Sumber daya yang dikelola dengan baik akan menghasilkan kesuksesan sebuah perusahaan. Setiap anggota karyawan memiliki tugas yang berkaitan dengan peran mereka di perusahaan. Perusahaan kemudian secara metodis mengatur dan melacak berbagai hal, termasuk informasi personalia, pembayaran upah, jadwal kerja, liburan atau hari libur, asuransi, promosi, dan lain-lain. Hal-hal tersebut merupakan bagian dari sistem administrasi perusahaan.
Sistem administrasi perusahaan mengacu pada sistem dan proses untuk pengarsipan dan penyimpanan catatan, korespondensi kantor, manajemen pengunjung dan panggilan telepon, komunikasi internal, manajemen keuangan, dan tugas administratif lainnya.
Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki arahan yang sama sebagai regulator dan pengumpul data agar dapat dioptimalkan secara maksimal. Hanya saja pelaksanaannya berbeda. Hal ini bertujuan untuk menjadikan perusahaan-perusahaan tersebut menjadi perusahaan. Lalu, seberapa pentingkah kemajuan administrasi suatu perusahaan? Berikut penjelasannya.
Apa Fungsi Administrasi Perusahaan?
Berbicara mengenai peran administrasi di sebuah perusahaan, tentu ada objektif tertentu yang menjadi target kolektif. Sebuah bisnis tidak akan berjalan lancar jika urusan administrasinya tidak diatur dengan benar. Bayangkan saja jika sebuah perusahaan mendapatkan keuntungan yang besar, tapi sistem penggajian ataupun tracking project-nya berantakan. Tentu hal ini akan berdampak buruk dalam jangka panjang. Untuk itu, dibutuhkan administrasi perusahaan yang menjalankan fungsi-fungsinya dengan benar. Berikut fungsi administrasi perusahaan.
1. Planning
Operasi administratif sudah pasti diperlukan untuk perencanaan yang dilakukan oleh bisnis atau organisasi. Peran administrasi ini terdiri dari tugas-tugas seperti pengumpulan dan pemrosesan data, serta perencanaan, persiapan, dan implementasi data.
2. Organizing
Untuk mencapai tujuan bisnis atau organisasi, administrasi bertindak sebagai penyusun dalam menciptakan setiap jenis komunikasi dan hubungan antar anggota tim atau karyawan dengan cara yang mudah dipahami.
3. Coordinating
Tindakan ini dilakukan untuk memastikan bahwa bisnis berjalan lancar dan efektif sehingga masalah seperti lowongan pekerjaan, konflik, dan kebingungan lainnya dapat dengan mudah dihindari. Selain itu, melakukan koordinasi dapat memberikan masa hidup perusahaan yang lebih panjang.
Pergerakan, perkembangan, dan hasil kegiatan atau program yang dilakukan oleh pekerja dan anggota dilaporkan kepada atasan secara tertulis. Hasil kinerja karyawan tergantung pada tanggung jawab dan posisinya akan diungkapkan dalam laporan ini nanti.
4. Reporting
Penyajian informasi atau pelaporan ini merupakan sistem manajemen yang disediakan untuk menyampaikan kemajuan, dari hasil suatu kegiatan atau project lainnya, dalam bentuk informasi. Informasi ini selanjutnya akan diatur secara terorganisir dan rinci, dan akan disampaikan kepada staf atau kepala laporan yang sesuai.
Reporting ini ditujukan agar pihak yang terlibat mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang telah dilakukan telah selesai dan berjalan dengan baik.
5. Pembuatan anggaran (budgeting)
Anggaran adalah komponen penting dari setiap bisnis atau organisasi yang ingin berkinerja lebih baik. Meskipun hal ini termasuk dalam bidang akuntansi/keuangan, tetapi secara tidak langsung manajemen juga turut andil dalam bidang ini. Fungsi ini untuk membantu menghubungkan dan mengatur beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan departemen itu sendiri.
Budgeting ini tentu termasuk sistem anggaran dan perencanaan anggaran.
Baca Juga: Semua tentang Laporan Keuangan Yang Perlu Anda Ketahui
6. Staffing
Staffing sendiri merupakan salah satu fungsi lain dari manajemen. Khususnya manajemen personalia, yang nantinya akan mengorganisir para calon karyawan, mulai dari proses, pengembangan sumber daya, upaya memberikan tugas yang tepat sesuai dengan kemampuan masing-masing.
Tentunya hal ini dilakukan, agar setiap individu mampu memberikan manfaat lebih bagi organisasi atau perusahaan itu sendiri.
7. Directing
Anggota atau pekerja dari suatu perusahaan pasti akan membutuhkan bimbingan untuk mencapai sebuah target. Komunikasi langsung dalam bentuk permintaan, ide, dan tugas kerja mungkin dapat membantu Anda mencapai tujuan. Dengan directing sebuah tim akan bersama-sama menyatukan ide untuk mendapatkan target yang diharapkan.
Baca juga: Tips Membuat Struktur Organisasi Perusahaan yang Efektif dan Efisien
Jenis Tugas Administrasi
Mengingat administrasi saat ini digunakan di berbagai sektor, maka jenis dan tugasnya juga berbeda.
Di bawah ini adalah beberapa jenis dan tugas seorang administrator antara lain;
1. Administrasi Umum
Di bawah ini adalah berbagai tugas yang terlibat:
- Administrator jenis ini akan bertanggung jawab untuk mengelola departemen yang terkait dengan pengumpulan dan penyusunan berbagai jenis dokumen. Baik dokumen publik maupun dokumen pribadi perusahaan dan karyawan lainnya dan hal lainnya.
- Selain menyusun dokumen, mereka juga mengecek ada atau tidaknya kesalahan ketik pada berbagai tulisan.
- Selain itu, untuk bisnis di dalam perusahaan, administrator juga memiliki tugas dalam hal berkomunikasi dengan pihak eksternal atau klien juga. Kegiatan yang dilakukan selanjutnya akan berlanjut pada manajer atau karyawan lain, yang akan terkait dengan hal tersebut.
- Tugas lain yang cukup sederhana tetapi sangat penting adalah menyediakan alat tulis (perlengkapan kantor), dan persiapan ruangan (saat akan rapat), baik itu kegiatan yang berlangsung di dalam kantor maupun di luar kantor.
- Administrator juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
2. Administrasi Toko / Distributor
Seseorang yang bekerja sebagai administrator toko atau distributor, memiliki tugas yang berbeda dari administrator lainnya. Selain itu, pekerjaan kantor yang harus dilakukan tidak begitu rumit seperti pada administrator kantor lainnya.
Tentunya hal ini berkaitan dengan kebutuhan atau pekerjaan di toko itu sendiri. Secara umum, ada dua kantor bisnis, yaitu Departemen Umum dan Departemen Keuangan.
Bagi admin umum tentunya akan mengurus berbagai hal, seperti:
- Membuat atau memasukkan sejumlah data penjualan yang dilakukan oleh pihak penjualan.
- Juga terima dan tanggapi ketika ada panggilan masuk ke toko, baik melalui telepon, email atau bahkan melalui saluran lain.
- Membuat laporan berkala tentang inventaris toko.
- Membuat laporan penjualan secara berkala sesuai keinginan pemilik toko.
Untuk admin keuangan, mereka umumnya diberi tugas yang lebih spesifik, seperti:
- Membuat invoice dan menerima invoice atas pembayaran penjualan yang dilakukan melalui penjualan.
- Meninjau daftar karyawan rutin dan menilai jumlah gaji untuk karyawan.
- Merancang dan membuat anggaran toko dan toko pajak.
3. Administrasi media sosial
Selain perkembangan teknologi seperti sekarang ini, kehidupan masyarakat tidak lepas dari apa yang disebut media sosial. Ada banyak fungsi yang disediakan oleh media sosial, dan administrator akan mengurus semuanya.
Admin media sosial umumnya mengelola akun media sosial perusahaan, sehingga dia bisa mendapatkan citra brand yang baik untuk kliennya. Petugas media sosial yang bertanggung jawab secara khusus dipertimbangkan dan mencakup:
- Desain Konten
- Berkomunikasi dengan klien potensial
- Evaluasi tentang perilaku follower
4. Administrasi produksi
Sesuai dengan namanya, admin akan ditempatkan di departemen produksi. Pekerjaan yang dilakukan oleh administrasi produksi tentu akan berbeda, misalnya saja seperti:
- Kumpulkan data produksi
- Pengolahan data
- Melakukan kontrol kesesuaian dalam proses produksi terhadap data tertulis
- Membuat laporan harian
- Pengaturan shift kerja operator
- Pastikan kecocokan jam tangan lunak dengan operator produksi
Baca juga: Memahami Analisis SWOT Perusahaan untuk Merancang Strategi Terbaik
Kelola Administrasi Dengan Appsensi
Mengingat pentingnya fungsi dari administrasi perusahaan di berbagai sektor, maka merupakan solusi terbaik untuk mengelolanya dengan benar. Menggunakan Appsensi, solusi bagi HR yang dapat mengurus berbagai macam jenis administrasi merupakan pilihan tepat bagi perusahaan Anda.
Simak berbagai cara Appsensi mempermudah administrasi perusahaan Anda:
1. Absensi online
Tanpa harus repot, kini mencatat kehadiran karyawan menjadi lebih praktis dengan fitur Attendance. Mencatat absensi ini juga berkaitan pentingnya dengan perhitungan gaji atau cuti.
Baca juga: Tutorial mulai menggunakan Absensi Online Appsensi di Smartphone
2. Pencatatan lembur/overtime
Mencatat lembur tanpa melalui rumitnya persetujuan? Appsensi memiliki Overtime yang bisa mencatat pengajuan lembur serta persetujuannya.
3. Cuti karyawan
Pengajuan cuti atau izin karyawan bisa ditangani langsung dalam fitur Leave. Appsensi dapat mengatur pengajuan cuti atau izin dengan fitur Leave, sekaligus proses persetujuannya melalui fitur Approval.
4. Cek progress dari sebuah project
Menggunakan fitur Task Assignment dan juga Summary, progress sebuah project dapat dipantau dengan mudah. Summary akan menyediakan grafik informasi untuk progress dan monthly report, sementara Task Assignment akan membantu untuk memberikan tugas dan penilaian kepada karyawan.
5. Akses mudah slip gaji
Slip gaji merupakan hal penting yang harus bisa diakses karyawan setiap mereka membutuhkannya. Tim administrasi perusahaan pasti akan kewalahan jika harus mengurusnya satu per satu. Untuk itu, fitur Payslip pada Appsensi dapat mempersingkat proses dan menyediakan akses mudah laporan slip gaji karyawan.
Buat tugas administrasi perusahaan lebih mudah menggunakan Appsensi. Tidak hanya fitur yang disebutkan di atas, masih ada banyak fitur lain dari Appsensi yang bisa mempermudah kinerja perusahaan Anda.
Tidak hanya administrasi, Appsensi juga bisa membantu divisi keuangan Anda dengan berbagai teknologi penggajian yang kami miliki. Mulai dari penghitungan pajak, penghitungan BPJS, hingga fitur tarik gaji fleksibel. Hubungi Appsensi sekarang dan mari cari tahu berbagai cara Appsensi dapat membuat bisnis Anda lebih praktis, klik di sini atau isi from berikut dibawah ini untuk coba GRATIS 30 HARI aplikasi HR dari Appsensi :
