Teknologi tentu mengubah cara kerja perusahaan setiap tahunnya. Konsep absensi yang sebelumnya dilakukan manual sekarang sudah bisa dengan tool digital. e absen adalah contoh aplikasi konsep tool digital ini. Apakah Anda tahu tentang konsep absen digital ini?
Apa Itu e absen?
e absensi adalah metode mendata kehadiran untuk kebutuhan organisasi menggunakan cara digital. e Absensi ini bisa melewati website ataupun aplikasi. Informasi absen nantinya masuk ke dalam server untuk kemudian dilaporkan ke pihak manajemen organisasi untuk proses monitoring.
Metode ini diluncurkan dengan tujuan mempermudah proses absen, meningkatkan efisiensi olah data, memaksimalkan monitoring karyawan dan membuat karyawan lebih transparan. Penggunaan awal konsep ini sebenarnya ada di area pemerintahan. Institusi negara dan perangkat daerah memulai penggunaannya demi mempermudah proses absensi.
Awal era implementasi, e absen menggunakan alat scan jari. Alat absen ini diletakan di tempat – tempat strategis kantor pemerintah. Penggunaan ini tentu berkembang lagi dan menjadi model modern yang gunakan website dan aplikasi untuk absen.
Berbagai Contoh Aplikasi e absen
Untuk contoh yang nyata, mari lihat penggunaan e absen pada bagian ini:
1. Penggunaan Untuk Pemerintahan Kota Tangerang
Aplikasi pertama dari sistem e absensi bisa dilihat pada pemerintahan kota Tangerang. Hal ini dilakukan untuk membuat proses absensi lebih transparan dan mudah diakses. Sistem yang digunakan di pemerintahan kota ini dirancang oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Tangerang. Walaupun tergolong masih sederhana, penggunaannya disambut ramah para pegawai dan membuat sistem absen lebih baik di pemerintahan kota tersebut.
2. Penggunaan Di Ranah Institusi Pendidikan
Tidak hanya dalam pemerintahan saja, Anda bisa melihat penggunaan sistem e absen digunakan pada dunia pendidikan. Penggunaannya belum menyeluruh, tapi banyak sekolah internasional dan sekolah swasta besar menggunakan sistem ini.
Sekolahan negeri sayangnya belum menggunakan hal ini karena masalah penyediaan. Pemerintah ingin setiap sekolah negeri menggunakan absensi online secara serentak dan bukan beberapa saja. Jika sukses, penggunaannya akan disebarkan ke perguruan tinggi dan organisasi akademisi lainnya.
3. Penggunaan Dalam Perusahaan IT
Penggunaan yang paling awal dalam dunia bisnis untuk absen elektronik ini adalah di perusahaan IT Indonesia. e absen di perusahaan ini sudah mengikuti standar internasional. Perusahaan startup yang fokus pada aplikasi dan website tentu lebih dekat dengan konsep digital workspace dan menggunakan HR tool digital. Jadi tidak aneh jika aplikasi absensi elektronik diadopsi lebih dulu oleh perusahaan jenis ini.
Berbagai Kelebihan Menggunakan e absen
Dari segi benefit penggunaan, tentu banyak Kelebihan e absensi yang bisa diambil. Berikut adalah beberapa kelebihan tersebut:
1. Mengurangi Faktor Manipulasi dan Kecurangan
Masalah absen sering jadi sumber manipulasi data karyawan. Contoh saja ada karyawan yang kerja setengah hari, tapi karena punya koneksi dengan orang HR, ia bisa dimasukkan bekerja sehari penuh. Jika menggunakan proses absen digital, hal ini tidak akan bisa dilakukan. Saat absen digital dimasukkan, gerak – gerik karyawan akan dipantau dari alat kerja mereka. Jika alat kerja mati atau idle dalam waktu lama, datanya akan bisa dilihat.
2. Mengurangi Biaya Secara Jangka Panjang
e absen memang butuh biaya mahal dalam implementasinya. Tapi jika dilihat dari cost jangka panjang. Perusahaan rata – rata lebih untung. Pengurangan biaya pengelolaan data absen manual pasti lebih menguntungkan. Bayangkan harus bayar ekstra pekerja hanya untuk dokumentasi dan melaporkan informasi absensi para karyawan.
Jika menggunakan sistem absen digital, hal ini tidak diperlukan lagi. Cukup gunakan alat otomatis dari aplikasi, website ataupun program komputer saja untuk absen. Data absen akan langsung masuk server dan didokumentasikan secara rapi. Dalam bentuk digital, data akan lebih mudah dipantau dan dikonversikan menjadi analisis ataupun laporan kehadiran. Jadi cost pemantauan karyawan akan lebih efisien.
3. Mampu Tingkatkan Produktivitas Karyawan
Sistem absen yang baik sudah banyak terbukti tingkatkan produktivitas karyawan. Anda yang bekerja dan tahu bahwa informasi kerja Anda dipantau pasti akan lebih giat. Absensi digital ini juga lebih fleksibel. Saat kemudahan melakukan absen dan transparansinya terjamin, para pekerja otomatis lebih giat melakukan prosesnya.
4. Bisa Jadi Alat Pengambil Data Karyawan
Cara pakai e absen untuk ambil data karyawan cukup mudah. Dari absen, perusahaan bisa baca tingkat kerja karyawan, berapa kali karyawan ambil cuti, berapa kali karyawan ambil absen lembur, berapa kali absen telat dimasukkan dan berbagai informasi lainnya. Informasi ini bisa dijadikan data soal kemampuan dan disiplin karyawan.
Data yang didapat bisa dikelola dengan berbagai metode untuk melihat berbagai analisa. Contoh saja melihat apakah peraturan WFH perusahaan sudah bagus. Jika kondisi absen karyawan kurang tinggi, evaluasi bisa dilakukan untuk pastikan aturan WFH yang lebih produktif berhasil di-implementasi.
5. Memberi Informasi Real Time
Selama informasi dari absen masuk dalam server, pemantauan bisa dilakukan secara real time. Pemantauan ini akan permudah HR ataupun pemilik perusahaan untuk melihat proses kerja tiap karyawan. Pengambilan data juga lebih cepat karena terjadi bersamaan dengan informasi yang masuk. Jika data bisa datang cepat, pengambilan keputusan bisa jadi sama cepatnya.
Baca juga: Jenis Mesin Absensi Real Time yang Banyak Digunakan di Indonesia
Beberapa Sisi Negatif e absen yang Harus Diperhatikan
Kekurangan e absensi tentu saja ada. Hal ini berhubungan dengan bagaimana teknologi baru sering memiliki banyak sisi negative dan perlu waktu agar jadi lebih baik. Berikut adalah beberapa contoh sisi negatif dari penggunaan absen elektronik ini:
1. Harga Mahal Untuk Proses Awal Pemasangan Sistem
Hal pertama yang paling terasa berat dan negatif dari absensi digital adalah harga e absensi. Harga ini tidak hanya melihat dari segi bayar program yang akan digunakan, tapi keseluruhannya. Hal seperti server untuk tampung data absen, pelatihan karyawan untuk menggunakan program ini, waktu produktif yang hilang karena pelatihan, membuat sistem baru yang gantikan sistem lama perusahaan dan berbagai faktor biaya lain akibat perubahan ke teknologi baru. Perubahan ini tentu bagus, tapi jika perusahaan berukuran kecil dan tidak punya banyak modal, tentu saja hal ini dirasa negatif.
2. Perlu Waktu Untuk Transisi Penggunaan
e absen adalah hal baru bagi perusahaan ukuran menengah dan kecil. Dalam UKM yang masih berkembang, penggunaan teknologi baru tentu bagus, tapi transisi mengubah kondisi usaha tradisional menjadi modern pasti makan waktu. Selama transisi berjalan, produktivitas perusahaan bisa menurun karena karyawan melakukan adaptasi.
3. Harus Memperhitungkan Keamanan Digital
Karena sudah berbentuk digital dan berupa data yang disimpan di server, keamanan digital tentu perlu dipikirkan. Mulai dari maintenance terhadap virus dan malware, tapi juga hacker yang ingin bobol data perusahaan. Banyak perusahaan masih meremehkan kemampuan hacker ambil data sensitif dan privat di Indonesia saat ini. Padahal di luar negeri, standar keamanan cyber sudah menjadi keharusan.
Tips Memilih Tool e absen yang Pas
Sekarang Anda sudah tahu apa itu e absen, kelebihan dan kekurangannya. Untuk Anda yang tertarik menggunakan tool ini untuk perusahaan Anda, ada baiknya baca tips memilih tool absen elektronik yang bagus berikut ini:
- Cari tool e absen yang sesuai dengan skala perusahaan Anda. Untuk perusahaan UKM, pilih tool yang simple digunakan dan tidak terlalu banyak fitur akan lebih baik karena murah dan mudah dipelajari.
- Baca banyak sumber tentang rekomendasi dan review alat absensi digital sebanyak mungkin. Semakin banyak Anda tahu, semakin mudah juga memilih sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
- Cari yang memberikan sarana pelatihan, transisi dan juga maintenance.
- Pastikan ada garansi untuk keamanan dan masalah selama durasi awal implementasi.
Solusi Mudah Tool e absen
Bagi Anda yang masih kesulitan menentukan tool absensi elektronik yang bagus, silahkan coba Appsensi. Perusahaan ini menyediakan program pelatihan dan layanan transisi untuk penggunaan absen digital ini. Jadi Anda tidak akan kesulitan menggunakannya.
Rekomendasi tool lain tentu saja ada, tapi sangat disayangkan jika tidak coba Appsensi terlebih dahulu karena ada layanan tambahan tersebut. Coba cek di forum – forum ataupun review perusahaan ini jika Anda masih belum yakin.
Terima kasih sudah baca bahasan seputar e absen ini. Semoga bahasan di atas berguna bagi Anda sekalian. Buat kondisi kerja lebih modern dan efisien dengan penggunaan alat absen digital ini!
