HR Assistant adalah salah satu bagian dari HR yang bertugas untuk melakukan support pada pekerjaan utama HR yaitu mengurus karyawan. HR Assistant atau biasa dikenal dengan Admin HR umumnya akan berfokus pada tugas administrasi karyawan dengan perusahaan seperti pencatatan cuti, absensi karyawan, pinjaman karyawan dan lain sebagainya.
Sekilas terlihat sederhana, namun faktanya semua tugas dari HR Assistant sangatlah kompleks karena sangat berkaitan erat dengan karyawan. HR Assistant memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup banyak yaitu:
- Rekrutmen dan logistik staff
- Manajemen kinerja dan sistem pelacakan peningkatan
- Orientasi karyawan, pengembangan, dan pelatihan logistik dan pencatatan
- hubungan karyawan
- Fasilitasi komite di seluruh perusahaan
- Komunikasi antara perusahaan dan karyawan
- Kompensasi dan tunjangan administrasi dan pencatatan
- Pelaporan keselamatan, kesejahteraan, kesehatan, dan kesehatan karyawan
- layanan karyawan
- Sistem pengarsipan SDM
HR Assistant berfokus dengan tugas untuk mengurus karyawan, mengatur kebijakan kantor dan membuat program yang dapat mempertahankan lingkungan kerja yang positif dan baik di perusahaan.
Skill Wajib HR Assistant
Menjadi HR Assistant membutuhkan skill yang baik agar dapat mengurus karyawan secara baik di kantor. Berikut ini skill wajib yang harus dimiliki oleh HR Assistant:
- Kemampuan berkomunikasi
Salah satu keterampilan utama HR Assistant yang harus dimiliki adalah komunikasi. Keterampilan komunikasi yang baik sangat penting di setiap departemen HR karena manajemen sumber daya manusia adalah penghubung antara staf dan perusahaan. Seorang karyawan HR akan berkomunikasi dengan berbagai tingkat figur otoritas dalam bisnis. Itu berarti mereka perlu memahami bagaimana berkomunikasi secara efektif dengan manajer dan karyawan di semua tingkatan. Selain itu, HR Assistant harus menjadi orang yang memberikan informasi kepada karyawan tentang semua jenis masalah, termasuk keluhan dan pertanyaan. Mampu berkomunikasi secara lisan, digital dan melalui kata-kata tertulis sangat penting.
- Kerjasama tim
Keterampilan sumber daya manusia yang hebat untuk dicari adalah kerja tim. Misalnya, jika ada konflik antara karyawan dalam satu departemen, HR Assistant dapat meneliti kegiatan pembangunan tim untuk diterapkan guna meningkatkan kerja tim. Selain itu, seorang HR Assistant harus memiliki keterampilan kerja tim yang hebat, mampu bekerja dengan karyawan senior dan mereka yang baru dalam bisnis. Mereka harus tertarik pada manajemen orang dan memahami psikologi dinamika tim.
- Mampu menyelesaikan masalah
Resolusi konflik penting untuk semua jenis bisnis. Banyak masalah umum di tempat kerja termasuk perselisihan gaji karyawan, masalah pelecehan, konflik antara anggota tim dan masalah kesehatan dan keselamatan. Banyak jenis konflik dapat terjadi dalam suatu organisasi dan mengetahui bagaimana menghadapinya sangat penting. Untuk HR Assistant, ini bisa melibatkan penjadwalan pertemuan antara karyawan dan manajer, memberikan informasi yang benar tentang prosedur hukum di tempat kerja atau tetap tidak memihak untuk mendengarkan kedua sisi kasus.
- Mampu meneliti dengan baik
Menampilkan keterampilan penelitian yang sangat baik adalah aset bagi perusahaan, terutama jika Anda sedang merekrut untuk posisi HR Assistant. HR Assistant mungkin perlu meneliti berbagai hal, seperti undang-undang Indonesia saat ini.
- Bersikap Proaktif
Menjadi proaktif dapat membantu asisten SDM Anda mengenali potensi masalah sebelum terjadi. Selain itu, seorang asisten harus mengetahui berita dan tren terbaru dalam sumber daya manusia, serta setiap inovasi dalam teknologi. Terbuka untuk pelatihan dan pengembangan lebih lanjut dapat membuat kandidat bersinar di bidang ini.
- Dapat memberikan nasehat
Memberi nasihat kepada pemangku kepentingan perusahaan adalah tugas yang akan diemban oleh asisten SDM. Tidak hanya itu, mereka juga harus memberi nasihat kepada anggota manajemen tentang berbagai masalah. Ini dapat berkisar dari membantu manajer menulis email staf hingga memberi nasihat tentang restrukturisasi bisnis.
- Mampu terlibat dalam proses rekrutmen
HR Assistant terlibat dalam proses rekrutmen, termasuk membaca CV dan memilih kandidat yang tepat untuk wawancara. Mereka harus memastikan adanya proses wawancara yang adil, serta memastikan keragaman kandidat. HR juga harus berurusan dengan karyawan baru sehingga memiliki keterampilan utama dalam administrasi adalah hal yang mendasar. Tugas yang berkaitan dengan ini mungkin melibatkan pemberian kontrak yang benar kepada staf baru dan verifikasi identifikasi.
- Mampu menggunakan Software HR
Seorang HR Assistant harus memiliki kompetensi dalam berbagai perangkat lunak dan alat HR. Kemungkinan besar bisnis Anda menggunakan perangkat lunak setiap hari, baik itu perangkat lunak penjadwalan, database perusahaan, atau program kantor. Umumnya, HR akan menangani dokumen, file, email, program pelatihan, dan file berbasis digital lainnya sehingga penting bagi siapa pun yang bekerja di HR untuk mahir secara digital.
Appsensi Software HR Assistant Terbaik
Mengelola tugas administratif dan rekrutmen secara bersamaan adalah pekerjaan yang cukup berat. Apalagi kalau sistem administratif di kantor masih menggunakan cara manual. Anda membutuhkan sebuah aplikasi absensi online terbaik di Indonesia untuk membantu mengelola karyawan Anda, yaitu Appsensi – Aplikasi Absensi Online dan Payroll Karyawan. Appsensi adalah aplikasi absensi online yang fokus pada solusi HR. Dengan Appsensi, tim HR dapat:
- Catat data kehadiran karyawan dengan mudah (termasuk waktu lembur)
- Mencatat aktivitas karyawan secara real-time
- karyawan dapat mengajukan cuti dan mendapatkan persetujuannya dengan cepat
- Mendapatkan grafik informasi untuk progres dan laporan bulanan
- Memberikan akses mudah tampilan laporan slip gaji
- Memonitor hasil kinerja karyawan
- Mendapatkan laporan hasil kerja secara real-time
Bersama Appsensi, mari kelola karyawan dan proses rekrutmen karyawan di perusahaan Anda menjadi lebih mudah. Tertarik untuk menggunakan layanan dari Appsensi? Anda dapat menghubungi kami di sini. Jika masih ragu, Anda juga bisa mencoba aplikasi mobile attendance Appsensi secara gratis selama 30 hari.
