Pekerjaan dengan jadwal yang ketat dengan waktu kerja yang terbatas. Membuat Anda perlu mengatur waktu terkait koordinasi dan rapat (meeting), terutama jika menyangkut kebutuhan rapat dengan divisi atau departemen lain. Komunikasi dari jauh-jauh hari untuk keperluan tersebut bisa dilakukan dengan mengirimi surat undangan terlebih dahulu. Jika Anda perlu mengirim surat undangan untuk kebutuhan rapat, berikut dalam artikel ini Anda akan menemukan salah satu contoh surat undangan rapat.
Rapat atau Meeting, hal yang perlu diketahui
Ketika berorganisasi tentunya kata “meeting” atau “rapat” tidaklah asing terdengar di telinga Anda. Tapi tahukah Anda apakah arti dari meeting atau rapat?
Meeting atau rapat adalah sebuat pertemuan dimana sekelompok orang menyatukan pemikiran untuk melaksanakan suatu urusan, baik untuk organisasi ataupun perusahaan. Dalam dunia kerja, tentunya meeting adalah hal yang sering dilakukan baik untuk membahas suatu proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan ataupun untuk evaluasi para pekerja demi memastikan seluruh departemen melakukan tugasnya dengan baik.
Rapat atau meeting tentunya diperlukan oleh perusahaan agar saling terjalin komunikasi dan secara rutin mengevaluasi kinerja perusahaan.
Meeting atau rapat sendiri ternyata memiliki berbagai macam jenisnya. Tahukah Anda apa saja jenis meeting? Mari kita bahas satu persatu.
- Team building: jenis meeting ini adalah yang paling sering dilakukan di kantor dengan tujuan untuk membuat satu kelompok atau divisi menjadi kompak dengan menyamakan tujuan atau visi.
- Brainstorming: Meeting jenis ini akan sering Anda ikuti agar dapat menggali ide bersama-sama dengan tim untuk membuat produk, promosi, cara berjualan ataupun tujuan lainnya yang akan membantu perusahaan berkembang.
- Innovation (brainstorming): Apabila brainstorming sebelumnya bertujuan untuk menggali ide baru, maka pada innovation ini bertujuan untuk mencari ide baru dalam segi desain produk dan pengembangan bisnis. Hal ini dilakukan agar bisnis atau perusahaan tetap update dengan tren yang ada saat ini.
- Decision making: meeting jenis ini memiliki tujuan untuk mencari kesepakatan untuk suatu keputusan penting bagi perusahaan.
- Problem solving: Meeting jenis ini dilakukan untuk mencari jalan keluar dari suatu permasalahan yang tengah dihadapi oleh perusahaan, baik itu segi produk, pelayanan ataupun citra perusahaan agar tetap terjaga dengan baik dimata konsumen.
- Information sharing: meeting jenis ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang tentunya penting bagi tim yang mengikuti meeting, umumnya informasi yang diberikan akan berhubungan dengan segala kegiatan yang ada di perusahaan.
- One on one: meeting jenis ini memiliki tujuan yang cukup unik, yaitu untuk memberikan dukungan, mempererat hubungan dan meningkatkan rasa percaya antara dua orang. Dalam meeting ini, masing-masing pihak dapat saling menyampaikan permasalahan ataupun kesulitan dalam bekerja yang mungkin sedang dihadapi.
Jenis-jenis meeting diatas walaupun berbeda fungsi dan nama, tentunya memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menyelesaikan masalah perusahaan, menilai pekerjaan, membuat karyawan tahu dengan tugasnya masing-masing serta mengingatkan tujuan dari perusahaan.
Kenapa perlu mengirim surat undangan untuk rapat?
Sebelum mengadakan rapat, biasanya perusahaan akan mengeluarkan surat undangan resmi yang bertujuan untuk menginformasikan adanya rapat pada waktu dan tempat yang telah ditulis secara formal.
Surat undangan rapat ini termasuk dalam surat resmi yang bersifat formal dan memiliki kekuatan hukum tersendiri, sehingga bisa dijadikan sebagai barang bukti di pengadilan seperti halnya surat kuasa, surat wasiat ataupun surat kelahiran.
Selain it surat undangan rapat memiliki beberapa fungsi sehingga wajib sebelum rapat, yaitu:
- Sebagai pedoman pekerjaan, bisa berupa surat tugas, surat intruksi, surat izin atau surat pengambilan keputusan.
- Alat pengingat, karena surat resmi dapat dijadikan arsip bagi lembaga.
- Sebagai bukti mengenai perkembangan suatu lembaga, sekaligus alat bukti, terutama pada surat perjanjian
- Selain itu surat undangan resmi memiliki ciri-ciri yang berbeda dengan jenis surat lainnya, antara lain:
- Menggunakan aturan format yang baku dalam penulisannya
- Memakai kop surat apabila dikeluarkan oleh Lembaga Instansi atau organisasi.
- Dalam surat resmi terdapat nomor surat, lampiran, dan perihal.
- Memakai bahasa resmi atau formal.
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi tersebut.
Karena itu surat undangan rapat bukanlah surat biasa dan wajib diberikan kepada peserta rapat sebelum mengadakan rapat.
Contoh Surat Undangan Rapat dalam format dokomen
Dalam pembuatan surat undangan rapat tersebut Anda perlu memperhatikan bahasa, maksud undangan serta identitas pengundang serta orang-orang yang mengundang meeting. Selain itu surat undangan rapat pada umumnya memiliki struktur surat resmi yaitu sebagai berikut:
1. Kop surat
Kop surat atau disebut juga kepala surat, akan berisi nama lembaga, instansi, atau suatu organisasi yang ditulis dengan huruf kapital, mencantumkan alamat dengan variasi huruf besar dan kecil sesuai dengan kaidah yang benar, dan disertai logo.
2. Nomor surat
Nomor surat adalah nomor urutan dari surat yang dikirimkan.
3. Lampiran
Lampiran akan berisi beberapa lembaran lain yang ikut disertakan dalam surat.
4. Perihal
Berisi tujuan dan maksud dari pembuatan surat yang ditulis.
5. Tanggal
Menyertai tanggal, bulab, dan tahun surat, yang umumnya ditulis di sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat.
6. Alamat Surat
Berisi nama orang atau suatu pihak tempat tujuan surat, yang ditulis tanpa menggunakan kata kepada.
7. Pembukaan
Berisi salam pembuka atau sapaan yang diakhiri dengan tanda koma (,).
8. Isi Surat
Berisi Informasi beserta uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan lain sebagainya yang menjelaskan terkait inti dari hal yang ingin disampaikan kepada penerima surat undangan.
9. Penutup
Salam penutup ditandai dengan keterangan jabatan, tanda tangan, nama lengkap pembuat surat biasanya disertai dengan gelar dan juga nomor induk pegawai (NIP) untuk memperkuat surat.
10. Tembusan
Tembusan dipakai apabila surat dinas atau surat resmi membutuhkan tembusan. Tembusan dalam surat resmi merupakan pihak-pihak yang mendapatkan tembusan ataupun salinan surat, selain dari pihak yang dialamatkan. Isinya berupa pemberitahuan atau pernyataan kepada atasan mengenai adanya suatu adanya suatu acara atau kegiatan.
Agar Anda tidak bingung, berikut ini adalah contoh surat undangan rapat dengan format docx yang dapat Anda jadikan referensi surat serta Anda gunakan dengan klik link berikut ini: Dapatkan surat undangan rapat di sini.
Etika mengirim Surat dan undangan rapat
Mengirimkan undangan rapat adalah suatu hal yang lazim dilakukan di dunia kerja, tetapi tetap ada etika pengiriman surat yang harus Anda perhatikan agar rapat bisa berjalan dengan lancar baik untuk rapat internal maupun eksternal kantor, yaitu:
- Cukup undang orang-orang yang berkepentingan
- Tentukan jadwal dengan tepat
- Cantumkan detail rapat
- Informasikan hal-hal yang harus disiapkan peserta meeting
- Sediakan RSVP
Semoga dengan artikel ini dapat menambah referensi Anda mengenai sumber kelengkapan file untuk manajemen SDM atau personalia.
Contoh surat undangan rapat ini bisa Anda gunakan. Jika Anda ingin memudahkan pengaturan waktu dan manajemen SDM Anda. Mari menggunakan solusi dari Appsensi. Klik di sini untuk pelajari lebih lanjut.
Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
