Multitasking adalah istilah yang erat kaitannya dengan produktivitas. Bahkan multitasking menjadi salah satu skill yang wajib dimiliki karena dinilai mampu membuat para karyawan lebih produktif. Maka tak heran jika banyak yang ingin menerapkan multitasking dalam bekerja.
Key Takeaways
- Multitasking adalah cara menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus.
- Selain memberikan beberapa keuntungan bagi peningkatan produktivitas kerja, multitasking juga memiliki dampak negatif dampak kurang baik terhadap kesehatan
- Supaya tak kewalahan mengerjakan dua aktivitas sekaligus secara bersamaan, ada tips untuk memudahkan karyawan melakukan pekerjaan secara multitasking.
Akan tetapi, sebelum memutuskan untuk bisa melatih kemampuan multitasking, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui. Terdapat beberapa kekurangan atau dampak negatif dari multitasking. Pasalnya, multitasking sering kali dianggap dapat membuat orang rentan mengalami stres. Temukan penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Multitasking
Menurut The Balance Careers, multitugas atau multitasking adalah seni mengubah fokus secara cepat dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya secara bergantian.
Pengertian lain diungkapkan Very Well Mind yang menyebutkan bahwa multitasking adalah kata yang memiliki beberapa definisi. Definisi pertama, multitasking adalah melakukan beberapa tugas dalam satu waktu. Definisi kedua, multitasking adalah melakukan perpindahan fokus ke satu tugas ke tugas lainnya secara cepat.
Sementara itu, secara harfiah multitasking berarti menjalankan tugas ganda atau lebih dari satu aktivitas dalam waktu yang sama.
Multitasking tak hanya dilakukan oleh orang yang bekerja kantoran, namun juga digunakan oleh anak-anak hingga ibu rumah tangga yang melakukan lebih dari satu pekerjaan secara bersamaan.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa multitasking berarti cara menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus.
Jenis-Jenis Multitasking
Mengutip dari Gramedia, perilaku multitasking diklasifikasikan menjadi dua jenis, yakni concurrent multitasking dan sequential multitasking. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Concurrent Multitasking
Concurrent multitasking adalah perilaku manusia dalam mengerjakan tugas secara bersamaan dengan “pemotongan waktu” secara singkat, sehingga sama sekali tidak menghambat proses kerja dari tugas utama.
Multitasking jenis ini memungkinkan individu untuk mengerjakan tugas-tugasnya secara bersamaan dan efisien supaya dapat meningkatkan performa kerja.
Contoh concurrent multitasking, diantaranya mencatat sambil mendengarkan diskusi saat rapat, menyetir sambil membaca peta dari Google Maps, atau menyimak video pembelajaran sambil mencatatnya.
2. Sequential Multitasking
Sequential multitasking adalah perilaku individu untuk beralih tugas setelah mengerjakan satu tugas utama. Untuk dapat melaksanakan sequential multitasking, dibutuhkan kemampuan fokus dan perhatian secara penuh.
Contoh sequential multitasking, yakni mengetik tugas lalu beralih ke tugas lain yang berupa mengoreksi pekerjaan, menunggu air masak sambil membaca buku.
Baca juga: Kreatif dan Inovatif adalah Sebuah Cara Berpikir, Ini Cara Melatihnya
Profesi yang Membutuhkan Kemampuan Multitasking
Beberapa profesi yang membutuhkan kemampuan multitasking, diantaranya sebagai berikut:
- Staf administrasi
- Customer service
- Perawat
- Digital marketing
- Petroleum engineer
- Guru TK atau SD
Contoh Multitasking di Dunia Kerja
Dalam konteks pekerjaan, berikut beberapa contoh multitasking yang sering dilakukan dalam kegiatan sehari-hari:
- Mengelola beberapa akun media sosial sambil mengerjakan desain.
- Menulis proposal sambil menjadwalkan subkontraktor.
- Berbicara dengan pelanggan melalui telepon sambil memasukkan data ke dalam sistem komputer.
- Merevisi peninjauan kinerja karyawan sambil menjawab pertanyaan karyawan tentang benefits pekerjaan.
- Melakukan side hustling atau aktif di beberapa proyek sekaligus dalam satu waktu.
- Membalas email pelanggan sambil mendengarkan musik.
- Menerima telepon sambil menyapa pelanggan.
- Mencatat pesanan dua pengunjung restoran sekaligus.
- Membuat artikel sambil membimbing anak belajar.
- Menangani sejumlah pasien di IGD dalam satu waktu.
- Koki memasak beberapa jenis makanan sekaligus.
- Memantau lalu lintas udara sambil memberi petunjuk kepada pilot.
- Mengemudikan bus sambil memantau penumpang melalui spion.
Baca juga: Mindset Adalah: Faktor yang Mempengaruhi & Cara Mengembangkan
Kelebihan dan Kekurangan Multitasking
Sebelum Anda memutuskan untuk melakukan multitasking, cari tahu dahulu dampak positif dan negatifnya. Melansir dari Skill Academy, berikut kelebihan dan kekurangan multitasking:
Kelebihan
1. Menghemat waktu
Apabila dilakukan dengan tepat, multitasking dapat menjadi cara terbaik untuk menghemat lebih banyak waktu karena dapat melakukan berbagai tugas di waktu yang sama. Misalnya, membalas email klien pada saat tim meeting, yang apabila dilakukan satu per satu dapat memperpanjang waktu penyelesaiannya. Bagi perusahaan, hal ini dapat menghemat biaya karena tidak perlu menambah pegawai untuk mengerjakan tugas yang ada.
2. Meningkatkan produktivitas
Kelebihan lain dari multitasking adalah dapat meningkatkan produktivitas karena dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Tentunya hal ini memengaruhi kinerja. Pasalnya, terkadang performa juga dilihat dari seberapa banyak pekerjaan yang diselesaikan.
3. Mencegah menunda pekerjaan
Dengan multitasking, tidak terjadi penundaan pekerjaan. Akan lebih banyak daftar tugas yang dapat diselesaikan tepat waktu. Dengan demikian, multitasking bisa meningkatkan produktivitas perusahaan. Multitasking juga dapat membuat orang tetap aktif dan menghindari distraksi atau gangguan karena pikiran selalu sibuk dengan aktivitas lain.
4. Meningkatkan kemampuan kerja
Dikutip dari indeed.com, multitasking dapat meningkatkan kemampuan kerja. Hal ini karena multitasking membuat seseorang jadi terbiasa melakukan banyak pekerjaan dalam kurun waktu yang singkat.
Faktanya, kemampuan multitasking sangat diminati karena sebagian besar pemberi kerja juga lebih suka mempekerjakan seseorang yang dapat menyelesaikan banyak tugas secara bersamaan.
Selain itu, ketika bisa melatih kemampuan multitasking dengan baik, biasanya ketahanan untuk menghadapi tekanan pekerjaan kian meningkat. Hal ini memungkinkan kinerja mendapatkan nilai yang positif.
5. Fleksibilitas & Adaptasi
Dengan melatih fokus dalam melakukan banyak hal memungkinkan seseorang memiliki fleksibilitas dan adaptasi yang baik. Seseorang cenderung tidak keberatan ketika ditempatkan pada situasi yang menuntut untuk melakukan pekerjaan baru di saat masih memiliki pekerjaan lainnya.
Kekurangan
1. Risiko kesalahan prioritas
Salah satu dampak negatif dari aktivitas ini, yaitu risiko kesalahan dalam menyusun prioritas. Ketika harus mengerjakan banyak pekerjaan dengan berbagai bentuk, seseorang harus dapat menentukan prioritas berdasarkan tenggat waktu dan tingkat kepentingan pekerjaan tersebut.
Akan tetapi, multitasking yang dilakukan secara paksa dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan menyusun prioritas. Misalnya pekerjaan A yang harus diselesaikan hari ini, tetapi malah terlambat karena beranggapan pekerjaan tersebut bisa dikerjakan bersamaan dengan tugas lainnya. Hal ini menunjukkan multitasking tidak bisa menentukan prioritas. Sehingga prioritas bisa bergeser ke posisi kurang penting dan ini menyebabkan keterlambatan.
2. Efisiensi kerja dapat terganggu
Multitasking cenderung membuat seseorang bekerja dengan tergesa-gesa, sehingga dapat mengakibatkan efisiensi kerja menurun. Selain itu, ketika bolak-balik dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain (switching) tentunya membutuhkan waktu untuk kembali fokus pada masing-masing pekerjaan. Hal ini dapat meningkatkan risiko terjadinya keterlambatan dan kesalahan.
3. Kualitas kerja yang menurun
Multitasking juga memengaruhi kualitas hasil kerja. Ketika tidak dapat melakukan pekerjaan secara baik, kualitas pekerjaan tersebut juga menurun. Misalnya, ketika seseorang bisa menyelesaikan pekerjaanya dengan kualitas pekerjaan 100%, karena dibarengi pekerjaan lainnya malah membuat kualitas pekerjaan tersebut menjadi 80%.
4. Kesulitan menghasilkan ide kreatif
Orang yang melakukan multitasking cenderung akan melewatkan lebih banyak informasi. Hal ini disebabkan kurangnya waktu untuk memikirkan berbagai ide kreatif karena sering melakukan banyak tugas serta berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya. Hal ini akan berdampak pada memori jangka panjang, kreativitas, dan keterampilan lain yang terkait dengan mengingat akan berkurang.
5. Berdampak pada kesehatan mental
Tuntutan untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam waktu bersamaan menyebabkan kelelahan fisik dan mental. Selain itu, orang yang sering melakukan multitasking cenderung merasa cemas dan terlihat lebih stress.
Baca juga: Profesional adalah Istilah Penting dalam Dunia Kerja, Ini Penjelasannya
Tips Menerapkan Multitasking
Supaya tak kewalahan mengerjakan dua aktivitas sekaligus secara bersamaan, berikut tips untuk memudahkan karyawan melakukan pekerjaan secara multitasking:
1. Pilihlah Tugas yang Serupa
Beralih dari tugas satu ke tugas lain dengan cepat akan membuat Anda kewalahan. Untuk itu, pilihlah jenis tugas yang serupa. Dengan demikian, Anda tidak perlu berpikir keras dan juga bisa mempercepat pekerjaan Anda.
Seseorang yang melakukan pekerjaan yang sama tak perlu lagi belajar hal baru karena memori jangka pendeknya sudah menyimpan berbagai hal terkait tugas sebelumnya. Jadi, Anda bisa mengerjakan tugas selanjutnya secara lancar.
2. Gunakan To do List
Salah satu cara untuk memudahkan seseorang dalam melakukan identifikasi tingkat kemiripan tugas adalah dengan membuat to do list. Setelah membuat to do list, Anda akan lebih mudah dalam membuat jadwal waktu kerja sesuai dengan target multitasking.
3. Hindari Berbagai Bentuk Distraksi
Distraksi adalah salah satu hal yang mampu mengalihkan fokus kerja. Tanpa melakukan multitasking pun, akan sulit untuk fokus melakukan kerja saat banyak distraksi. Untuk itu, sebisa mungkin hindarilah smartphone dan pilihlah suasana kerja yang tenang dan nyaman demi mengurangi berbagai gangguan yang berpotensi mengalihkan perhatian dari multitasking.
4. Selalu Evaluasi Hasil Kerja
Seperti yang disebutkan sebelumnya, salah satu kekurangan multitasking adalah menurunnya kualitas kerja karena terbaginya fokus pekerjaan Anda. Akan tetapi, hal ini bisa Anda hindari dengan mengevaluasi hasil kerja Anda. Sebelum menyerahkan pekerjaan, cobalah baca dan cek lagi apakah tugas tersebut sudah Anda selesaikan dengan baik. Dengan demikian, Anda bisa meminimalisir penurunan kualitas kerja karena melakukan multitasking.
5. Lakukan Kegiatan Aktif dan Kegiatan Pasif Satu per Satu
Cara selanjutnya untuk melakukan multitasking yang efektif adalah memilih hanya satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif dalam waktu yang bersamaan. Misalnya, ketika Anda sedang melakukan perjalanan ke kantor dengan kendaraan umum, Anda bisa sambil mendengarkan podcast.
Saat menaiki kendaraan umum, Anda tidak perlu banyak berpikir dan ini tentunya menjadi kegiatan pasif. Jika Anda hanya diam saja, waktu Anda akan habis terbuang secara sia-sia.
Beda halnya jika Anda menggabungkannya bersama dengan kegiatan aktif seperti dengan mendengarkan podcast, maka Anda akan mendapat manfaat yang lebih banyak.
6. Manfaatkan Teknologi
Di zaman yang sudah serba digital seperti saat ini, karyawan akan lebih dimudahkan untuk melakukan pekerjaan secara multitasking berkat kehadiran teknologi.
Misalnya ketika Anda sedang pergi liburan, Anda bisa menyalakan fitur balas otomatis pada email. Ketika ada orang yang menghubungi Anda, maka Anda bisa dengan otomatis menyampaikan bahwa saat itu Anda sedang pergi liburan.
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan pesan bahwa email akan dibalas pada tanggal tertentu bila waktu liburan Anda sudah selesai.
Ada juga fitur auto reply pada aplikasi chatting yang akan membuat Anda lebih mudah dalam menerapkan multitasking. Jadi jika ada klien yang menghubungi atau menanyakan hal yang sifatnya repetitif, seperti syarat dan ketentuan kerja sama, alamat email Anda, atau profil singkat dan foto Anda, maka Anda bisa mengatur agar aplikasi chatting tersebut dapat membalasnya secara otomatis.
Demikian penjelasan mengenai multitasking. Jika Anda memang dituntut untuk melakukan multitasking dalam pekerjaan Anda, tenang saja, Anda bisa menggunakan tips di atas agar pekerjaan yang Anda lakukan bisa berjalan dengan efektif.
Anda juga bisa memanfaatkan teknologi, seperti software Appsensi untuk memudahkan Anda dalam melakukan pekerjaan secara multitasking, khususnya terkait HR dan pengelolaan SDM.
Appsensi adalah aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan dan penarikan laporan secara real-time. Dilengkapi juga dengan fitur Mobile Attendance atau Absensi Online dirancang khusus untuk merekam, menyimpan, dan sekaligus mengelola data kehadiran karyawan.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
