Presensi merupakan hal yang sangat penting dalam dunia kerja. Ini mencakup sistem kehadiran dan keterlibatan karyawan dalam waktu kerja yang telah ditentukan.
Manajemen presensi adalah sistem yang digunakan untuk memantau dan mengelola kehadiran karyawan di perusahaan atau perkantoran.
Artikel ini akan membahas mengenai manajemen presensi dan fungsinya dalam lingkungan kantor.
Key Takeaways:
- Presensi adalah kehadiran seseorang dalam suatu tempat atau acara pada waktu tertentu. Hal ini umumnya digunakan dalam konteks lingkungan kerja atau pendidikan.
- Dalam dunia kerja, presensi memiliki beberapa fungsi penting dalam manajemen sumber daya manusia dan operasional perusahaan
Presensi Adalah
Pengertian presensi mengacu pada tindakan atau proses mendata kehadiran seseorang dalam suatu tempat atau acara pada waktu tertentu.
Hal ini umumnya digunakan dalam konteks lingkungan kantor atau pendidikan yang digunakan untuk memantau data kehadiran karyawan atau data presensi siswa untuk mengikuti pembelajaran.
Presensi adalah sebuah sistem yang melibatkan perekaman waktu kedatangan dan waktu kepergian seseorang.
Metode presensi bisa bervariasi, mulai dari mencatat manual, menggunakan kartu identifikasi, hingga teknologi modern seperti pemindai sidik jari, pengenalan wajah, atau aplikasi perangkat lunak.
Presensi adalah kegiatan penting dalam mengelola jam kerja, menghitung gaji, atau memastikan kehadiran dan partisipasi dalam kegiatan tertentu.
Selain itu, presensi juga dapat membantu memonitor data kehadiran dan kedisiplinan seseorang.
Perbedaan Presensi dan Absensi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), presensi adalah kehadiran atau keberadaan seseorang dalam suatu tempat atau acara pada waktu tertentu.
Dalam dunia kerja, sistem presensi berfokus untuk mencatat dan memverifikasi kehadiran karyawan pada waktu yang ditentukan.
Di sisi lain, sistem absensi memiliki arti sebagai keadaan atau tindakan dari orang yang tidak hadir atau tidak berada di tempat tertentu pada waktu tertentu (absensi berarti ketidakhadiran).
Ini adalah perbedaan dari presensi dengan absensi yang fokusnya berada pada pencatatan ketidakhadiran seseorang di suatu tempat atau acara yang seharusnya dihadiri.
Fungsi Presensi
Presensi memiliki beberapa tujuan dan manfaat penting dalam berbagai konteks, terutama di lingkungan kerja dan pendidikan.
Dalam dunia kerja, sistem presensi karyawan memiliki beberapa fungsi penting dalam manajemen sumber daya dan operasional perusahaan.
Berikut adalah beberapa fungsi utama dari sistem presensi:
1. Data Kehadiran Karyawan
Penting untuk mencatat kehadiran karyawan (presensi karyawan) setiap hari di perusahaan karena informasi presensi akan menjadi landasan untuk mengambil berbagai keputusan.
Ada beberapa contoh keputusan yang memerlukan data presensi, salah satunya adalah menentukan besaran gaji karyawan jika perusahaan mengadopsi kebijakan pemotongan gaji ketika karyawan tidak hadir.
Selain itu, ada juga perusahaan yang menggunakan faktor kehadiran dalam menghitung bonus atau menentukan kenaikan gaji karyawan.
Baca juga: Aplikasi Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis, Lebih Akurat!
2. Komponen Penghitungan Upah Pekerja
Fungsi presensi adalah sebagai komponen penghitungan upah pekerja adalah untuk memastikan bahwa mereka hanya menerima bayaran untuk waktu yang mereka habiskan di tempat kerja.
Selain dari pendapatan tetap bulanan, sebagian karyawan juga mendapatkan komponen upah harian yang dihitung dengan membagi total gaji pokok dengan jumlah hari kerja dalam sebulan.
Untuk menentukan upah harian, diperlukan informasi mengenai kehadiran karyawan yang dapat diakses oleh departemen Human Resources (HR) perusahaan.
Dengan cara ini, jumlah kehadiran karyawan akan dijadikan data untuk menghitung total upah yang seharusnya diberikan kepada para pekerja pada bulan tersebut.
3. Pencatatan Proses Administrasi
Mempertahankan dokumentasi atau basis data yang teratur adalah hal yang sangat penting dalam mengelola sebuah bisnis.
Dengan sistem presensi atau pencatatan kehadiran karyawan yang akurat, HR dapat melaksanakan berbagai tugas dengan lebih efisien, termasuk perhitungan gaji, persetujuan cuti, dan sebagainya.
Selain itu, dokumentasi yang rapi juga memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja karyawan secara lebih terperinci.
Data kehadiran yang lengkap dan akurat memungkinkan untuk mengidentifikasi pola kehadiran, menilai tingkat kedisiplinan, dan membuat keputusan berbasis fakta terkait peningkatan produktivitas.
Dalam situasi darurat atau keadaan tak terduga, dokumentasi yang terorganisir dapat mempermudah HR dalam menghubungi karyawan yang mungkin perlu dihubungi atau dipanggil ke tempat kerja.
4. Mengetahui Sisa Cuti Karyawan
Dengan sistem presensi, HR memiliki kemampuan untuk mendata orang yang mengambil cuti dalam bulan tertentu.
Tak hanya itu, HR juga dapat menyimpan data kehadiran masing-masing karyawan, dan memberikan landasan untuk menentukan apakah pengajuan sisa cuti selanjutnya dapat disetujui atau tidak.
Selain dari manfaat operasional, penggunaan sistem presensi juga mencerminkan transparansi dan konsistensi dalam kebijakan perusahaan terkait kehadiran.
Ini memberikan dasar yang kuat untuk mengambil keputusan terkait manajemen kehadiran, yang dijalankan secara adil dan konsisten untuk semua karyawan.
5. Menghindari Kecurangan
Ada istilah umum yang cukup populer di lingkungan karyawan, yaitu ‘titip absen’. Tindakan ini memungkinkan karyawan bisa menitipkan data kehadiran pada orang yang hadir di kantor.
Kemudian, karyawan yang dititipkan absen akan mencatatkan kehadiran atas nama karyawan yang sebenarnya tidak hadir.
Dengan cara ini, karyawan yang sebenarnya tidak masuk seolah-olah akan tercatat hadir pada hari tersebut dengan mudah.
Praktik ini jelas merupakan bentuk kecurangan karena karyawan berusaha memanipulasi daftar kehadiran.
Meski tidak terjadi di semua perusahaan, dan kemungkinannya mungkin kecil, tetap ada risiko dari tindakan tidak jujur tersebut.
Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan atau organisasi bisnis untuk mengimplementasikan sistem presensi yang andal untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan semacam itu.
Jenis-Jenis Presensi
Perlu diketahui bahwa pada umumnya setiap perusahaan cenderung hanya menggunakan sistem presensi manual yang mencakup beberapa informasi, seperti nama, waktu kehadiran, dan waktu pulang dari masing-masing karyawan.
Seiring berkembangnya teknologi internet, kini setiap perusahaan mempunyai lebih banyak opsi untuk memilih sistem atau metode presensi yang ingin digunakan dengan mudah.
Berikut adalah beberapa jenis sistem presensi yang umum digunakan:
1. Sistem Password
Salah satu contoh sistem yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan untuk presensi adalah sistem password. Pada konteks ini, setiap karyawan memiliki password pribadi untuk mengisi daftar kehadiran.
Pun demikian, jenis presensi password mempunyai kelemahan yang memungkinkan karyawan untuk melakukan tindakan manipulasi.
Karyawan bisa saja memberikan password mereka kepada rekan lain untuk mengisi daftar kehadiran di kantor, sehingga terhindar dari absen.
2. Sistem Magnetic Card
Pengertian magnetic card (kartu magnetik) dalam presensi adalah penggunaan sistem kartu yang berfungsi sebagai kartu identitas dari masing-masing karyawan.
Karyawan cukup menempelkan kartu tersebut ke mesin pembaca (scanner), kemudian mesin akan melakukan proses identifikasi dari karyawan bersangkutan secara otomatis.
Namun, sistem kartu juga masih rentan direkayasa oleh karyawan dengan cara menitipkan kartu identitasnya pada rekan lain.
Hal ini akan membuat karyawan tersebut tetap teridentifikasi hadir di kantor, walau sebenarnya tidak hadir (absen). Oleh sebab itu, sistem presensi kartu mulai ditinggalkan oleh beberapa perusahaan.
3. Sistem Presensi Online
Sistem presensi online adalah cara modern untuk memantau dan mencatat kehadiran karyawan atau sekumpulan orang pada suatu acara dengan menggunakan teknologi internet dan perangkat elektronik.
Berbeda dengan metode presensi manual, sistem presensi online memanfaatkan perangkat keras untuk menyimpan dan memantau kehadiran secara otomatis.
Keuntungan dari sistem presensi online adalah mudah diakses, pengelolaan yang lebih efisien, dan akurasi yang tinggi.
Dengan presensi online, proses pencatatan kehadiran dapat dilakukan dalam waktu nyata, meminimalkan risiko kesalahan manusiawi atau manipulasi data.
Selain itu, sistem online memungkinkan manajemen untuk mengakses informasi kehadiran kapan saja dan di mana saja melalui koneksi internet, mempermudah pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.
Baca juga: 10 Top Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Terbaik 2023
4. Sistem Presensi Biometrik
Istilah biometrik mempunyai arti sebagai proses identifikasi berdasarkan fisik atau karakteristik yang dimiliki seseorang. Contoh presensi biometrik adalah sistem fingerprint atau data sidik jari.
Saat ini, ada beberapa jenis sistem biometrik yang lebih maju dari sistem fingerprint, seperti sistem presensi yang mampu mengenali wajah, suara (mendengar kalimat), dan kornea mata.
Sistem ini paling banyak digunakan oleh perusahaan karena terbukti keamanan dan validitasnya karena dilengkapi fitur sensor identifikasi yang modern dan canggih.
Akhir Kata
Ingatlah bahwa penting bagi Anda untuk memastikan produktivitas di tempat kerja selalu terjaga oleh setiap kehadiran karyawan. Oleh sebab itu, Anda harus mengelola segala sesuatu terkait bisnis dengan baik, termasuk kehadiran karyawan Anda. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan fitur presensi online dari Appsensi.
Selain fitur tersebut, Appsensi juga menawarkan beberapa fitur lain yang akan membantu meningkatkan produktivitas karyawan Anda, seperti fitur payroll, penghitungan pajak, periode penggajian karyawan, serta slip gaji online dan mobile.
Tertarik untuk menggunakan Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai layanan Appsensi yang lainnya.
