Ketika jadwal kegiatan sangat padat, banyak orang kesulitan membagi waktu secara efektif untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi prioritas.
Pernahkah Anda merasa overwhelmed dengan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan? Atau mungkin Anda sering melewatkan tugas atau momen penting karena lupa?
Jika iya, mungkin Anda membutuhkan to do list untuk membantu mengorganisir hidup Anda.
To do list artinya alat perencanaan yang membantu kita menjaga kehidupan agar tetap teratur. Dengan adanya to do list, kita dapat mengarahkan kegiatan kita sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Artikel ini akan membahas pengertian dan cara membuat to do list yang efektif. Mari baca dan simak penjelasan selengkapnya di artikel ini.
Key Takeaways
- To do list mengacu pada daftar tugas yang harus dikerjakan maupun hal-hal yang ingin dilakukan oleh seseorang berdasarkan tingkat prioritas.
- To do list penting untuk meningkatkan produktivitas serta menyusun prioritas.
To Do List Artinya
Dalam konsep yang sederhana, to do list mengacu pada daftar tugas yang harus dikerjakan maupun hal-hal yang ingin dilakukan oleh seseorang. Pada to do list, tugas-tugas tersebut biasanya diurutkan berdasarkan tingkat prioritas dan kepentingan, sehingga memastikan agar tidak terlupa dalam menyelesaikannya.
To do list dapat dibuat untuk jangka waktu harian, mingguan, atau bulanan agar jadwal tidak saling bertabrakan.
Meskipun mungkin Anda dapat mengingat sendiri tugas-tugas yang harus dikerjakan, atau jika pekerjaan yang dilakukan rutin dan tidak berubah, tetap ada manfaatnya untuk membuat daftar pekerjaan dalam bentuk to do list.
To do list dapat disusun dengan menuliskannya di dalam binder, buku catatan, atau bahkan memanfaatkan teknologi pada aplikasi digital di ponsel. Pilihan tersebut sepenuhnya tergantung pada kenyamanan masing-masing individu.
Baca juga: Konsistensi adalah Kunci Sukses dalam Karier, Ini Cara Melatihnya
Jenis-Jenis To Do List Berdasarkan Prioritas
Ada beberapa jenis to do list yang bisa Anda gunakan, antara lain:
Daily List; Daftar Tugas atau Kegiatan Harian
Salah satu bentuk to do list adalah daftar kerja harian, yang biasa disebut sebagai daily list. Daily list berisi tugas-tugas yang paling penting dan krusial untuk satu hari tertentu.
To do list ini biasanya disusun di pagi hari dan ditinjau kembali di sore hari saat semua pekerjaan dirasa telah selesai. Umumnya, daftar ini berisi tugas prioritas yang dikerjakan di hari itu saja.
Weekly list atau Daftar Tugas Mingguan
Selanjutnya, terdapat weekly list atau daftar mingguan. Isinya berupa tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam kurun waktu satu minggu. To do list ini biasanya disusun pada awal minggu, baik itu pada malam Minggu atau Senin pagi.
Monthly List atau Daftar Tugas Bulanan
Monthly list yaitu pencatatan daftar pekerjaan atau kegiatan harian dalam satu bulan. Daftar ini bisa dibuat di awal bulan atau tepat pada tanggal 1.
The 100 Day To Do List
Selain itu, terdapat The 100 day to do list atau daftar triwulan. To do list ini berisi kegiatan prioritas untuk tiga bulan ke depan. Periode 100 hari sering digunakan sebagai acuan untuk mencapai tujuan dan melakukan refleksi terhadap pencapaian penting yang diinginkan.
Manfaat Penting Memiliki dan Menulis To Do List
Setelah mengetahui jenis-jenis to do list, berikut adalah manfaat memiliki to do list yang perlu Anda ketahui:
1. Meningkatkan Produktivitas
Dengan adanya rencana kegiatan tertulis, Anda dapat dengan mudah mengatur prioritas tugas yang penting. Hal ini akan membantu Anda menghindari pemborosan waktu yang tidak perlu. Dengan to do list, Anda dapat menjaga produktivitas dan fokus pada tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan.
2. Menghindari Lupa
Anda dapat dengan mudah mengingat pekerjaan yang perlu dilakukan dengan mencatatnya pada to do list. Dengan demikian, Anda akan terhindar dari rasa kewalahan ketika diminta untuk melakukan pekerjaan tambahan.
3. Memahami Pekerjaan Prioritas dan Skala Prioritas
Dengan menggunakan to do list, Anda dapat lebih mudah mengatur pekerjaan dengan memperhatikan skala prioritasnya.
4. Memiliki Jadwal sehingga Efektif dalam Mengatur Waktu
To do list akan membantu Anda mengelola waktu dengan lebih baik saat menyelesaikan tugas yang harus dikerjakan. Anda dapat memperkirakan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dengan lebih efisien pada jam yang tepat.
Baca juga: Habit adalah: Definisi dan Cara Membentuknya untuk Tingkatkan Produktivitas
Cara Membuat To Do List
Ada banyak metode yang bisa Anda gunakan untuk membuat to do list, mulai dari mencatatnya dalam buku catatan hingga menggunakan aplikasi khusus. Agar to do list Anda menjadi lebih efektif dan efisien, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan dalam pembuatan to do list:
1. Buat To Do List Semalam Sebelumnya
Anda dapat membuat rencana pekerjaan untuk besok dengan merencanakannya hari ini. Dengan melakukan hal tersebut, Anda dapat memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas-tugas yang ingin Anda selesaikan. Hal ini akan membantu Anda menjadi lebih fokus dan tenang dalam menjalankan pekerjaan pada hari berikutnya.
2. Tulis Rincian Kegiatan Sehari Secara Detail
To do list yang efektif adalah to do list yang memuat rincian detail mengenai kegiatan yang akan dilakukan. Sebagai contoh, jika Anda memiliki rapat besok, daripada hanya menuliskan “rapat”, sebaiknya Anda mencantumkan detail, seperti lokasi dan waktu rapat.
Anda juga dapat menuliskan topik-topik yang akan dibahas dalam rapat agar Anda dapat mempersiapkan diri. Dengan begitu, to do list Anda akan menjadi lebih terperinci dan membantu Anda mengatur kegiatan dengan lebih efisien.
3. Urutkan Perencanaan Sesuai Prioritas
Aspek utama dalam membuat to do list adalah mengatur pekerjaan berdasarkan prioritasnya. Anda dapat mengelompokkan prioritas menjadi tiga kategori, yaitu mendesak, harus selesai hari ini, dan opsional.
Disarankan untuk tidak memasukkan lebih dari enam kegiatan yang mendesak dalam satu hari agar Anda tetap fokus dan tidak terlalu terbebani dalam bekerja. Dengan mengurutkan prioritas dengan baik, Anda dapat lebih efektif dalam menyelesaikan tugas-tugas yang penting dan mengelola waktu Anda dengan lebih efisien.
4. Tuliskan Waktu Penyelesaian
Setelah mengorganisir daftar tugas sesuai dengan prioritasnya, langkah selanjutnya adalah membuat jadwal pekerjaan berdasarkan jam dan tanggal.
Cantumkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk setiap tugas agar Anda dapat lebih fokus dan disiplin dalam pengerjaannya. Dengan menjadwalkan pekerjaan dengan baik, Anda dapat mengatur waktu secara efektif dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
5. Jadwalkan Waktu untuk Istirahat
Tidak peduli seberapa sibuk pekerjaan Anda, penting untuk tetap menyisihkan waktu beristirahat sejenak. Dengan mengambil istirahat di tengah-tengah pekerjaan, Anda dapat mengembalikan motivasi kerja dan meningkatkan fokus Anda.
Pastikan untuk tidak menghabiskan terlalu banyak waktu dalam istirahat Anda. Setelah istirahat yang singkat, kembalilah dengan semangat baru untuk melanjutkan tugas-tugas yang menanti.
6. Buat Daftar Tugas dengan Checklist
Untuk melengkapi daftar pekerjaan yang telah Anda susun, Anda dapat menggunakan checklist sebagai tanda bahwa tugas telah selesai. Dengan mencentang setiap item dalam checklist, Anda dapat dengan mudah melihat pekerjaan yang masih belum selesai atau membutuhkan waktu lebih lama.
Hal ini akan membantu Anda dalam mengatur ulang waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tertunda pada hari berikutnya. Pastikan untuk memberikan perhatian khusus pada tugas yang belum terselesaikan, agar Anda dapat menyelesaikannya secara efisien dan efektif.
Baca juga: Kaizen Artinya: Kenali Tentang Kaizen dan Cara Penerapannya
Rekomendasi Aplikasi To Do List untuk Mengatur Pekerjaan dengan Appsensi
Perencanaan pekerjaan dengan menggunakan to do list tidak hanya berguna untuk mengetahui tugas yang harus dilakukan, tetapi juga penting bagi HRD dalam melakukan pengaturan KPI, evaluasi karyawan, dan hal lainnya guna meningkatkan sistem kerja dan kinerja karyawan di perusahaan.
Agar lebih mudah bagi HRD dalam membuat to do list pekerjaan, disarankan untuk menggunakan perangkat lunak atau software yang dapat menghindari berbagai masalah yang mungkin timbul. Contohnya, risiko kehilangan dokumen, ketidakteraturan KPI, proses persetujuan dan umpan balik yang memakan waktu, dan sebagainya.
Saat ini, terdapat aplikasi yang sangat membantu HRD dalam menjalankan tugasnya, yaitu Appsensi, sebuah aplikasi absensi online. Selain berfungsi sebagai alat untuk memonitor absensi karyawan, Appsensi juga memudahkan karyawan dalam membuat to do list pekerjaan yang dapat langsung dipantau oleh atasan.
Dengan kehadiran Appsensi, HRD dapat lebih mudah menyusun KPI, menugaskan tugas, merencanakan pekerjaan, memonitor absensi karyawan secara real-time, dan melakukan perhitungan gaji yang akurat.
Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kemudahan-kemudahan yang ditawarkan oleh Appsensi? Klik tautan ini untuk mendapatkan informasi lebih detail tentang Appsensi.
