Dengan potensi besar untuk perubahan yang cepat dalam bisnis modern, seiring dengan peningkatan teknologi dan perubahan permintaan pelanggan, manajer terkadang harus membuat keputusan sulit untuk merestrukturisasi. Bagi karyawan organisasi yang mungkin merasa nyaman dengan kehidupan kerja dan tanggung jawab pekerjaan mereka, perubahan sering kali dapat dilihat sebagai proses yang negatif. Untungnya, para profesional Sumber Daya Manusia (SDM) dapat menerapkan teknik manajemen perubahan untuk meminimalkan konsekuensi negatif dari perubahan dan memastikan transisi yang lancar ke lingkungan kerja yang baru.
Key takeaways:
- Manajemen perubahan adalah sistem perencanaan, analisis, dan eksekusi yang berusaha meminimalkan gangguan jangka pendek dan jangka panjang untuk membuat transisi berjalan semulus mungkin
- Manajemen perubahan membantu organisasi mengurangi dampak negatif dari perubahan organisasi yang signifikan
- John Kotter, seorang profesor dari Harvard Business School, mengembangkan 8 langkah dalam sebuah pendekatan dan diadopsi secara luas untuk mengelola perubahan organisasi. Pendekatan ini berupa menciptakan rasa urgensi, membangun koalisi yang memandu, membentuk visi dan inisiatif yang strategis, menjadi sukarelawan, memungkinkan tindakan dan menghilangkan hambatan, menghasilkan kemenangan jangka pendek, mempertahankan akselerasi, dan melembagakan perubahan.
Apa itu Manajemen Perubahan?
Setiap kali sebuah organisasi melakukan perubahan yang signifikan, organisasi tersebut menghadapi masa transisi yang signifikan karena pekerja dan manajer harus menyesuaikan diri dengan tanggung jawab dan lingkungan kerja yang baru. Manajemen perubahan adalah sistem perencanaan, analisis, dan eksekusi yang berusaha meminimalkan gangguan jangka pendek dan jangka panjang untuk membuat transisi berjalan semulus mungkin.
Para profesional SDM memfasilitasi manajemen perubahan dengan dua cara utama yaitu memastikan bahwa tujuan perubahan secara umum terpenuhi dengan berpartisipasi dalam tahap perencanaan dan pelaksanaan dengan manajer lain dan menggunakan keakraban mereka dengan karyawan organisasi untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka selama perubahan. Di banyak organisasi, seorang profesional SDM adalah penghubung utama antara manajer perubahan struktural dan karyawan yang akan paling terpengaruh oleh perubahan tersebut.
Manfaat Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan membantu organisasi mengurangi dampak negatif dari perubahan organisasi yang signifikan. Sejauh mana efek negatif ini dialami tergantung pada apakah perubahan tersebut dalam skala kecil atau besar. Perubahan dapat berdampak pada alur kerja para pekerja, mengurangi semangat kerja, menurunkan kualitas produk atau menyebabkan hilangnya pelanggan jika tidak dipertimbangkan dengan cermat. Sebagai seorang profesional SDM, tanggung jawab utama adalah menilai dampak perubahan terhadap manusia dan menemukan cara untuk mendorong transisi yang lancar ke tanggung jawab pekerjaan yang baru.
Langkah-langkah dalam Proses Manajemen Perubahan
Organisasi harus secara sistematis mempersiapkan dan mengimplementasikan perubahan organisasi yang besar. John Kotter, seorang profesor dari Harvard Business School, mengembangkan sebuah pendekatan yang terkenal dan diadopsi secara luas untuk mengelola perubahan organisasi. Pendekatan ini, yang diperbarui dalam buku Kotter yang berjudul Accelerate, melibatkan delapan tahap berikut:
Ciptakan rasa urgensi
Upaya transformasi yang sukses biasanya dimulai ketika para pemimpin memeriksa pasar untuk mengetahui perubahan yang mungkin mengarah pada realitas persaingan baru bagi organisasi. Perubahan-perubahan ini dapat berasal dari pergeseran demografis, tren sosial, teknologi baru, perubahan pasar atau pesaing, atau peraturan pemerintah yang baru.
Bangun koalisi yang memandu
Setelah karyawan merasakan adanya urgensi, para pemimpin harus membentuk sebuah kelompok yang memiliki kekuatan yang cukup untuk memimpin perubahan. Para anggota membutuhkan otoritas yang substansial berdasarkan posisi, keahlian, kredibilitas dan kepemimpinan, serta keterampilan manajemen yang efektif dan kemampuan kepemimpinan yang telah terbukti. Koalisi ini harus belajar untuk bekerja sama berdasarkan kepercayaan dan menetapkan tujuan bersama.
Membentuk visi dan inisiatif strategis
Koalisi pemandu harus menyusun visi yang jelas untuk masa depan, memotivasi orang untuk mengambil tindakan yang tepat dan mengkoordinasikan tindakan mereka. Visi yang efektif adalah visi yang dapat dibayangkan, diinginkan, dapat dilaksanakan, terfokus, fleksibel dan dapat dikomunikasikan, menurut Kotter.
Mendaftarlah sebagai sukarelawan
Setelah koalisi pemandu mengembangkan visi, para anggotanya harus memberikan komunikasi yang luas tentang bagaimana perubahan akan meningkatkan bisnis dan bagaimana peningkatan tersebut akan bermanfaat bagi karyawan.
Memungkinkan tindakan dengan menghilangkan hambatan
Untuk memberdayakan para pekerja agar mendukung perubahan dan bertindak berdasarkan visi, pemimpin perubahan harus mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan. Empat kategori hambatan yang penting adalah:
- Struktur formal yang menyulitkan karyawan untuk bertindak.
- Kurangnya keterampilan yang dibutuhkan.
- Personil atau sistem informasi.
- Atasan yang tidak mendukung tindakan untuk mengimplementasikan visi baru.
Menghasilkan kemenangan jangka pendek
Perubahan yang sukses dan bertahan lama membutuhkan waktu, yang dapat membuat karyawan di semua tingkat organisasi merasa kecewa. Untuk mempertahankan urgensi, para pemimpin harus menciptakan kondisi yang mendukung keberhasilan awal dan peningkatan yang terlihat. Kuncinya adalah secara aktif mencari peluang untuk mencetak pencapaian awal dan mengakui serta memberi penghargaan kepada mereka yang memungkinkan pencapaian tersebut.
Mempertahankan akselerasi
Hingga perubahan besar tertanam dalam budaya organisasi (yang dapat memakan waktu hingga satu dekade), perubahan tersebut akan tetap rentan terhadap resistensi dan kemunduran. Penting untuk menggunakan keberhasilan awal sebagai landasan untuk menghadapi tantangan yang lebih besar dan merevisi semua sistem, struktur, dan kebijakan yang tidak sesuai dengan visi perubahan.
Melembagakan perubahan
Tahap terakhir dalam model Kotter untuk perubahan yang sukses adalah mengaitkan perubahan dengan dua komponen utama budaya perusahaan – norma perilaku kelompok dan nilai-nilai bersama.
Pada akhirnya perubahan jarang berjalan mulus. Namun dengan fokus yang kuat pada manajemen perubahan dan peran penting SDM di dalamnya, Anda bisa mendapatkan lebih banyak perubahan yang Anda inginkan dan mengurangi konsekuensi yang tidak diinginkan.
Appsensi, sebuah aplikasi yang dirancang khusus untuk mempermudah pelaksanaan berbagai tugas dalam satu platform. Dilengkapi dengan tiga fitur unggulan, yaitu presensi online, pengelolaan gaji, dan akses penghasilan yang memungkinkan para pekerja mengatur keuangan mereka secara mandiri.
Ingin tahu lebih banyak tentang fitur-fitur menarik lainnya yang ditawarkan oleh Appsensi? Jangan ragu untuk mengunjungi website resmi kami guna mendapatkan informasi selengkapnya.
