Mengenal Manajemen Risiko Outsourcing

Outsourcing memang dikenal sebagai solusi efektif untuk mengurangi beban perusahaan, dengan mengalihdayakan peran kepada pihak ketiga, perusahaan dapat menghemat biaya operasional, mendapatkan layanan berkualitas, dan fokus pada core bisnis yang penting.

Namun, terdapat risiko yang terkadang dapat mengganggu kelancaran proyek outsourcing tersebut dan mengharuskan perusahaan mengeluarkan biaya tambahan. 

Oleh karena itu, pemahaman tentang manajemen risiko dalam penggunaan jasa outsourcing menjadi sangat penting. Jadi, ingin tahu lebih lanjut mengenai manajemen risiko dalam outsourcing? Yuk, langsung simak penjelasannya di bawah ini!

Definisi Manajemen Risiko Outsourcing

Manajemen risiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang dapat mempengaruhi tujuan organisasi atau proyek. Tujuan utama manajemen risiko adalah untuk mengurangi atau menghilangkan risiko yang merugikan dan meningkatkan peluang keberhasilan.

Proses manajemen risiko umumnya melibatkan beberapa langkah, termasuk:

1. Identifikasi risiko: Mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mempengaruhi organisasi atau proyek. Ini melibatkan mengidentifikasi sumber risiko, peristiwa risiko yang mungkin terjadi, dan dampaknya.
2. Analisis risiko: Menganalisis risiko yang telah diidentifikasi untuk menilai probabilitas terjadinya dan dampaknya. Analisis risiko membantu dalam pemahaman mendalam tentang risiko yang paling signifikan dan prioritas yang harus diberikan.
3. Evaluasi risiko: Mengevaluasi risiko berdasarkan probabilitas dan dampaknya untuk menentukan tingkat risiko yang dapat diterima atau tidak dapat diterima. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi risiko yang memerlukan tindakan pencegahan atau mitigasi lebih lanjut.
4. Respons terhadap risiko: Mengembangkan rencana tindakan untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi. Ini meliputi pengembangan strategi untuk mengurangi risiko, menerima risiko, mentransfer risiko, atau menghindari risiko sepenuhnya.
5. Monitor dan review risiko: Memantau risiko secara teratur untuk memastikan bahwa rencana manajemen risiko efektif. Ini melibatkan pemantauan perubahan dalam risiko, menerapkan langkah-langkah pengendalian yang relevan, dan mengevaluasi keberhasilan dari tindakan yang diambil.

Manajemen risiko dapat diterapkan di berbagai bidang, termasuk bisnis, proyek konstruksi, keuangan, kesehatan, dan sektor publik.

Industri outsourcing juga memiliki manajemen risiko. Dalam konteks industri outsourcing, manajemen risiko adalah penting untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait dengan kegiatan outsourcing.

Berikut ini adalah beberapa risiko yang mungkin terkait dengan industri outsourcing:

1. Risiko keamanan data: Outsourcing sering melibatkan akses pihak ketiga terhadap data sensitif atau rahasia perusahaan. Risiko keamanan data meliputi kebocoran data, penyalahgunaan data, dan serangan siber. Manajemen risiko dalam hal ini melibatkan penerapan tindakan keamanan yang tepat, seperti enkripsi data, penggunaan perangkat lunak keamanan, dan pembatasan akses.
2. Risiko kualitas layanan: Jika pihak yang disewa tidak memberikan layanan yang sesuai dengan harapan atau standar yang ditetapkan, ini dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Manajemen risiko dalam hal ini melibatkan pemilihan vendor yang kompeten, menyusun kontrak yang jelas dan terukur, serta pemantauan kinerja secara teratur untuk memastikan kualitas layanan yang diharapkan.
3. Risiko kegagalan vendor: Jika vendor mengalami kegagalan operasional, kebangkrutan, atau perubahan yang tidak terduga, hal ini dapat mengganggu operasi perusahaan. Manajemen risiko dalam hal ini melibatkan evaluasi dan pemantauan kondisi keuangan dan operasional vendor, serta mengembangkan rencana darurat atau alternatif jika terjadi kegagalan.
4. Risiko kehilangan kontrol: Ketika aktivitas bisnis yang kritis dioutsourcing, ada risiko kehilangan kontrol langsung atas operasi tersebut. Manajemen risiko dalam hal ini melibatkan pengaturan kontrak dan mekanisme pengendalian yang memadai untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan pemenuhan tujuan bisnis.
5. Risiko perubahan regulasi: Perubahan dalam regulasi atau kebijakan pemerintah dapat mempengaruhi operasi outsourcing dan memunculkan risiko hukum atau kepatuhan. Manajemen risiko dalam hal ini melibatkan pemantauan lingkungan regulasi, pemahaman yang baik terhadap persyaratan hukum, dan mempersiapkan rencana kontinuitas bisnis yang mempertimbangkan perubahan regulasi.

Penting bagi perusahaan yang mengadopsi outsourcing untuk menerapkan manajemen risiko yang efektif untuk mengelola risiko-risiko ini agar dapat menghindari atau meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis mereka.

Strategi Manajemen Risiko Untuk Outsourcing 

Dengan menerapkan strategi manajemen risiko yang efektif, Anda dapat menghindari kerugian atau masalah yang serupa yang terjadi dalam proyek kerja sama dengan outsourcing. Hal ini akan memastikan kelancaran proyek dan memenuhi harapan perusahaan. Keuntungan akan dirasakan oleh baik perusahaan maupun pihak jasa outsourcing. Berikut ini adalah strategi yang dapat diterapkan pada industri outsourcing:

Penilaian risiko

Dalam penggunaan jasa outsourcing, penting untuk melakukan penilaian risiko secara menyeluruh. Penilaian ini melibatkan evaluasi terhadap berbagai aspek, seperti proses, sistem, pihak terlibat, dan faktor-faktor eksternal. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut:

• Dalam proses penilaian, perlu diperhatikan semua prosedur yang terkait dengan outsourcing, termasuk proses bisnis, administratif, dan manajemen persyaratan.
• Evaluasi terhadap sistem juga sangat penting, mencakup semua teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan, baik perangkat keras maupun perangkat lunak.
• Selain itu, pihak-pihak yang terlibat dalam proyek outsourcing juga harus dievaluasi, seperti teknisi, manajer, desainer, dan lainnya.
• Terakhir, aktivitas eksternal juga perlu diperhitungkan, seperti kondisi pasar, perubahan peraturan, dan faktor-faktor lain yang tidak bisa dikendalikan oleh perusahaan namun berpotensi berdampak pada outsourcing.

Penilaian kesiapan outsourcing

Perusahaan perlu melakukan penilaian kesiapan outsourcing dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:

1. Evaluasi alasan atau tujuan penggunaan outsourcing oleh perusahaan untuk memastikan kebutuhan pengalihdayaan tugas yang sesungguhnya.
2. Memahami bagaimana penggunaan outsourcing dapat mendukung strategi bisnis secara keseluruhan dalam perusahaan atau proyek.
3. Membuat kerangka kerja SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound) dan menetapkan tujuan serta harapan perusahaan terkait penggunaan outsourcing.
4. Mengidentifikasi area di mana outsourcing diharapkan dapat memberikan nilai atau hasil terbesar bagi perusahaan.
5. Mengformalisasikan kebutuhan kapasitas perusahaan agar dapat dipenuhi melalui outsourcing.

Penilaian kontrak dan SLA

Dengan melakukan penilaian kesiapan outsourcing yang komprehensif, perusahaan dapat meminimalkan risiko internal dan memastikan bahwa proses pengalihdayaan proyek dilakukan dengan efektif dan efisien.

Penilaian kontrak dan SLA sangat penting dalam proses outsourcing. SLA atau service level agreement merupakan kontrak yang mengatur berbagai kewajiban yang diberikan kepada pihak outsourcing. Dengan adanya kontrak SLA, semua pihak dapat mengukur ekspektasi berdasarkan standar yang jelas.

Perjanjian SLA umumnya berisi penjelasan tentang harapan tingkat layanan dari pihak outsourcing, metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja, serta tanggung jawab dan harapan dari setiap pihak. Jika tingkat layanan yang disepakati tidak tercapai, tindakan atau konsekuensi akan diberlakukan.

Metrik SLA harus disesuaikan dengan jenis layanan yang disediakan. Metrik tersebut minimal mencakup ketersediaan layanan, perkiraan anggaran, dan kualitas teknis. Penting untuk memilih metrik yang dapat dikumpulkan dengan mudah atau otomatis agar pengawasan dan pelaporan dapat dilakukan dengan lebih efisien.

SLA juga berfungsi melindungi perusahaan dan pihak outsourcing dari kesalahpahaman atau miskomunikasi. Dengan adanya perjanjian ini, kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai persyaratan proyek outsourcing.

Dalam kontrak layanan outsourcing SLA, beberapa hal yang perlu ditandatangani antara lain perjanjian kerahasiaan (NDA) untuk menjaga kerahasiaan informasi yang dibagikan kepada pihak outsourcing, master service agreement (MSA) untuk menjelaskan hubungan jangka panjang antara perusahaan dan vendor, serta pernyataan kerja (SOW) untuk mengklarifikasi ruang lingkup proyek.

Penetapan KPI

Penetapan KPI merupakan langkah penting dalam manajemen risiko outsourcing. Selain fokus pada perencanaan dan kontrak, penilaian juga diperlukan untuk memastikan pengalihdayaan berjalan sesuai harapan. Untuk mencapainya, metrik kinerja dan KPI yang relevan harus ditetapkan.

Terdapat empat jenis KPI yang dapat diterapkan, yaitu:

1. Basic: Untuk mengevaluasi apakah persyaratan layanan terpenuhi dan tujuan pengalihdayaan tercapai.
2. Reactive: Untuk mengevaluasi efektivitas keputusan bisnis dan apakah keputusan tersebut mendukung hasil yang diinginkan.
3. Reflective: Untuk memantau risiko prioritas tinggi dan melaporkan hasil kinerja yang berkelanjutan.
4. Proactive: Untuk menilai risiko prioritas tinggi dan kualitas layanan proaktif.

Beberapa faktor yang berkontribusi pada keberhasilan KPI meliputi:

1. Komunikasi yang transparan dan teratur antara tim in-house dan vendor.
2. Standar pelaporan yang jelas, sesuai dengan lingkup pekerjaan atau kontrak.
3. Proses manajemen yang terdefinisi dengan baik.
4. Pengembangan perangkat lunak yang kuat.

Tinjauan bisnis

Dalam proses tinjauan bisnis, penting untuk mengevaluasi kinerja vendor secara berkala, memastikan kesesuaian dengan kontrak perjanjian, menangani masalah kerja sama yang sering terjadi, mengidentifikasi serta mengelola risiko operasional, dan melanjutkan kerjasama jika diperlukan.

Software Absensi Untuk Perusahaan Penyedia Outsourcing

Perhitungan upah tenaga outsourcing berbeda-beda tergantung dengan kebijakan perusahaan. Ada perusahan yang menghitung gaji berdasarkan absensi kehadiran dan ada juga yang tidak. Tentunya bagi perusahaan outsourcing yang mengelola banyak tenaga kerja outsourcing pada perusahaan yang berbeda-beda, akan membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan perhitungan gaji karyawannya apabila dibandingkan dengan perusahaan lainnya. 

Untuk itu dibutuhkan sebuah software yang dapat membantu perhitungan absensi yang terintegrasi dengan sistem perhitungan payroll karyawan agar tidak ada kesalahan hitung ataupun human error pada perhitungannya. 

Appsensi adalah solusi terbaik untuk perusahaan penyedia tenaga kerja outsourcing untuk mengelola absensi karyawan serta perhitungan payroll. Absensi dapat dilakukan dimana saja sesuai dengan perusahaan ditempatkannya karyawan maupun diluar kota. Selain itu, karyawan outsource dapat mengakses payslip hanya dalam smartphonenya saja. 

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.