Perusahaan kerap kali membutuhkan data sebagai sumber informasi berguna yang bisa dimanfaatkan untuk membuat keputusan dan menemukan solusi atas kendala yang dihadapi.
Melihat begitu pentingnya data, dalam artikel ini akan dibahas tentang informasi penting yang perlu Anda ketahui tentang data.
Key Takeaways
- Data adalah suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengamatan suatu variabel yang bentuknya bisa berupa angka, kata-kata, grafik, simbol, kalimat, gambar, video, digital, dan bentuk lainnya.
- Jenis data dikelompokkan menurut sumber, sifat, cara memperoleh, dan waktu pengumpulannya.
- Ada 4 metode pengumpulan data yang umum digunakan oleh perusahaan, yakni wawancara, pengamatan, kuesioner, dan dokumen studi.
Pengertian Data
Data adalah bentuk jamak dari kata datum yang berasal dalam bahasa Latin, yang artinya “sesuatu yang diberikan”. Data adalah istilah dalam bentuk tunggal, sedangkan bentuk jamaknya adalah data-data.
Sementara Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian data adalah keterangan yang benar dan nyata. Dalam konteks pekerjaan, arti data adalah suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengamatan suatu variabel yang bentuknya bisa berupa angka, kata-kata, grafik, simbol, kalimat, gambar, video, digital, dan bentuk lainnya.
Perbedaan Data dan Informasi
Dilansir dari RevoU, data dan informasi memiliki beberapa perbedaan. Data adalah kumpulan fakta yang umumnya berbentuk angka atau pernyataan mentah. Data bersifat tidak terstruktur dan tidak tergantung pada informasi.
Sementara itu, informasi adalah pemahaman terhadap fakta dalam konteks tertentu. Bentuk informasi bisa apa saja, tidak harus berupa angka atau pernyataan. Dibandingkan data, informasi bersifat lebih terstruktur. Informasi juga bergantung pada data, sehingga jika tidak ada data yang cukup, informasi yang didapat juga lebih sedikit.
Baca juga: Infografik adalah Sebuah Cara Menampilkan Informasi Menarik
Fungsi Data bagi Perusahaan
1. Membantu Membuat Keputusan Bisnis
Manfaat data adalah membantu perusahaan menentukan kebijakan atau keputusan penting yang berkaitan dengan bisnis. Dalam membuat keputusan yang sulit atau berdampak besar, tidak cukup jika hanya didasarkan argumentasi/pendapat pribadi. Oleh karena itu, diperlukan data agar keputusan yang diambil benar-benar bermanfaat dan tepat sasaran.
Misalnya, ketika perusahaan ingin membuat produk baru, mereka perlu mengumpulkan data yang cukup untuk memastikan produk yang akan dikeluarkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.
2. Meningkatkan Pendapatan dan Profit
Data memudahkan suatu bisnis dalam mengukur apakah produk atau layanan dan tindakan tertentu bisa menguntungkan dan menaikkan profit perusahaan.
Selain itu, dengan memiliki cukup data, pihak manajemen dapat menentukan strategi yang tepat untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi pengeluaran pada hal-hal yang kurang efektif.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan bisnis. Ketika kepuasan pelanggan tinggi, maka loyalitas dan kepercayaan mereka terhadap bisnis juga meningkat.
Keberadaan data mentah dapat membantu perusahaan mempelajari dampak strategi produk atau layanan tertentu terhadap kepuasan pelanggan. Dengan data ini, perusahaan juga bisa mengetahui cara bersaing dengan kompetitor.
Misalnya, perusahaan ingin melihat seberapa puas pelanggan terhadap produk atau layanan mereka. Maka dilakukan survei online yang menanyakan tentang pengalaman pelanggan saat menggunakan produk atau layanan. Data yang diperoleh dapat digunakan untuk mengidentifikasi bagaimana respons pelanggan dan tindakan apa yang harus diambil.
4. Membantu Memecahkan Masalah
Kendala yang dialami dalam menjalankan bisnis adalah hal yang lumrah. Namun, sering kali beberapa perusahaan belum bisa mengidentifikasi mana yang merupakan masalah utama yang membutuhkan penanganan segera dengan masalah yang tidak terlalu urgent.
Tersedianya data yang cukup di perusahaan berperan penting untuk menentukan masalah-masalah utama sekaligus mengatasinya dengan tepat.
Misalnya, perusahaan menemukan kendala dalam proses distribusi. Mereka dapat mengumpulkan data tentang jumlah produk yang berhasil didistribusikan dan bagian mana yang masih tertahan distribusinya. Dari situ, akhirnya perusahaan bisa menemukan akar permasalahan distribusi.
Jenis-Jenis Data
Melansir dari Gramedia, jenis data dikelompokkan menurut sumber, sifat, cara memperoleh, dan waktu pengumpulannya. Berikut penjelasannya:
1. Jenis Data Berdasarkan Sumbernya
a. Data Eksternal
Data eksternal adalah data yang diperoleh dari luar perusahaan maupun tempat dimana penelitian itu dilakukan.
Biasanya, jenis data ini digunakan untuk pembanding antara satu tempat dengan tempat lainnya. Contoh jenis data eksternal, seperti penjualan produk perusahaan lain.
b. Data Internal
Data internal adalah data yang bisa diperoleh langsung dari suatu perusahan atau tempat berlangsungnya penelitian.
Contoh jenis data internal, yaitu data kepuasan pelanggan suatu perusahaan, data karyawan dari sebuah perusahaan, dan lain sebagainya.
2. Jenis Data Berdasarkan Sifatnya
a. Data Kuantitatif
Data kuantitatif adalah data yang diperoleh melalui sebuah survei dengan mengajukan pertanyaan kepada responden. Nantinya, jawaban yang terkumpul dari responden berupa angka-angka.
Data tersebut sifatnya objektif. Artinya, ketika membaca data tersebut, maka tidak akan mengartikannya dengan berbeda.
Contohnya, Sasa berumur 25 tahun, tinggi badan Andi 179 cm, suhu badan Manda 36 derajat celcius, dan masih banyak lagi.
b. Data Kualitatif
Berkebalikan dengan data kuantitatif yang berbentuk angka, data kualitatif tidak berbentuk angka atau disebut dengan data deskriptif. Biasanya data tersebut dinyatakan dalam bentuk gambar, simbol ataupun bentuk verbal lain.
Data kualitatif didapatkan melalui isian kuesioner, observasi, studi literatur/pustaka, wawancara, dan lain sebagainya. Data ini sifatnya subjektif yang artinya ketika membaca data tersebut bisa menyebabkan adanya penafsiran yang berbeda.
Contoh jenis data kualitatif, seperti kualitas pelayanan suatu rumah sakit, kuesioner mengenai kepuasan pelanggan, dan lain sebagainya.
3. Jenis Data Berdasarkan Cara Memperolehnya
a. Data Primer
Data primer adalah data asli yang didapatkan dan dikumpulkan secara langsung dari sumber resmi, sumber utama, atau tangan pertama.
Data ini harus dicari melalui responden atau narasumber, yaitu orang yang dijadikan objek penelitian atau orang yang dijadikan sarana mendapatkan informasi maupun data.
Contoh data primer adalah data hasil wawancara, data dari hasil survei, data hasil kuesioner, data hasil observasi, dan data dari hasil eksperimen.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang dikumpulkan dari sumber yang telah diolah. Artinya, seseorang tidak perlu mengumpulkan data secara langsung dari objek yang ingin diteliti.
Biasanya, data sekunder dapat diperoleh dari penelitian sebelumnya yang sudah jadi dan digunakan kembali pada kebutuhan yang lain karena datanya masih valid.
Bentuk data sekunder bisa berupa grafik, tabel, ataupun diagram. Contoh dari data sekunder adalah data penjualan, data pelanggan, dan lain sebagainya
4. Data Berdasarkan Waktu Pengumpulannya
a. Data Cross-Sectional
Data cross-sectional adalah data yang dikumpulkan hanya di waktu-waktu tertentu. Tujuannya untuk mengetahui situasi pada saat itu. Contohnya data penelitian kuesioner.
b. Data berkala
Data berkala adalah data yang dikumpulkan secara berkala dari waktu ke waktu untuk mengetahui perkembangan dari sebuah peristiwa selama periode tertentu. Misalnya saja data harga makanan.
Baca juga: Statistik adalah Kunci Sukses dalam Pengambilan Keputusan Bisnis
Metode Pengumpulan Data
Melansir dari Maxmanroe, ada 4 metode pengumpulan data yang umum digunakan oleh perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Kuesioner atau Survei
Metode pengumpulan data pertama adalah dengan menggunakan kuesioner atau survei. Anda cukup membuat beberapa pertanyaan tertulis untuk nantinya dijawab oleh responden.
Metode kuesioner atau survei merupakan metode pengumpulan data yang lebih efisien jika Anda ingin mengetahui variabel atau ukuran pasti yang akan diukur. Selain itu, metode ini juga digunakan untuk memahami apa yang diharapkan dari responden tersebut.
2. Pengamatan atau Observasi
Metode pengumpulan data pengamatan atau observasi ini sedikit lebih rumit karena ada banyak faktor lain yang mungkin terjadi ketika Anda sedang mengamati objek data. Metode observasi tak sebatas mengukur sikap responden, tapi juga bisa digunakan untuk merekam berbagai macam fenomena yang terjadi ketika pengumpulan data.
Meskipun rumit, metode ini memiliki kelebihan, yakni Anda akan mendapatkan hasil yang lebih banyak dan tidak terduga selama pengamatan. Dengan demikian, Anda bisa membuat kesimpulan data secara lebih baik.
3. Wawancara atau Interview
Wawancara atau interview adalah salah satu metode pengumpulan data yang paling sering digunakan. Pasalnya, cara melakukannya sangat mudah.
Anda hanya perlu bertemu dengan objek data dan mengajukan beberapa pertanyaan secara lisan kepada narasumber. Selanjutnya narasumber akan menjawab pertanyaan tersebut.
Kini seiring perkembangan teknologi dan internet, wawancara bisa dilakukan tanpa harus bertatap muka. Bisa melalui video online meeting atau telepon.
4. Kajian, Penelitian, atau Dokumen Studi
Terakhir, metode pengumpulan data dengan mencari dari kajian, penelitian, atau dokumen studi. Metode penelitian ini dilakukan dengan pengumpulan data dari berbagai jenis dokumen dan sumber yang berguna untuk analisis dokumen.
Demikian pembahasan lengkap mengenai data, mulai dari fungsi, jenis, hingga metode pengumpulan data. Data berperan membantu perusahaan dalam menentukan kebijakan atau keputusan penting yang berkaitan dengan bisnis dan memecahkan masalah yang rumit.
Apabila masalah yang ada di perusahaan Anda berupa kesulitan mengelola SDM, maka Anda bisa mengandalkan Appsensi untuk mengatasinya. Appsensi merupakan aplikasi absensi online berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, penarikan laporan secara real-time, dan terintegrasi dengan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
