Pada umumnya, perusahaan yang beroperasi dalam bisnis selalu melakukan proses pengadaan barang. Proses ini melibatkan tahapan permintaan, penawaran, dan pembelian barang. Dalam konteks ini, penggunaan quotation sangat penting.
Quotation merupakan istilah yang sering digunakan dalam kegiatan jual-beli, permintaan, dan penawaran. Quotation memiliki keterkaitan erat dengan kegiatan permintaan penjualan atau pembelian pada perusahaan manufaktur.
Key Takeaways
- Quotation adalah surat penawaran yang berfungsi memberikan informasi terkait harga dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan.
- Ada tiga jenis quotation, yaitu estimated quotation, fixed price breakdown, dan request for quotation.
Penggunaan quotation memiliki peran penting dalam mengatur arus kas perusahaan serta memberikan perlindungan kepada pembeli terhadap kemungkinan kenaikan harga. Selain itu, quotation juga memberikan kejelasan kepada pembeli mengenai tenggat waktu pembayaran barang yang dipesan.
Namun, perlu diperhatikan bahwa quotation berbeda dengan faktur, baik dari segi fungsi, waktu penggunaan, maupun muatan informasi.
Artikel ini akan membahas tentang quotation, mulai dari definisi, jenis, hingga contohnya. Baca artikel ini hingga tuntas.
Quotation Artinya
Quotation adalah surat penawaran yang disampaikan oleh penjual kepada pelanggan sebagai respons terhadap permintaan tertentu. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan informasi terkait harga dan layanan yang ditawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan. Quotation berisi rincian harga barang atau jasa yang ditawarkan, serta syarat dan ketentuan yang berlaku. Selain itu, dokumen ini juga memiliki isi detail perusahaan dan nomor telepon yang dapat dihubungi.
Quotation membantu pelanggan melakukan pertimbangan untuk menolak, menegosiasikan, atau menerima tawaran yang disampaikan dalam permintaan produk. Jika kedua belah pihak mencapai kesepakatan, pelanggan akan menandatangani dan mengirimkan kembali quotation kepada perusahaan.
Vendor menggunakan quotation untuk memberikan gambaran harga barang atau jasa sesuai kondisi kepada calon konsumen, sebelum mereka membuat keputusan pembelian. Jika calon pelanggan menerima dan menyetujui quotation, berarti mereka telah setuju untuk membeli barang atau jasa berdasarkan penawaran yang tercantum.
Biasanya, perusahaan akan mengirimkan quotation setelah menerima permintaan dari pihak ketiga untuk menyediakan produk atau jasa tertentu. Pelanggan kemudian dapat meninjau, menyetujui, menolak, atau melakukan negosiasi terhadap penawaran yang tertera dalam quotation tersebut.
Perbedaan Quotation dan Invoice atau Faktur Penjualan
Perbedaan antara quotation dan faktur terletak pada waktu dan fungsi penggunaannya. Quotation merupakan dokumen penawaran yang memberikan detail tentang produk, termasuk harga dan spesifikasinya.
Di sisi lain, faktur penjualan adalah dokumen yang dihasilkan setelah terjadi penjualan oleh perusahaan. Faktur mencakup informasi tentang jenis barang, harga, diskon, pajak, dan rincian perusahaan lainnya. Tujuannya adalah bentuk pengesahan atau persetujuan terjadinya transaksi penjualan antara pihak penjual dan pembeli.
Jenis-Jenis Quotation
Pada dasarnya, ada tiga jenis quotation yang perlu Anda ketahui, antara lain:
1. Estimate Quotation
Estimated quotation adalah bentuk quotation yang hanya menyajikan estimasi harga terkait produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan. Penjual atau supplier masih memiliki fleksibilitas untuk mengubahnya sesuai kebutuhan klien atau proyek yang sedang berjalan, karena quotation ini tidak mengikat. Dengan jenis quotation ini, klien dapat memperoleh gambaran awal tentang kisaran harga yang ditawarkan sebelum melalui kesepakatan harga.
2. Fixed Price Breakdown
Fixed price breakdown adalah bentuk quotation yang menyertakan harga secara jelas dalam dokumen, sehingga harga yang tercantum merupakan harga tetap yang tidak dapat diubah. Quotation jenis ini memberikan kepastian kepada klien mengenai jumlah yang harus mereka bayar. Dengan menggunakan quotation ini, Anda memberikan informasi harga yang konkret, asalkan harga tersebut telah ditetapkan dengan keputusan yang bulat.
3. Request for Quotation
Salah satu jenis quotation terakhir yang umumnya digunakan adalah permintaan penawaran atau yang biasa disebut RFQ (Request for Quotation). RFQ merupakan tanggapan yang diberikan oleh penjual sebagai respons terhadap permintaan dari calon pelanggan. Dalam RFQ, penjual akan membantu calon pembeli mencari penyedia yang dapat memberikan penawaran terbaik sesuai dengan permintaan yang diajukan sebelumnya.
Baca juga: 7 Contoh Lengkap Surat Penawaran Barang untuk Berbagai Bisnis
Metode Pembayaran Quotation
1. Cash on Delivery
Pembayaran menggunakan metode Cash on Delivery (COD) dilakukan dengan membayar secara tunai pada saat barang yang dipesan tiba di tujuan. Pembeli dapat melakukan pembayaran langsung dengan uang tunai atau menggunakan cek yang akan diserahkan kepada kurir atau pihak yang bertanggung jawab sesuai kesepakatan sebelumnya.
Metode pembayaran ini memiliki keuntungan bagi kedua belah pihak. Pembeli merasa lebih aman karena tidak perlu khawatir bahwa barang tidak akan dikirim atau mengalami keterlambatan pengiriman. Di sisi lain, penjual juga merasa lebih aman karena pembayaran akan dilakukan saat barang telah sampai, sehingga tidak perlu khawatir risiko tidak dibayar setelah barang dikirim.
2. Cash Before Delivery
Pembayaran menggunakan metode Cash Before Delivery (CBD) adalah pembayaran yang dilakukan sebelum barang dikirim kepada pelanggan. Metode pembayaran ini cukup umum dan sering digunakan, terutama dalam transaksi online shop setelah metode Cash on Delivery.
Keuntungan dari metode Cash Before Delivery adalah memberikan keuntungan kepada pihak penjual. Dengan melakukan pembayaran sebelum pengiriman barang, risiko penipuan atau keterlambatan pembayaran dapat diminimalisir, sehingga dapat berdampak positif pada kelancaran operasional perusahaan.
3. Term of Payment
Metode pembayaran dengan menggunakan term of payment adalah cara pembayaran yang melibatkan jangka waktu atau tenggat waktu tertentu. Misalnya, pembeli diharapkan melakukan pembayaran dalam waktu maksimal 30 hari setelah tanggal faktur.
Jika pembeli tidak memenuhi persyaratan tersebut, penjual dapat memberlakukan sanksi. Sanksi dapat berupa bunga denda atau bahkan penempatan pembeli dalam daftar hitam pelanggan. Keuntungan bagi penjual menggunakan metode ini adalah dapat meningkatkan jumlah pelanggan, karena pembayaran dapat ditunda. Namun, kelemahannya adalah jika pembeli terlambat atau tidak membayar, hal ini akan merugikan penjual.
Sementara itu, keuntungan bagi pembeli menggunakan metode ini adalah adanya waktu untuk mengelola uang atau menjual barang tersebut terlebih dahulu. Dengan demikian, uang yang akan dibayarkan kepada penjual merupakan hasil dari penjualan barang, bukan mengurangi modal yang dimiliki pembeli.
Manfaat Quotation
Quotation sebagai surat penawaran memiliki beragam manfaat dalam bisnis, antara lain:
1. Bukti Harga dan Kesepakatan Metode Pembayaran
Quotation merupakan dokumen yang berisi informasi lengkap tentang spesifikasi dan harga produk yang ditawarkan. Ketika pembeli menandatanganinya, itu menandakan adanya kesepakatan harga antara kedua belah pihak.
Selain itu, quotation juga berfungsi sebagai bukti kesepakatan mengenai metode pembayaran. Dalam quotation, pembeli dapat dengan jelas melihat ketentuan pembayaran yang diinginkan oleh penjual, seperti produk harus dibayar sebelum atau setelah pengiriman, semuanya tertera dengan jelas di dalamnya.
Dengan adanya quotation, diharapkan tidak akan ada konflik di akhir transaksi karena segalanya sudah disepakati sebelumnya. Quotation menjadi acuan yang mengikat bagi kedua belah pihak, sehingga transaksi dapat berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.
2. Mengoptimalkan Pekerjaan menjadi Efektif dan Efisien
Seperti yang disebutkan sebelumnya, quotation merupakan dokumen yang berisi informasi lengkap tentang spesifikasi dan harga produk yang ditawarkan. Ini penting dilakukan, khususnya pada awal aktivitas penjualan.
Hal ini dapat mempermudah proses jual beli sehingga mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas kerja, dengan mengurangi aktivitas yang tidak dibutuhkan, seperti terlalu banyak pertanyaan atau negosiasi harga barang. Anda dapat menyelesaikan transaksi secara cepat.
3. Meminimalisir Risiko
Pembatalan pembelian, perubahan harga, atau ketersediaan stok yang tidak terduga dapat menjadi hambatan dalam proses pengadaan barang. Namun, dengan adanya quotation, risiko-risiko tersebut dapat diminimalisir dan diantisipasi.
Salah satu tujuan utama quotation adalah melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika pada suatu saat penjual memutuskan untuk menaikkan harga di tengah-tengah proses pemesanan barang, pembeli masih tetap berlaku dengan harga yang telah tercantum dalam quotation hingga pembayaran dilakukan. Ini memberikan kepastian bagi pembeli bahwa mereka tidak akan terkena kenaikan harga yang tidak terduga dan meminimalkan risiko dalam transaksi pembelian barang.
4. Mengatur Uang Pemasukan dan Pengeluaran sesuai Kondisi Keuangan
Quotation memberikan manfaat bagi perusahaan dalam mengelola arus kas dengan lebih teratur. Dengan rincian barang yang jelas dalam quotation, perusahaan dapat memantau secara efektif uang yang masuk dan keluar.
Quotation membantu perusahaan menjaga keuangan mereka tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan mengetahui harga dan rincian barang yang tercantum dalam quotation, perusahaan dapat membuat perkiraan yang akurat tentang pengeluaran yang akan mereka hadapi.
Baca juga: Optimalkan Potensi Bisnis dengan Contoh Surat Penawaran yang Menarik
Appsensi Solusi Lengkap Pengelolaan Karyawan bagi Perusahaan
Untuk memastikan pengelolaan karyawan Anda terlihat profesional di mata perusahaan mitra, Anda membutuhkan sistem pengelolaan karyawan yang canggih dan mudah digunakan. Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan Appsensi.
Dengan Appsensi, Anda bisa lebih percaya diri menjalin kerja sama dengan perusahaan lain karena pengelolaan karyawan Anda berada pada level terbaik. Appsensi menyediakan fitur-fitur yang memudahkan Anda dalam mengelola kehadiran, gaji, cuti, lembur, dan masih banyak lagi.
Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang apa yang bisa Anda lakukan dengan Appsensi, silakan kunjungi link ini untuk informasi selengkapnya. Bersiaplah untuk mengoptimalkan pengelolaan karyawan Anda dengan cara yang efisien dan profesional.
