Saat ini bekerja secara remote ataupun work from home adalah tren paling hangat di perusahaan. Walaupun bekerja secara remote, bukan berarti karyawan dapat dengan bebas tidak bekerja karena tidak diawasi secara langsung oleh atasan. Untuk itu, diperlukan sebuah aplikasi tracking karyawan untuk tujuan monitor absensi kehadiran serta laporan hasil kerjanya.
Key Takeaways
- Aplikasi tracking karyawan atau aplikasi monitoring pekerjaan adalah sebuah aplikasi atau software yang memiliki beragam fitur untuk mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan.
- Aplikasi tracking karyawan memiliki manfaat yang lebih daripada sekedar melacak posisi karyawan
- Aplikasi tracking karyawan yang baik wajib memiliki beberapa fitur penting
Apa itu Aplikasi Tracking Karyawan
Aplikasi tracking karyawan atau aplikasi monitoring pekerjaan adalah sebuah aplikasi atau software yang memiliki beragam fitur untuk mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan, baik yang berada di kantor maupun di luar kantor. Dengan aplikasi ini, pihak manajemen perusahaan ataupun tim HRD dapat memantau aktivitas karyawannya dari mana saja sehingga kinerja dan kedisiplinan karyawan terjaga dengan baik.
Aplikasi tracking karyawan umumnya sangat dibutuhkan oleh beberapa industri ataupun perusahaan yang mengharuskan karyawannya bekerja secara remote atau tidak bekerja di kantor, misalnya industri konstruksi, perminyakan, retail, food and beverage, logistik,marketing dan lain sebagainya. Hal ini dikarenakan, pihak manajemen tidak dapat memantau seluruh pekerjaan karyawan dalam satu waktu.
Perusahaan akan kesulitan untuk mengetahui tingkat kinerja dan kedisiplinan karyawan yang bekerja apabila tidak ada aplikasi yang dapat membantu dalam melacak kinerja karyawan. Inilah peranan penting aplikasi tracking karyawan dapat membantu perusahaan.
Manfaat Aplikasi Tracking Karyawan Bagi Perusahaan
Aplikasi tracking karyawan memanglah sangat membantu perusahaan dalam mengelola karyawan. Namun nyatanya aplikasi tracking karyawan memiliki manfaat yang lebih daripada sekedar melacak posisi karyawan, yaitu:
- Lebih efisien: Dengan penggunaan GPS online, perusahaan dapat mengetahui lokasi karyawan saat menyetor absen secara lebih efisien dan mudah. Selain itu, karyawan hanya perlu menggunakan smartphone-nya saja untuk melakukan absen sambil selfie dan data absensi akan tersimpan secara otomatis pada sistem. Tentunya hal ini akan memudahkan HRD dalam mengelola data absensi untuk membuat rekapan absen dan menghitung payroll.
- Dapat diakses dari mana saja: Hanya dengan bermodalkan konektivitas internet, karyawan yang bekerja secara remote ataupun mobile dapat melakukan absensi dimana saja. Karyawan dapat melakukan absensi walaupun tidak berada di lingkungan kantor.
- Mengelola laporan absensi secara real-time: Penyimpanan data berbasis cloud memudahkan pihak manajemen perusahaan untuk melakukan proses rekapitulasi absensi dan prosesnya akan menjadi lebih cepat.
- Mencegah kecurangan: Dengan fitur face-recognition, karyawan tidak akan bisa melakukan kecurangan seperti menitipkan absen kepada rekan kerja. Selain itu fitur GPS akan membuat HRD mengetahui secara pasti lokasi karyawan melakukan absensi, sehingga tidak mudah untuk memanipulasi HRD.
- Memantau kalkulasi waktu kerja: Aplikasi tracking karyawan dapat memantau kalkulasi waktu kerja karyawan, sehingga HRD dapat mengetahui apakah karyawannya overtime saat bekerja atau tidak. Hal ini akan berpengaruh pada optimalisasi kinerja karyawan serta menghindari permasalahan dengan undang-undang yang berlaku mengenai peraturan bekerja secara overtime.
- Sebagai alat untuk analisa karyawan: HRD dapat dengan menggunakan aplikasi tracking karyawan untuk alat analisis kinerja karyawan. Dengan melihat data kehadiran saat check in dan check out serta melihat laporan kerja yang dikirimkan, HRD dapat memutuskan untuk memberikan reward sesuai dengan hasil kinerjanya.
Aplikasi tracking karyawan telah banyak diakui manfaatnya serta digunakan oleh banyak perusahaan. Selain dengan harga yang lebih efisien dan mudah digunakan baik oleh karyawan dan HRD, tidak heran aplikasi tracking karyawan menjadi tren.
Fitur-Fitur Penting Dalam Aplikasi Tracking Karyawan
Apabila Anda sudah memutuskan untuk menggunakan aplikasi tracking karyawan pada perusahaan atau karyawan Anda, maka Anda perlu memperhatikan beberapa hal penting sebelum memilih aplikasi tracking karyawan yang baik. Aplikasi tracking karyawan yang baik wajib memiliki beberapa fitur penting ini yaitu:
- Fitur Absensi dengan Time Tracker
Fitur ini akan membantu untuk mencatat waktu absensi karyawan dan Anda dapat mengetahui bagaimana ketertiban dan ketepatan waktu absensi dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, Anda dapat mengetahui berapa lama jam kerja Anda, apakah termasuk lembur atau tidak ataupun overtime atau tidak.
- Fitur Pengajuan Cuti atau Izin Online
Karyawan yang melakukan pekerjaan secara remote tentunya berhak mendapatkan cuti selayaknya karyawan yang bekerja di kantor. Untuk itu, agar memudahkan HRD dalam proses pengajuan cuti atau izin bagi karyawan yang bekerja secara remote, maka penggunaan aplikasi dengan fitur pengajuan cuti atau izin online akan sangat membantu. Karyawan dapat melakukan pengajuan cuti atau izin dimana saja dan HRD dapat segera memprosesnya secara online.
- FItur Reimburse Online
Bekerja diluar kota ataupun remote tentunya memiliki kemungkinan untuk sakit dan membutuhkan biaya berobat. Untuk itu perusahaan umumnya memiliki fasilitas untuk reimburse biaya-biaya tertentu bagi karyawan. Dengan fitur reimburse online, karyawan dapat dengan mudah mengajukan reimburse kepada perusahaan.
- Fitur Slip Gaji atau Payslip Online
Fitur payslip online memudahkan karyawan untuk mengetahui detail gaji yang diterima dan dapat menggunakan payslip sesuai dengan kebutuhannya. Dengan fitur ini, HRD cukup mengirimkan payslip kepada karyawan secara online.
- Fitur Live Tracking
Fitur yang harus ada dalam aplikasi tracking karyawan adalah fitur live tracking. Fitur ini dapat digunakan oleh HRD untuk memonitoring posisi karyawan secara real-time dengan mengambil data dari GPS.
- Menggunakan GPS dan Penyimpanan Aman
Aplikasi tracking karyawan wajib menggunakan fitur GPS untuk mengetahui posisi karyawan saat melakukan absensi ataupun untuk monitoring secara real time. Data-data absensi dan laporan hasil kerja yang di upload ke dalam aplikasi harus disimpan secara aman dalam penyimpanan berbasis cloud.
- Fitur Laporan Kerja Online
Bekerja secara remote bukan berarti tidak bisa memantau hasil kerjanya. Dengan fitur laporan kerja online, karyawan dapat melaporkan hasil pekerjaannya hari itu dengan melampirkan foto bukti dokumen ataupun foto dokumentasi lainnya.
Rekomendasi Aplikasi Tracking Karyawan Terbaik
Seperti yang sudah dibahas di atas, diperlukan aplikasi dengan fitur lengkap yang dapat membantu HRD dan pihak manajemen dalam mengelola karyawan. Aplikasi tracking karyawan yang tepat dengan fitur terlengkap dan telah digunakan oleh berbagai industri adalah Appsensi.
Fitur-fitur yang dibutuhkan untuk mengelola absensi karyawan tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
Tulis Komentar