Definisi Sistem Absensi Online
Definisi dari e-absensi adalah metode untuk mengelola data kehadiran secara digital untuk kebutuhan organisasi, baik melalui website atau aplikasi. Informasi kehadiran atau absen yang diperoleh kemudian masuk ke dalam server dan dilaporkan ke pihak manajemen untuk proses monitoring.
Tujuan dari metode ini adalah untuk mempermudah proses absensi, meningkatkan efisiensi olah data, memudahkan dan maksimalisasi pemantauan terhadap karyawan, dan membuat kinerja dan karakter karyawan yang lebih transparan.
Awalnya metode ini digunakan di area pemerintahan, yang kemudian diikuti oleh institusi negara dan perangkat daerah. Sebelum berkembangnya absensi melalui website dan aplikasi mobile e-absensi menggunakan alat fingerprint (scan jari) yang diletakkan di tempat-tempat strategis kantor pemerintah.
Baca juga: Tahukah Anda Tentang Tool E Absen, Kelebihan dan Kekurangannya
Keuntungan Sistem Absensi Online
Beberapa keuntungan yang dapat Anda peroleh dari menggunakan sistem e-absensi antara lain:
1. Memudahkan Pengambilan Data Karyawan
E-absensi memudahkan pengambilan data karyawan. Selain data kehadiran, Anda juga dapat membaca tingkat kerja karyawan, jumlah cuti yang diambil karyawan, jumlah absen lembur yang diambil karyawan, jumlah absen telat dimasukkan, dan lain-lain yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kemampuan dan disiplin karyawan. Data ini kemudian dikelola dengan berbagai metode untuk melihat berbagai analisa.
2. Mengumpulkan Informasi secara Real-Time
Pemantauan karyawan dapat dilakukan secara real-time dengan masuknya informasi data absensi masuk ke dalam server secara otomatis. Hal ini akan membantu HR atau pemilik perusahaan untuk melihat proses dan hasil kerja tiap karyawan.
Hal ini juga memudahkan pengambilan data yang lebih cepat karena terjadi bersamaan dengan data yang masuk, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi sama cepat.
Baca juga: Jenis Mesin Absensi Real Time yang Banyak Digunakan di Indonesia
3. Mengurangi Biaya (Cost-effective)
Meskipun implementasi e-absensi membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tetapi secara jangka panjang suatu perusahaan akan dapat meraih keuntungan lebih baik dengan e-absensi. Hal ini karena dengan data absensi online, biaya pengelolaan data absen manual dapat berkurang.
Pengelolaan sistem absen digital tidak membutuhkan pekerja ekstra hanya untuk dokumentasi dan pelaporan. Alat otomatis dari aplikasi, website, ataupun program komputer dapat digunakan untuk memudahkan pemantauan dan konversi data menjadi analisis ataupun laporan kehadiran. Data absen melalui sistem online akan langsung masuk ke server dan terdokumentasi secara rapi. Hal ini membantu cost biaya pemantauan karyawan menjadi lebih efisien (cost-effective).
4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Mengetahui adanya pemantauan dan pelaporan pekerjaan karyawan secara real-time pasti akan membuat karyawan Anda lebih giat, yang secara langsung akan meningkatkan produktivitas karyawan.
Sistem absensi digital yang fleksibel, mudah dan transparan juga dapat membuat karyawan menjadi lebih giat melakukan prosesnya.
5. Meminimalisir Risiko Kecurangan dan Manipulasi
Manipulasi absensi atau data kehadiran adalah salah satu masalah yang umum ditemui di semua organisasi. Hal ini mungkin dilakukan dengan adanya koneksi dengan orang yang pengelola data kehadiran tersebut. Salah satu keuntungan dari proses absen digital adalah tidak ada manipulasi yang dapat dilakukan.
Gerak-gerik karyawan dapat dipantau dari alat kerja mereka secara real-time setelah absen digital dimasukkan. Data tersebut masih dapat dilihat meskipun alat kerja mati atau idle dalam waktu lama.
Baca juga: Absensi Karyawan Online dan Manual, Mana yang Lebih Menguntungkan?
Absensi Online Praktis dengan Appsensi
Masih berlanjutnya masa pandemi membuat lingkungan kerja masih harus beradaptasi dengan sistem kerja WFH. Salah satu bentuk adaptasi tersebut adalah dengan sistem absensi online.
Appsensi adalah aplikasi berbasis mobile yang menyediakan fitur absensi online andalan yang mendukung kinerja dan produktivitas karyawan. Kami selalu berusaha mengembangkan produk dan berinovasi untuk dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang dapat diaplikasikan di berbagai industri.
Tunggu apa lagi? Klik link ini untuk mengetahui lebih banyak tentang Appsensi.
Tulis Komentar