Appsensi, Kami Hadir Sebagai Solusi Untuk Masalah Rekap Absen Karyawan Anda!

November 10, 2021

Rekapitulasi absen tidak hanya digunakan pada perusahaan, contoh lain adalah pada instansi-instansi yang membutuhkan rekapitulasi absen, contoh lainnya juga adalah di sekolah, sekolah pasti membutuhkan rekap absen guru yang digunakan untuk laporan tiap bulannya.

rekap absen karywan dengan appsensi

Sebuah perusahaan pasti akan selalu membuat rekapitulasi absen karyawannya, rekapitulasi ini digunakan sebagai laporan ataupun digunakan sebagai data untuk syarat penggajian karyawan, data rekap absen ini digunakan pula untuk indikator menentukan seberapa gaji yang akan diterima setiap karyawan setelah bekerja selama waktu yang ditentukan.  

Lantas, Apa Itu Rekap Absen?

Sebelum membahas pengertian rekap absen, kita harus mengetahui apa yang dimaksud dengan absensi, absensi adalah data yang menunjukan seberapa jumlah kehadiran seorang karyawan, anda juga dapat mengetahui status karyawan, apakah karyawan tersebut  izin atau sedang sakit pada data tadi.

Sedangkan pengertian dari rekap absen adalah kumpulan data karyawan selama periode tertentu (biasanya perbulan), kumpulan data tadi menunjukan status kehadiran karyawan selama waktu satu bulan sebagai data indikator yang menentukan jumlah gaji yang  akan diterima karyawan.

Sejarah Singkat Terciptanya Mesin Absensi

Tentunya  dari masa ke masa mesin yang memudahkan manusia semakin berkembang, termasuk mesin absensi yang berkembang menurut zamannya, awal mulanya pada tahun 1888, Willard L. Bundy membuat mesin pengukur waktu untuk menghitung lama kerja karyawan, selanjutnya adiknya yang bernama Harold L. Bundy mengembangkan mesin pengukur waktu tadi, dan berhasil memproduksinya, sampai pada 1997 mulai populer di Indonesia. Hingga hari ini teknologi kian pesat dan kita menikmati penyempurnaan mesin absensi yang memudahkan HR dalam melakukan proses rekapitulasi absen.

Mesin Absensi Karyawan Dari Zaman ke Zaman

Perkembangan mesin absensi yang direkam dalam sejarah, menggambarkan bagaimana teknologi berkembang menemani umat manusia, hal ini penting dipahami untuk anda yang memiliki perusahaan yang masih menggunakan rekap absen bulanan dengan  prosedur absensi manual yang notabene memberikan efek yang kurang dalam efektivitasnya, berikut ini adalah perkembangan mesin absensi dari zaman ke zaman, simak penjelasannya sebagai berikut :

1. Absensi Manual atau Analog

Mesin ini berwujud lubang yang digunakan untuk  memasukkan kartu, jika karyawan telah memasukkan kartu ke dalam lubang tadi dan otomatis akan terlihat waktu dan tercetak dalam kartu absensi. Kelemahan mesin ini adalah keterbatasan kapasitas jumlah yang mampu direkam hanya sedikit.

2. Absensi PIN Digital

Mesin absensi ini berwujud mesin yang memiliki tombol angka, karyawan sebelumnya harus mendaftarkan diri ke sistem, kemudian mereka membuat PIN atau password dan setiap harinya karyawan harus memasukan PIN tadi. Kelebihan mesin ini adalah tidak menggunakan kertas sebagai output datanya, berbasis digital, hanya angka ditampilkan dalam layar.

3. Absensi dengan Kartu

Absensi dengan kartu atau dapat dikatakan Magnetic Card adalah teknologi gabungan antara mesin absensi analog dan PIN digital, karyawan hanya perlu menggesekkan kartunya dan data kehadiran akan tersimpan dalam sistem perusahaan, mesin absensi ini juga masih kerap dijumpai pada perusahaan-perusahaan yang ada di  Indonesia,  namun kelemahan mesin ini adalah keterbatasan kapasitas penggunaannya.

4. Absensi Fingerprint atau Sidik Jari

Mesin absensi Sidik Jari ini adalah mesin yang di Indonesia sendiri masih cukup banyak digunakan di berbagai instansi, cara kerjanya adalah para karyawan diharuskan menempelkan jari yang telah direkam sidik jarinya, biasanya jari telunjuk atau ibu jari.  Pencatatan data karyawan menggunakan mesin ini tergolong akurat serta cara pakainya yang simpel.

5. Absensi Melalui Web

Absensi melalui web ini merupakan absensi yang terletak pada laptop atau komputer karyawan, memiliki tingkat akurasi yang tinggi, karyawan memiliki username dan password, dan dua hal ini hanya dapat digunakan oleh satu karyawan, karena kemampuan ini cara absensi ini cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki berbagai cabang di berbagai wilayah. Sekedar informasi, cara rekap absen online ini lebih mudah karena memiliki sistem tersendiri tanpa harus repot-repot menginput manual.

6. Absensi menggunakan Aplikasi Mobile

Absensi yang menggunakan aplikasi adalah inovasi yang paling baru, menggunakan gawai yang setiap orang pasti memiliki membuat cara absensi sepertinya sangat mudah dilakukan,  absensi ini pun berbasis cloud yang memungkinkan kapasitasnya sangat besar. perusahaan tidak perlu menyediakan mesin absensi lagi, hanya membutuhkan paket data untuk mengakses aplikasi absensi mobile ini. Sebagai teknologi pembaharu, absensi dengan cara ini adalah bentuk kemajuan untuk perusahaan anda.

Seperti itulah penjelasan bagaimana perkembangan mesin absensi dari zaman-ke zaman, jika anda ingin perusahaan anda meningkat dari segi efektivitas untuk karyawan, maka gunakanlah mesin absensi aplikasi mobile, karena relevan untuk zaman modern seperti ini.

Baca juga: Aplikasi Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis, Lebih Akurat!

Masalah yang Dihadapi Ketika Rekap Absen Karyawan

Di dalam proses rekapitulasi absen karyawan tentunya akan ada masalah yang muncul dikarenakan proses ini membutuhkan ketelitian, masalah-masalah yang dihadapi khususnya pada HR yang melakukan proses rekapitulasi absen karyawan antara lain sebagai berikut :

1. Merekap Data Absen Semua Karyawan Memakan Waktu Yang Cukup Lama

Suatu perusahaan yang memiliki banyak karyawan tentunya juga memiliki data absensi yang banyak pula, hal ini menjadikan masalah serius untuk HR yang melakukan tugas rekapitulasi absen karyawan, rekap absen seperti itu pasti akan memakan waktu yang cukup lama karena banyaknya data yang perlu diolah, menjadikan tugas pokok HR sering kali dikesampingkan.

2. Jumlah Karyawan

Jumlah karyawan adalah salah satu faktor masalah yang dihadapi pada saat proses rekapitulasi data, jika tadi disebutkan di atas bahwasannya dalam proses rekap absen ini HR membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses ini maka hal yang terjadi berikutnya adalah berimbas kepada masalah penggajian karyawan, seperti halnya gaji yang terlambat diberikan, gaji yang terlambat diberikan juga akan menurunkan motivasi dan produktivitas karyawan dalam bekerja, hal ini tentunya merugikan perusahaan tersebut.

3. Data Absensi Karyawan Yang Kurang Valid

Seringkali terdapat data absensi karyawan yang dimanipulasi, hal ini berefek pada data yang akan direkap, data absen tadi akan menjadi tidak valid. Faktor-faktor yang mempengaruhi data absensi menjadi tidak valid antara lain adalah prosedur rekap absen manual,yang biasanya menggunakan tanda tangan, prosedur lain yang membuat data absensi karyawan menjadi tidak valid adalah prosedur absensi menggunakan PIN.

4. Kesalahan Input Data Atau Error of Human

Setiap manusia sewaktu-waktu pasti berbuat kesalahan, jika input data dalam rekap absen mengalami kesalahan maka dapat menjadi masalah yang meluas contoh nya telat gajian seperti yang disebutkan tadi, hal ini dapat diminimalisir dengan adanya teknologi yang kini kian berkembang, dapat dikatakan bahwa margin of error dari manusia dapat lebih banyak dibandingkan kesalahan input data yang dilakukan oleh mesin.

rekap absen

Keunggulan Appsensi Sebagai Solusi Rekap Absen Untuk Perusahaan Anda

Perusahaan anda akan mendapat benefit ketika menggunakan aplikasi ini, banyak keutamaan yang akan anda dapatkan melalui fitur-fitur dari Appsensi. Tersedia fitur-fitur yang dapat menghindarkan anda dari masalah-masalah di atas adalah:

Fitur Mobile Attendance yang Memudahkan Rekap Absen

Di dalam fitur ini terdapat berbagai  layanan seperti, anda dapat melacak data kehadiran karyawan secara Real-time, cepat dan akurat. Anda tidak perlu lagi mencatat kehadiran secara manual, dalam hal rekapitulasi absen,  anda juga dapat dimudahkan dengan ditampilkannya secara otomatis skema kehadiran karyawan. Fitur Appsensi satu ini juga dapat secara otomatis memantau produktivitas karyawan, seperti laporan keterlambatan, jam kerja dan lembur. Fitur ini memberikan efektivitas waktu dan meningkatkan produktivitas.

Memberikan Keamanan dan Kenyamanan

Akses yang mudah dan tentunya aman melalui fitur pengenalan wajah, dan deteksi lokasi dengan teknologi GPS, hal ini meminimalisir kontak fisik, dan tentunya mencegah manipulasi data absensi sehingga menghindarkan masalah data yang kurang valid.  Kesalahan input data juga dapat dihindari dengan adanya fitur pengenalan wajah, karena data yang disajikan tidak akan tertukar karena data tersebut otentik.

Dengan adanya aplikasi Appsensi dan fitur-fitur yang ada di dalamnya tentu dapat meningkatkan produktivitas untuk bisnis dan perusahaan anda. Masih banyak lagi fitur yang tentunya sangat menguntungkan untuk bisnis dan perusahaan anda, segera cari tahu tentang Appsensi di sini!

 

Author Profile

Ricky Caesar Sam

Head of Sales and Marketing Appsensi

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments