Di era modern saat ini, perusahaan harus beradaptasi dengan cepat untuk tetap bersaing. Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) merupakan elemen kunci dalam kesuksesan bisnis.
Untuk membantu perusahaan mencapai potensi penuh dari SDM mereka, HR software atau perangkat lunak human resources telah menjadi aset tak ternilai. Artikel ini akan membahas secara mendalam apa itu HR software, jenis-jenis, dan manfaatnya bagi perusahaan.
Key Takeaways
- Human Resources Software (HR software) membantu perusahaan mengintegrasikan dan mengelola semua aspek yang terkait dengan tenaga kerja, termasuk penggajian, manajemen kinerja, absensi, dan lainnya.
- Ada berbagai jenis HR software yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, seperti aplikasi HRIS, HCM, HRMS, ESS software, dan performance management software. Memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah kunci untuk memaksimalkan manfaatnya.
- Penggunaan HR software seperti aplikasi HRIS membawa manfaat, di antaranya peningkatan produktivitas, efisiensi operasional, peningkatan kepuasan karyawan, analitika yang kuat, dan integrasi dengan aplikasi lain.
Apa Tujuan Divisi HR?
Departemen Human Resources memiliki peran krusial dalam keseluruhan manajemen perusahaan. Tujuan utama dari HR adalah menciptakan lingkungan kerja yang produktif, efisien, dan sehat. Dalam mencapai tujuan ini, HR memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:
1. Manajemen Tenaga Kerja
HR bertanggung jawab untuk merekrut, mengelola, dan memelihara tim kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.
2. Pengembangan Karyawan
Tujuan HR melibatkan pengembangan keterampilan dan potensi tiap individu melalui pelatihan dan pengembangan yang relevan.
3. Manajemen Kinerja
HR melakukan evaluasi performa karyawan, memberikan umpan balik, dan membantu mereka untuk berkembang serta memberikan kontribusi maksimal.
4. Kepuasan Karyawan dan Kepatuhan
HR berupaya menciptakan lingkungan kerja yang mempromosikan kepuasan karyawan sambil memastikan kepatuhan hukum dan etika bisnis yang berlaku.
Departemen HR memiliki tanggung jawab yang luas, mulai dari manajemen tenaga kerja hingga pengembangan SDM, serta pematuhan hukum dan etika.
Namun, banyak dari tugas-tugas ini melibatkan pekerjaan manual dan rutin yang dapat memakan waktu, membuat pekerjaan menjadi monoton, dan berisiko kesalahan manusia.
Inilah mengapa penggunaan HR software menjadi semakin penting. Melansir Investopedia, dengan memanfaatkan HR software untuk tugas-tugas otomatis, perusahaan dapat mengarahkan energi departemen HR ke aspek-aspek yang lebih strategis, seperti pengembangan SDM, manajemen kinerja, dan pemahaman data yang mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan.
Apa itu HR Software?
HR software adalah sistem aplikasi yang dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan semua aspek, terutama yang terkait dengan tenaga kerja dalam sebuah perusahaan. Aspek ini mencakup pengelolaan database karyawan, penggajian, manajemen kinerja, absensi, dan banyak lagi.
Dengan Human Resource software, perusahaan dapat mengintegrasikan semua informasi SDM menjadi satu platform yang terpusat, sehingga memudahkan pengambilan keputusan strategis.
Jenis-Jenis HR Software
Dalam dunia HR software, ada berbagai jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, antara lain:
1. Human Resources Information System (Software HRIS)
Human Resource Information System (HRIS) adalah jenis HR software yang fokus pada pengelolaan database karyawan. Database ini mencakup informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan catatan lainnya. Software HRIS terbaik memiliki fitur-fitur yang memudahkan perusahaan untuk mengelola data karyawan dengan efisien.
Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu dipahami tentang software HRIS:
a. Database Karyawan yang Terorganisir
Software HRIS terbaik memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan secara terstruktur. Setiap karyawan memiliki profil yang mencakup informasi, seperti nama, alamat, nomor kontak, tanggal lahir, dan informasi pribadi lainnya. Selain itu, riwayat pekerjaan, pelatihan, dan pencapaian juga dapat dicatat dengan rapi.
b. Pemrosesan Data yang Otomatis
Salah satu keunggulan software HRIS adalah kemampuannya untuk memproses data secara otomatis. Proses ini termasuk penggajian, perhitungan insentif, dan pemotongan pajak. Dengan menghindari proses manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, HRIS membantu perusahaan menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan dalam penggajian.
c. Kemudahan Akses Terhadap Informasi
Software HRIS memudahkan departemen HR dan manajer untuk mengakses informasi karyawan dengan cepat. Ini sangat bermanfaat dalam situasi seperti saat perlu mengonfirmasi detail kontak karyawan atau mengecek riwayat pekerjaan mereka. Akses yang cepat dan mudah ke informasi ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik.
d. Pelacakan Kinerja dan Pengembangan Karyawan
Selain data dasar, software HRIS juga dapat mencatat informasi tentang kinerja karyawan, hasil penilaian, dan rencana pengembangan. Ini membantu perusahaan dalam memonitor kinerja karyawan dan merencanakan pelatihan atau pengembangan yang sesuai untuk meningkatkan kemampuan mereka.
e. Laporan dan Analisis
Software HRIS mampu menghasilkan laporan dan analisis berdasarkan data karyawan. Ini membantu manajemen dalam memahami tren dan pola dalam tenaga kerja perusahaan. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik dalam hal perekrutan, pengembangan, atau restrukturisasi organisasi.
f. Keamanan Data
Dikarenakan dalam software HRIS terdapat informasi sensitif, keamanan data menjadi prioritas utama. HRIS terbaik memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi database karyawan dari akses yang tidak sah atau potensi risiko keamanan.
2. Human Capital Management (HCM)
HCM adalah solusi yang lebih luas yang mencakup manajemen kinerja, pengembangan SDM, dan perencanaan SDM. HCM membantu perusahaan dalam mengelola bakat dan potensi karyawan mereka, serta memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan strategis.
3. Human Resource Management System (HRMS)
HRMS adalah gabungan dari aplikasi HRIS dan HCM. Ini mencakup manajemen data karyawan, manajemen kinerja, penggajian (payroll software), dan serangkaian fungsi SDM lainnya. HRMS sering kali merupakan solusi yang komprehensif untuk kebutuhan SDM perusahaan.
4. Employee Self-Service (ESS) Software
ESS adalah aplikasi yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dan mengelola informasi mereka sendiri, seperti data pribadi, absensi kehadiran karyawan, dan informasi gaji. ESS tidak hanya mengurangi beban pekerjaan HR, tetapi juga memberikan karyawan akses yang lebih cepat ke informasi mereka.
Baca juga: Kupas Tuntas Employee Self-Service (ESS) dan Manfaatnya
5. Performance Management Software
HR software ini membantu perusahaan dalam mengelola kinerja karyawan. Ini mencakup pengukuran, evaluasi, dan perencanaan kinerja individu. Dengan fitur-fitur seperti penilaian kinerja dan pengembangan rencana tindakan, software system ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja.
Manfaat HR Software bagi Perusahaan
Penggunaan HR software membawa sejumlah manfaat bagi perusahaan, seperti:
1. Meningkatkan Produktivitas
Penggunaan HR software seperti HRIS, dapat memberikan manfaat signifikan dalam meningkatkan produktivitas. Sebelumnya, penggajian manual memakan waktu berhari-hari.
Dengan mengintegrasikan software HRIS, proses tersebut menjadi otomatis. Kalkulasi gaji, perhitungan insentif, dan pemotongan pajak dapat diselesaikan dalam hitungan jam.
Hasilnya, tim HR dapat fokus pada strategi dan pengembangan SDM yang menghasilkan peningkatan produktivitas secara keseluruhan.
2. Efisiensi Operasional
HR software menyediakan fitur-fitur unggulan, seperti self-service dan integrasi database karyawan. Sebagai contoh, suatu perusahaan mengadopsi HR software dengan fitur self-service yang memungkinkan karyawan mengakses dan memperbarui informasi pribadi mereka sendiri.
Sebelumnya, perubahan data ini memerlukan interaksi dengan departemen HR yang memakan waktu. Dengan self-service, administrasi yang lebih cepat dan akurat terjadi, sehingga mengurangi beban kerja HR dan menghilangkan potensi kesalahan manusia.
3. Peningkatan Kepuasan Karyawan
HR software memberikan akses cepat ke data dan performa karyawan, seperti catatan kinerja dan pelatihan yang telah diikuti. Dengan memanfaatkan HR software, perusahaan dapat memberikan umpan balik yang lebih terperinci kepada karyawan.
Karyawan dapat melihat pencapaian mereka dan rencana pengembangan pribadi. Hasilnya, karyawan merasa dihargai dan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang peran mereka dalam perusahaan, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan mereka.
4. Analitis yang Kuat
HR software sering dilengkapi fitur analitis yang memungkinkan perusahaan melacak kinerja karyawan. Dengan bantuan HR software, manajemen dapat melihat tren dalam tingkat produktivitas, absensi, dan hasil penilaian karyawan. Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berdasarkan data yang kuat.
5. Terintegrasi dengan Aplikasi Lain
Integrasi HR software dengan aplikasi lain adalah fitur berharga. Sebagai contoh, perusahaan konstruksi dapat mengintegrasikan HR software mereka dengan sistem manajemen proyek.
Ketika seorang karyawan ditugaskan ke proyek tertentu, perubahan ini secara otomatis dicatat dalam kedua sistem. Ini menciptakan solusi terintegrasi yang memungkinkan pengelolaan SDM dan proyek terkait berjalan dengan lancar.
Tips Memilih Software HRIS Terbaik
Sebelum Membeli
1. Identifikasi Kebutuhan: Identifikasi kebutuhan unik perusahaan Anda, termasuk penggajian, manajemen kinerja, rekrutmen, atau fitur lainnya yang diperlukan.
2. Pertimbangkan Pertumbuhan: Pertimbangkan skalabilitas software untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis Anda.
3. Perhatikan Integrasi: Pilih software HR dengan fitur terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.
4. Periksa Keamanan dan Kepatuhan: Pastikan software memenuhi standar keamanan data dan peraturan hukum yang berlaku.
5. Evaluasi Kemudahan Penggunaan: Pastikan antarmuka pengguna mudah digunakan untuk semua pemangku kepentingan.
6. Lihat Aspek Analitis: Pilih software yang menyediakan alat analisis untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
7. Evaluasi Vendor: Pertimbangkan rekam jejak dan reputasi vendor HR software.
Implementasi HR Software
Mengutip HiBob, persiapkan tim Anda untuk mengimplementasikan software HR dengan baik, caranya:
1. Pelatihan (Setelah Pembelian): Pastikan tim Anda mendapatkan pelatihan yang cukup untuk menggunakan software dengan efektif.
2. Pemantauan dan Evaluasi (Selama Penggunaan): Pantau penggunaan software dan lakukan evaluasi berkala untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan.
3. Optimasi (Selama Penggunaan): Jika diperlukan, optimalkan pengaturan dan fitur software sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan Anda.
4. Dukungan Pelanggan (Selama Penggunaan): Pastikan Anda memiliki akses ke dukungan pelanggan yang baik jika ada masalah atau pertanyaan.
Baca juga: Pemantauan Jobdesk Lebih Mudah dan Aman dengan Appsensi
Sukses dengan Sistem HR Canggih: Peran Appsensi dalam Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Appsensi sebagai salah satu aplikasi HRIS terbaik, dengan fitur-fitur canggih yang terintegrasi, seperti penjadwalan perubahan tim, pelacakan lokasi berbasis GPS, dan perhitungan otomatis penggajian. Appsensi tidak hanya mengubah cara Anda mengelola sumber daya manusia, tetapi juga membantu Anda merestrukturisasi tugas-tugas administratif yang menghabiskan waktu.
Appsensi membantu HR untuk mengotomatisasi tugas-tugas administratif yang melelahkan, sehingga Anda dapat lebih fokus pada pengembangan strategis dan manajemen sumber daya manusia.
Ini adalah peran yang sangat penting dalam menciptakan sistem HR yang efisien dan memastikan bahwa tenaga kerja Anda diatur dengan baik, sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
