Koordinasi adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia kerja. Koordinasi merujuk pada kerja sama, kerja tim, atau kerja kelompok untuk menjadi kompak.
Penting bagi HRD memahami seputar koordinasi agar dapat menerapkannya secara efektif di perusahaan. Berikut ulasan lengkap mengenai pengertian koordinasi, ciri, jenis, ruang lingkup, dan keahlian yang dibutuhkan dalam koordinasi.
Key Takeaways
- Koordinasi adalah proses pengaturan dan penertiban berbagai hal secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan dengan efisien dan efektif.
- Jenis koordinasi dibedakan berdasarkan ruang lingkup dan alirannya.
- Keahlian yang dibutuhkan oleh seseorang untuk bisa melakukan koordinasi adalah komunikasi, koordinasi, dan adaptasi.
Pengertian Koordinasi
Koordinasi adalah serapan dari kata dalam bahasa inggris, yakni coordination yang artinya pencocokan, penyelarasan, penyesuaian, dan sinkronisasi.
Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), koordinasi adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur.
Dalam ilmu manajemen, pengertian koordinasi adalah berbagai aktivitas yang dikerjakan untuk mengintegrasikan tujuan serta rencana kerja yang sebelumnya sudah ditetapkan dalam semua unsur.
Dalam perusahaan, koordinasi adalah proses pengaturan dan penertiban berbagai hal secara bersama-sama untuk mencapai tujuan perusahaan dengan efisien dan efektif.
Ciri-Ciri Koordinasi
Sebagai salah satu kegiatan yang dilakukan dalam dunia kerja, koordinasi memiliki beberapa ciri khusus yang membedakan dengan kegiatan kerja yang lain. Melansir dari Glints, berikut 5 ciri koordinasi:
1. Proses Berkelanjutan
Koordinasi memiliki sifat berkelanjutan atau kontinu pada setiap periode atau langkah tertentu. Koordinasi bersifat fluktuatif, bukan kegiatan satu arah dan satu waktu. Hal ini karena koordinasi harus menyesuaikan dengan perubahan perusahaan. Ada beberapa tugas yang memang membutuhkan kerja sama, ada juga tugas yang mengedepankan kerja independen.
2. Adanya Integrasi
Dalam koordinasi, setiap orang bekerja untuk menyelesaikan satu tugas besar bersama dan saling berhubungan. Dengan demikian, tidak ada yang mengerjakan tugas sendiri-sendiri, ataupun mengerjakan hal yang sama persis dengan rekan kerjanya.
3. Merupakan Usaha yang Disengaja
Koordinasi bukanlah proses natural yang terjadi begitu saja, melainkan dibutuhkan niat dan komitmen yang kuat dari semua orang untuk melakukannya.
Misalnya, di suatu perusahaan, seorang staf marketing ingin meluncurkan campaign secepat mungkin. Namun, task management dari tim kreatif belum siap, sehingga campaign tidak bisa dijalankan tepat waktu.
Jadi, kerja sama antara tim marketing dan tim kreatif ini bukanlah proses natural tetapi diperlukan adanya kesatuan yang hanya bisa terjadi melalui koordinasi.
4. Menciptakan Kesatuan Kerja
Dalam hal ini, kesatuan kerja berarti semua tugas yang berbeda-beda dikerjakan untuk tujuan yang sama. Koordinasi dilakukan agar semua divisi atau departemen dapat berjalan beriringan dan tidak bekerja sendiri-sendiri.
5. Melibatkan Fungsi Kerja yang Luas
Pada dasarnya, semua divisi pasti berkaitan untuk menunjang visi dan misi perusahaan. Jadi, koordinasi tidak hanya melibatkan dua atau tiga fungsi kerja.
Misalnya, untuk menyesuaikan strategi content marketing, tim content perlu berkoordinasi dengan tim desain dan tim marketing. Selanjutnya, mereka juga perlu berkoordinasi dengan tim SEO dan IT untuk mengoptimalkan konten artikel di website.
Baca juga: Fungsi Manajemen: Panduan Lengkap untuk Mencapai Kesuksesan Bisnis
Fungsi Koordinasi
Koordinasi berfungsi sebagai pengaturan tertib upaya individu dan kelompok untuk memberikan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama.
Dalam suatu perusahaan atau organisasi, semua departemen harus beroperasi secara terpadu sehingga dapat mencapai tujuan organisasi dengan baik.
Manfaat Koordinasi
- Mencegah adanya perasaan terlepas antar berbagai individu dalam organisasi.
- Mencegah adanya penilaian negatif bahwa departemen lain adalah departemen yang penting.
- Mencegah adanya konflik atau perselisihan antar bagian departemen.
- Mewujudkan efisiensi pada berbagai jenis kegiatan interdependen yang beragam dengan adanya kesepakatan yang mengikat antara seluruh pihak yang berkepentingan.
- Mencegah adanya kekosongan pekerjaan pada suatu kegiatan.
- Melahirkan kesadaran pada para karyawan untuk bisa saling membantu, peduli serta tanggap pada setiap unit kerja.
- Menjaga efektivitas kerja dengan menyelaraskan berbagai kegiatan dependen dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Jenis Koordinasi
1. Koordinasi Berdasarkan Ruang Lingkup
a. Koordinasi Internal
Koordinasi internal adalah hubungan antar tingkat manajer, departemen, eksekutif, cabang, divisi, dan karyawan atau siapa saja yang bekerja dalam suatu perusahaan. Koordinasi ini bisa berlangsung antara staf dengan staf atau antara staf dengan atasan, asal berada dalam perusahaan yang sama. Koordinasi internal bertujuan untuk menyelaraskan tujuan dan aktivitas unit kerja dalam perusahaan.
b. Koordinasi Eksternal
Koordinasi eksternal adalah hubungan antara perusahaan dan karyawannya dengan lingkungan diluar perusahaannya, termasuk diantaranya masyarakat, konsumen, pemerintah, lembaga keuangan, pemasok, kompetitor, dan lain sebagainya.
2. Koordinasi Berdasarkan Alirannya
Melansir dari Detik Jabar, ada 3 jenis koordinasi, yaitu koordinasi vertikal, horizontal, dan diagonal.
a. Koordinasi Vertikal
Koordinasi vertikal adalah ketika terdapat hubungan hierarki antara yang mengoordinasikan dan yang dikoordinasikan. Koordinasi vertikal berhubungan dengan pengarahan instruksi dari atasan unit-unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
Contohnya, koordinasi yang dilakukan oleh seorang kepala divisi terhadap kepala sub divisinya. Di sisi lain, kepala sub divisi memastikan bahwa mereka bekerja selaras dengan kepala divisi.
b. Koordinasi Horizontal
Koordinasi horizontal, yaitu koordinasi yang terjadi antara beberapa departemen atau unit kerja pada tingkat hierarki manajemen atau kedudukan yang setara. Misalnya, koordinasi antara kepala departemen penjualan dengan kepala departemen produksi.
c. Koordinasi Diagonal
Koordinasi diagonal adalah ketika kedudukan orang yang mengkoordinasi lebih tinggi dari orang yang dikoordinasi, namun tidak berada pada satu garis komando. Contohnya, koordinasi yang dilakukan oleh kepala divisi kreatif terhadap anggota divisi logistik.
Ruang Lingkup Koordinasi
1. Koordinasi dalam Individu
Koordinasi individu tidak memiliki keterkaitan atau tidak berhubungan langsung dengan manajemen perusahaan. Meski begitu, kemampuan seorang individu dalam mengatur ataupun menyelesaikan tanggung jawab akan memberikan dampak baik bagi perusahaan dan dirinya sendiri.
2. Koordinasi Antarindividu dalam Suatu Kelompok
Koordinasi yang terjalin antar individu akan menentukan keberhasilan suatu kelompok. Adanya koordinasi yang terjalin dalam suatu kelompok didukung dengan pengalokasian tugas serta komunikasi yang baik, akan mampu membuat kelompok tersebut bisa bekerja sama dengan baik. Dengan demikian, tujuan kelompok tersebut bisa dicapai. Oleh karena itu, setiap individu harus memiliki kemampuan untuk berkolaborasi.
3. Koordinasi Antarindividu dalam Suatu Perusahaan
Setiap perusahaan tentu mempunyai divisi yang bertanggung jawab pada bidang tertentu. Bentuk koordinasi yang terjalin antar divisi tersebut harus terlaksana dengan baik dan selaras agar tujuan perusahaan bisa dicapai.
4. Koordinasi Antara Perusahaan
Suatu perusahaan juga perlu menjaga hubungan yang baik dengan pihak yang berada di luar perusahaan tersebut, demi mencapai tujuan yang sebelumnya sudah ditetapkan. Penting untuk memastikan bahwa berbagai koordinasi dengan pihak luar harus selaras dengan lingkungan eksternal terkait.
Contohnya, suatu perusahaan yang harus menyesuaikan diri dengan aturan pemerintah, keadaan ekonomi dan politik, iklim dan persaingan bisnis, serta hal lain yang terjadi secara global.
Baca juga: Organization Development adalah: Pengertian, Manfaat, dan Prosesnya
Keahlian yang Dibutuhkan dalam Koordinasi
Melansir dari Maxmanroe, ada 3 keahlian yang dibutuhkan oleh seseorang untuk bisa melakukan koordinasi, antara lain:
1. Komunikasi
Penting bagi seorang individu memiliki kemampuan berkomunikasi dengan orang lain saat mengerjakan suatu hal bersama, bagaimana cara mengutarakan masalah atau kendala yang dihadapi, pendapat, dan lain sebagainya.
2. Organisasi
Keahlian selanjutnya yang dibutuhkan untuk melakukan koordinasi adalah kemampuan untuk bisa merencanakan, menyelesaikan, hingga menentukan prioritas pekerjaan.
3. Adaptasi
Kemampuan adaptasi juga dibutuhkan untuk melakukan koordinasi. Dengan kemampuan adaptasi, seorang individu akan mampu mengamati keadaan sekitar serta menyerap segala informasi dan wawasan yang dibutuhkan untuk bisa menyelesaikan tugas yang diberikan.
Itulah penjelasan lengkap mengenai koordinasi, mulai dari pengertian, ciri, jenis, hingga keahlian yang dibutuhkan untuk melakukan koordinasi. Pada dasarnya, koordinasi yang baik membantu menciptakan efektivitas kerja sehingga dapat tercapai tujuan perusahaan.
Selain koordinasi, Appsensi menjadi alternatif untuk mewujudkan efektivitas kerja karena mampu memudahkan pengelolaan SDM. Appsensi merupakan aplikasi absensi online terbaik berbasis mobile yang mendukung kebutuhan perusahaan, pemerintahan, dan UMKM. Appsensi memberikan solusi untuk pencatatan kehadiran, penjadwalan karyawan, penarikan laporan secara real-time, serta terintegrasi dengan payroll.
Tertarik untuk mencoba menggunakan Appsensi? Atau jika Anda mempunyai pertanyaan seputar layanan Appsensi, jangan ragu untuk hubungi kami atau klik link ini untuk coba gratis selama 30 hari.
