Sejak awal 2020 lalu, konsep kerja dari rumah makin banyak dibahas. Dalam situasi pandemi, pemberlakuan work from home menjadi wajib karena aturan pemerintah. Perubahan ini mendorong para pelaku bisnis belajar tentang konsep kerja remote.
Impact penyebaran informasi ini tentu besar. Jika Anda lihat di lingkup UKM, banyak pelaku bisnis kecil ini mulai melakukan perubahan. Perusahaan kecil umumnya masih manual dalam pemberlakuan pekerjaan. Tapi semenjak WFH diwajibkan, mereka akhirnya membuat struktur sistem bekerja dengan konsep remote online.
Apakah perubahan ini memberi hal positif pada dunia UKM? Apakah usaha kecil dapat terapkan WFH sebaik perusahaan besar dengan struktur online baik? Mari bahas serba serbi tentang kekurangan, kelebihan dan konsep WFH bagi UKM di sini!
Apa Itu Work From Home (WFH)?
Bagi Anda yang tidak tahu tentang WFH, mari bahas singkat di sini. Work From Home artinya adalah melakukan pekerjaan produktif perusahaan di rumah. Mulai dari buat dokumen, mengerjakan data ataupun rapat, semua dikerjakan dari rumah.
Konsep work from home sebenarnya sudah ada sejak lama. Tapi popularitasnya baru terlihat sejak pandemi. Teknologi yang digunakan untuk WFH sebenarnya tidak terlalu rumit. Hal seperti Zoom, email, Google Docs dan Google Drive bukan hal baru tapi makin penting untuk pekerjaan remote.
Dalam perusahaan besar, WFH menggunakan server. Hal ini penting dalam menjalin koneksi antar pekerja. Para karyawan kantor diharuskan login ke server kantor untuk absen dan memantau produktivitas mereka. Walaupun tanpa tatap muka, proses kerja tetap bisa diamati berkat koneksi ini. Tapi bagaimana dengan perusahaan UKM?
Pengaruh Work From Home (WFH) Untuk UKM
Arti work from home untuk UKM sebenarnya sama, bedanya hanya skala dan teknologi yang digunakan. WFH di UKM lebih terbatas fasilitasnya. Umumnya, kantor UKM hanya menggunakan alat koneksi murah seperti Zoom, Google Workplace, Google Docs dan Google Drive.
Penggunaan alat ini tentu tidak ada salahnya, tapi berbeda dengan perusahaan besar yang memiliki server sendiri, koneksi ke karyawan akan terbatas. Hal seperti absensi harus dilakukan manual dengan email ataupun kontak Zoom. Progress pekerjaan hanya dilakukan via email dan tidak bisa dipantau secara live.
Walaupun ada tantangannya, pengaruh work from home selama pandemi untuk UKM tetap memiliki sisi positif. Peraturan WFH mengharuskan para karyawan UKM untuk belajar menggunakan tool modern. Secara tidak langsung, paksaan ini melatih karyawan UKM tradisional untuk bekerja di lingkungan yang lebih maju.
Tentu saja sisi negatif juga muncul. Mulai dari lambatnya transisi belajar menggunakan tool baru sampai penurunan produktivitas akan dirasakan. Untungnya secara agregat, pengaruh WFH ke UKM dapat dinilai baik.
Baca juga: Mana yang lebih efektif? WFH – WFO atau WFA
Kelebihan Work From Home (WFH)
Kelebihan work from home tentu saja banyak. Berikut adalah beberapa contoh kelebihan WFH bagi para UKM yang berhasil melakukan aplikasi yang baik:
1. Karyawan Bisa Lebih Bebas Bekerja
Karena bekerja dari rumah, jam kerja karyawan bisa lebih bebas. Dari banyak penelitian, para karyawan yang WFH membagi waktu kerja merek secara individu. Ada karyawan yang membagi waktu kerja dengan jelas. Jam 7 pagi sampai jam 2 siang diluangkan untuk selesaikan pekerjaan.
Tapi ada juga yang bagi pekerjaan 2 jam lalu rehat dan bekerja kembali. Karena tidak ada waktu kantor yang kaku, banyak karyawan bahkan rela tetap bekerja di malam hari karena pada siang hari mereka memilih tidur siang. Hal seperti ini umumnya positif untuk mental karyawan agar tidak mudah stress karena pekerjaan.
2. Keamanan di Situasi Pandemi Terjaga
Work from home dilakukan untuk menghindari penyebaran virus. Di tahun 2021 ini, vaksin sudah umum menyebar, tapi tetap saja situasi pandemi belum 100% reda. Jika kedepannya ada masalah darurat seperti pandemi ataupun bencana yang halangi bekerja di kantor, WFH bisa jadi penyelamat.
UKM yang sudah pernah melakukan konsep kerja dari rumah ini pasti lebih produktif. WFH bukan konsep yang sulit dilakukan. Selama tahu kunci dan punya sistem baik, karyawan tetap bisa bekerja walaupun berada di rumah demi keamanan.
3. Membuat Karyawan Belajar Perangkat Remote Work
Karyawan UKM jarang yang menggunakan program remote work. Tapi berkat sistem WFH yang diharuskan, mereka harus belajar menggunakan tool seperti Zoom, Google Workplace, Google Docs dan Google Drive. Karena belajar menggunakan tool modern ini, skill karyawan tentu meningkat.
4. Para Pemilik UKM Lebih Mengerti Konsep Digital Workspace
Selain karyawan yang belajar tool remote work, para pemilik UKM juga belajar mengaplikasikan konsep Digital Workspace. Konsep ini merupakan ruang kerja digital yang mengartikan kantor fisik sudah tidak terlalu penting selama memiliki ruang kerja digital yang bisa diakses karyawan di mana saja.
Baca juga: Membuat Absensi Online dengan Menggunakan Google Form
Kekurangan Work From Home (WFH)
Walaupun memberikan kelebihan untuk UKM, sisi buruk WFH juga dapat dirasakan. Kekurangan work from home umumnya terjadi karena faktor lokasi dan proses kerja yang berbeda dibandingkan kantor. Berikut adalah beberapa contoh kekurangan WFH tersebut untuk UKM:
1. Memberi Beban Lebih Untuk Karyawan
Biaya listrik dan internet sayangnya harus menjadi tanggungan karyawan selama WFH. Kantor tentu bisa memberi cover soal ini tapi besarannya akan tergantung konsumsi para karyawan sendiri. Terkadang cover tidak akan penuh 100%, jadi karyawan tetap merugi.
2. Mengurangi Kecepatan Komunikasi
Kecepatan informasi dari work from home dengan alat komunikasi tentu sudah baik, tapi jika dibandingkan komunikasi di kantor, kualitasnya jauh lebih rendah.
3. Banyak Gangguan Untuk Karyawan
Saat bekerja di kantor, gangguan pasti lebih banyak. Mulai dari anak yang minta main, istri yang minta perhatian saat Anda bekerja, ataupun tayangan televisi yang menarik sedang diputar. Hal seperti ini sering kali jadi hambatan tersendiri saat WFH.
Baca juga: Cara mengawasi karyawan pada saat WFH
Tips Untuk UKM yang Menerapkan Work From Home
Bagi Anda pemilik UKM yang ingin mengatur WFH karyawan lebih baik mari bahas beberapa tips di sini. Tips mengatur work from home yang akan dibahas ini cocok untuk UKM karena tidak keluar biaya banyak. Berikut adalah bahasannya:
1. Buat Deadline Sebagai Target Per Minggu
Setiap perusahaan pasti punya jadwal deadline pekerjaan. Dalam situasi WFH, pastikan memecah deadline ini untuk per minggu. Memecah pekerjaan menjadi lebih kecil dan memiliki target jelas akan lebih baik bagi karyawan WFH.
2. Buat List Prioritas Kerja untuk Karyawan
Berbeda dengan bekerja di kantor, Anda tidak tahu proses kerja karyawan Anda di rumah. Menggunakan target deadline juga belum tentu cukup untuk membuat karyawan tidak turun produktivitasnya. Cara kedua yang sering digunakan adalah membuat list prioritas kerja.
Contoh saja Anda menentukan 3 dokumen dan data yang harus selesai terlebih dahulu untuk dikerjakan. Jadi jika karyawan tidak selesaikan 3 dokumen tersebut, mereka tidak bisa melaporkan pekerjaan lain selesai. Menggunakan kombinasi aturan deadline per minggu dan prioritas ini, karyawan akan bekerja lebih sistematik walaupun bebas melakukannya di rumah.
3. Siap Komunikasi untuk Check Up Karyawan
Aturan work from home yang wajib dilakukan juga adalah lakukan check up. Misal saja coba hubungi karyawan lewat Zoom setiap pagi sebelum jam kerja dan saat siang sebelum makan siang. Melakukan kontak pagi untuk briefing dan kontak siang untuk update sudah cukup.
Melakukan kontak ini memastikan karyawan tetap merasa diawasi tanpa menggunakan program khusus. Tidak perlu keluar uang besar untuk buat server ataupun program memantau karyawan. Komunikasi juga bagus untuk membuat atmosfer kerja seperti di kantoran. Saat orang merasa di kondisi kerja, produktivitas mereka umumnya lebih tinggi.
4. Selalu Lakukan Test dan Periode Transisi
Bagi UKM yang belum terbiasa WFH, proses transisi perlu dilakukan. Pastikan mencoba test simulasi terlebih dahulu. Semakin banyak simulasi dilakukan, semakin mudah juga karyawan melakukan pembiasaan.
Biasanya proses transisi ini perlu 1 bulan dilakukan. Setelah lakukan transisi, pastikan juga lihat evaluasi produktivitasnya. Selama level produktivitas mirip dengan bekerja di kantor, ini berarti sistem WFH UKM Anda bekerja baik.
5. Pastikan dengarkan Feedback Karyawan
Untuk memastikan kondisi WFH lebih baik ke depannya, pastikan konsultasi dan dengarkan feedback dari karyawan. Setiap perusahaan memiliki gaya kerja sendiri – sendiri. Gaya kerja umumnya dipengaruhi bagaimana karyawan bekerja. Untuk memaksimalkan produktivitas, mendengarkan keperluan karyawan bisa bermanfaat.
Butuh Solusi Work From Home yang Lebih Mudah?
Bagi Anda pemilik UKM yang ingin berkembang lebih besar, Ada baiknya memikirkan sistem WFH perusahaan Anda. Untuk solusi mudah, silahkan pakai tool dari Appensi. Tool ini bisa dipakai untuk perusahaan di bagian HR dan akuntansi pembukuan. Menggunakan fitur aplikasi dari Appensi, karyawan Anda bisa absen dan menghitung gaji secara mandiri dan transparan.
Anda bisa gunakan program ini untuk memantau produktivitas karyawan dan bahkan dapat data live untuk planning management karyawan. Walaupun harus work from home, Appensi menjanjikan bantuan untuk para UKM agar tetap produktif.
Semoga bahasan diatas sudah jelas bagi Anda para pemilik UKM. Terima kasih sudah baca artikel ini!
Baca juga: Mobile Attendance dari Appsensi – Solusi Absensi Untuk UKM
