Tujuan organisasi atau perusahaan akan mudah tercapai jika terdapat pengendalian serta proses evaluasi kinerja yang baik. Berbagai indikator telah hadir untuk mempermudah perusahaan dalam mengukur hal tersebut. Tentunya menentukan pengendalian serta evaluasi yang baik memerlukan sistem manajemen kinerja yang baik. Dalam hal ini, untuk menentukan apakah manajemen perusahaan sudah baik dan cocok digunakan Anda bisa menggunakan indikator yang sering kita sebut dengan Key Performance Indicator (KPI).
Key Performance Indicator atau sering disingkat KPI digunakan sebagai alat ukur proses bisnis perusahaan yang menyediakan target dan diaplikasikan oleh tim sebagai pencapaian untuk mengukur kinerja dan kemajuan perusahaan. KPI juga dapat diaplikasikan dalam berbagai divisi, mulai dari divisi manajemen, keuangan, penjualan, sumber daya manusia, dan masih banyak lagi.
Hanya saja, banyak perusahaan kurang memahami dan memperhatikan hubungan antar indikator yang dikandung dalam KPI. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda dapat menggunakan Balance Scorecard (BSC).
Apa penjelasan dari Key Performance Indicator (KPI)? Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas seputar KPI.
Key Takeaways:
- Key Performance Indicator merupakan serangkaian nilai terukur dari waktu ke waktu yang mempresentasikan efektivitas kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
- KPI dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok, yaitu strategic KPI, operational KPI, functional KPI, lagging KPI.
- Jenis-jenis KPI meliputi financial metrics, customer experience metrics, process performance metrics, marketing KPI, IT KPI, hingga sales KPI
Pengertian Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator merupakan serangkaian nilai terukur dari waktu ke waktu yang mempresentasikan efektivitas kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. KPI umumnya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mengevaluasi keberhasilan dalam mencapai tujuan.
Semakin tinggi tingkat KPI yang digunakan, maka akan semakin berguna dalam proses pengevaluasian. Tentu saja, KPI tingkat tinggi akan lebih berfokus pada kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan. Sedangkan KPI tingkat rendah hanya berfokus pada proses lintas beberapa divisi saja. Misalnya divisi penjualan, pemasaran, bahkan SDM.
Pengelompokan KPI
KPI sendiri dibagi menjadi beberapa kelompok menurut karakteristik atau penggunanya.
1. Strategic KPI
KPI strategis merupakan salah satu KPI tingkat tinggi yang dapat menunjukkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Para eksekutif sering menggunakan KPI strategis dalam mengevaluasi laba atas investasi, mengukur profit margin, dan total pendapatan perusahaan.
2. Operational KPI
Berbeda dengan KPI strategis, KPI operasional lebih fokus terhadap urutan waktu kinerja perusahaan. Misalnya, KPI operasional akan mengukur kinerja perusahaan dari bulan ke bulan dengan menganalisis berbagai proses divisi atau lokasi geografis. Umumnya, KPI ini digunakan oleh staf manajer untuk menjawab pertanyaan dari hasil analisis KPI strategis. Sebagai contoh, jika hasil dari KPI strategis menunjukkan bahwa pendapatan perusahaan menurun, maka KPI operasional dapat menyelidiki lini produk mana yang bermasalah.
3. Functional KPI
KPI fungsional hanya berfokus pada sebuah departemen atau fungsi tertentu dalam perusahaan. Misalnya, dengan KPI fungsional, departemen keuangan dapat melacak berapa banyak vendor baru yang didaftarkan ke dalam sistem informasi akuntansi setiap bulannya atau departemen pemasaran dapat mengukur seberapa banyak klik yang terjadi dari promosi melalui email.
4. Leading/lagging KPI
Lagging KPI menggambarkan sifat data yang dianalisis, apakah data tersebut memprediksi hal yang akan terjadi atau hanya menunjukkan sesuatu yang telah terjadi.
Jenis-Jenis KPI
KPI juga terbagi menjadi beberapa jenis, diantaranya sebagai berikut:
1. Financial Metrics
Key performance indicator yang berkaitan dengan finansial umumnya berfokus pada pendapatan atau profit margin. Apabila pengukuran laba bersih telah dilakukan dengan benar, maka data tersebut akan mewakili jumlah sisa pendapatan yang valid. Sisa pendapatan tersebut merupakan laba periode itu setelah dikurangi semua pengeluaran (pajak, pembayaran bunga, dan lain-lain). Anda dapat mengambil data metrik keuangan dari laporan keuangan perusahaan. Beberapa contoh KPI keuangan:
a. Liquidity ratios
Liquidity ratio merupakan rasio yang mengukur seberapa baik perusahaan dapat mengelola dan membayar utang jangka pendek berdasarkan aset jangka pendek yang dimilikinya. Rasio ini dapat Anda hitung dengan cara aset lancar dibagi hutang/kewajiban lancar.
b. Profitability ratios
Rasio profitabilitas atau sering dikenal dengan net profit margin digunakan untuk mengukur seberapa baik kinerja perusahaan dalam menghasilkan penjualan dengan mengeluarkan biaya serendah mungkin.
c. Solvability ratios
Rasio solvabilitas merupakan rasio total hutang (jangka pendek maupun panjang) terhadap total asset yang digunakan untuk mengukur keefektivitasan keuangan periode jangka panjang perusahaan dengan mengevaluasi kemampuan perusahaan membayar utang jangka panjangnya.
d. Turnover ratios
Jenis KPI ini mengukur seberapa cepat perputaran perusahaan dalam memproduksi barang hingga terjual.
2. Customer Experience Metrics
KPI yang berfokus pada pelanggan umumnya mengukur tingkat kepuasan dan retensi pelanggan. Umumnya metrik ini digunakan oleh tim customer service agar dapat lebih memahami layanan yang dibutuhkan pelanggan. Contoh:
a. Jumlah permintaan tiket baru
KPI jenis ini menghitung permintaan layanan pelanggan terkait masalah baru.
b. Jumlah tiket yang diselesaikan.
Merupakan lanjutan dari KPI sebelumnya, KPI ini akan menghitung jumlah permintaan yang telah berhasil ditangani. Selain itu perusahaan juga dapat mengukur tingkat keberhasilannya dengan membandingkan jumlah permintaan layanan dengan jumlah resolusi.
c. Waktu rata-rata penyelesaian
Mengukur jumlah waktu rata-rata yang diperlukan dalam melayani pelanggan terkait sebuah masalah adalah fungsi KPI ini.
d. Waktu rata-rata respon
KPI ini juga penting untuk menghitung jumlah waktu rata-rata yang dibutuhkan agen supaya terhubung dengan pelanggan.
e. Peringkat kepuasan pelanggan
KPI yang terakhir digunakan untuk mengukur pengalaman pelanggan. Umumnya KPI ini dilakukan dengan mengumpulkan data survei dan informasi tambahan secara internal.
3. Process Performance Metrics
Metrik proses kinerja bertujuan untuk memantau kinerja operasional di seluruh divisi perusahaan. Dengan menggunakan KPI ini, Anda dapat menganalisis bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan apakah terjadi kendala saat pemrosesan terkait kualitas dan kinerjanya. Contoh KPI proses kinerja:
a. Efisiensi produksi
KPI jenis ini mengukur waktu produksi di setiap tahapannya terhadap total waktu pemrosesan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin menghabiskan waktu sebesar 2% dalam memproses bahan baku dari total proses seluruhnya.
b. Waktu siklus total
Dengan mengukur jumlah total waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proses, jenis KPI ini digunakan manajer untuk menganalisis kinerja dan proses selama periode waktu tertentu.
c. Throughput
Throughput adalah KPI yang berisi jumlah unit produksi dibagi dengan waktu produksi per unit. Jenis KPI yang satu ini bertujuan untuk mengukur seberapa cepat proses produksi suatu perusahaan.
4. Marketing KPI
Tentu, KPI marketing digunakan untuk mengevaluasi apakah proses pemasaran dan promosi perusahaan telah efektif atau berhasil. Metrik ini sering mengukur seberapa sering calon pelanggan merespon suatu media pemasaran. Contoh KPI pemasaran yaitu
a. Website traffic
KPI mampu melacak jumlah orang yang berkunjung ke halaman tertentu di suatu situs web perusahaan. Manajemen bisa menggunakan KPI untuk lebih memahami apakah lalu lintas online berpotensial dalam mendorong tingkat penjualan.
b. Social media traffic
KPI yang satu ini mampu melacak, berbagi, bahkan memerhatikan interaksi indikator terukur lainnya antara pelanggan dan profil media sosial perusahaan.
c. Conversion rate on call-to-action content
Selanjutnya, jenis KPI ini berfokus pada program promosi yang meminta pelanggan untuk melakukan tindakan tertentu.
d. Artikel blog yang diterbitkan per bulan
Berbeda dengan yang lain, KPI jenis ini hanya menghitung jumlah blog yang diposting oleh perusahaan pada periode tertentu.
e. Click-through rates
Melalui distribusi email, KPI jenis ini dapat mengukur jumlah klik yang dilakukan pelanggan.
5. IT KPI
Berbagai perusahaan tentu ingin mengunggulkan kegiatan operasionalnya, terutama di departemen teknologi. Contohnya yaitu:
a. Total system downtime
Merupakan KPI yang menghitung total waktu yang diperlukan sistem dalam melakukan perbaikan atau perbaikan sistem. Ketika sistem mati, kemungkinan besar para pelanggan tidak dapat melakukan tugas tertentu.
b. Number of tickets/resolutions
Mirip dengan KPI layanan pelanggan, KPI tiket dan resolusi ini berkaitan dengan permintaan staf internal seperti kebutuhan hardware maupun software, masalah jaringan, atau bahkan masalah teknologi internal lainnya,
c. Number of developed features
Merupakan KPI yang dapat mengukur perkembangan produk internal dengan menghitung jumlah perubahan produk.
d. Count of critical bugs
KPI yang satu ini mampu menghitung masalah kritis dalam sistem atau program perusahaan.
e. Back-up frequency
Terakhir, adalah sebuah KPI yang menghitung seberapa sering data penting digunakan dan disimpan di lokasi yang aman.
6. Sales KPI
Meskipun nilai pendapatan sering diukur dengan financial KPI, sales KPI bahkan menggunakan pendekatan yang lebih terperinci sera memanfaatkan data keuangan. Beberapa contoh KPI penjualan meliputi:
a. Customer lifetime value (CLV)
KPI ini menunjukkan perkiraan jumlah uang yang akan dibelanjakan oleh pelanggan.
b. Customer acquisition cost (CAC)
Berbeda dengan yang sebelumnya, KPI yang satu ini mampu menunjukkan biaya penjualan dan pemasaran yang diperlukan perusahaan untuk mendapatkan pelanggan baru. Perusahaan dapat mengukur efektivitas upa akuisisi yang dilakukan perusahaan dengan membandingkan CAC dengan CLV.
Melaksanakan Manajemen Performa Bersama Appsensi
Demikian informasi seputar Key Performance Indicator. Anda tidak perlu khawatir dalam melaksanakan proses evaluasi dan manajemen performa. Kami, Appsensi memiliki solusi terbaik bagi Anda.
Appsensi merupakan aplikasi penyedia solusi HR yang memberikan solusi performance management system terbaik di Indonesia. Appsensi menyediakan fitur performance review untuk dapat mengevaluasi kinerja dan kemampuan karyawan secara sistematis, sehingga Anda dapat merencanakan pengembangan karir lebih lanjut.
Selain itu, kami juga menyediakan fitur KPI (Key Performance Indicator) dan OKR (Objective Key Result). OKR ini dilihat berdasarkan objective (target utama) dan dicapai melalui tindakan yang terukur dan kuantitatif (key result).Â
Tertarik untuk mencoba Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
