Ketika mengembangkan sebuah usaha, analisis SWOT perusahaan dapat membantu Anda merancang strategi. Jenis analisis tersebut sekilas tampak sederhana, tetapi setiap aspeknya perlu Anda perhatikan sebaik mungkin agar strategi yang dihasilkan sesuai usaha yang dirintis.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih dalam tentang analisis SWOT, mencakup manfaat, faktor-faktor pembentuk, hingga kiat untuk membangunnya.
Pengertian analisis SWOT
Analisis SWOT secara umum merupakan perencanaan strategi yang analisisnya meliputi kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threat). Keempat hal ini yang lantas perusahaan gunakan sebagai dasar evaluasi.
Dengan analisis SWOT perusahaan, Anda akan lebih mudah mengidentifikasikan kekuatan, kelemahan, peluang, hingga ancaman sebagai antisipasi selama mengembangkan usaha. Lantas data-data yang diperoleh diolah menjadi data yang sistematis. Alhasil, stakeholder yang tertarik dan berinvestasi untuk usaha Anda dapat memahami strategi dengan cepat dan secara transparan dalam sajian data yang ringkas.
Pemakaian analisis SWOT sudah dilakukan sejak puluhan tahun lalu. Adalah Albert Humphrey, sosok yang berjasa memperkenalkan teknik tersebut ke bidang marketing. Humphrey sebelumnya memimpin proyek riset di Universitas Stanford pada dekade 60-70-an dengan memakai data-data perusahaan besar (salah satunya Fortune 500).
Baca juga: Kenali 10 Aturan dalam Proses Adaptasi New Normal Perusahaan
Faktor-faktor analisis SWOT
Faktor-faktor analisis SWOT akan memudahkan Anda untuk mengumpulkan dan mengolah data. Ada dua faktor yang biasanya digunakan dalam analisis SWOT perusahaan, antara lain:
1. Faktor internal
Faktor internal terdiri atas data-data analisis dari internal perusahaan. Dalam hal ini, kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dalam SWOT tergolong sebagai faktor internal dengan detail berikut ini:
- Kekuatan (strength). Komponen ini, sesuai namanya, akan memberikan kelebihan atau keuntungan bagi perusahaan, sehingga lebih unggul dari para kompetitor;
- Kelemahan (weakness). Berbanding terbalik dari komponen sebelumnya, komponen ini akan menentukan kelemahan dalam usaha yang Anda kembangkan.
2. Faktor eksternal
Dalam analisis SWOT perusahaan, data-data analisis pada faktor eksternal didapatkan dari pihak luar. Sebagai contoh, menyebar kuesioner atau angket ke calon konsumen dan pelanggan. Adapun peluang (opportunity) dan ancaman (threat) tergolong ke dalam faktor eksternal dengan rincian:
- Peluang (opportunity). Komponen ini memungkinkan Anda untuk mengetahui peluang menjanjikan untuk mengembangkan perusahaan agar lebih sukses;
- Ancaman (threat). Ancaman harus Anda antisipasi untuk mencegah risiko yang bakal merugikan perusahaan Anda.
Keberadaan faktor internal dan eksternal dalam SWOT akan menghasilkan sebuah analisis yang dikenal sebagai Matrix IE (IE Matrix).
Manfaat analisis SWOT untuk perusahaan
Baik untuk jangka pendek atau panjang, usaha yang Anda rintis tetap memerlukan strategi supaya tetap bertahan di tengah persaingan. Untuk itu, pengusaha perlu mempelajari analisis SWOT kalau ingin mengambil langkah penting, terutama yang berdampak besar pada karyawan dan perusahaan.
Keempat komponen dalam analisis SWOT perusahaan akan melatih Anda merancang hingga mengaplikasikan strategi misi untuk mencapai visi atau tujuan. Sementara bagi pelaku usaha kecil menengah (UKM), analisis SWOT membuat mereka lebih mudah menyusun dan mengajukan proposal kepada investor untuk memperoleh modal usaha.
Manfaat selanjutnya dari analisis SWOT adalah menuntun perusahaan menetapkan prioritas yang akan mencegah Anda salah mengambil tindakan. Jika Anda mampu menghubungkan empat komponen dalam analisis tersebut, karyawan akan semakin termotivasi mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan perusahaan.
Langkah-langkah membuat analisis SWOT
Setelah mengetahui faktor dan manfaatnya, sekarang Anda bisa lanjutkan dengan membuat analisis SWOT perusahaan melalui empat langkah di bawah ini:
1. Kumpulkan pihak-pihak yang terlibat
Seperti yang disebutkan, stakeholder memegang peran penting dalam mengembangkan analisis SWOT untuk perusahaan. Jenis analisis ini bukan tipe yang bisa Anda buat dan sajikan sendiri, sehingga mengumpulkan stakeholder dan pihak-pihak lain menjadi langkah pertama yang wajib dilakukan. Selain itu, Anda juga tak boleh mendelegasikan atau mewakilkannya kepada orang lain, terutama dari pihak luar.
Selain stakeholder, pendiri perusahaan dan sejumlah karyawan (bila dibutuhkan) menjadi pihak-pihak yang bertanggungjawab dalam menganalisis SWOT. Bersama mereka, Anda dapat menyimak sudut pandang atau perspektif seputar usaha. Kemudian, tentukan ide maupun opini yang menurut Anda akan menguntungkan dan mensukseskan perusahaan.
Sebaiknya pilih orang-orang yang mampu mewakili berbagai aspek dalam usaha saat membuat analisis SWOT perusahaan. Misalnya, orang-orang yang lihai dalam menjual produk, pengembangan produk, marketing, dan menghadapi pelanggan.
Bagaimana Anda yang menjalankan UKM dan belum punya karyawan? Anda bisa meminta opini maupun masukan dari teman dan keluarga, bahkan vendor yang sudah diajak kerja sama. Dengan begitu, Anda akan mendapatkan sudut pandang yang lebih membangun.
2. Siapkan pertanyaan dari tiap komponen SWOT
Menganalisis SWOT sebaiknya diterapkan seperti saat Anda menyimak dan mendengarkan opini orang lain. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui peluang potensial maupun risiko yang tadinya tak terlihat selama merancang strategi.
Untuk memudahkan Anda dalam mengumpulkan data, buat daftar pertanyaan dari setiap komponen analisis SWOT perusahaan. Untuk strength atau kekuatan, misalnya, Anda bisa memasukkan pertanyaan yang mencakup kelebihan, keunikan, hingga potensi usaha yang membuatnya berbeda. Pastikan daftar pertanyaannya to-the-point yang memudahkan orang-orang menjawabnya.
3. Kumpulkan jawaban dari responden terpilih
Salah satu kekurangan kuesioner adalah mendapatkan jawaban serupa. Hal ini bisa disebabkan groupthink atau responden yang menyalin dari responden lain. Jadi sebelum meminta mereka untuk menjawab, beri catatan agar mereka mencatat opini sendiri. Berikan juga privasi supaya mereka nyaman selama menuangkan pendapat atau masukan.
Begitu semua jawaban yang diperlukan terkumpul, Anda bisa tentukan peringkat melalui tahap pemungutan suara untuk analisis SWOT perusahaan. Anda mungkin saja akan terlibat diskusi atau debat panjang karena munculnya perbedaan. Namun sebagai pemilik atau pemimpin perusahaan, Anda harus mampu menanganinya hingga menemukan solusi yang tepat.
4. Tentukan strategi lewat kombinasi SWOT
Setelah mengelompokkan poin-poin dari tiap komponen SWOT, Anda dapat menentukan posisi usaha dengan memakai strategi kombinasi berikut:
Strength-opportunity (S-O). S-O merupakan kombinasi yang menjadi arti bahwa usaha Anda mempunyai kekuatan dan peluang besar. Maka dari itu, Anda bisa menerapkan strategi agresif memanfaatkan kekuatan internal demi memperoleh peluang eksternal. Penjualan atau promosi secara gencar merupakan langkah-langkah yang dapat Anda lakukan.
Strength-threat (S-T). Dalam analisis SWOT perusahaan, kombinasi S-T menunjukkan bahwa usaha Anda memiliki kekuatan internal, tetapi akan menerima ancaman yang cukup banyak dari pihak eksternal. Misalnya saja dari kompetitor yang menjual produk serupa. Strategi diferensiasi adalah salah satu cara yang bisa Anda lakukan agar usaha lebih menonjol di pasaran.
Weakness-threats (W-T). Jenis kombinasi ini sekilas menakutkan, sebab usaha Anda memiliki kelemahan dalam faktor internal dan ancaman dari faktor eksternal. Namun, Anda masih bisa melakukan strategi bertahan atau defensif dan lebih bijak menyimak kelemahan untuk mengurangi ancaman yang datang. Perubahan rencana usaha, produk, dan target pasar bisa diaplikasikan.
Weakness-opportunity (W-O). Kemudian ada W-O yang dalam analisis SWOT perusahaan memperlihatkan kelemahan, tetapi masih ada peluang yang bisa Anda ambil untuk memajukan usaha. Dalam hal ini, Anda bisa ambil strategi turn around untuk menguatkan usaha. Contohnya dengan berinovasi dan gencar mengembangkan produksi.
Baca juga: 7 Manfaat Digitalisasi dan modernisasi perusahaan
Waktu tepat menggunakan analisis SWOT
Satu hal penting lain yang perlu Anda perhatikan dari analisis SWOT adalah waktu pemakaiannya. Jenis analisis ini paling bagus dan efektif dipraktekkan saat Anda hendak mengeksekusi proyek. Hal ini disebabkan ide memerlukan analisis seperti yang ditawarkan SWOT untuk mendapatkan hasil yang mendalam dan akurat.
Dengan analisis SWOT perusahaan, Anda bukan hanya mendapatkan sejumlah risiko yang tadinya tak terlihat. Data-data yang dikumpulkan akan menunjang Anda melakukan evaluasi, khususnya saat nanti Anda menghadapi masalah-masalah tak terduga.
Pengumpulan data akurat dan lengkap dengan Appsensi
Melaksanakan analisis SWOT kini sudah dimudahkan dengan teknologi, seperti yang Appsensi hadirkan untuk perusahaan. Aplikasi absensi online yang satu ini tak hanya menyediakan fitur-fitur untuk mencatat kehadiran karyawan. Anda akan menerima data-data internal yang bisa dikaitkan dengan perilaku karyawan dan membantu pengembangan analisis SWOT perusahaan.
Jika Anda tertarik menggunakan aplikasi ini, Appsensi menyediakan layanan gratis satu bulan untuk menguji fitur dan fasilitas, sehingga dapat disesuaikan kebutuhan analisis untuk perusahaan. Isi from berikut dibawah ini agar dapat terhubung dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
