Kata efisiensi seringkali kita jumpai di keseharian, kaitannya saat melakukan suatu pekerjaan. Pasalnya efisiensi adalah salah kunci penting yang bisa membuat pekerjaan menjadi lebih lancar. Dengan melakukan pekerjaan secara efisien, hasil yang diperoleh juga akan lebih maksimal dan memuaskan.
Key Takeaways
- Efisiensi adalah cara untuk mencapai hasil maksimal dengan sumber daya yang dimiliki. Sumber daya yang dimaksud adalah waktu, tenaga dan biaya.
- Agar efisiensi dapat memberikan manfaat, Anda harus memahami konsep dan jenisnya yang beragam serta memenuhi semua syarat untuk mencapai efisiensi.
Meski sudah jadi istilah yang cukup umum, faktanya masih banyak yang belum paham apa itu efisiensi dan seperti apa konsepnya. Padahal mempelajari konsep efisiensi bisa sangat membantu seseorang dalam menyelesaikan pekerjaan dan mengatasi permasalahan dalam hidup. Oleh sebab itu, penting untuk memahami pengertian efisiensi serta penerapannya dalam keseharian.
Pengertian Efisiensi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi diartikan sebagai ketepatan cara dalam melaksanakan suatu usaha atau kerja, dalam menjalankan sesuatunya dengan tidak membuang waktu, tenaga dan biaya yang besar. Istilah lain dari efisiensi yakni kedayagunaan, ketepatgunaan, atau kesangkilan.
Merangkum dari berbagai sumber, efisiensi adalah cara untuk mencapai hasil maksimal dengan sumber daya yang dimiliki. Sumber daya yang dimaksud adalah waktu, tenaga dan biaya.
Suatu pekerjaan dinilai efisien apabila sumber daya (input) yang digunakan sedikit, namun mampu menghasilkan keuntungan (output) sesuai dengan rencana atau harapan.
Dari pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa efisiensi merupakan suatu perbandingan antara input dan output.
Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi
Banyak diantara kita yang beranggapan bahwa efisiensi sama dengan efektifitas. Padahal sebenarnya kedua kata ini memiliki perbedaan.
Seperti yang telah dijelaskan diatas, efisiensi merujuk kepada bagaimana sumber daya yang ada dioptimalkan untuk menghasilkan hasil maksimal tanpa ada pemborosan. Sementara efektivitas adalah bagaimana kita bekerja sesuai dengan apa yang direncanakan.
Perbedaan lain antara efektivitas dan efisiensi terletak pada tujuannya. Adapun tujuan dari efektivitas adalah mencapai tujuan dengan cara yang sudah ditetapkan. Sedangkan efisiensi, mengoptimalkan hasil dari tujuan tersebut dengan pengorbanan atau biaya seminimal mungkin.
Dari perbedaan di atas diketahui bahwa bisa saja cara yang efektif namun belum tentu efisien, dan sebaliknya.
Sejarah Efisiensi
Dari penjelasan pengertian efisiensi di atas, dapat disimpulkan bahwa efisiensi merupakan suatu usaha yang dilakukan dengan sumber daya yang sangat minimal, dan menghasilkan output yang paling maksimal atau optimal. Penemuan konsep efisiensi sendiri memiliki sejarah.
Contohnya terobosan dalam efisiensi ekonomi kerap kali bertepatan dengan penemuan alat baru yang dapat membantu tenaga kerja. Seperti misalnya penggunaan kerah kuda dan roda. Kerah kuda memungkinkan beban di punggung kuda dapat diminimalisir secara sedemikian rupa, sehingga kuda tersebut dapat membawa beban yang berat, tetapi tidak terbebani berlebihan.
Contoh lainnya, bisa dilihat pada masa revolusi industri, saat ditemukannya mesin uap dan kendaraan bermotor. Penemuan mesin uap dan kendaraan bermotor ini memudahkan masyarakat untuk bepergian dengan jarak yang lebih jauh, tetap dalam waktu yang lebih singkat. Maka dapat dikatakan mesin uap dan kendaraan bermotor ini berkontribusi atas efisiensi dalam perjalanan dan perdagangan.
Selanjutnya pada masa revolusi industri juga banyak muncul sumber daya tenaga baru seperti bahan bakar fosil, yang lebih efektif, lebih murah, dan lebih serbaguna. Gerakan seperti revolusi industri juga banyak berkontribusi kepada efisiensi waktu. Contohnya, munculnya sistem pabrik yang mana setiap pekerjaannya fokus untuk melakukan satu tugas saja di pabrik tersebut. Sistem pabrik ini selanjutnya memungkinkan peningkatan keluaran dalam operasi yang dilakukan dan juga menghemat waktu.
Melansir dari pada laman London Business School menyebutkan bahwa sebagian besar gagasan tentang efisiensi didasarkan pada konsep “efisiensi proses”. Maksud dari gagasan ini adalah dengan membuat setiap proses individu menjadi efisien, maka akan berakhir dengan tercapainya organisasi yang efisien secara keseluruhan.
Namun, ada pandangan alternatif lain yang jauh lebih holistik dari organisasi yang disebut “efisiensi sistem secara keseluruhan”. Pendekatan ini dikembangkan pada awal abad ke-20 oleh insinyur, penulis, dan konsultan Harrington Emerson.
Harrington Emerson, dialah orang pertama yang menggunakan istilah “efisiensi” dalam konteks manajemen khusus, dimana ia tidak mengesampingkan efisiensi proses individu melainkan malah menghubungkannya secara eksplisit dengan gagasan dari total efisiensi organisasi. Emerson memahami efisiensi sebagai tindakan untuk merangkul seluruh organisasi. Menurut Emerson, yang penting bukanlah output dari proses individu tapi output keseluruhan.
Sementara manajemen ilmiah konvensional melihat efisiensi dalam hal mengurangi pemborosan tenaga kerja dan bahan dan meningkatkan output dengan membuat proses individu lebih efisien.
Manfaat Efisiensi
- Mengurangi atau menghemat penggunaan sumber daya dalam melakukan kegiatan.
- Memaksimalkan penggunaan segala sumber daya yang dimiliki sehingga tak ada yang terbuang secara percuma.
- Mencapai tujuan atau mendapat hasil yang sesuai dengan rencana atau harapan.
- Memungkinkan untuk memperoleh hasil optimal atau keuntungan yang maksimal.
- Meningkatkan kinerja suatu unit, sehingga output yang dihasilkan semakin maksimal.
- Memungkinkan seseorang jadi lebih produktif dalam waktu yang lebih singkat.
Tujuan Efisiensi
- Memaksimalkan penggunaan sumber daya dan meminimalisir sumber daya terbuang sia-sia.
- Meningkatkan kinerja dari suatu unit untuk memperoleh hasil maksimal.
- Mencapai target yang telah direncanakan sebelumnya.
- Memperoleh keuntungan secara maksimal.
Baca juga: Realisasikan Visi dengan Program Kerja Perusahaan yang Baik
Konsep Efisiensi
Konsep efisiensi adalah konsep terukur yang dapat ditentukan dengan menggunakan rasio output yang berguna untuk input total. Meminimalkan pemborosan sumber daya seperti bahan fisik, energi, dan waktu sambil berupaya mencapai output yang diinginkan.
1. Efisiensi operasional
Efisiensi operasional merupakan upaya untuk mengukur seberapa baik keuntungan atau profit yang diperoleh sebagai fungsi dari biaya operasional.
Efisiensi operasional yang sehat dapat membantu bisnis mengurangi biaya yang tidak perlu sambil meningkatkan pendapatan.
Efisiensi operasional dilakukan oleh perusahaan dengan cara menghasilkan produk berkualitas tinggi dalam skala besar dengan sumber daya seminimal mungkin.
Untuk mengurangi biaya asing, manajer operasi harus dapat mengidentifikasi dan memilah proses mana yang tidak diperlukan. Untuk melakukannya mereka harus mampu mengidentifikasi garis dasar operasi.
2. Efisiensi ekonomi
Efisiensi ekonomi mengacu pada usaha mengoptimalkan sumber daya untuk melayani setiap orang dengan cara terbaik dalam keadaan ekonomi tersebut.
Dalam efisiensi ekonomi ini tidak ada ambang batas yang menentukan keefektifan suatu perekonomian, namun terdapat indikator yang mencakup barang-barang yang disajikan ke pasar dengan biaya serendah mungkin serta tenaga kerja yang memberikan hasil semaksimal mungkin.
3. Efisiensi pasar
Efisiensi pasar adalah istilah yang relatif luas dan dapat merujuk ke metrik yang mengukur penyebaran informasi di pasar. Untuk memberi gambaran seberapa baik harga mengintegrasikan informasi yang tersedia.
Efisiensi pasar ini memiliki arti bahwa pasar efisien ketika semua informasi sudah dimasukkan ke dalam harga atau semua informasi ditransmisikan dengan sempurna, lengkap dan tanpa biaya.
Terkait efisiensi pasar ini dijelaskan oleh ekonom bernama Eugene Fama, pada tahun 1970, dimana hipotesis pasar efisien (EMH) yang dilakukannya menyatakan bahwa investor tidak dapat melebihi pasar dan anomali pasar tidak boleh ada karena mereka akan segera di arbitrase.
Maka pasar dapat dikatakan efisien jika seluruh informasi telah dimasukkan ke dalam harga, dan oleh sebab itu tidak ada cara untuk menjatuhkan pasar, karena tidak ada sekuritas yang dinilai terlalu rendah atau terlalu tinggi.
Jenis Efisiensi
Efisiensi dibagi kedalam beberapa kategori-kategori yang berbeda. Berikut jenis efisiensi yang harus Anda ketahui.
1. Efisiensi berdasarkan tolak ukurnya
Efisiensi ekonomi merupakan perbandingan antara hasil minimum yang ditentukan dengan hasil riil yang dicapai. Artinya, efisiensi dapat tercapai apabila hasil riil lebih besar dari angka minimum yang ditentukan.
Misalnya, mesin A mampu menghasilkan 100 gulung kertas per jam sedangkan mesin B dapat menghasilkan 300 gulung kertas per jam. Dari sini kemampuan mesin dalam mencapai hasil yang telah ditentukan dalam waktu tertentu menjadi kunci dalam efisiensi ini.
2. Efisiensi berdasarkan titik impas
Efisiensi ini merupakan jenis yang cukup sering digunakan pada bidang usaha. Di sini, konsep efisiensi adalah titik batas antara usaha yang efisien dan usaha yang tidak efisien. Oleh karena itu, suatu usaha atau bisnis dapat dikatakan efisien ketika bisnis tersebut dapat menghasilkan lebih dari titik impas tersebut.
3. Efisiensi optimal
Efisiensi optimal merupakan bentuk perbandingan terbaik antara pengorbanan yang dilakukan untuk bisa mendapatkan suatu hasil yang maksimal atau sesuai keinginan. Efisiensi optimal dalam pekerjaan dapat dilakukan dengan dua tinjauan yaitu berdasarkan hasil dan penghematan.
Misalnya, contoh efisiensi optimal dari segi hasil adalah saat seorang manajer berusaha mencapai suatu output yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan input (tenaga kerja, uang, waktu, serta bahan) yang digunakan.
Sedangkan, contoh efisiensi optimal dari segi penghematan yaitu penggunaan alat modern sehingga proses kerja akan lebih cepat dan akan menghemat waktu dan biaya.
Baca juga: Pentingnya Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Bisnis
Tolak Ukur Tercapainya Efisiensi
Setelah mengetahui manfaat dari efisiensi, lantas bagaimana seseorang dapat mengukur bahwa dirinya sudah mencapai efisiensi? Di bawah ini merupakan beberapa tolak ukur atau syarat tercapainya efisiensi.
1. Prosedur kerja yang praktis dan tidak kompleks
Proses pekerjaan yang dilakukan bersifat mudah dan menyenangkan.
2. Ekonomis
Ekonomis merupakan suatu tindakan dimana mendapatkan output berupa barang atau jasa yang berkualitas dengan modal atau usaha sekecil mungkin.
3. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan bersifat masuk akal, menyesuaikan dengan kapasitas dan kemampuan diri.
4. Pembagian kerja yang nyata
Adanya pembagian kerja yang jelas dan nyata.
5. Berhasil guna
Berhasil guna merupakan kemampuan suatu unit kerja untuk mendatangkan hasil dan manfaat yang berguna.
6. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
Dalam melaksanakan kerja, terdapat aturan dan ketentuan yang jelas terkait prosedur kerja, tujuan kerja, dan lain sebagainya, sehingga pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan.
Sekian pembahasan mengenai efisiensi mulai dari definisi, manfaat, tujuan, konsep hingga tolak ukur untuk mencapai efisiensi itu sendiri.
Sekarang Saatnya Menerapkan Efisiensi dalam Pekerjaan HRD untuk Mencapai Hasil Maksimal dengan Absensi
Appsensi adalah software yang hadir untuk membantu berbagai perusahaan dari bermacam-macam industri. Solusi operasional HR melalui penggunaan dan penerapan teknologi modern.
Dalam bentuk aplikasi yang berbasis mobile untuk kebutuhan Absensi Online, Tarik Gaji dan Payroll. Berbagai pilihan fitur Appsensi tersedia untuk berbagai ukuran bisnis.
Dapatkan laporan secara mudah dan transparan dari dashboard Appsensi. Kelola absensi karyawan jadi lebih cepat dan efisien dari dashboard yang selalu update secara real-time. Bahkan terintegrasi langsung dengan sistem Payroll untuk perhitungan gaji karyawan lebih mudah, aman dan cepat,
Tertarik untuk mencoba menggunakan Absensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
