appsensi adalah aplikasi absensi online berbasis mobile  yang dilengkapi fitur-fitur bermanfaat untuk pengelolaan SDM/tenaga kerja, payroll, dan berbagai pekerjaan HR lainnya. Mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM.

Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.