Mesin absensi memiliki banyak sekali fungsi di mana dari awal kemunculannya sampai sekarang ke memiliki berbagai macam perkembangan. Pastinya mesin ini banyak digunakan oleh perkantoran untuk mengetahui kehadiran karyawan sehingga proses absensi menjadi lebih cepat.
Sebab sebelum ada kehadiran mesin ini biasanya proses absensi dilakukan secara lisan di mana seluruh karyawan harus dikumpulkan baru melakukan absen pada saat itu. Tentunya cara ini tidak efektif karena bisa membuang waktu dan tenaga. Padahal waktu yang dibuang untuk melakukan absen ini bisa dimanfaatkan untuk bekerja.
Selain itu terdapat juga sistem absensi menggunakan pencatatan dengan kertas seperti di sekolah. Cara ini tidak efektif mengingat dalam sebuah perusahaan memiliki banyak sekali karyawan sehingga merepotkan untuk menulis nama satu persatu. Tidak heran kehadiran mesin untuk absensi ini mempermudah proses yang satu ini.
Apalagi kehadiran karyawan bisa memberikan pengaruh terhadap jumlah gaji yang akan mereka terima. Oleh sebab itu berikut sejarah dari kemunculan mesin ini dari dulu sampai sekarang yang telah mengalami berbagai macam perubahan ke arah yang lebih baik. Tidak heran jika mesin ini masih digunakan sampai sekarang bahkan sudah ada banyak sekali jenisnya.
Baca juga: kelebihan dan kekurangan absensi karyawan manual
Sejarah Kemunculan Mesin Khusus Absensi
Kemunculan mesin ini berawal pada tahun 1888 tepatnya ditemukan oleh seorang ahli perhiasan yang bernama Willard L.Bundy. Mesin ini pada awalnya diciptakan agar bisa mengukur waktu kerja karyawan. Kemudian usaha tersebut diambil alih oleh adiknya yang bernama Harlow E. Bundy yang merupakan kepala perusahaan Bundy Manufacturing Company yang bergerak di bidang pencatatan waktu.
Sebelum meninggal pada tahun 1916 Harlow yang saat itu telah berumur 60 tahun pensiun dari perusahaan tersebut di mana telah melakukan produksi untuk banyak mesin absensi. Kemudian perusahaan Bundy Manufacturing Company bergabung dengan ITR Company yang merupakan perusahaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer Amerika.
Kemudian perusahaan ITR Company merubah namanya menjadi IBM yang khusus memproduksi dan menyediakan berbagai macam perangkat salah satunya adalah alat pengukur waktu kerja karyawan yang diciptakan oleh Willard L. Bundy. Tidak heran sejak tahun 1911 sampai 1920 penggunaan mesin penghitung waktu kerja ini diganti sebagai penghitung manual yang biasanya menggunakan lembaran atau tulis tangan.
Pada tahun 1958 IBM akhirnya menjual alat pencatat waktu kerja karyawan yang dinamakan Simplex Time Recorder Company, di mana tujuan adanya alat ini agar bisa melindungi divisi perlengkapan waktu. Jika dulu alat pencatat waktu kerja ini terbuat dari kayu kini telah berevolusi mengikuti perkembangan zaman dan kemajuan teknologi. Tidak heran jika sekarang telah menggunakan besi yang lebih kokoh.
Jenis-Jenis Mesin Absensi
Karena mesin absensi terus mengalami perubahan berikut beberapa jenis yang muncul sejak awal hingga saat ini. Berikut beberapa jenisnya dengan kelebihan yang beragam yaitu:
1. Mesin Jenis Manual
Jenis pertama yaitu versi manual di mana pertama sekali digunakan kurang lebih 2 abad yang lalu. Mesin ini sendiri lazimnya disebut dengan nama mesin absensi ceklok. Nama tersebut disematkan karena menggunakan metode tradisional dan manual ketika melakukan absensi terhadap karyawan.
Caranya adalah dengan mengidentifikasi karyawan berdasarkan waktu absen masing-masing. Nantinya pada bagian mesin ini terdapat lubang yang digunakan untuk memasukkan kartu absen karyawan beserta dengan jam analog untuk menunjukkan waktu.
2. Mesin Jenis Digital
Untuk jenis yang satu ini mulai digunakan sejak tahun 1970 Karena pada saat itu perkembangan teknologi sudah lumayan maju sehingga mesin ini yang dari awalnya bersifat analog menjadi digital. Dengan langkah seperti ini maka bisa meningkatkan efisiensi dan memudahkan penggunaannya.
Untuk mesin ini sendiri memiliki beberapa tombol serta layar yang menunjukkan waktu ataupun teks. Dengan adanya tombol dan dan objek tersebut bisa memudahkan karyawan ketika memasukkan passwordnya.
3. Mesin Jenis Magnetic Card
Untuk jenis yang satu ini menggunakan kartu identitas atau magnetik ID card yang berguna untuk mendata absensi karyawan. Mesin jenis ini sendiri mulai digunakan sejak tahun 1980 di mana sistemnya sama dengan mesin jenis digital.
Namun yang membedakan kedua mesin ini adalah pada media yang digunakan, untuk versi mesin ini sistem penggunaannya mirip seperti mesin versi manual karena menggunakan kartu tetapi metode pendataan nya seperti mesin versi digital.
4. Mesin Jenis Fingerprint
Jenis yang satu ini mulai digunakan sejak tahun 1997 di mana menggunakan pendeteksian melalui sidik jari karyawan. Tentunya penciptaan mesin khusus absensi menggunakan sidik jari ini dikarenakan bagian tubuh manusia yang berbeda antara satu dengan lainnya adalah sidik jari.
Bahkan kembar identik sekalipun memiliki bentuk sidik jari yang berbeda. Jadi dengan menggunakan mesin khusus absensi dengan sistem sidik jari maka sulit untuk di manipulasi.
Baca juga: Bagaimana Cara Absen Fingerprint dengan Hp secara Mudah?
Kehadiran Sistem Absensi Online
Seiring berkembangnya zaman dan teknologi pastinya proses absensi karyawan juga mengalami perubahan. Demi mempermudah proses pembuatan laporan kehadiran dan meminimalisir pengeluaran perusahaan maka sekarang sudah muncul sistem absensi online.
Apalagi sekarang masyarakat tidak bisa dipisahkan dari internet sehingga Salah satu cara memanfaatkan internet menjadi maksimal adalah kehadiran sistem online ini. Jadi dengan adanya aplikasi absensi ini yang bisa diinstal di Smartphone masing-masing karyawan maka perusahaan tidak perlu mengeluarkan dana agar bisa membeli mesin absensi.
Apalagi untuk kantor yang besar di mana membutuhkan banyak mesin absensi agar prosesnya menjadi cepat. Walaupun menggunakan sistem online bukan berarti sistem absensi online ini bisa dimanipulasi.
Justru untuk tingkat keamanannya tidak mengecewakan karena menggunakan fitur pengenalan wajah dan deteksi lokasi sehingga bisa mengetahui siapakah yang melakukan absensi dan di mana karyawan pada saat melakukannya.
Jadi apabila Anda berpikir melakukan absensi tetapi tidak sudah di kantor maka hal ini tidak bisa terjadi. Selain itu sistem absensi online ini tidak hanya membantu untuk mendapatkan informasi mengenai kehadiran karyawan secara cepat dan tepat tetapi bisa melacak data kehadiran secara real-time.
Bahkan aplikasi ini juga bisa memonitor produktivitas karyawan yang terlihat pada fitur perhitungan laporan jam kerja, keterlambatan, dan lembur secara otomatis sehingga lebih efisien.
Fitur Yang Terdapat Di Dalam Absensi Versi Online
Untuk mendukung proses absensi menjadi lebih maksimal dan mudah maka terdapat beberapa fitur yang memiliki banyak manfaat. Beberapa fitur tersebut seperti berikut:
1. Face Recognition
Fitur yang satu ini bisa memverifikasi keaslian data wajah karyawan dengan akurat dan cepat sehingga ketika melakukan absensi bisa diketahui apakah memang karyawan tersebut yang melakukannya atau orang lain.
2. Penanda Lokasi
Fitur yang satu ini bisa mempermudah dalam memantau lokasi kehadiran karyawan sehingga Anda bisa mengetahui apakah karyawan melakukan absensi di kantor atau tidak. Bahkan hasil lokasinya juga akurat sehingga karyawan tidak bisa melakukan manipulasi kehadiran.
3. Laporan Kehadiran
Dengan sistem absensi online ini maka bisa menampilkan daftar hadir karyawan sehingga tidak perlu untuk membuat laporan kehadiran. Kondisi ini pastinya bisa mempermudah dan menghemat tenaga karyawan.
4. Koreksi Kehadiran
Apabila terdapat kesalahan dalam data kehadiran maka bisa menggunakan fitur yang satu ini agar bisa melakukan koreksi. Apalagi hanya perlu memasukkan data sehingga sangat mudah
5. Manajemen Hari Libur
Untuk sistem absensi online Ini bisa juga mengatur halibur sehingga bisa mempermudah menghitung berapa jumlah hari kerja dan hari libur. Jadi Anda tidak akan kelewatan untuk mengambil libur kerja.
6. Pengajuan Cuti
Pastinya untuk mengajukan cuti bukanlah perkara yang mudah di mana setiap perusahaan memiliki sistem tersendiri bahkan terkesan ribet. Namun dengan adanya sistem yang satu ini maka bisa mengatur berbagai macam jenis cuti sehingga tidak merepotkan karyawan apabila ingin cuti mendadak.
Baca juga: Apa itu Absensi Mobile? Simak penjelasan lengkapnya disini
Oleh sebab itu masih ada banyak lagi berbagai macam fitur yang bisa Anda temukan pada sistem absensi online. Tentunya seluruh fitur ini hanya bisa Anda temukan pada aplikasi Appsensi. Apabila perusahaan Anda tertarik dengan berbagai macam kelebihan yang dimiliki oleh aplikasi ini maka bisa berkunjung ke appsensi.com untuk informasi yang lebih lanjut. Pastinya menggunakan aplikasi ini jauh lebih efisien dibandingkan dengan mesin absensi.
Isi from berikut dibawah ini untuk mencoba GRATIS 30 HARI aplikasi Absensi Online dan HR dari Appsensi :
