Istilah nota dinas mungkin terdengar asing bagi sebagian masyarakat. Namun sebenarnya, nota dinas sangat berhubungan dengan pekerjaan, dinas, dan jabatan di berbagai perusahaan maupun lembaga pemerintah. Meskipun tidak semua entitas menggunakan nota dinas, tetapi di banyak kantor pemerintahan penggunaannya menjadi hal yang umum.
Key Takeaways
- Nota dinas adalah bentuk surat resmi yang digunakan untuk berkomunikasi di antara pejabat satuan organisasi. Nota dinas berisi berbagai informasi, seperti pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, atau hal lain yang berkaitan dengan organisasi atau instansi tersebut.
- Nota dinas terdiri atas bagian kepala, batang tubuh atau isi, serta bagian penutup.
Surat-menyurat antar kantor pemerintahan menjadi hal yang lazim, baik untuk kerja sama maupun pemberitahuan. Surat-surat ini termasuk dalam kategori surat resmi karena terdapat beberapa ciri khas, seperti kop surat, penggunaan tata bahasa baku, format penulisan sesuai dengan ejaan bahasa Indonesia, dan sederet ciri resmi lainnya.
Penting untuk diingat bahwa pembuatan nota dinas tidak dapat dilakukan secara sembarangan, karena surat ini mencantumkan nama instansi atau perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dalam pembuatannya, harus mematuhi format yang telah ditetapkan. Sebelum membahas lebih lanjut tentang cara membuat dan contoh nota dinas, alangkah baiknya kita memahami terlebih dahulu pengertian nota dinas.
Baca Juga : Kenali Lebih Dalam Tentang Surat Tanda Terima Dokumen
Pengertian Nota Dinas
Nota dinas merupakan aspek penting dalam praktik hukum administrasi negara. Nota dinas berperan dalam pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, serta menjadi sarana komunikasi internal antar pejabat di dalam organisasi. Kegiatan surat-menyurat ini menjadi krusial dalam mendukung kelancaran tugas pokok organisasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota dinas adalah bentuk surat resmi yang digunakan untuk berkomunikasi di antara pejabat satuan organisasi. Nota dinas berisi berbagai informasi, seperti pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan, atau hal lain yang berkaitan dengan organisasi atau instansi tersebut.
Badan Tata Naskah Sandi Negara menggambarkan bahwa nota dinas adalah naskah dinas yang dibuat oleh pihak dalam atau internal instansi dengan tujuan menyampaikan informasi, laporan, permintaan, serta tugas dan kewajiban pegawai dalam instansi tersebut. Pembuatan nota dinas menjadi tugas pejabat yang berwenang di perusahaan dan berlaku dalam lingkup internal instansi tersebut.
Dengan pengaturan yang baik dan tepat, surat dinas dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan tata kelola pemerintahan. Hal ini diatur dalam pasal 1 ayat 1 Undang-Undang No. 55 Tahun 2010 tentang Tata Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.
Nota dinas dibuat dalam bentuk catatan ringkas yang memuat tugas dan tanggung jawab pegawai yang bersangkutan, agar pengerjaan atau disposisi dapat dilakukan dengan tepat. Sebagai surat formal, nota dinas berkaitan dengan urusan instansi resmi, dan fungsi utamanya adalah memberikan informasi yang jelas dan singkat kepada penerima nota. Oleh karena itu, nota dinas juga dapat menjadi alat bukti.
Tujuan utama nota dinas adalah sebagai sarana komunikasi antar pejabat, yang mana tugas dan tanggung jawab diberikan kepada pihak lain dalam organisasi.
Tujuan Nota Dinas
Pembuatan nota dinas memiliki tujuan utama sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk berinteraksi antar pejabat dan memberikan tugas atau tanggung jawab tertentu. Nota dinas berfungsi sebagai surat singkat atau penjelasan ringkas yang menetapkan tindakan yang harus dilakukan oleh penerima surat.
Selain itu, nota dinas juga dapat berperan sebagai alat bukti yang sah, misalnya ketika berisi perjanjian atau kesepakatan tertentu. Selanjutnya, nota dinas dapat berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan tertentu, memberikan panduan agar tugas dapat dilaksanakan dengan tepat.
Fungsi nota dinas lainnya adalah sebagai sarana untuk menyampaikan perintah atau instruksi, memberikan izin, atau mengkomunikasikan keputusan penting, sehingga bisa menjadi pembahasan pendapat dan rekomendasi. Terakhir, nota dinas juga berperan sebagai bukti yang terkait dengan perkembangan atau kegiatan suatu instansi atau lembaga tertentu.
Dengan demikian, nota dinas menjadi instrumen yang sangat penting dalam dunia administrasi dan komunikasi di lingkungan instansi atau organisasi. Penggunaannya yang beragam membuktikan bahwa nota dinas memiliki peran yang krusial dalam memastikan efisiensi dan kejelasan dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan.
Fungsi Nota Dinas
Pada dasarnya, ada beberapa fungsi nota dinas yang perlu diketahui, di antaranya:
1. Menyampaikan Informasi
Informasi memegang peran penting dan menjadi inti setiap proses komunikasi. Dalam hal ini, nota dinas berfungsi sebagai alat yang sangat vital dalam menyampaikan informasi secara tepat dan efisien. Untuk mencapai komunikasi yang kondusif dan berkelanjutan, nota dinas harus ditulis dengan singkat, padat, dan jelas agar mudah dipahami oleh penerima surat.
Dalam surat nota dinas, terdapat berbagai informasi penting terkait kegiatan pekerjaan. Ketika nota dinas dikirim dari satu pihak ke pihak lain, maka informasi tersebut akan disampaikan dengan cara yang jelas dan kuat, sehingga pesan yang terkandung dalam nota dinas dapat tersampaikan dengan efektif.
2. Sebagai Pengingat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, nota dinas juga memiliki peran sebagai pengingat. Biasanya, nota dinas menjadi bagian dari arsip yang berharga di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Dengan adanya arsip ini, pelacakan terhadap berbagai kegiatan yang pernah terjadi di internal organisasi, perusahaan, atau institusi dapat dilakukan dengan mudah dan efisien.
Dokumen yang diarsipkan dengan baik menjadi pegangan yang berharga bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Dengan mengarsipkan nota dinas, perusahaan, organisasi, atau instansi pemerintah dapat menunjukkan profesionalisme dan kredibilitas dalam menjaga informasi yang bersifat rahasia.
3. Pedoman Kerja dan Instruksi
Nota dinas merupakan dokumen yang memuat informasi terperinci mengenai tugas, peraturan, dan tanggung jawab yang diberikan oleh pejabat berwenang kepada pihak yang ditugaskan. Fungsi utama nota dinas adalah menjadi pedoman kerja dan pemberi instruksi yang jelas. Dalam nota dinas, sudah dijabarkan dengan detail hal-hal yang harus dilakukan, cara melaksanakan, serta tenggat waktu pengerjaan tugas tersebut secara lengkap dan jelas.
Dengan demikian, nota dinas menjadi alat komunikasi yang sangat efektif dalam menyampaikan tugas dan petunjuk kerja kepada penerima surat. Dengan adanya pedoman kerja yang tertuang dalam nota dinas, pihak yang ditugaskan memiliki panduan yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta meminimalisir kesalahan atau kebingungan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alat Bukti
Dalam surat nota dinas, terdapat sejumlah informasi penting yang mencakup nama-nama pihak yang berkepentingan, tanggal dan waktu kegiatan, serta daftar pihak yang mendapatkan tembusan surat. Kehadiran informasi ini sangat relevan dan bermanfaat, karena jika dibutuhkan verifikasi atau validasi, nota dinas memiliki kekuatan sebagai alat bukti yang kuat.
5. Pemberian Izin
Nota dinas memiliki peran penting sebagai pemberian izin kepada pihak-pihak tertentu. Izin-izin ini beragam, termasuk izin untuk mengambil keputusan, izin untuk melaksanakan tindakan khusus, dan sebagainya. Pemberian izin melalui nota dinas memungkinkan pelaksanaan kinerja yang efektif dan terarah.
Dalam nota dinas, berbagai informasi tentang izin dituangkan dengan jelas oleh pihak berwenang kepada pihak yang ditunjuk. Beberapa contoh pemberian izin yang sering tercantum dalam nota dinas, meliputi izin untuk mengambil keputusan strategis, izin untuk melakukan tindakan tertentu, dan izin untuk melakukan kunjungan kerja.
Format Bagian dalam Nota Dinas
Pada dasarnya penulisan nota dinas perlu memperhatikan tata cara penulisan sesuai dengan EYD Edisi V, termasuk penggunaan huruf kapital, kata baku, kalimat efektif, ejaan yang baik dan benar, diikuti dengan tanda baca & titik koma yang tepat. Berikut adalah format yang umum ditemui dalam nota dinas:
1. Kepala Nota Dinas
Umumnya, kepala nota dinas memiliki unsur-unsur berikut:
- Kop Nota Dinas harus mencantumkan tulisan “Arsip Nasional Republik Indonesia” dan nama unit kerja, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas;
- Kata “Nota Dinas” harus ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- Selanjutnya, kata “nomor” harus ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
- Kata “yth.” harus ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:) sebagai pemisah;
- Kata “hal” harus ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:) sebagai pemisah.
2. Isi Nota Dinas
Bagian utama Nota Dinas terdiri atas tiga alinea, yaitu pembuka, isi, dan penutup, yang ditulis dengan singkat, padat, dan jelas. Alinea pembuka berfungsi untuk menyampaikan gagasan utama dari pengirim nota dinas dengan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), sehingga pesan yang disampaikan dapat dipahami, dipelajari, dan diterima atau ditolak dengan baik oleh penerima nota dinas.
Selanjutnya, terdapat alinea isi yang memuat beberapa bagian penting, yaitu pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Dalam pembahasan, jelaskan dasar pertimbangan serta latar belakang dibuatnya nota dinas, dilengkapi dengan data-data, fakta, analisis, serta sebab-akibat yang timbul dari hal tersebut. Selain itu, alinea isi juga memuat pendapat mengenai suatu hal, berisi pikiran atau tanggapan terhadap permasalahan yang terjadi, dan mungkin menyajikan cara atau solusi yang dapat diimplementasikan.
Sementara itu, bagian rekomendasi memberikan anjuran, saran, dan usulan tindakan yang perlu diambil sebagai langkah penyelesaian. Isi nota dinas kemudian ditutup dengan kalimat penutup yang singkat.
3. Bagian Penutup Nota Dinas
Pada dasarnya, Bagian kaki nota dinas memiliki beberapa komponen yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
- Nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya nota dinas;
- Nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (;);
- Tanda tangan pejabat yang berwenang;
- Nama lengkap pejabat tanpa gelar, diawali dengan huruf kapital pada setiap awal kata; dan
- Tembusan (jika perlu), yang biasanya ditempatkan pada sisi kiri bawah margin, diikuti dengan tanda baca titik dua (:).
Bagian penutup berfungsi untuk menyajikan kalimat penutup yang singkat, padat, dan jelas, yang menandai akhir dari nota dinas tersebut. Dalam proses pembuatan nota dinas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
Penambahan cap dinas atau instansi tidak diperlukan pada nota dinas. Selain itu, tembusan nota dinas hanya berlaku untuk lingkungan internal instansi.
Pemberian nomor pada nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode unit organisasi, dan tahun pembuatan nota dinas.
Contoh Penulisan Nota Dinas
Berikut adalah contoh nota dinas yang bisa Anda amati.
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PEMERINTAH KOTA PADANG
PROVINSI SUMATERA SELATAN
Jalan Bhayangkara No. 457 telp (046) 974662
NOTA DINAS
Nomor: 99/ND-101/VII/2018
Yth: Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Dari: Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal: 30 Juli 2018
Sifat: Penting
Lampiran: –
Hal: Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk sosialisasi serta penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.
Dalam rangka memberikan penyuluhan dan sosialisasi tentang kurikulum baru dalam sistem pendidikan, diperlukan penjelasan yang rinci mengenai sistematika kurikulum terbaru. Tujuannya adalah agar informasi dapat diberikan dengan lengkap dan detail kepada semua pihak yang terlibat. Oleh karena itu, penyuluhan akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal: Sabtu, 2 Agustus 2018,
pukul: 07.00 WIB – selesai,
tempat: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta.
Berdasarkan hal tersebut, kami mengajukan permohonan kepada Ibu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan untuk menghadiri acara sosialisasi. Terkait biaya perjalanan dan akomodasi, telah diatur sebagai tanggung jawab urusan administrasi.
Demikian nota dinas ini saya sampaikan. Atas perhatian Ibu, saya sampaikan terima kasih.
Baca Juga : Panduan Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas Beserta Contohnya
Appsensi, Solusi Produktivitas Perusahaan
Jika Anda sedang mencari aplikasi penunjang produktivitas perusahaan terbaik, maka Appsensi adalah rekomendasi terbaik yang dapat Anda pertimbangkan. Appsensi telah digunakan oleh berbagai industri dan bisnis dengan berbagai fitur menarik yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Aplikasi ini menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HRIS (Human Resource Information System). Mulai dari memonitor kehadiran karyawan hingga menghitung gaji dan tunjangan karyawan, semuanya telah tersedia dalam fitur-fitur canggih di Appsensi.
Dengan Appsensi, Anda dapat memanfaatkan fitur Absensi Online, Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru, serta klaim cuti atau klaim reimburse, dan masih banyak lagi.
Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Anda dapat mengklik link ini untuk mengetahui lebih detail tentang aplikasi yang inovatif ini. Dengan Appsensi, Anda dapat mengoptimalkan sistem HR perusahaan Anda dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
