Sumber daya merupakan aset penting bagi perusahaan, karena sumber daya merupakan roda penggerak. Inilah yang salah satunya disebut sebagai tenaga kerja atau karyawan.
Tenaga kerja akan ditempatkan dalam sebuah perusahaan sesuai dengan unit kerja yang diperlukan. Dengan mengetahui pentingnya tenaga kerja, perusahaan harus bisa melakukan analisa beban kerja yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan oleh pekerja.
Key Takeaways
- Analisis beban kerja adalah proses perusahaan dalam memahami seberapa efektif pekerjaan yang dikelola dapat meningkatkan produktivitas dan mensejahterakan karyawan.
- Manfaat perusahaan yang melakukan analisa beban kerja adalah dapat berdampak positif pada keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan.
- Metode dalam melakukan analisis beban kerja dapat dilakukan dengan cara observasi, wawancara, survei karyawan, dan penggunaan perangkat lunak dalam penilaian karyawan.
Dalam dunia kerja yang kompetitif dan dinamis, mengoptimalkan analisis beban kerja adalah langkah penting untuk memastikan bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efisien.
Analisis beban kerja adalah proses yang memungkinkan perusahaan untuk memahami seberapa baik pekerjaan dibagi dan dikelola di seluruh organisasi.
Dengan melibatkan perencanaan yang cermat dan pengelolaan yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stres, dan memastikan bahwa pekerja dapat bekerja dengan efisien.
Artikel ini akan menjelaskan beberapa langkah kunci untuk mengoptimalkan rencana analisis beban kerja di tempat kerja.
Pengertian Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja adalah proses yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia dan perencanaan operasional. Analisis ini digunakan untuk memahami sejauh mana pekerjaan dan tanggung jawab tertentu memengaruhi pekerja dan organisasi secara keseluruhan.
Tujuan utama dari analisis beban kerja adalah untuk memahami bagaimana tugas dan tanggung jawab yang ada di dalam organisasi didistribusikan, dijalankan, dan dikelola oleh pekerja sesuai dengan volume kerja yang telah ditentukan oleh peraturan pemerintah. Ini melibatkan pemahaman mendalam tentang jenis pekerjaan yang dilakukan, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya, dan keterampilan serta kemampuan yang dibutuhkan.
Dengan melakukan analisis beban kerja yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya mereka, meningkatkan produktivitas, mengurangi stres di tempat kerja, memberikan volume kerja yang sesuai, dan memastikan bahwa pekerjaan dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi.
Analisis beban kerja merupakan alat penting dalam manajemen sumber daya manusia dan perencanaan strategis untuk memastikan keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Sebagai hasilnya, perusahaan akan lebih mampu bersaing di pasar yang semakin kompetitif.
Beberapa komponen utama dari analisis beban kerja, meliputi:
- Identifikasi tugas dan tanggung jawab.
- Evaluasi keterampilan dan kapasitas karyawan.
- Distribusi beban kerja secara adil.
- Menggunakan alat dan teknologi yang tepat.
- Pertimbangkan faktor kesejahteraan karyawan.
- Evaluasi volume kerja karyawan secara berkala.
Baca juga: Pentingnya Training Need Analysis (TNA) untuk Perusahaan
Manfaat Melakukan Analisis Beban Kerja
Melakukan analisis beban kerja memiliki berbagai manfaat penting bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari menjalankan analisis beban kerja:
- Pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efisien.
- Peningkatan produktivitas karyawan dan perusahaan.
- Distribusi beban kerja yang merata.
- Identifikasi kualifikasi dan keterampilan yang diperlukan.
- Perencanaan pengembangan karyawan.
- Dapat mengevaluasi kinerja dan hasil kerja karyawan.
- Pengambilan keputusan perusahaan yang lebih baik untuk merancang peluang baru.
- Peningkatan kesejahteraan karyawan.
- Membantu perusahaan untuk mematuhi regulasi yang mengatur beban kerja karyawan.
Dengan menjalankan analisis beban kerja secara rutin, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan keberlanjutan operasional mereka. Hal ini juga dapat membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih seimbang dan sehat bagi karyawan. Pada akhirnya, hal ini akan berdampak positif pada keberhasilan dan pertumbuhan perusahaan.
Metode Analisis Beban Kerja
Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk melakukan perhitungan dalam analisis beban kerja. Pilihan metode perhitungan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan lingkungan perusahaan. Metode yang dipilih akan bergantung pada tujuan analisis, kompleksitas pekerjaan, dan sumber daya yang tersedia.
Penggunaan beberapa metode mungkin lebih efektif dalam memahami beban kerja secara menyeluruh. Setelah data diperoleh, analis dapat menganalisis dan menginterpretasikan informasi tersebut untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dan pengoptimalan dalam alokasi sumber daya dan manajemen beban kerja.
Berikut adalah beberapa metode menghitung yang umum digunakan dalam analisis beban kerja:
1. Observasi Langsung (Direct Observation)
Dalam metode ini, seorang analis secara langsung mengamati karyawan yang sedang melakukan pekerjaan. Observasi ini biasanya mencakup pencatatan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, langkah-langkah yang diperlukan, dan faktor-faktor lain yang memengaruhi pekerjaan. Observasi langsung dapat memberikan data yang sangat akurat, tetapi juga memerlukan waktu dan usaha yang signifikan.
2. Wawancara (Interview)
Metode ini melibatkan wawancara dengan pekerja yang menjalankan tugas-tugas tertentu. Analis akan bertanya tentang rincian pekerjaan, waktu yang diperlukan, hambatan yang mungkin dihadapi, dan keterampilan yang diperlukan. Wawancara dapat memberikan wawasan yang berharga tentang pekerjaan, tetapi dapat terpengaruh oleh pandangan subjektif.
3. Survei Pekerja (Employee Survey)
Pekerja dapat diminta untuk mengisi survei yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Survei ini dapat mencakup pertanyaan tentang tugas-tugas yang mereka lakukan, frekuensi, dan perkiraan waktu yang diperlukan. Survei dapat memberikan pemahaman yang lebih luas tentang beban kerja pekerja.
Baca juga: Level Grade Karyawan: Pengertian, Metode, dan Cara Membuatnya
Teknik Menghitung Beban Kerja
Menggunakan teknik menghitung beban kerja akan tergantung pada konteks spesifik dan tujuan analisis beban kerja.
Seiring berjalannya waktu, analisis beban kerja dapat diperbarui dan disesuaikan dengan perubahan dalam pekerjaan, kebutuhan bisnis, hasil kerja, dan sumber daya karyawan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa metode yang digunakan tetap relevan dan memberikan wawasan yang berharga bagi manajemen sumber daya manusia dan perencanaan operasional.
Sebelum melakukan perhitungan analisis beban kerja, perusahaan harus memastikan bahwa mereka telah mengetahui jam kerja efektif setiap karyawan. Hal ini sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016, yang menjelaskan bahwa durasi jam kerja efektif bagi setiap pekerja pada setiap hari adalah sebanyak 6 jam 25 menit atau 6,416 jam.
Total jam kerja efektif ini diperoleh dengan cara mengurangkan waktu yang digunakan untuk kebutuhan pribadi karyawan, seperti istirahat makan dan waktu ke kamar mandi, dengan keseluruhan volume kerja karyawan
Setelah tahap tersebut selesai, perusahaan dapat menghitung isi kerja dari para karyawan. Untuk melakukannya, perusahaan dapat mengelola data yang diperoleh dari unit pelaksana dengan menggunakan rumus berikut:
Isi Kerja = Beban Kerja x Waktu
Setelah menghitung isi kerja, langkah berikutnya adalah menjumlahkannya untuk mendapatkan isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan satuan dalam jam kerja orang atau disebut juga dengan OJ.
Terdapat minimal empat periode waktu kerja yang dianggap efektif, yaitu per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun. Perhitungan waktu dari keempat periode waktu kerja efektif tersebut adalah sebagai berikut:
- Per hari = 1 hari x 6,416 jam = 385 menit
- Per minggu = 5 hari x 6,416 jam = 32,08 jam = 1.924,8 menit
- Per bulan = 20 hari x 6,416 jam = 128,32 jam = 7.699,2 menit
- Per tahun = 240 hari x 6,416 jam = 1.539,84 jam = 92.390,4 menit
Akibat Beban Kerja yang Berlebih
Beban kerja yang berlebihan dapat memiliki dampak yang serius, baik pada individu maupun organisasi. Beban kerja yang berlebihan dapat menyebabkan berbagai masalah kesehatan dan produktivitas, serta dapat mengganggu kehidupan kerja dan pribadi karyawan.
Berikut adalah beberapa akibat yang ditimbulkan ketika beban kerja berlebihan:
- Tingkat stress yang meningkat karena karyawan yang terus-menerus terbebani oleh tugas-tugas yang berlebihan, serta penempatan unit kerja yang tidak sesuai.
- Dapat mengalami penurunan kesehatan fisik, seperti gangguan tidur, kelelahan kronis, dan penurunan sistem kekebalan tubuh. Ini dapat membuat karyawan lebih rentan terhadap penyakit dan cedera.
- Penurunan produktivitas karena karyawan terlalu terbebani. Karyawan menjadi kesulitan untuk fokus dan menyelesaikan tugas dengan efisien. Akibatnya, kinerja mereka dapat menurun.
- Kualitas kerja yang buruk karena beban kerja berlebih membuat karyawan menjadi terburu-buru melakukan pekerjaan, yang dapat menyebabkan kesalahan dan hasil yang kurang memuaskan.
- Burnout yang disebabkan oleh beban kerja yang berkepanjangan dan berlebihan. Ini dapat mengakibatkan kelelahan fisik dan mental yang parah, kehilangan minat dalam pekerjaan, dan ketidakmampuan untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
- Ketidakpuasan dalam bekerja akibat penempatan unit kerja yang tidak sesuai, sehingga dapat mengakibatkan kehilangan motivasi dan minat dalam pekerjaan.
- Tingkat absensi yang tinggi karena karyawan mungkin merasa terlalu lelah atau stres untuk datang bekerja, sehingga dapat mengganggu produktivitas perusahaan.
- Tingkat pengunduran diri yang meningkat akibat karyawan yang merasa tidak dapat mengatasi beban kerja yang berlebihan.
- Kualitas hidup yang menurun dan mengganggu keseimbangan hidup karyawan akibat beban kerja yang berlebih.
- Potensi masalah hukum jika melanggar regulasi atau peraturan mengenai jam kerja dan waktu istirahat karyawan.
Penting bagi perusahaan untuk memantau dan mengelola beban kerja karyawan dengan bijak untuk menghindari akibat-akibat negatif tersebut. Inilah pentingnya perusahaan melakukan analisis beban kerja secara rutin. Dalam hal ini, tugas perusahaan dapat mencakup peninjauan dan perubahan dalam alokasi tugas, peningkatan dukungan kesejahteraan karyawan, dan perhatian terhadap keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
Analisis Beban Kerja Karyawan Anda dengan Appsensi
Salah satu fitur unggulan Appsensi dalam membantu pengelolaan karyawan maupun melakukan analisis beban kerja karyawan adalah fitur Attendance Management. Fitur Attendance Management Appsensi dapat membantu perusahaan Anda untuk mengelola karyawan dengan metode yang modern dan menjadi lebih tertata.
Fitur ini menggunakan sistem Human Resource Information System (HRIS) dengan dukungan cloud storage based. Dengan demikian, fitur ini memiliki keamanan data yang terjamin dan tentu akan memudahkan HR untuk mengelola karyawan dengan baik saat berada di kantor maupun saat karyawan remote work.
Selain itu, penggunaan fitur aplikasi Appsensi memberikan pengalaman penggunaan yang lebih fleksibel dan user friendly, membuat Anda menjadi lebih hemat waktu dan biaya operasional.
Monitoring kinerja karyawan Anda secara real time dan efisien dengan bantuan fitur dari Appsensi sekarang. Jika Anda membutuhkan bantuan lainnya untuk memudahkan perusahaan Anda melakukan analisis beban kerja maupun mengatur manajemen karyawan dan perusahaan melalui aplikasi modern dan terkini, serta dukungan teknis dan informasi lainnya, jangan ragu untuk menghubungi kami, Appsensi. Klik di sini!
