Merekap timesheet adalah salah satu tugas HR yang memakan banyak waktu, oleh karena itu, timesheet online system menjadi alat yang sangat dibutuhkan. Bukan hanya memakan waktu, proses pencatatan timesheet secara manual juga sering menimbulkan kebingungan karena seringkali karyawan melakukan kesalahan dalam pengisiannya.
Misalnya, lupa mencatat waktu, mengisi format dan waktu yang salah, keterlambatan dalam pengisian, atau bahkan kehilangan lembar timesheet. Oleh karena itu, timesheet online system memiliki peran penting dalam mempermudah pekerjaan HR, terutama dalam merekap data timesheet karyawan.
Seperti apa Timesheet Online System? Mari kita bahas bersama dalam artikel berikut ini.
Definisi Timesheet
Timesheet adalah metode untuk mencatat kapan dan berapa banyak Anda bekerja. Sistem ini dapat hadir dalam berbagai bentuk: sistem sederhana berbasis kertas di mana Anda mencatat waktu kerja Anda, sistem berbasis spreadsheet, atau bahkan perangkat lunak cloud yang dirancang khusus untuk tujuan ini.
Timesheet penting karena memberikan catatan waktu kerja yang jelas, memastikan bahwa karyawan mendapatkan kompensasi yang sesuai untuk usaha mereka. Namun, jenis timesheet yang digunakan juga penting, dengan perangkat lunak timesheet berbasis cloud menjadi yang paling efektif dan efisien dalam bisnis modern yang berkembang pesat.
Timesheet Online: Solusi Masa Depan
Timesheet online adalah solusi perangkat lunak berbasis cloud yang menawarkan solusi untuk masalah-masalah yang disebutkan di atas. Solusi ini menyediakan cara yang sederhana, kuat, dan fleksibel untuk melacak absensi yang disatukan untuk semua karyawan dalam organisasi.
Timesheet digital ini memungkinkan sistem absensi yang jauh lebih berguna. Sistem ini dapat diakses dari mana saja, bebas dari tulisan tangan yang buruk, kesalahan perhitungan, dan tidak ada masalah penyimpanan yang harus diatasi.
Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas keuntungan-keuntungan ini secara lebih rinci.
12 Manfaat Utama Timesheet Online System
Timesheet online menawarkan banyak sekali manfaat dibandingkan dengan alternatif lainnya. Sistem ini tidak hanya menyediakan cara yang nyaman untuk melacak jam kerja – sistem ini memungkinkan organisasi Anda untuk beroperasi secara lebih efisien secara keseluruhan. Mari kita lihat beberapa keuntungan utama dari timesheet online system.
Mengurangi entri data manual
Salah satu keuntungan utama perangkat lunak absensi online adalah mengurangi atau menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual. Ini merupakan penghemat waktu yang sangat besar bagi staf – tidak hanya mengurangi penulisan data secara manual, namun juga dapat mengurangi jumlah perhitungan manual yang diperlukan (yang memiliki manfaat lain, seperti yang akan kita lihat di bawah).
Meningkatkan akurasi pelacakan waktu
Perangkat lunak timesheet tidak hanya menghemat waktu tetapi juga dapat mengurangi kesalahan secara drastis. Kesalahan ini dapat berasal dari kesalahan dalam perhitungan mental, kesalahan mengingat tanggal atau waktu, tulisan tangan yang tidak terbaca, dan banyak lagi. Hal ini memiliki efek riak di seluruh bisnis, bukan hanya ketepatan waktu.
Aktifkan penjadwalan waktu real time
Jadwal menjabarkan rencana waktu kerja Anda, sementara Timesheet online system Anda menjabarkan jam kerja Anda. Jadwal kertas tradisional memiliki keterbatasan seperti Timesheet kertas, yaitu sulit untuk diedit setelah kejadian dan memiliki keterbatasan fisik.
Perangkat lunak tTimesheet online system sering kali memiliki fitur penjadwalan yang sudah ada di dalamnya dan ini bisa sangat berguna. Penjadwalan waktu nyata memungkinkan Anda untuk menetapkan dan memperbarui jadwal pada saat itu juga dan mengirimkan pembaruan langsung ke perangkat karyawan Anda, yang dapat menjadi keuntungan besar bagi komunikasi, organisasi, dan perencanaan.
Melacak kapan dan di mana karyawan masuk dan pulang kerja
Timesheet online system dapat menawarkan pelaporan tingkat lanjut, termasuk memberi Anda notifikasi ketika karyawan Anda masuk dan pulang kerja. Mereka juga memperkenalkan kemungkinan untuk pelacakan tingkat lanjut, seperti lokasi menggunakan GPS pada ponsel pintar, untuk menunjukkan di mana karyawan berada pada waktu tertentu.
Mengurangi jumlah pencurian waktu
Pemeriksaan keamanan dan metode input digital yang lebih akurat membantu mencegah pencurian waktu. Sebagai contoh, lokasi GPS yang disebutkan di atas dapat membantu memverifikasi entri waktu yang diberikan karyawan. Pada akhirnya, hal ini akan mengurangi pengeluaran bisnis.
Meminimalkan kesalahan penggajian
Menyediakan Timesheet yang akurat untuk karyawan akan menghasilkan penggajian yang lebih akurat secara keseluruhan. Penggajian sering kali menjadi salah satu pengeluaran terbesar (jika bukan yang terbesar) untuk bisnis apa pun, sehingga mengurangi kesalahan di sini dapat menghemat banyak uang.
Mengurangi keterlambatan penyerahan Timesheet
Perangkat lunak absensi online dapat membantu mengurangi keterlambatan pengiriman. Hal ini dapat dilakukan melalui fitur seperti pengiriman otomatis, atau hanya dengan membuatnya lebih nyaman untuk mengirimkan timesheet secara manual. Misalnya, jauh lebih mudah untuk menekan tombol kirim daripada menyerahkan kertas timesheet.
Menghilangkan Timesheet yang hilang
Demikian pula, menyimpan Timesheet digital (dan mengirimkannya secara digital) membantu mengurangi Timesheet yang hilang. Anda juga tidak perlu menyimpannya, yang membantu dalam jangka panjang ketika Anda perlu merujuk sesuatu dari timesheet sebelumnya.
Meningkatkan komunikasi staf
Solusi digital sering kali berfungsi untuk meningkatkan komunikasi. Hal ini bisa terjadi dalam beberapa cara. Secara tidak langsung, solusi digital mendorong transparansi dengan membuat data tersedia dengan mudah. Secara lebih langsung, perangkat lunak dapat menyediakan kemampuan chatting atau perpesanan yang membuat komunikasi menjadi lebih mudah dan lebih mudah diakses oleh semua orang.
Ketahui bagaimana karyawan menghabiskan waktu paling banyak
Jika sistem absensi online Anda menawarkan lebih banyak titik entri data yang lebih terperinci, Anda dapat memanfaatkannya untuk meningkatkan visibilitas dan akuntabilitas. Dengan kata lain, jika karyawan dapat memasukkan apa yang mereka kerjakan, selain waktu, hal ini memberikan transparansi yang lebih besar tentang bagaimana uang gaji Anda digunakan.
Mengintegrasikan alur kerja yang sudah ada
Jika Anda sudah memiliki alur kerja yang sudah ada di sekitar Timesheet, Anda biasanya dapat mengintegrasikannya ke dalam perangkat lunak online dengan mudah. Bahkan, Anda mungkin akan mendapati bahwa alur kerja Anda menjadi lebih baik dengan mendigitalkannya.
Meluangkan waktu untuk staf SDM
Mengambil Timesheet Anda secara online membuka akses ke otomatisasi dan cara-cara yang lebih efisien untuk menangani penggajian Anda. Hal ini pada akhirnya dapat membantu mengurangi beban departemen SDM Anda dengan membebaskan waktu yang dihabiskan untuk mengatur absensi dan penggajian.
Kelola Karyawan Lebih Efisien dengan Absensi Online
Saat ini penggunaan aplikasi absensi online telah banyak digunakan oleh berbagai industri. Namun Anda perlu memperhatikan beberapa fitur penting dari aplikasi absensi online ketika Anda ingin menggunakannya untuk bisnis Anda. Misalnya seperti sistem keamanan data yang digunakan pada aplikasi absensi online.
Selain itu penggunaan aplikasi absensi online pun tidak terlepas dari berbagai keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan. Misalnya seperti hemat biaya operasional serta efisiensi waktu bekerja dengan baik. Untuk itu ada baiknya Anda cukup selektif saat memilih aplikasi absensi online untuk perusahaan Anda.
Aplikasi absensi online yang direkomendasikan saat ini adalah Appsensi. Appsensi adalah aplikasi absensi online yang memiliki sistem keamanan serta penyimpanan berbasis cloud. Dengan keamanan data berlapis, Appsensi menjamin keamanan data perusahaan Anda dan tidak akan ada kebocoran data.
Selain itu fitur-fitur yang dibutuhkan sebagai aplikasi HR tersedia pada Appsensi. Mulai dari monitor kehadiran karyawan hingga penghitungan gaji serta tunjangan karyawan telah tersedia pada fitur-fitur Appsensi.
Mulai dari Fitur Absensi Online, Fitur Payroll, Earned Wage Access (EWA), Live-Tracking, Manajemen Shifting, Pengajuan Cuti dan Lembur, Perhitungan Pajak PPh21 terbaru hingga klaim cuti atau klaim reimburse dan lain sebagainya.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.Â
