Surat peringatan (SP) merupakan instrumen penting dalam manajemen karyawan. Dari SP1 hingga SP3, setiap tahap mencerminkan pendekatan terstruktur untuk mengatasi pelanggaran dan memberikan kesempatan perbaikan.
Key Takeaways
- Proses peringatan melalui SP1 hingga SP3 mencerminkan komitmen perusahaan untuk menjaga disiplin dan memberikan kesempatan perbaikan kepada karyawan.
- Keterbukaan dalam memberikan informasi yang jelas tentang pelanggaran dan kesempatan perbaikan membangun hubungan yang sehat antara perusahaan dan karyawan.
Artikel ini akan membahas pengertian surat peringatan, dasar hukum, dan contoh surat teguran mulai dari SP 1 hingga SP 3.
Apa itu Surat Peringatan?
Surat peringatan karyawan adalah sebuah surat resmi berupa pemberitahuan dan teguran yang ditujukan kepada karyawan yang melanggar aturan perusahaan.
Tujuan utama surat peringatan adalah memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai masalah atau ketidaksesuaian yang terjadi, sekaligus memberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja tersebut.
Surat ini dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti pelanggaran aturan perusahaan, kinerja yang tidak memuaskan, atau ketidakpatuhan terhadap kebijakan organisasi.
Melalui SP, perusahaan dapat secara resmi menyampaikan keprihatinan dan memberikan arahan untuk perbaikan.
Aturan Surat Peringatan Kerja Berdasarkan Undang-Undang yang Berlaku
Penerbitan surat peringatan karyawan harus sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan, setiap langkah yang diambil oleh perusahaan terkait pemutusan hubungan kerja, termasuk pemberian surat peringatan, harus memenuhi prinsip keadilan dan prosedur yang jelas.
Surat peringatan harus merinci pelanggaran yang dilakukan, memberikan waktu yang wajar untuk perbaikan, dan memberikan informasi mengenai langkah-langkah selanjutnya jika perbaikan tidak dilakukan.
Proses ini harus dilakukan secara transparan dan sesuai dengan nilai-nilai keadilan dalam dunia ketenagakerjaan.
Aturan surat peringatan kerja terdapat pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003 dalam Pasal 161.
Baca juga: Surat Pengalaman Kerja yang Efektif untuk Tingkatkan Peluang Karir
Contoh Surat Peringatan 1
Berikut adalah contoh surat peringatan 1 yang bisa digunakan:
| Kop Surat Peringatan |
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Karyawan] [Jabatan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan beberapa kejadian yang terjadi dalam kurun waktu tertentu, kami selaku manajemen perusahaan merasa perlu memberikan peringatan resmi kepada Anda. Pelanggaran yang dilaporkan meliputi [uraian singkat pelanggaran], yang bertentangan dengan kebijakan dan aturan perusahaan yang berlaku.
Melalui surat peringatan ini, kami menginginkan perbaikan segera dalam perilaku dan kinerja Anda. Kami memberikan kesempatan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan agar kejadian serupa tidak terulang di masa depan. Mohon segera melakukan tindakan korektif dan berkomitmen untuk mematuhi aturan perusahaan.
Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan]
[Jabatan]
Contoh Surat Peringatan 2
Surat Peringatan 2 dikeluarkan jika karyawan masih melanggar aturan setelah menerima Surat Peringatan 1.
| Kop Surat Peringatan |
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Karyawan] [Jabatan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kejadian lanjutan setelah pemberian Surat Peringatan tingkat pertama (SP1), kami merasa perlu untuk memberikan Surat Peringatan tingkat kedua (SP2). Beberapa pelanggaran yang mencakup [uraian singkat pelanggaran lanjutan] masih bertentangan dengan kebijakan dan aturan perusahaan yang berlaku.
Surat ini menegaskan bahwa perusahaan mengambil serius masalah ini dan memerlukan perubahan perilaku segera. Kami menekankan urgensi perbaikan dan memperingatkan bahwa ketidakpatuhan lebih lanjut dapat mengakibatkan tindakan lebih lanjut sesuai kebijakan perusahaan.
Kami berharap Anda memahami keseriusan situasi ini dan segera mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan]
[Jabatan]
Baca juga: 3 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap yang Benar
Contoh Surat Peringatan 3
Dalam situasi ketika karyawan masih menunjukkan ketidakpatuhan setelah menerima SP2, surat peringatan tingkat ketiga (SP3) diperlukan sebagai tindakan terakhir sebelum pengakhiran hubungan kerja.
Berikut adalah contoh surat peringatan tingkat ketiga:
| Kop Surat Peringatan |
[Tanggal]
Kepada,
[Nama Karyawan]
[Jabatan]
Dengan surat ini, kami menyampaikan Surat Peringatan tingkat ketiga (SP3) sebagai tindakan akhir terkait dengan pelanggaran berulang terhadap aturan dan kebijakan perusahaan. Meskipun telah diberikan Surat Peringatan tingkat pertama (SP1) dan tingkat kedua (SP2), kami masih mencatat adanya [uraian singkat pelanggaran lanjutan] yang bertentangan dengan nilai dan norma perusahaan.
Surat ini menyatakan bahwa hubungan kerja Anda dengan perusahaan akan diakhiri dalam waktu [waktu tertentu], sesuai dengan ketentuan undang-undang dan peraturan yang berlaku. Pengakhiran ini didasarkan pada evaluasi menyeluruh atas pelanggaran yang terjadi.
Kami menyadari bahwa keputusan ini memiliki dampak serius, namun diambil sebagai langkah terakhir setelah upaya-upaya yang adil untuk perbaikan. Kami menghargai kontribusi Anda selama bekerja di perusahaan dan berharap Anda mendapatkan kesuksesan di masa depan.
Hormat kami,
[Nama Penandatangan]
[Jabatan]
Contoh surat peringatan tingkat ketiga ini menegaskan keseriusan situasi dan memberikan peringatan terakhir sebelum pengakhiran hubungan kerja. Namun, perlu diperhatikan lagi bahwa setiap surat peringatan karyawan harus dikeluarkan sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan.
Untuk memantau kedisiplinan karyawan sebelum memberikan surat teguran, alangkah baiknya kita selalu melakukan monitoring kinerja karyawan. Hal ini bisa lebih mudah dilakukan jika perusahaan memanfaatkan aplikasi Appsensi.
Melalui Appsensi, perusahaan dapat memantau absensi, laporan aktivitas, live tracking, hingga mengatur jadwal shift karyawan. Hubungi Appsensi untuk mendapat penawaran terbaik sekarang.
