Kehadiran karyawan adalah salah satu informasi yang dibutuhkan untuk mengetahui perkembangan sebuah perusahaan. Perusahaan perlu mengetahui informasi tentang kehadiran dan keterlambatan karyawan dengan tujuan untuk memantau kinerja masing-masing karyawan. Informasi seperti ini berkaitan dengan hak yang akan mereka dapatkan. Jika terjadi kesalahan dalam menghitung jumlah kehadiran, karyawan bisa mendapatkan gaji yang tidak sesuai.
Perusahaan tentunya tidak ingin kesalahpahaman ini terjadi. Karena itulah, perusahaan, terutama pihak HRD atau personalia menggunakan mesin absensi untuk mencatat dan menghitung kehadiran karyawan secara lebih teliti dan akurat. Ada banyak jenis mesin absensi yang paling banyak digunakan di perusahaan-perusahaan di Indonesia, berikut adalah mesin absensi tersebut.
Mesin Absensi Almano
Mesin absensi almano adalah jenis mesin yang pertama kali digunakan di banyak perusahaan. Selain populer, almano juga merupakan mesin absensi yang paling lama digunakan. Terhitung kurang lebih sejak 2 abad yang lalu mesin absensi almano mulai digunakan di perusahaan. Mesin almano lebih dikenal dengan mesin check log karena menggunakan sistem check log. Mesin absensi almano ini menggunakan kartu khusus yang sudah memiliki template di mesin tersebut.
Untuk membuktikan kehadiran, karyawan harus memasukkan kartu khusus tersebut ke dalam mesin almano dan mesin tersebut secara otomatis akan mencetak jam masuk serta jam pulang karyawan di kartu tersebut. Mesin absensi jenis ini mudah sekali untuk digunakan. Para karyawan hanya perlu mengumpulkan kartu mereka ke bagian keuangan untuk sistem penggajian. Bagian keuangan pun bisa dengan mudah mencatat dan merekap jumlah kehadiran karyawan.
Namun, ada pula kekurangannya. Contohnya, kartu karyawan tersebut bisa saja hilang atau rusak, sehingga karyawan tidak bisa melakukan absensi. Jam masuk serta jam pulang yang tercetak pun bisa pudar.
Mesin Absensi Sidik Jari
Mesin absensi sidik jari atau fingerprint adalah salah satu absensi real time yang populer digunakan di banyak perusahaan di Indonesia. Mesin absensi jenis Fingerprint ini muncul seiring dengan berkembangnya teknologi modern. Sesuai dengan namanya, mesin ini memindai sidik jari atau fingerprint untuk mendeteksi kehadiran karyawan. Banyak perusahaan menggunakan mesin absensi jenis ini karena mudah digunakan.
Karyawan hanya perlu menempelkan sidik jari mereka dengan cara menempelkan salah satu jari, biasanya ibu jari atau jari telunjuk, ke area sensor yang ada pada mesin. Mesin akan secara otomatis mencatat dan menyimpan data kehadiran karyawan pada sistem. Seperti yang Anda lihat, mesin absensi fingerprint ini sangat mudah, cepat, dan efektif. Menggunakan mesin ini bisa mengurangi manipulasi kehadiran karena tentunya setiap orang memiliki sidik jari yang berbeda.
Namun sayangnya, sidik jari seseorang bisa berubah karena terkena bahan kimia atau lainnya. Karena itulah mesin absensi sidik jari ini tidak cocok digunakan untuk laboratorium dan perusahaan sejenisnya. Selain itu, karyawan harus memastikan jari mereka kering karena mesin tidak bisa mendeteksi sidik jari saat jari basah.
Baca juga: bisnis anda masih menggunakan absen sidik jari?
Absensi Mobile
Absensi mobile menggunakan aplikasi yang diinstal atau dipasang di smartphone karyawan. Perusahaan mencatat dan menyimpan data kehadiran karyawan melalui aplikasi yang ada di smartphone mereka. Aplikasi yang digunakan kebanyakan berbasis online, sehingga diperlukan koneksi internet untuk melakukan proses absensi. Absensi jenis ini paling banyak digunakan pada perusahaan yang mempekerjakan karyawan mereka secara remote atau jarak jauh.
Dengan menggunakan absensi mobile ini, para karyawan bisa mencatat kehadiran mereka dimanapun tanpa perlu datang ke kantor. Bisa dilihat bahwa absensi jenis ini sangat efektif dan mempermudah proses absensi. Ada banyak aplikasi absensi yang tersedia, salah satunya adalah Appsensi. Appsensi adalah aplikasi absensi yang mencatat kehadiran karyawan secara real time. Aplikasi ini memiliki banyak fitur yang berguna, seperti face recognition, geo tagging, laporan kehadiran, koreksi kehadiran, pengajuan cuti, laporan aktivitas, dan masih banyak lagi.
Mesin Absensi Magnetic Card
Bisa dikatakan bahwa mesin absensi magnetic card adalah gabungan antara mesin absensi almano dan mesin absensi digital. Hal ini dikarenakan mesin absensi magnetic card menggunakan kartu khusus yang karyawan perlu tempelkan ke mesin digital untuk mencatat kehadiran. Mesin absensi jenis ini ternyata sudah digunakan sejak lama. Cukup mudah untuk melakukan proses absensi dengan mesin ini.
Karyawan hanya perlu menggesekkan atau menempelkan kartu absensi mereka ke area sensor yang ada pada mesin tersebut. Mesin pun akan secara otomatis mencatat dan menyimpan data kehadiran. Sama seperti absensi sidik jari, mesin magnetic card ini adalah salah satu mesin absensi real time. Namun sama seperti mesin absensi almano, karyawan bisa saja kehilangan kartu absensi mereka atau mendapatinya rusak sehingga mereka tidak bisa mencatat kehadiran.
Mesin Absensi Biometrik
Teknologi biometrik diciptakan untuk menganalisis karakteristik pribadi seseorang, baik secara fisik maupun perilaku. Karakteristik pribadi tersebut termasuk cara berjalan, sidik jari, suara, ukuran tangan, mata, dan lain sebagainya. Mesin biometrik menganalisis salah satu atau beberapa karakteristik tersebut untuk memverifikasi identitas seseorang. Mesin jenis ini sering diperlihatkan pada film-film science action. Contohnya, di film Angels and Demons dimana karyawan laboratorium harus memindai mata mereka terlebih dahulu untuk bisa masuk.
Sistem absensi sidik jari atau fingerprint adalah salah satu contoh mesin absensi biometrik. Namun, sistem absensi biometrik sebenarnya lebih dari sekadar sidik jari. Teknologi canggih ini memungkinkan mesin untuk menganalisis serta mendeteksi karakteristik seseorang secara lebih spesifik, seperti mata, suara, dan wajah. Jadi, teknologi face recognition juga merupakan contoh dari sistem biometrik.
Aplikasi absensi yang menggunakan fitur face recognition seperti Appsensi merupakan absensi real time. Hal ini berarti manipulasi kehadiran bisa dikurangi secara signifikan karena data kehadiran dicatat dan disimpan pada saat itu juga.
Mesin Absensi Berbasis Website
Absensi berbasis web merupakan salah satu terobosan besar dalam dunia teknologi. Absensi berbasis website memungkinkan data kehadiran karyawan tersimpan di dalam database berbasis cloud. Dengan sistem seperti ini, perusahaan tidak perlu lagi menyediakan mesin atau perangkat absensi untuk mencatat dan menyimpan data kehadiran karyawan setiap hari. Perusahaan hanya perlu membuat akun di sistem cloud yang secara khusus hanya bisa dikelola oleh admin.
Masing-masing karyawan pun dibuatkan akun khusus untuk mereka sendiri yang digunakan untuk mencatat kehadiran mereka di kantor setiap harinya. Sama seperti absensi mobile, absensi berbasis website memungkinkan para penggunanya untuk melakukan proses absensi di manapun, tanpa perlu repot-repot datang ke kantor. Sehingga absensi jenis sangat cocok untuk para karyawan dengan pekerjaan remote atau jarak jauh. Absensi ini juga sangat cocok untuk digunakan saat pandemik seperti ini dimana banyak karyawan bekerja dari rumah.
Seperti Apa Jenis Absensi yang Ideal untuk Sebuah Perusahaan?
Jika berbicara soal ideal, tentunya hal ini tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Yang bisa dipastikan adalah sistem absensi yang digunakan harus memiliki tingkat keamanan yang mumpuni. Data kehadiran karyawan adalah informasi yang sangat penting dan rahasia bagi perusahaan. Informasi ini harus dijaga dengan ketat sehingga tidak ada yang bisa memanipulasi untuk hal-hal yang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, sistem absensi yang digunakan juga harus mampu menyajikan data secara akurat dan real time. Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, jika data kehadiran karyawan tidak dicatat dengan akurat, hal ini tentu berpengaruh pada gaji yang diterima karyawan. Jika Anda mencari aplikasi absensi yang bisa menyajikan data kehadiran dengan akurat dan real time, Appsensi adalah aplikasi yang cocok untuk Anda.
Aplikasi Appsensi memudahkan Anda untuk mencatat segala hal yang berhubungan dengan absensi, seperti hari libur, cuti, shifting, keterlambatan, dan lain sebagainya. Aplikasi absensi online ini menawarkan banyak sekali fitur-fitur yang berguna untuk mencatat kehadiran. Contohnya, laporan kehadiran, laporan aktivitas, manajemen shifting, manajemen hari libur, pengajuan cuti, dan masih banyak lagi. Selain itu, aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur face recognition.
Dengan fitur pengenal wajah ini, keaslian data karyawan bisa diverifikasi secara akurat dan cepat. Sudah banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi absensi real-time ini, sebut saja BNPB, Bank Indonesia, Waskita, Bhinneka Life, MSIG, dan masih banyak lagi. Apakah perusahaan Anda selanjutnya?
Lihat Solusi Absensi Online yang sudah diterapkan di BNPB.
Isi from dibawah ini untuk mencoba GRATIS 30 HARI aplikasi Absensi Online dan HR dari Appsensi :
