Lokakarya, mendengar istilah ini pasti yang terbesit dalam benak Anda adalah pembahasan suatu hal dalam sebuah tim atau yang sering dikenal dengan istilah workshop. Selain itu, lokakarya juga bertujuan untuk menyelesaikan suatu masalah. Tak hanya itu, kegiatan yang dilakukan ini juga membuahkan hasil serta mencari solusi dari permasalahan yang terjadi.
Permasalahan yang terjadi kerap akan dimusyawarahkan untuk mencari jalan keluarnya. Oleh karenanya, dibutuhkan sebuah wadah untuk melakukan musyawarah dan mufakat agar permasalahan tersebut dapat terselesaikan.
Biasanya para ahli di bidang pendidikan ini akan melakukan kegiatan secara rutin pada waktu tertentu. Beberapa orang yang terlibat pada acara ini adalah pendidik, manajer, pemimpin perusahaan, dan juga ahli di bidang khusus. Dalam membentuk suatu lokakarya, Anda perlu mempersiapkan segala hal yang terkait dengan yang akan dibahas.
Apakah sebelumnya Anda pernah mengikuti lokakarya atau membuat lokakarya? Pada artikel ini, Anda akan memahami apa itu lokakarya hingga bagaimana cara membangun lokakarya yang benar.
Key Takeaways:
- Pengertian lokakarya adalah sebuah wadah yang dibentuk untuk membahas suatu hal serta menemukan solusi dari permasalahan yang dibahas.
- Ciri-ciri lokakarya di antaranya yakni masalah yang dibahas spesifik dan peserta harus berpartisipasi aktif di dalamnya.
- Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan mengikuti lokakarya adalah menentukan tujuan, mengidentifikasi segala kebutuhan peserta, hingga merancang presentasi.
Pengertian Lokakarya
Lokakarya atau yang biasa disebut workshop adalah pertemuan ilmiah yang dilakukan oleh para ahli di bidang yang sama, untuk membahas suatu permasalahan yang sesuai dengan bidang keahliannya.
Tujuan utama dari pelaksanaan lokakarya adalah untuk mencari solusi atas suatu permasalahan yang terjadi. Kegiatan ini biasanya dijadikan agenda rutin yang dilaksanakan pada kurun waktu tertentu. Tak hanya itu, pihak yang biasa mengisi kegiatan ini adalah pendidik, manajer, pemimpin perusahaan, dan ahli di bidang khusus.
Di setiap lokakarya yang diadakan, pastinya membawa hal-hal baru dan solusi permasalahan. Selain itu juga ada beberapa manfaat yang harus Anda ketahui mengenai lokakarya.
Manfaat Mengikuti Lokakarya
- Mendapatkan pengetahuan dan pengalaman dari para pemateri atau pembicara.
- Meningkatkan kemampuan dan skill.
- Menambah jejaring sosial (networking).
- Dapat dijadikan nilai tambah dalam Curriculum Vitae (CV).
- Mempelajari hal-hal baru.
- Ajang untuk mendalami bidang, kemampuan, atau keterampilan tertentu.
Hal-hal di atas adalah salah satu manfaat saat mengikuti lokakarya secara umum. Bagaimana jika Anda mengikuti lokakarya yang telah terstruktur? Berikut manfaatnya.
Manfaat Lokakarya yang Terstruktur
Lokakarya yang terstruktur akan membentuk organisasi serta membangun proses yang terukur dan konsisten, hal tersebut dapat diukur dan terus ditingkatkan sebagai hasil dari penerapan pendekatan terstruktur. Secara keseluruhan, siklus hidup proyek dapat dipersingkat dalam hitungan minggu sehingga membantu para pemangku kepentingan bisnis untuk menyadari manfaat proyek lebih awal.
Peserta sesi menunjukkan adanya tingkat keterlibatan aktif yang tinggi, dan menyatakan bahwa sesi terstruktur memungkinkan penggunaan waktu yang lebih baik.
Pendekatan terstruktur juga menghasilkan output yang lebih berkualitas, sehingga masalah dan risiko dapat diidentifikasi dan diselesaikan lebih awal dalam siklus hidup proyek, ketika biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya lebih kecil. Pendekatan terstruktur akan meningkatkan nilai peran pemimpin sesi sebagai penyedia konteks yang berharga, bukan hanya sebagai pembuat dokumentasi.
Pendekatan lokakarya bisa menghasilkan pengurangan waktu dan upaya secara keseluruhan. Contoh, dalam studi perbandingan, perusahaan mengklaim penghematan siklus hidup proyek yang melebihi 100.000 dolar AS dan beberapa melebihi satu juta dolar karena mereka mengadopsi pendekatan terstruktur untuk pertemuan dan lokakarya.
Pendekatan lokakarya juga berhasil mengubah aktivitas pengembangan proyek dari yang sebelumnya berbasis template menjadi berbasis percakapan, sehingga membantu membangun tim yang kohesif dan kolaborasi di antara para peserta.
Jenis-jenis Lokakarya
Berdasarkan Waktu dan Sifat Workshop
1. Workshop beruntun dapat diartikan sebagai kegiatan pelaksanaan workshop secara terus-menerus. Sehingga akan workshop diadakan selama beberapa hari secara beruntun. Biasanya kurun waktunya adalah dua atau tiga hari.
2. Workshop berkala adalah kegiatan workshop yang diadakan dalam jangka waktu yang panjang seperti mingguan atau bulanan.
Workshop Berdasarkan Sifat
1. Workshop mengikat, jenis workshop ini diselenggarakan oleh individu atau lembaga tertentu. Sisi mengikatnya yang dimaksudkan adalah hasil workshop tersebut untuk peserta. Misalnya, workshop standarisasi ISO. Hasil workshop ini akan mengikat peserta, karena hasil workshop bergantung pada proses standarisasi ISO yang diupayakan oleh peserta dalam bisnisnya.
2. Workshop tidak mengikat, kebalikannya dengan workshop mengikat. Jenis workshop ini tidak mengikat peserta karena apapun hasil yang diperoleh dari workshop tidak harus diikuti oleh peserta.
Baca juga : Definisi dan Manfaat Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Ciri-Ciri Lokakarya
Adapun ciri-ciri lokakarya yang membedakannya dengan pertemuan lainnya adalah sebagai berikut.
- Masalah yang dibahas lebih spesifik dan berasal dari peserta, namun tujuan pelaksanaan tetap dirumuskan oleh pihak panitia.
- Proses penyelesaian masalah dilakukan secara musyawarah dan melalui observasi bidang keilmuan.
- Setiap peserta harus aktif berpartisipasi dengan memberikan gagasan/ide, sehingga bisa muncul diskusi untuk kemudian dicari solusinya secara bersama-sama.
Persiapan Untuk Mengikuti Lokakarya
Sebelum melaksanakan kegiatan lokakarya, Anda harus mengonsep secara matang seluruh rangkaian acara di dalamnya agar sejalan dengan tujuan kegiatan. Adapun langkah-langkah persiapannya adalah sebagai berikut.
1. Menentukan Tujuan
Tujuan adalah hal utama yang harus dirumuskan sebelum mengadakan suatu pertemuan atau kegiatan. Sebelum pelaksanaan, Anda harus merumuskan tujuannya terlebih dahulu. Contohnya memberikan keterampilan dan pelatihan suatu aplikasi, mengatasi tawuran antarpelajar dari lingkungan sekolah, membangun karakter peserta didik di era pandemi, dan sebagainya.
2. Mengidentifikasi Segala Kebutuhan
Jika kebutuhan peserta bisa diidentifikasi dengan baik, maka pelaksanaannya bisa berjalan secara efektif dan efisien. Kebutuhan peserta harus mengacu pada tujuan kegiatan.
3. Menyusun Presentasi
Untuk menyusun presentasi lokakarya, hal-hal yang harus Anda perhatikan yakni sebagai berikut.
- Membuat pendahuluan, meliputi perkenalan diri, mengenalkan topik, dan anggota.
- Menyusun daftar topik beserta sub topik pendukung.
- Membuat aturan selama kegiatan berlangsung, misalnya aturan saat menyampaikan ide/gagasan, banyaknya anggota yang diizinkan untuk menyampaikan ide pada satu waktu, perangkat apa saja yang boleh dibawa, dan lain sebagainya.
4. Memperkirakan Alokasi Waktu di Setiap Sesi Acara
Alokasi waktu untuk setiap acara sangat penting untuk diperhatikan agar pelaksanaannya bisa berjalan secara efektif dan efisien.
Keempat langkah di atas diharapkan dapat memudahkan Anda dalam melakukan persiapan, sehingga pelaksanaannya bisa sesuai dengan tujuan yang sudah dirumuskan.
Baca juga : Apa itu Seminar? Ini Pengertian, Tujuan, Unsur dan Contohnya
Fungsi Workshop Lokakarya
- Sebagai salah satu wadah dalam membangun kebersamaan (membership), kemitraan (partnership), dan kerjasama.
- Media penyampaian masalah yang dihadapi, mendiskusikan dan merumuskan metode strategis, serta mengimplementasi pemecahan masalah.
- Mensosialisasikan sebuah program.
Kelebihan dan Kekurangan Lokakarya
Lokakarya juga memiliki kekurangan dan kelebihan, kelebihan lokakarya adalah sebagai berikut:
- Pembicara dan peserta lokakarya mendapat kebebasan dalam menyampaikan pendapatnya.
- Bisa melibatkan banyak peserta.
- Hasil lokakarya bisa digunakan sebagai referensi untuk kegiatan akademis dan yang lainnya.
- Peserta lokakarya bisa mendapatkan banyak informasi dan wawasan yang cukup mendalam mengenai topik yang menjadi tema lokakarya.
Adapun kekurangan dari lokakarya adalah:
- Untuk menyelenggarakan lokakarya membutuhkan persiapan yang relatif lama.
- Penyelenggaraannya membutuhkan biasa yang relatif besar dan melibatkan banyak tenaga.
- Rawan menimbulkan pro dan kontra.
Contoh Lokakarya
Berikut beberapa contoh lokakarya yang pernah diadakan, yaitu:
- Lokakarya yang diadakan oleh para peneliti dari The Indonesia- Australia Centre (PAIR) secara berkala, yaitu dua kali dalam satu tahun.
- Lokakarya yang diadakan oleh Kedutaan Besar Inggris dan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, yang diadakan pada awal November 2020 untuk membahas mengenai penggunaan telemedicine berbasis komunitas guna meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat.
Apa yang Membuat Lokakarya Menjadi Berbobot?
1. Konten
Konten berisi apa saja yang disajikan di dalam lokakarya. termasuk informasi, ide, dan yang Anda pelajari serta ambil dari presentasi.
2. Fasilitator
Hal ini meliputi siapa saja yang mempresentasikan lokakarya. Bagaimana Anda bekerja untuk melibatkan para peserta, dan suasana seperti apa yang mereka ciptakan dengan kehadiran mereka.
3. Organisasi
Organisasi bergerak untuk mengumpulkan para peserta lokakarya. Tak hanya itu, yang tergabung dalam organisasi juga harus menerapkan beberapa cara. Cara yang pertama adalah seberapa baik kontennya diteliti dan dipersiapkan dan seberapa baik itu sesuai dengan kerangka waktu yang diberikan. Kedua, apakah acara mengalir dengan baik? Apakah semuanya tercakup?.
4. Gaya
Gaya meliputi bagaimana konten tersebut sebenarnya disajikan? Apakah semuanya ceramah, atau apakah fasilitator menyajikannya dengan cara yang berbeda? Hal-hal tersebut perlu Anda persiapkan baik-baik saat hendak mengadakan sebuah lokakarya.
Contoh Kualitas Lokakarya yang Baik
- Interaktif, bukan hanya sekedar ceramah.
- Memenuhi gaya belajar yang berbeda dengan representasi visual.
- Elemen-elemen serta ide-ide yang disajikan dengan cara kreatif dan inovatif.
- Pembawa acara memulai dengan bertanya kepada peserta tentang apa yang ingin mereka ketahui dan kemudian mencoba untuk membahasnya.
- Fasilitator menyesuaikan agenda dan bersikap fleksibel ketika kebutuhan yang berbeda muncul dari para hadirin.
Baca juga : Kenali Definisi, Tujuan, dan Proses Perencanaan Kinerja
Membangun Lokakarya Bersama Appsensi
Setelah mengulas lebih dalam mengenai lokakarya hingga contohnya, apakah Anda berencana untuk membangun atau lokakarya? Tentunya, Anda membutuhkan teknologi yang modern untuk menunjang acara tersebut. Dalam sebuah kegiatan pasti membutuhkan banyak orang yang terlibat. Tak jarang, Anda juga akan mengalami kebingungan lantaran banyak hal yang harus dipersiapkan.
Appsensi merupakan aplikasi penyedia solusi HR yang memberikan solusi performance management system terbaik di Indonesia. Appsensi menyediakan banyak fitur seperti attendance, activity, claim, hingga overtime yang dapat mengevaluasi kinerja dan kemampuan peserta hingga panitia secara sistematis. Sehingga, Anda dapat merencanakan pengembangan karir perusahaan atau kegiatan Anda menjadi lebih baik dan berkualitas. Anda dapat mencoba gratis untuk fitur Appsensi.
Tertarik untuk mencoba Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut.
