Perubahan organisasi adalah efek samping yang tak terhindarkan dari pertumbuhan dan evolusi dalam bisnis. Departemen SDM telah beradaptasi dengan perubahan ini selama bertahun-tahun. Sekarang, berkat munculnya teknologi optical character recognition (OCR), mengelola tugas SDM menjadi lebih mudah dan lebih cepat.
OCR adalah proses otomatis yang membantu dengan cepat dan akurat menangkap dan mengonversi data dari dokumen yang dipindai ke dalam format digital, menjadikannya alat yang sangat berharga bagi departemen SDM.
Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi bagaimana OCR membantu membuat tugas SDM menjadi lebih mudah dan lebih efisien.
Bagaimana OCR membantu mempermudah tugas SDM?
OCR dapat membantu mempermudah tugas SDM dengan mengotomatiskan entri data, meningkatkan akurasi entri data, meningkatkan efisiensi entri data, mengurangi biaya yang terkait dengan entri data manual, dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk entri data manual.
Berikut adalah beberapa cara OCR dapat membantu mempermudah tugas SDM.
• Entri Data Lebih Mudah
Sebagai seorang profesional SDM, Anda pasti akrab dengan tantangan sehari-hari dalam mengelola berbagai macam dokumen. Dari slip gaji dan resume pelamar hingga laporan pemberi kerja, dokumen hukum, dan kontrak kerja, daftar dokumen yang harus Anda proses sepertinya tidak ada habisnya.
Untungnya, ekstraksi data otomatis dari dokumen HR sekarang dimungkinkan dengan Optical Character Recognition (OCR). Teknologi ini membuat entri data jauh lebih mudah, memungkinkan Anda memindai dokumen dengan mudah dan mengubahnya menjadi format teks, yang kemudian dapat diunduh, disalin, dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang.
• Peningkatan Akurasi
HR bertanggung jawab atas beberapa dokumen, dan jika semuanya dimasukkan secara manual, ada risiko membuat kesalahan. Kesalahan ini dapat merusak perusahaan dan departemen SDM.
OCR membantu mengurangi risiko ini dengan memastikan informasi karyawan dimasukkan dengan benar dan dapat mendeteksi kesalahan pada level kata yang sering dilewatkan oleh HR. OCR juga memanfaatkan pengetahuan bahasa untuk meningkatkan akurasi, menghilangkan informasi yang tidak perlu dan meningkatkan akurasi data.
• Peningkatan Efisiensi
Efisiensi adalah tujuan penting dalam tugas apa pun, dan SDM tidak terkecuali. Departemen SDM sering kesulitan untuk mengimbangi jumlah dokumen dan tugas lain yang dapat menghambat produktivitas.
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi adalah melalui penggunaan teknologi OCR untuk mengefisienkan entri data. OCR tidak hanya berguna untuk mengonversi dokumen menjadi format yang dapat diedit tetapi juga dapat digunakan bersama dengan alat lain untuk mengotomatiskan alur kerja.
Ini dapat membantu merampingkan proses, memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu dan banyak akal.
• Mengurangi Biaya Terkait dengan Entri Data Manual
Namun, pada tahun 2023, beberapa perusahaan masih menggunakan proses entri data secara manual. Ini adalah proses padat karya, yang dapat membebani departemen SDM, karena memerlukan peningkatan perekrutan personel dan pengeluaran untuk persediaan seperti kertas, arsip, dan lemari. Mengotomatiskan proses entri data manual dapat membantu mengurangi tekanan ini, serta biaya terkait.
Menerapkan sistem otomatis berarti staf yang lebih sedikit diperlukan untuk menangani dokumen dan entri data. OCR dapat mengubah dokumen kertas menjadi file digital, menghilangkan kebutuhan akan bahan kertas dan proses terkait seperti penyalinan, pencetakan, dan distribusi. Ini juga berarti bahwa perusahaan tidak lagi harus berinvestasi dalam lemari arsip dan sistem pengorganisasian yang mahal.
• Mengurangi Waktu
Departemen SDM seringkali harus mengelola sejumlah besar dokumen dari berbagai jenis, yang dapat mempersulit pencarian data yang diperlukan dengan cepat. Teknologi OCR dapat digunakan untuk mengonversi dokumen menjadi format yang dapat diedit dan menyimpannya dalam folder yang mudah diakses, memungkinkan akses lebih cepat dan mengurangi penundaan dalam operasi bisnis. Selain itu, dengan menghilangkan kebutuhan entri data manual, OCR dapat membebaskan waktu bagi departemen SDM untuk fokus pada tugas lain.
Alat OCR yang Direkomendasikan untuk Pekerja SDM
Ada banyak alat OCR yang tersedia online dan mungkin agak sulit untuk menemukan yang tepat. Untuk membantu Anda dalam proses ini, berikut adalah tiga alat OCR andal yang dapat Anda gunakan untuk tugas SDM Anda.
1. Imagetotext.info
Gambar ke Teks adalah alat online yang akan membantu pekerja SDM dengan mempermudah entri data. Alat ini membantu Anda menghemat waktu hanya dengan mengambil gambar dari data tertulis manual dan kemudian menggunakan gambar tersebut untuk mengubahnya menjadi teks digital yang dapat diedit.
Alat ini gratis. Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk mengekstraksi teks dari dokumen manual. Bahkan tidak perlu mendaftar.
Karena kekuatan ekstraksi berbasis AI, ia mengekstraksi teks dengan akurasi 100% dalam waktu singkat.
Cara kerja alat ini sederhana. Anda hanya perlu menyeret dan melepaskan gambar ke dalam kotak dan itu akan diubah menjadi teks setelah Anda mengklik tombol Kirim. Anda dapat mengunggah gambar atau menempelkan URL untuk langsung mengambilnya dari internet. Ini bisa berguna untuk pekerja SDM karena mereka tidak punya banyak waktu luang untuk menjelajahi gambar dari folder mereka, dll.
Mari kita ambil contoh dengan mengambil contoh gambar:
Fitur
- Gratis untuk digunakan
- Ekstraksi berbasis AI
- Berbagai bahasa
- Beberapa opsi pengimporan
- Pengunduhan keluaran didukung
- Beberapa format gambar didukung
Pro
- Menghemat waktu
- akurasi 100%.
- Meningkatkan efisiensi
Kontra
• Iklan yang mengganggu di sekitar antarmuka
2. Gambar ke teks oleh Prepostseo.com
Gambar ke Teks oleh Prepostseo adalah alat lain dari daftar rekomendasi kami. Pekerja SDM dapat menggunakan ini untuk meningkatkan efisiensi kerja mereka dengan mengonversi PDF dan gambar dengan cepat menjadi teks yang dapat diedit.
Salah satu keistimewaan alat ini adalah kemampuannya untuk mengekstrak gambar beresolusi rendah sekalipun. Ini dapat berguna jika Anda perlu mengekstrak teks dari gambar lama atau yang telah banyak dikirim/dibagikan. Ini mendukung format PNG, JGP, BMP, GIF, JPEG, dan TIFF. Selain mengunggah gambar, teks dapat diekstraksi hanya dengan memasukkan tautan URL dari gambar tersebut.
Alat ini tidak terbatas pada karakter bahasa alami saja, tetapi juga simbol dan tanda matematika. Fitur utama lain dari alat ini adalah, dapat memindai hingga 30 gambar sekaligus, dan tidak ditawarkan oleh alat OCR online mana pun di Internet (sejauh pengalaman kami).
Ini mendukung 20+ bahasa, sehingga cocok untuk pengguna di berbagai negara. Anda tidak hanya dapat menyalin teks tetapi juga mengunduh teks dalam file teks atau file kata. Ini dapat diakses dari mana saja dan perangkat apa pun dengan menggunakan browser web.
Fitur
- Ekstrak teks dari gambar beresolusi rendah
- Mengidentifikasi persamaan matematika
- Ekstrak teks hingga 30 Gambar sekaligus
- Unduh File Teks
- Ekstrak teks dari URL
Pro
- Gratis
- Menghemat waktu
- Tidak ada instalasi
- Tidak diperlukan pendaftaran
Kontra
• Tidak mendukung file PDF
3. Konverter OCR Mudah
HR membutuhkan alat yang andal dan tepercaya untuk dokumentasi digital mereka, jadi kami memilih Easy OCR Converter dalam daftar rekomendasi kami. Ini adalah alat gratis yang membantu memindai dokumen dan mengubahnya menjadi teks.
Ini memiliki lebih dari 100 dukungan bahasa pengenalan yang membantu mengonversi gambar secara real-time. Ini menyediakan layanan gratis untuk pengunggahan gambar tanpa batas. Anda tidak memerlukan pendaftaran atau pendaftaran apa pun untuk menggunakan alat ini.
Anda dapat menyalin teks itu dari hasil untuk penggunaan instan. Mengenai jumlah format yang didukung, tidak ada teks atau label apa pun yang menjelaskannya dengan tepat. Namun, kami mencoba lima format berbeda termasuk PNG, JGP, BMP, GIF, atau TIFF. Itu berhasil mengenali mereka semua.
Fitur
- Ekstrak teks dari URL
- Gratis untuk digunakan
- Pengunggahan tidak terbatas
- Edit teks yang dihasilkan
Pro
- Gratis
- Menghemat waktu
- Pengenalan lebih dari 100 bahasa
Kontra
- Tidak ada opsi drag-and-drop
- Antarmuka yang sulit
- Tidak mendukung file PDF
Kesimpulan
Teknologi OCR telah berdampak besar pada proses SDM, dan teknologi ini menjadi semakin penting dalam merampingkan tugas SDM. OCR memiliki potensi untuk secara signifikan mengurangi entri data manual, mengotomatiskan proses entri data, dan membuat data lebih mudah diakses.
Ini dapat membantu membuat tugas SDM lebih mudah, lebih akurat, dan lebih efisien secara keseluruhan. Dengan memanfaatkan teknologi OCR, organisasi dapat menghemat waktu dan uang sambil meningkatkan operasi SDM mereka. OCR adalah kunci untuk membuka departemen SDM yang lebih efisien dan sukses.
Jika Anda tidak tahu alat apa yang harus Anda gunakan untuk tugas SDM, jangan khawatir. Kami mencantumkan tiga yang gratis di akhir artikel di atas dan Anda dapat memeriksanya sesuai preferensi dan kebutuhan Anda.
