Apa yang akan terbayang dibenak Anda apabila mendengar kata “Absen Kantor”? Apakah mesin fingerprint yang terpasang di pintu masuk kantor? Atau justru antrian untuk absen dikantor dengan cara mengisi data manual? Kalau benar begitu, ini saatnya Anda mengenal aplikasi absen kantor yang tengah booming saat ini.
Key Take Points
- Aplikasi absen kantor memiliki beberapa fitur menarik yang dapat membantu pekerjaan HRD menjadi lebih mudah.
- Ada beberapa model sistem absensi yang digunakan saat ini selain absensi manual.
Apa Itu Aplikasi Absen Kantor
Saat ini masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem absensi manual dengan cara mengisi data diri di kertas atau menggunakan mesin fingerprint. Kepadatan lobby kantor dengan para karyawan yang harus mengantri untuk mengisi daftar kehadiran pun pasti sudah menjadi pemandangan biasa dan tentu saja tidak efektif.
Sistem absensi secara manual akan membuat waktu produktif karyawan menjadi terbuang sia-sia karena terlalu lama mengantri atau mengisi data. Selain itu, tidak jarang ada beberapa karyawan “nakal” yang bisa memanipulasi data absensi manual tersebut.
Tidak hanya itu saja, pekerjaan untuk merekap data absesi manual tersebut, akan menjadi momok besar untuk dikelola oleh HRD. Anda bisa membayangkan seberapa banyak kertas absensi yang harus di kelola oleh HRD hanya untuk membuat rekapan absensi bulanan dan melakukan perhitungan payroll manual.
Bagaimana HRD bisa mengerjakan pekerjaan lainnya kalau waktu kerjanya habis untuk mengolah data-data tersebut? Anda beruntung apabila perusahaan Anda tidak memiliki banyak karyawan, tetapi bagaimana dengan perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan?
Inilah fungsi dari aplikasi absen kantor dengan segudang fitur yang dapat menjawab seluruh keresahan Anda. Aplikasi absen kantor memiliki beberapa fitur menarik yang dapat membantu pekerjaan HRD menjadi lebih mudah.
Aplikasi absen kantor ini tentunya memiliki bentuk yang berbeda dengan mesin fingerprint. Aplikasi ini dapat digunakan secara mobile dengan smartphone oleh setiap karyawan untuk melakukan absensi.
Dengan fitur face recorginition dan lokasi GPS, proses absensi karyawan dikantor dapat dilakukan secara cepat tanpa perlu mengantri. Karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi akan secara otomatis tersimpan kedalam sistem. Proses absensi jadi lebih cepat tanpa perlu antri. HRD pun dapat melakukan rekapan absensi dengan lebih cepat hanya dalam satu dashboard.
Tentunya proses ini juga akan sangat membantu untuk perhitungan payroll karyawan, terutama untuk HRD ataupun pemilik perusahaan.
Fitur-fitur lainnya yang dapat membantu HRD dengan aplikasi absen kantor adalah fitur reimburse serta laporan aktivitas. Kedua fitur tersebut dapat digunakan untuk melakukan reimburse serta melaporkan aktivitas kerjanya secara langsung kepada supervisor atau atasan yang berkepentingan serta kepada HRD.
Jenis Sistem Absensi Saat Ini
Ada beberapa model sistem absensi yang digunakan saat ini selain absensi manual. Mari kita bahas satu persatu berikut ini:
- Memasukkan PIN atau nomor karyawan
Salah satu sistem absensi yang digunkan saat ini adalah dengan menggunakan PIN karyawan yang digunakan untuk absensi kehadiran san pulang. Setiap PIN karyawan berbeda-beda dan unik dan membuat identitas karyawan yang melakukan absensi menjadi lebih akurat. Namun, kelemahan dari sistem ini adalah PIN yang dimasukkan bisa saja dimasukkan oleh karyawan lainnya untuk mengakali sistem.
- Pengunaan fingerprint
Mesin fongerprint cukup populer dan banyak digunakan oleh banyak perusahaan. Pada dasarnya, penggunaan fingerprint dalam sistem absensi mengharuskan karyawan meletakkan jarinya di perangkat pemindai untuk dipindai secara langsung. Jika sidik jari yang dipindai sama dengan apa yang ada di database, maka karyawan dapat menyelesaikan proses absensinya.
Namun demikian sistem ini mengalami perubahan yang cukup masif semasa pandemi karena dianggap kurang higienis. Beberapa model muncul sebagai alternatif dan mengedepankan sisi touchless pada absensi karyawan.
- Magnetic Card
Beberapa dekade yang lalu penggunaan magnetic card dalam absensi karyawan masih umum ditemui. Metodenya mirip dengan penggunaan kartu kredit atau debit saat berbelanja. Namun sistem akan mengenali kartu dari masing-masing karyawan yang sudah didaftarkan, sehingga ketika digesek data akan masuk ke dalam sistem pendataan.
Meski prosesnya terbilang cepat namun cara ini memiliki beberapa syarat. Satu diantaranya adalah bahwa karyawan hanya bisa melakukan absensi dengan kartu. Ketika lupa membawa kartu, maka absensi akan sulit dilakukan.
- Website dan absensi mobile
Penerapan kedua metode ini semakin diminati di era pandemi sebab perangkat yang digunakan secara praktis tidak akan sama antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Pada dasarnya, karyawan melakukan input username dan password pada website yang disediakan perusahaan, untuk melakukan absensi.
Untuk jenis mobile, perusahaan akan menyediakan aplikasi khusus untuk karyawan yang terintegrasi dengan database perusahan. Fitur Absen online ini juga bisa diberikan fitur GPS, sehingga pelacakan posisi karyawan dapat dilakukan dengan akurat.
- Absensi dengan teknologi biometrik
Penerapan teknologi biometrik dalam sistem absensi sebenarnya sudah cukup banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. Selain lebih higienis karena absensi dilakukan tanpa sentuhan sama sekali, proses ini juga hanya memakan waktu beberapa detik saja.
Integrasi data yang dimasukkan dengan data biometrik yang terdapat di database dilakukan dengan cepat, akurat, dan aman, sehingga prosesnya akan memudahkan karyawan. Karyawan hanya perlu berdiri di depan kamera pemindai untuk memasukkan data biometriknya, dan sistem akan bekerja secara otomatis.
Kelebihan sistem ini jelas lebih akurat dan cepat jika dibandingkan sistem lain. Hanya saja diperlukan investasi awal yang solid, agar sistem yang digunakan benar-benar handal.
Appsensi sebagai Aplikasi Absen Kantor Terbaik
Apabila Anda bingung memilih aplikasi absen kantor terbaik saat ini, maka Appsensi adalah rekomendasi terbaik untuk Anda. Appsensi telah digunakan oleh berbagai industri dan bisnis dengan berbagai fitur-fitur menarik. .
Fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi absen kantor tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
