Manajemen perkantoran akan selalu Anda temui ketika bekerja di suatu perusahaan. Manajemen perkantoran ini umumnya meliputi berbagai hal, seperti sumber daya, perhitungan keuntungan, operasional, dan lain-lain.
Oleh karena itu, manajemen perkantoran yang baik kerap dijadikan salah satu kunci keberhasilan baik dalam bisnis maupun perusahaan. Hal ini disebabkan karena tanpa adanya manajemen perkantoran yang efektif, tentu segala sesuatunya tidak akan terkelola dengan baik dan berantakan. Penting bagi Anda untuk mengetahui bagaimana manajemen perkantoran yang efektif bagi perusahaan. Mari simak artikel berikut untuk mengetahui lebih lanjut!
Key Takeaways
- Manajemen perkantoran merupakan serangkaian proses yang dilakukan untuk memastikan bahwa produktivitas dan efisiensi di lingkungan kantor berjalan dengan baik.
- Manajemen perkantoran terdiri dari beberapa jenis yaitu perusahaan, medis, hukum, dan virtual office
- Manajemen perkantoran memiliki berbagai fungsi bagi perusahaan, mulai dari memotivasi para karyawan, memperlancar komunikasi, melaksanakan prosedur penjadwalan, hingga staffing.
Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran merupakan serangkaian proses yang dilakukan untuk memastikan bahwa produktivitas dan efisiensi di lingkungan kantor berjalan dengan baik. Proses ini dilakukan melalui penerapan, evaluasi, dan pemeliharaan prosedur kantor.
Manajemen ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan dan mempertahankan produktivitas perusahaan. Sebagai contoh, pada bagian komunikasi, tentu setiap perusahaan memiliki prosedur seperti prosedur komunikasi dengan klien, dan lain-lain. Oleh sebab itu, manajemen perkantoran harus menguraikan langkah-langkah khusus agar karyawan dapat bertindak sesuai prosedur serta melaksanakan tugasnya dengan efisien.
Jenis-jenis pekerjaan manajemen perkantoran
Pekerjaan manajemen perkantoran terdiri dari berbagai macam. Akan tetapi, pada dasarnya para manajer memiliki tugas yang cukup mirip. Tidak hanya mengawasi kelancaran administrasi perusahaan, manajer juga harus memastikan bahwa persediaan yang dibutuhkan selalu ada, peralatan kantor berfungsi dengan baik, dan lain-lain.
Berikut adalah beberapa jenis pekerjaan yang dimiliki oleh seorang manajer, antara lain:
1. Manajemen perkantoran perusahaan
Pekerjaan yang satu ini mencakup menjadi manajer pada setiap cabang perusahaan tertentu. Manajer distrik akan mengawasi setiap manajer cabang lainnya. Perjalanan antar lokasi cabang perusahaan merupakan aspek utama pekerjaan.
2. Manajemen perkantoran di bidang medis
Saat ini, manajemen kantor medis membutuhkan pengetahuan terperinci tentang prosedur dan anatomi, laboratorium, hingga undang-undang perawatan. Manajemen kantor medis juga memiliki kewajiban untuk tetap menjaga kerahasiaan dengan orang lain yang tidak dikenal.
3. Manajemen perkantoran di bidang hukum
Pekerjaan yang satu ini berbeda dengan lainnya. Pasalnya manajemen kantor hukum membutuhkan pengalaman hukum praktis, dan serta pemahaman yang luas tentang prosedur hukum.
4. Manajemen virtual office
Manajemen yang satu ini sering digunakan oleh perusahaan kecil atau startup. Manajemen virtual office juga dapat dilakukan secara jarak jauh. Oleh sebab itu, manajemen virtual office merupakan pilihan yang menarik bagi bisnis kecil yang belum memiliki kantor tetap.
Baca juga: Definisi Employee Engagement dan Tips untuk Meningkatkannya
Fungsi Manajemen Perkantoran
Meskipun manajemen kantor terdiri dari berbagai jenis, pada dasarnya mereka semua memiliki fungsi dasar yang sama yaitu meningkatkan dan mempertahankan produktivitas perusahaan. Selain itu, terdapat beberapa fungsi lain, diantaranya:
1. Memotivasi para karyawan
Fungsi utama dari manajemen perkantoran umumnya untuk menginspirasi dan memotivasi karyawan di tempat kerja yang mana dapat mengarah kepada peningkatan produktivitas dan efisiensi dalam perusahaan. Motivasi terdiri dari dua jenis yaitu motivasi internal dan eksternal. Motivasi internal mengacu pada diri karyawan dalam memotivasi kinerja mereka. Sedangkan motivasi eksternal biasanya menyangkut pada bagaimana prosedur dan kebijakan di kantor yang mampu memotivasi karyawan. Langkah memotivasi karyawan memiliki banyak manfaat, seperti peningkatan moral serta kepuasan kerja para karyawan.
2. Memperlancar komunikasi
Perusahaan dengan aliran komunikasi yang lancar dan teratur umumnya dapat bekerja sama dengan sangat baik. Tentu hal ini juga dapat berdampak kepada produktivitas kantor serta lingkungan perusahaan. Manajemen perkantoran juga dapat berfokus pada peningkatan dan pemeliharaan saluran komunikasi antara karyawan dengan manajer.
Untuk mencapai hal tersebut, umumnya strategi manajemen perkantoran mencakup pertemuan terjadwal yang mana setiap developer team akan melaporkan perkembangan masing-masing. Manajemen perkantoran juga bertugas menyediakan saluran komunikasi khusus yang membantu karyawan dalam hal berkomunikasi. Hal ini mencakup komunikasi antar karyawan maupun dengan manajer untuk mendapatkan persetujuan tugas, mendapatkan klarifikasi, dan mendiskusikan prosedur di tempat kerja.
3. Melaksanakan prosedur penjadwalan
Prosedur penjadwalan tugas merupakan aspek penting dalam mengelola suatu kantor. Di dalam suatu perusahaan terdapat berbagai karyawan dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Beberapa perusahaan juga menerapkan sistem dependensi yang berarti tugas selanjutnya dapat dilakukan apabila tugas sebelumnya sudah selesai dilakukan.
Manajemen perkantoran bertanggung jawab dalam menerapkan penjadwalan yang efektif untuk memastikan seluruh karyawannya dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien tanpa penundaan sedikitpun. Misalnya, book keeper hanya dapat mencatat faktur yang telah disetujui manajer.
4. Memastikan sumber daya terorganisir
Seluruh perusahaan membutuhkan banyak sumber daya, seperti alat tulis, furniture, software, peralaan, dan saluran komunikasi yang baik. Salah satu fungsi dari manajemen perkantoran yaitu melacak dan memelihara sumber daya suatu perusahaan. Misalnya, manajer bertugas untuk memeriksa tingkat persediaan peralatan kantor untuk memastikan perusahaan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk beroperasi. Kini, manajer juga dapat memantau kinerja perangkat lunak serta berkomunikasi dengan penyedia layanan teknologi informasi (IT) dalam rangka peningkatan dan pemeliharaan.
5. Mengadakan review kinerja
Setiap individu akan menerima tinjauan kerja serta prosedur kantor dari perusahaan. Hal ini digunakan oleh manajer untuk memantau dan memastikan bahwa kinerja karyawan terlaksanakan dan terfasilitasi dengan baik. Seorang manajer mampu mengidentifikasi kekurangan yang diperlukan dalam perusahaan. Misalnya kurangnya komunikasi, menyarankan sebuah perbaikan atau penggunaan saluran komunikasi baru. Prosedur peninjauan dalam manajemen perkantoran digunakan untuk memastikan bahwa perusahaan mempertahankan produktivitas dan efektivitas.
6. Staffing
Sebagai salah satu tanggung jawab di dalam manajemen perkantoran, kegiatan staffing meliputi seleksi, rekrutmen, kompensasi, dan pelatihan sumber daya manusia. Tidak berhenti sampai disitu, staffing mencakup kegiatan promosi dan pensiun karyawan dalam menjaga keseimbangan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan.
Setiap karyawan harus ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka masing-masing. Dengan begitu, kemampuan masing-masing karyawan dapat berkontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan.
Bagaimana Cara Memaksimalkan Manajemen Kantor?
Setelah mengetahui apa itu manajemen kantor beserta fungsinya, tentu Anda ingin segera mengimplementasikannya dalam perusahaan. Namun, pelaksanaan manajemen perkantoran juga harus memperhatikan hal-hal berikut yaitu:
1. Menganalisis proses kerja yang sudah digunakan
Setiap perusahaan tentu memiliki cara kerja tersendiri. Namun, Anda perlu menganalisa apakah ara kerja yang dilaksanakan sudah cukup efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
Tingkat efektivitas suatu manajemen kantor dapat dinilai dari lama waktu dalam mengerjakan tugas, hasil tugas, serta bagaimana kerja sama antar anggota tim Anda. Manajemen kantor yang baik akan berdampak positif juga bagi seluruh karyawan dan perusahaan.
2. Menerapkan kepemimpinan
Kemampuan dalam memimpin diperlukan oleh karyawan agar dapat menyampaikan dengan tepat apa tujuan kepada anggota tim, menjelaskan visi dan misi perusahaan, dan mengarahkan anggota tim agar dapat bekerja sama dengan baik.
3. Memeriksa prosedur fasilitas yang telah digunakan
Dalam perusahaan, beberapa fasilitas disediakan dan digunakan untuk membantu pekerjaan karyawan. Misalnya, penggunaan aplikasi Gmail untuk memudahkan karyawan dalam berkomunikasi dengan anggota lain. Anda perlu mengevaluasi seluruh fasilitas terkait dan memeriksa apakah telah berfungsi dengan baik.
4. Membuat workflow dalam manajemen kantor
Perusahaan membutuhkan alur kerja yang jelas agar manajemen dapat beroperasi dengan baik. Sebagai contoh, Anda menggunakan flowchart beserta Standard Operational Procedure (SOP) sebagai gambaran umum dalam hal penugasan karyawan.
5. Sharing antar karyawan
Pengadaan sesi ini bertujuan agar para karyawan dapat saling berdiskusi dan menuangkan pendapat masing-masing terkait dengan sistem yang digunakan perusahaan.
Baca juga: Tips Mengatur Manajemen SDM dan Manfaatnya Bagi Perusahaan
Aplikasi HRIS, Aplikasi Yang Memudahkan Pengelolaan HR
Untuk dapat mencapai tujuan perusahaan, Anda perlu mengelola sumber daya manusia dengan baik. Oleh sebab itu, Appsensi hadir untuk membantu departemen HR dengan berbagai fitur dalam aplikasi Appsensi. Appsensi menyediakan solusi HR yang dapat mengatur struktur organisasi, mengatur jadwal kerja, dan aktivitas karyawan dengan mudah.Â
Tidak hanya itu, Appsensi juga menyediakan banyak fitur, misalnya sistem absensi online berbasis mobile, payroll, pengajuan klaim, daftar karyawan berdasarkan organisasi, dan lain-lain.
Ingin merasakan langsung kemudahan yang ditawarkan Appsensi? Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.
