Implementasi Outsourcing Yang Sukses

Karyawan outsourcing umumnya memiliki pekerjaan yang dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama perusahaan, baik dalam segi manajemen ataupun kegiatan eskeskusinya. 

Hal ini berarti karyawan outsourcing hanya dipekerjakan untuk mengerjakan tugas yang mendukung adanya tugas produksi perusahaan, dan tidak berhubungan langsung dengan produk perusahaan ataupun pengambilan keputusan.

Implementasi outsourcing diatur  Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 19 Tahun 2012 tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain.

Di dalamnya terdapat peraturan mengenai perjanjian antara perusahaan yang memberi pekerjaan, perusahaan alih daya, dan karyawan itu sendiri.

Tips Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan 

Apabila perusahaan ingin menggunakan jasa outsourcing dalam mendukung bisnis Anda, terdapat beberapa langkah-langkah implementasi outsourcing yang sukses dan dapat Anda terapkan berikut ini:

1. Perencanaan Kebutuhan Karyawan Outsourcing

• Mengidentifikasi Kebutuhan Perusahaan Sebagai HR, tugas Anda adalah mencatat semua kebutuhan perusahaan, termasuk posisi dan jumlah karyawan outsourcing yang dibutuhkan. Pastikan juga untuk mencatat divisi atau bagian mana yang membutuhkan karyawan outsourcing secara spesifik. Dengan data yang akurat, kebutuhan semua divisi dapat terpenuhi dengan tepat.
• Melakukan Riset untuk Memilih Perusahaan Alih Daya Langkah berikutnya adalah menentukan perusahaan alih daya yang sesuai. Lakukan riset terlebih dahulu untuk menemukan perusahaan alih daya yang terpercaya dan menyediakan kualitas karyawan yang baik. Dengan begitu, perusahaan pemberi kerja tidak perlu mencari calon karyawan secara mandiri.
• Menyusun Perjanjian dengan Perusahaan Alih Daya Setelah menemukan perusahaan alih daya yang tepat, adakan pertemuan dengan mereka untuk memudahkan koordinasi karyawan outsourcing yang dibutuhkan. Anda sebagai HR harus menyiapkan dokumen seperti profil perusahaan secara umum, karakteristik karyawan outsourcing yang dibutuhkan, dan lain-lain.
• Membuat PKWT untuk Karyawan Setelah terjadi kesepakatan dengan perusahaan alih daya, langkah selanjutnya adalah menyusun Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Dokumen ini akan ditandatangani oleh karyawan yang akan dipekerjakan. Pastikan untuk memperhitungkan hak-hak dan jaminan sosial yang akan diberikan kepada karyawan outsourcing.

2. Pelaksanaan Memperkerjaan Karyawan Outsourcing 

Setelah memahami mengenai outsourcing, Anda bisa melakukan implementasi karyawan outsourcing berikut ini:

• Memastikan Pemahaman Kontrak Saat bertemu dengan karyawan outsourcing untuk tanda tangan kontrak, penting untuk memastikan bahwa mereka memahami semua poin dalam PKWT. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat merugikan salah satu pihak.
• Memberikan Orientasi Perusahaan Setelah kontrak ditandatangani, bimbinglah karyawan baru dalam mengenal perusahaan secara mendalam. Ini termasuk dalam proses orientasi karyawan. Meskipun mereka memiliki batasan waktu kerja yang lebih singkat, memberikan orientasi akan membantu mereka memahami perusahaan dengan baik.
• Mendorong Rasa Kepemilikan Karyawan yang memiliki pemahaman yang baik tentang perusahaan akan memberikan kinerja yang maksimal. Oleh karena itu, pastikan mereka merasa memiliki perusahaan dan berkomitmen untuk memberikan kontribusi yang terbaik.
• Menjalankan Pelaksanaan sesuai Aturan Pemerintah Penggunaan karyawan outsourcing harus sesuai dengan peraturan pemerintah. Ini termasuk memastikan pemenuhan hak-hak seperti cuti, jaminan sosial, tunjangan hari raya, istirahat mingguan, ganti rugi dalam kasus PHK yang tidak disebabkan oleh kesalahan karyawan, penyesuaian upah, dan hak-hak lain yang diatur dalam PKWT.
• Menghindari Konsekuensi Negatif Ketidakpatuhan terhadap aturan yang ditetapkan dapat berakibat pada perubahan status dari PKWT menjadi PKWTT, yang berarti karyawan outsourcing menjadi karyawan tetap. Selain itu, karyawan yang merasa hak-haknya dilanggar dapat melaporkan kasus tersebut ke Pengadilan Hubungan Industrial.
• Pada saat mempekerjakan karyawan jenis ini, hal yang paling penting adalah mengelola mereka dengan baik. Mulai dari menentukan jadwal shift kerja, membuat contoh absensi kehadiran, mengatur gaji dan tunjangan, serta menangani administrasi seperti cuti dan izin sakit.
• Pengelolaan semua itu harus dilakukan dengan tingkat kecanggihan yang sama seperti saat mengelola administrasi karyawan tetap. Menggunakan aplikasi HR akan menjadi pilihan yang bijaksana dan menguntungkan bagi tim HR dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut

3. Evaluasi 

Evaluasi merupakan langkah penting setelah memahami konsep outsourcing dan menjalankan sistem manajemen karyawan outsourcing di perusahaan. 

Dalam evaluasi, perlu mempertimbangkan beberapa hal, seperti menilai kinerja karyawan untuk mengetahui tingkat produktivitas mereka, mengevaluasi kepuasan yang diperoleh melalui pemberian hak-hak yang sesuai, mengecek kualitas pengelolaan data karyawan, dan sejumlah aspek lainnya.

Software Absensi Untuk Perusahaan Penyedia Outsourcing

Perhitungan upah tenaga outsourcing berbeda-beda tergantung dengan kebijakan perusahaan. Ada perusahan yang menghitung gaji berdasarkan absensi kehadiran dan ada juga yang tidak. Tentunya bagi perusahaan outsourcing yang mengelola banyak tenaga kerja outsourcing pada perusahaan yang berbeda-beda, akan membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan perhitungan gaji karyawannya apabila dibandingkan dengan perusahaan lainnya. 

Untuk itu dibutuhkan sebuah software yang dapat membantu perhitungan absensi yang terintegrasi dengan sistem perhitungan payroll karyawan agar tidak ada kesalahan hitung ataupun human error pada perhitungannya. 

Appsensi adalah solusi terbaik untuk perusahaan penyedia tenaga kerja outsourcing untuk mengelola absensi karyawan serta perhitungan payroll. Absensi dapat dilakukan dimana saja sesuai dengan perusahaan ditempatkannya karyawan maupun diluar kota. Selain itu, karyawan outsource dapat mengakses payslip hanya dalam smartphonenya saja. 

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh Appsensi? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Appsensi.