Bayangkan saja, bisnis yang kamu bangun bertahun-tahun bisa saja mandek karena masalah fraud atau penipuan invoice. Penipuan ini bisa muncul dari dalam perusahaan dan disebabkan oleh karyawan yang tidak jujur yang mengambil yang mengambil keuntungan untuk diri mereka sendiri.
Sebenarnya, masalah ini dapat dihadapi dengan mudah lewat pengawasan yang ketat. Sayangnya, mengawasi begitu banyak orang dalam sebuah perusahaan sangat susah. Apalagi, faktor human error yang bisa terjadi setiap saat. Untuk itu, kamu perlu mengandalkan invoice digital untuk mengatasi masalah-masalah berikut:
1. Mencegah Pembelian Palsu
Salah satu kasus yang marak terjadi adalah pembelian barang yang tidak perlu. Ini bisa dialami oleh siapa saja, termasuk Amazon. Dilansir dari Fraud.net, Amazon menderita kerugian hingga 19 juta Dollar Amerika, akibat pemalsuan invoice untuk pembelian spray disinfectant.
Untuk mencegahnya, kamu bisa menggunakan invoice digital online, karena terintegrasi dengan data stok & tercatat langsung. Kamu bisa mengeceknya sebelum melakukan pembayaran sehingga mencegah proses pembayaran sebelum terjadi.
2. Mengurangi Resiko Pemalsuan Harga
Salah satu tantangan utama dalam bisnis adalah kepercayaan terhadap karyawan kamu. Meskipun sebagian besar karyawan adalah orang yang jujur dan terpercaya, masih mungkin bagi beberapa individu yang tidak jujur untuk mencoba memanipulasi data dalam faktur fisik.
Contoh umumnya adalah ketika karyawan yang tidak jujur mencoba mengubah jumlah atau harga barang atau layanan dalam faktur untuk mengambil keuntungan pribadi atau mengatasi masalah keuangan pribadi.
Invoice digital memberikan solusi yang kuat untuk masalah ini. Saat faktur dibuat dalam format digital, sistem otomatis mengunci jumlah dan harga berdasarkan data yang telah dimasukkan. Ini berarti bahwa perubahan hanya dapat dilakukan oleh orang yang berwenang dan memiliki izin akses. Selain itu, setiap kali ada perubahan, entri tersebut dicatat dalam sistem, menciptakan audit trail yang lengkap.
3. Fitur Multirole untuk Membatasi Akses bagi yang Berwenang
Tahukah kamu kalau aplikasi invoice memiliki fitur multirole? Fitur ini berfungsi untuk memberikan akses hanya bagi orang yang berwenang saja. Sebagai contoh, pembuatan invoice hanya bisa dilakukan oleh tim finance. Hal ini ampuh untuk mencegah fraud yang bisa dilakukan pihak tidak bertanggung jawab.
Kamu bisa mengaturnya dengan mudah. Cukup masuk ke dalam aplikasi, kemudian tinggal mengatur aksesnya. Ini cocok untuk berbagai jenis skala bisnis, terutama bagi business owner yang sudah memiliki karyawan lebih dari 20 orang. Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi khawatir kecolongan.
4. Transaksi Uang Keluar & Masuk Tercatat Langsung, Anti Dicurangin
Setiap transaksi yang terjadi baik itu masuk maupun keluar tercatat langsung. Jika ada tanda-tanda aktivitas mencurigakan, seperti perubahan yang tidak sah pada invoice atau penerimaan pembayaran yang tidak tepat, Kamu dapat dengan cepat mengidentifikasinya dan mengambil tindakan yang sesuai.
Dengan adanya invoice digital, pebisnis memiliki alat yang efektif untuk meningkatkan keamanan transaksi keuangan mereka dan mengurangi risiko penipuan yang dapat merugikan perusahaan secara finansial.
Dalam menghadapi ancaman nyata dari penipuan invoice, perusahaan perlu mengambil langkah-langkah proaktif untuk melindungi aset dan keuangan mereka. Salah satu solusi yang efektif adalah dengan mengadopsi invoice digital, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan kontrol yang lebih baik atas proses keuangan dengan aplikasi invoice.Â
Selain itu, kamu juga harus fokus pada peningkatan keamanan internal dengan mengimplementasikan kontrol yang ketat, audit rutin, serta pelatihan karyawan dalam mengenali dan melaporkan tanda-tanda penipuan. Dengan pendekatan yang komprehensif ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko penipuan invoice dan melindungi diri dari kerugian finansial yang merugikan.
Tulis Komentar